チャットボットは多忙なクリニックの味方?!お客様対応を効率化する3つの秘訣

チャットボットは多忙なクリニックの味方?!お客様対応を効率化する3つの秘訣

診察に施術、お客様の予約や情報の管理など、毎日何かと大忙しのクリニック。
よほど余裕のあるクリニックでない限り、丁寧な対応を持続させるのは難しい…。
そんな風に感じている方へ、今回はクリニックの運営に役立つ3つの対応策をお届けします!

この記事の目次

  1. クリニックの運営はとにかく忙しい…
    • チャットボットについて
  2. チャットボットにこんな活用方法が!
    • ①お問い合わせ対応をチャットボットに手伝ってもらおう
    • ②診察券からチャットボットに誘導してみよう
    • ③問診票を記入方式からチャットボットに変えてみよう
  3. 対応効率も顧客満足度もまとめて向上!
  4. まとめ

クリニックの運営はとにかく忙しい…

クリニックの運営は日常業務でてんてこまいになってしまいがち…
超高齢社会の影響も受け医療機関の需要が高まる中、医師はもちろん窓口業務を行うスタッフにも相応のスキルが求められます。また、クリニックによっては人員の入れ替わりも頻繁にあるでしょう。
しかし大切なお客様への対応は決しておろそかにできませんよね。
そこでご紹介したいのが「チャットボット」です!
チャットボットでどのようなことができるのでしょうか?

チャットボットについて

チャットボットとは、お客様からの問い合わせに対して、事前に質問と回答を設定しておけば自動で応答してくれるプログラムのことです。

企業のカスタマーサービスなどで導入されており、スタッフを介すことなく、お客様からの質問や問い合わせに自動で対応できる点で注目を浴びています。

チャットボットにこんな活用方法が!

chatbot glasses

近年さまざまなクリニックで取り入れられ始めているチャットボットの活用方法としては、主に以下のようなものがあります。

① お問い合わせ対応をチャットボットに手伝ってもらおう

電話の問い合わせを受け付けているクリニックでは、電話がひんぱんに鳴ってクリニックの運営に欠かせない窓口業務が滞ってしまうこともしばしばありますよね…
そんな時はホームページにチャットボットを設置してみるという対応策があります。

まず、お客様が受診前に営業時間や診察内容などの疑問を調べるためにホームページを見た際に、チャットボットを目立つように設置しておきます。
チャットボットにはよくある質問と回答などを組み込んであるため、お客様が疑問を自己解決することで、電話での問い合わせを受ける回数が減ります。

②診察券からチャットボットに誘導してみよう

診察券に電話番号のみを載せていると、お客様からの問い合わせ方法は必然的に「電話」がメインになりますよね。
そこで提案したいのが、診察券に「QRコード」を載せる方法です。
QRコードの近くに「お問い合わせはこちら」などと記載しておき、お客様がQRコードを読み取るとホームページに飛ぶように設定しておきます。
このようにホームページを経由した上でチャットボットを利用してもらい、疑問を自己解決させることで問い合わせ対応の件数を削減できます。

☆①・②の仕組み作りは、お客様が電話で問い合わせをする前にいかにチャットボットを利用してもらえるかがポイントですね!

③問診票を記入方式からチャットボットに変えてみよう

残念ながら、問診票の記入はお客様にとって面倒なものです。
そもそも、問診票にきっちり記入をしたのにクリニックによっては「今日はどうされましたか?」と聞かれてしまい、記入する側としてもやるせなくなることがありますね…
スタッフ側も、手書きの文字は見づらかったり、お客様の判断で記入されたものなので、意味の通らない内容などは診察時に口頭で確認する必要があります。

そんなさまざまな問題を抱えた問診票に近年チャットボットが取り入れられているのです!
方法としては、所定のURLやアプリなどにログインし、問診内容を組み込んだチャットボットからチャット形式で表示される質問に、選択肢から回答または自由回答を入力していきます。
お客様も手書きの手間が省け、選択肢から回答することで書き間違いもなくスムーズに回答できますね♪

☆この方法はスマートフォンやタブレットをお持ちのお客様に限定されますが、慣れてしまえば幅広い年代のお客様が重宝すること間違いありません!

ホームページにチャットを設置?

対応効率も顧客満足度もまとめて向上!

人気のクリニックでは平日の昼間などは特に電話をかけても繋がらないことが多く、お客様のストレスにもなり得ます。
その点、チャットボットはクリニックの受付時間が終了しても24時間年中無休で問い合わせを受け付け、無人で対応することができます。
チャットボットに問い合わせ対応を任せることで、対応業務の効率が向上し、結果的にお客様の満足度も向上します。

また、病気やケガなどでクリニックに問い合わせをしたり、通院しようとする時点で、お客様の体調は万全ではありません。
そんな時に少しでもお客様の負担を減らす役割も果たせますね♪

まとめ

ホームページでのお問い合わせ対応やクリニックでの問診票入力だけでなく、すでにWeb上でチャットボットが問診をすることもあります。
人件費の圧迫や問い合わせ対応の負担など、クリニックの運営にお悩みの方はこの機会にチャットボットの導入に踏み切ってみてはいかがでしょうか?

対応コストも大幅に削減しつつ、顧客満足度もUP
  • 執筆者:チャットディーラー編集部 M・H
  • この記事を書いた人

    チャットディーラー編集部 M・H

    法人向けクラウドサービスの製品プロモーション・営業支援アシスタント。東京都出身(23区外)
    趣味:音楽・映画鑑賞。好きなもの:動物全般

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