SharePointを活用して社内ポータルを作成する方法とは?ポイントまで解説

SharePointを活用して社内ポータルを作成する方法とは?ポイントまで解説

近年では、社内のさまざまな情報をポータルサイト上で管理して業務効率化や生産性向上を図る「社内ポータル」を作成する企業が増えてきています。社内ポータルの作成に適しているとして多くの企業が利用している人気のサービスが、「SharePoint」です。

当記事では、SharePointの概要・特徴・機能・メリットから、社内ポータルの作成方法、社内ポータル作成上のポイントまでをご紹介しています。

SharePointで作成した社内ポータルの利便性を更に増すためのおすすめの方法もご紹介しているため、社内ポータルの活用を検討している方はぜひ参考にしてみて下さい。

この記事の目次

    SharePointとは?

    SharePointとは?

    SharePointとは、Microsoft社が提供するチームでのファイル共有・共同作業・コミュニケーションをスムーズに行うためのサービスです。

    同サービスでは、情報・コンテンツ・ナレッジ・アプリケーションを共有・管理することで、チーム全体の業務効率化・生産性向上を図ることができます。

    SharePointには、自社にサーバーを構築して利用する「SharePoint Server」と、クラウド上で利用する「SharePoint Online」の2種類がありますが、一般的に言われているSharePointは導入・活用が容易な後者の方を指します。

    当記事では、後者の「SharePoint Online」を「SharePoint」としてご紹介していきます。

    SharePointにできること

    SharePointには、チームでの共同作業の効率性・利便性向上に役立つさまざまな機能が搭載されています。以下に、SharePointでできることをご紹介します。

    ポータルサイト作成

    SharePointの代表的な機能は、社内用のポータルサイト(チームサイト)作成です。デザインテンプレートやカスタマイズ機能を活用して、手軽にポータルサイトを作成することが可能。部署・チーム・プロジェクト等社内の目的や状況に合わせたサイトを自由に作成することができます。

    情報共有・共同編集

    SharePointはクラウドツールであるため、作成した社内ポータル上にてリアルタイムで情報共有・情報交換・共同作業を行うことが可能です。社内外問わずアクセスが可能であるため、テレワーク・リモートワークにも問題なく活用することができます。

    マルチデバイスに対応

    SharePointは、パソコンだけでなくスマホ・タブレットでも利用可能なマルチデバイス対応。オフィスワークだけでなく外出先での情報参照・情報共有にも活用することができます。

    ドキュメント(コンテンツ)管理

    SharePointで作成したポータルサイトでは、ドキュメント・画像などさまざまなファイルを安全に管理することができます。

    チームで使用するファイルをポータルサイト上で管理することで、スムーズなファイルの参照や活用が可能です。

    ワークフロー

    SharePointでは、複雑な業務フローをワークフローとして分かりやすくまとめることができます。

    ワークフローは自動化することもできるため、スピーディーな業務やミス軽減へと繋げることが可能です。

    文書管理機能

    SharePointでは、文書管理機能によりファイルのバージョン管理を行なうことができます。

    最新版のファイルの判別や、誤って上書きしたファイルを元のバージョンに戻すことが可能です。

    リスト活用

    SharePointでは、リストと呼ばれる機能により、予定表・アンケート・掲示板等の情報をデータベース管理することができます。

    OneDriveとの違い

    SharePointとOneDriveは、どちらもMicrosoft社が提供しているオンラインストレージサービスです。ファイル共有・同時編集が可能であるなど類似している部分が多く、違いが分からない方もいるのではないでしょうか。

    SharePointとOneDriveの違いを分かりやすくするため、以下にまとめました。

    SharePoint OneDrive
    ファイル共有
    同時編集
    ポータルサイト作成 ×
    ファイル管理
    主な用途 チーム作業 個人向け

    SharePointは、OneDriveには無いポータルサイト作成機能が搭載されており、ファイル管理や共同作業向けの機能が充実していることが特徴です。個人ではOneDriveで十分活用できますが、チームで情報共有や共同作業を行う場合にはSharePointの方が適していると言えるでしょう。

    SharePointで社内ポータルを作成するメリット

    SharePointで社内ポータルを作成するメリット

    近年では社内の情報共有の質と利便性を向上するために、社内ポータルサイトを作成してあらゆる情報を一元管理しようと試みる企業が増えてきています。

    社内ポータルを作成できるサービスはたくさんありますが、作成面においても活用面においてもメリットが大きいことから、SharePointに人気が集中している傾向があります。

    ここでは、SharePointで社内ポータルを作成するメリットについてご紹介します。

    デバイス関係なくアクセスできる

    SharePointは、クラウド上で提供されているサービスであるため、インターネットに接続されている環境であれば、場所を選ばずアクセスすることができます。また、レスポンシブデザインにも対応しているため、スマホ・タブレットからアクセスすることも可能です。

    場所・デバイスを選ばずにアクセスできることは、外勤の営業スタッフが多い企業やテレワーク・リモートワーク環境下の企業でも扱いやすいため、現代の社内ポータル作成において大きなメリットと言えるでしょう。

    カスタマイズ性に優れる

    SharePointはカスタマイズ性に優れており、単体で多くの機能を搭載しているため、自由度の高い社内ポータルを作成できることもメリットのひとつです。社内ポータルにさまざまな機能を付加したり、配下にサブサイトを作成したりすることも容易に行うことができます。

    また、社内ポータルは運用過程でコンテンツを追加・充足して育成していくことが重要となりますが、カスタマイズ性に優れていることは運用・管理の面でも優位に働きます。

    社内ポータルに求める機能は企業により異なるため、カスタマイズ性・サイト作成の柔軟性の高さはSharePointが広く支持されている理由と言えるでしょう。

    他のOffice製品と連携可能

    社内ポータル作成のサービスとしてSharePointの人気が高い理由は、Office製品(Microsoft365)との連携が可能である点が挙げられます。連携を行なえば、SharePointで作成した社内ポータル上で以下のような活用方法を行うことが可能です。

    • 社内ポータル上でOffice製品(Word・Excel・PowerPoint)のファイル編集・共有を行なう
    • Yammerとの連携により社内ポータル上でオンラインミーティングやディスカッションを実施
    • Streamとの連携により社内ポータル上で動画を用いた勉強会・研修を開催
    • Teamsと連携して社内ポータル上に情報共有・コミュニケーションを集約

    Office製品での編集内容はリアルタイムに反映され、複数人での同時編集も行えるため、チームでの作業もスムーズに進めることが可能です。また、情報共有やコミュニケーションのツールも活用することで、社内各部署・部門のニーズに合わせた社内ポータルのカスタマイズが可能となり、業務効率・利便性の向上を図ることができます。

    多くの企業では実務に各種Office製品を活用しているため、Office製品との連携が容易であることは、社内ポータルを作成する上で大きなメリットと言えるでしょう。

    コミュニケーションを促す機能

    SharePointで作成した社内ポータルでは、コメント欄・いいね!ボタンといったコミュニケーションを促進する機能が搭載されています。

    これらの機能を活用することで、ポータルサイト上で直接コミュニケーションを交わすことができるため、社内のコミュニケーションの活性化に繋がります。

    また、SharePointにはアンケート機能も搭載されており、社内からの意見やアイデアの収集・調査も手軽に行うことが可能です。

    情報の共有・活用や共同作業と同時にコミュニケーションを図れることは、ビジネスを推進するうえで大きなメリットと言えるでしょう。

    SharePointを社内ポータルに使う際の注意点は?

    SharePointは社内ポータル作成に役立つ機能・拡張性を備えており、優れたCMSであることは間違いありません。実際にSharePointで良質な社内ポータルを作成している企業の事例は数えきれないほどあります。しかし、SharePointで社内ポータルを作成して失敗している事例も同じく多くあります。その大きな理由は、SharePointに対する理解不足が主な原因として挙げられます。

    SharePointは一般的なWebサイト作成用のCMSとは異なり、外部ツール・システムとの連携によるカスタマイズ性の高さが大きなメリットです。SharePointで社内ポータルを作成する際には、このような特性を活かして自社の目的・用途・課題解決に寄与するサイトを完成させることがポイントです。SharePoint単体で実現できることには限りがあるため、いかに外部連携を使いこなすかが重要となる点に留意しておく必要があります。

    また、SharePointで作成した社内ポータルはコンテンツの追加・運用や利用するメンバーの育成に一定の手間と時間がかかるため、その事実を認識して体制を整えておくことも重要となります。

    SharePointを社内ポータルに活用する際には、失敗のリスクを避けるためにも、ツールの特性やメリット・デメリットを十分に理解してから取り掛かりましょう。

    SharePointで社内ポータルを作成する方法

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    SharePointには、あらかじめ社内ポータルを作成するためのテンプレートやパーツが備わっており、HTML・CSSをコーディングすることなく、視覚的・感覚的にサイトを作成することができます。これからSharePointで社内ポータルを作成したいと考えている方は、具体的な作成方法・手順についても知っておきたいのではないでしょうか。

    ここでは、SharePointで社内ポータルを作成する方法・手順についてご紹介します。SharePointで社内ポータルを作成したい方は、ぜひ参考にしてみて下さい。

    SharePointページにアクセス

    SharePointは、以下のOffice365の法人向けプランに付随するサービスです。

    • Microsoft 365 Business Basic
    • Microsoft 365 Business Standard
    • Microsoft 365 Business Premium
    • Office 365 E3
    • Office 365 E5

    まずはプランを確認して、SharePointが利用可能であるかを確認しましょう。もし利用できない場合は、単品でSharePointを購入することもできるため、プランを追加しておきます。

    SharePointが利用可能であることを確認したら、以下の手順で社内ポータルの作成をスタートします。

    1. Microsoft365にサインイン。
    2. ページ左上部にあるアプリ起動ツールをクリック。
    3. SharePointを選択して起動します。

    サイトを作成

    社内ポータルのファーストステップは、サイトの作成です。まずは以下の手順で新規サイトの作成を行います。

    1. SharePointのアプリを開き、ページ上部にある「+サイトの作成」をクリックします。
    2. 「コミュニケーションサイト」と「チームサイト」を選択する画面が表示されるので、「チームサイト」を選択します。

    サイト作成の選択肢にはチームサイト・コミュニケーションサイトの2つが表示されますが、前者はチーム等限定されたコミュニティでの情報共有、後者は限定されたメンバーではなく幅広いユーザーを対象としたサイトとなります。

    社内ポータル作成時には基本的にチームサイトを選択するようにしましょう。

    必要情報の入力

    社内ポータルとしてサイトを機能させるためには、各種情報を入力していく必要があります。サイト新規作成画面でサイトの種類を選択したら、続いてチームサイトの情報入力画面が選択されるため、必要情報を入力していきます。

    1. 「チームサイト名」を入力します。入力後は同じ名称でチームサイト専用のURLとメールアドレスが作成されるため、緑色の文字で「使用可能」と表示されているかを確認します。
    2. 「グループの所有者」には、社内ポータルを管理するメンバーを入力します。
    3. 「サイトの説明」を入力します。何を目的としたサイトであるかを説明するテキストを入力しましょう。
    4. 「プライバシー設定」欄が表示されて、全ユーザーがアクセスできるか登録メンバーのみがアクセスできるかを選択できます。情報セキュリティ上の理由から基本的には登録制を選択します。
    5. チームサイトにアクセス可能なメンバーの名前またはメールアドレスを追加します。入力が完了したら「完了」ボタンをクリックすればチームサイトが作成されます。

    サイト立ち上げ後も、必要に応じて情報の追加を行うことは可能です。ここまでのプロセスで社内ポータルの作成は一通り完了となりますが、デフォルトのサイトのままではやや使い勝手が悪いため、利用状況に応じてページの追加やカスタマイズを行っておくことをおすすめします。続けて以下にその手順についてご紹介していきます。

    社内ポータルにページを追加する

    続いて、立ち上げた社内ポータル内部に以下の手順でページを追加していきます。

    1. 作成した社内ポータルサイトを開きます。
    2. 「新規作成」>「ページ」の順にクリック。
    3. 「テンプレート」が表示されるため、選択して「ページを作成」をクリック。
    4. 「タイトル」をクリックして任意のテキストを入力してタイトルを付与。
    5. 「+」マークを選択すると表示されるテキスト・画像・ドキュメント・リンク等のページ構成要素を使用して、ページの作成を行います。
    6. ページ作成が完了したら「下書きとして保存」をクリック。
    7. 公開準備が整ったら、「公開する」をクリックすれば社内ポータルにページが公開されます。

    ページを作成する際には、テキストだけでは視認性・可読性に乏しくなってしまうため、画像等の各種パーツを上手く活用しながら読みやすく分かりやすいコンテンツを作成することがポイントです。

    ナビゲーションの設定

    SharePointの画面上部に表示されるナビゲーションは、使いやすいように設定を変更することが可能です。社内ポータルを分かりやすくスピーディーに使えるように、以下の方法でナビゲーションをカスタマイズしておきましょう。

    1. SharePoint左側のメニューの一番下にある「編集」ボタンをクリックします。
    2. テーマ・スタイル・カラー・リンク・サブリンク・名称・アドレス等の各要素を編集できるため、変更したい項目を選んで編集を行います。

    ナビゲーションのビジュアルだけでなく、リンクの配置や順序といった社内ポータルの利便性・操作性に関わる部分にもこだわることがポイントです。

    SharePointで社内ポータルを作る前に押さえておくべきこと

    有用性の高い社内ポータルを作成する際には、事前にいくつかの準備を行っておくと、作成がスムーズに行えるだけでなく後からの手戻りも防ぐことができます。

    ここでは、SharePointで社内ポータルを作成する前に行うべき準備についてご紹介します。

    社内ポータルを作る目的を明確にする

    SharePointで社内ポータルを作成する際には、自社のニーズに合致したサイトを作ることが最も重要です。そのためには、作成を行う前に社内ポータルを導入・運用する目的を明確化しておく必要があります。

    明確な目的があれば、社内ポータルに求める性能・機能・用途・対象ユーザー・解決したい課題・達成したい目標など、さまざまな要件を具体化していくことができるため、自社のニーズに合致した有用性の高い社内ポータルの作成に繋がります。

    社内ポータルを作成する目的は企業によってさまざま。漠然と導入を行ったり、いたずらに機能を充実させたりしても、自社のニーズに合致したサイトを作ることは難しいため、目的の明確化は必ず行っておきましょう。

    要件定義を行い必要なカスタマイズを見極める

    目的の明確化を行えば、自社が求める理想の社内ポータルのイメージが浮かび上がってきますが、それだけでは漠然としていて不十分です。自社のニーズに合致した社内ポータルを作成するためには、厳密な要件定義を行い、スペック・搭載する機能・外部連携・操作性・操作画面といった自社が求める要件を網羅して、実装レベルまで落とし込んでおく必要があります。

    要件定義をしっかりと行っておけば、必要最低限のコスト・工数で社内ポータルの作成を行うことが可能となり、不要なカスタマイズや手戻りを防ぐことができます。

    自社が求める成果を最大限発揮できる社内ポータルをスムーズに作成するためにも、要件定義は厳密に行っておきましょう。

    SharePointで社内ポータルを作成するときのポイント

    SharePointで社内ポータルを作成するときのポイント

    SharePointで利便性の高い社内ポータルをスムーズに作成するためには、いくつかのポイントを押さえておくことが重要です。

    ここでは、SharePointで社内ポータルを作成する際のポイントについてご紹介します。

    テンプレートを活用する

    SharePointでは、目的・用途に応じたさまざまなテンプレートが備わっており、これらを組み合わせることで簡単かつスピーディーに社内ポータルを作成することができます。テンプレートはデフォルトで使用するだけでなく、カスタマイズを行うことも可能です。

    SharePointで提供されている代表的なテンプレートには、以下のようなものがあります。

    • お知らせ
    • 予定表
    • 検索
    • リンク集
    • 掲示板

    また、テンプレートは外部ベンダーが独自に開発したものもリリースされており、必要に応じて活用することで、自社が求める社内ポータルを低コスト・スピーディーに作成することもできます。

    社内ポータル作成にあたって、テンプレートは非常に便利であるため、ぜひ活用しましょう。

    OneDriveと同期する

    OneDriveとSharePoint両方のサービスを利用している場合は、いずれかのサービスからファイルをコピーして、他方のサービスに貼り付けることでファイルを共有することができます。

    しかし、情報の整合性を取りたい場合やファイルのコピー&ペーストの手間を省きたい場合は、OneDriveとSharePointを同期させておくことがおすすめです。

    同期する方法は簡単で、以下の手順で行います。

    1. SharePointの「ドキュメント」>「同期」の順にクリックします。
    2. OneDriveの使用許可を問われますので、「許可」をクリックします。
    3. 同期したフォルダを選択して「OK」をクリックします。

    このように、同期したいフォルダは任意で選択できる仕様となっているため、同期した方が業務効率や利便性が高まるフォルダは同期しておきましょう。

    ダウンロードの制御機能を活用する

    共有するデータのなかには、メンバー全員ではなく特定のメンバーにしかダウンロードを許可したくないデータがある場合もあるのではないでしょうか。このような場合には、ダウンロードの制御機能を活用することで、指定したメンバーにダウンロードを禁止させることができます。

    設定方法は以下の通りです。

    1. ダウンロードを制限したいファイルを選択して、画面上部の共有をクリックします。
    2. ダウンロードを禁止するメンバーを選択して、「編集を許可する」のチェックマークを外します。
    3. 同じメンバーに「ダウンロードを禁止する」にチェックマークを付けます。

    必要に応じてチェックマークを付けたり外したりすることで、いつでもダウンロードの制御は可能です。社内の状況に応じて制御機能を効果的に活用しましょう。

    外部ユーザーとのファイル共有

    SharePointで作成した社内ポータルでは、社内だけでなく社外(外部)のユーザーともファイルを共有することが可能となっており、状況に合わせて活用することで生産性や業務効率を高めることができます。しかし、社外ユーザーとファイルを共有する際には、不必要な共有や情報の漏洩を防ぐために、以下にご紹介するような設定を行っておくことが重要です。

    ■社外ユーザー向けのファイル共有の設定方法

    1. 共有するファイルに対してアクセス権を「特定のユーザー」に指定。
    2. 相手に共有ファイルのリンクを送付。
    3. 社外ユーザーがリンクをクリック。メールアドレスを入力。
    4. メールアドレスに認証コードが送付されるため、コードを利用して共有ファイルを開く

    共有するファイル数が多く上記の手順では手間がかかる場合や、データ盗聴・漏洩に対する対策を行っておきたい場合は、パスワードを設定して共有する方法もあります。

    ■パスワードを用いた社外ユーザーとのファイル共有の設定方法

    1. 共有するファイルに対して、アクセス権を「リンクを知っている全てのユーザー」に変更。
    2. 「パスワードの設定」から任意のパスワードの設定を行い、外部ユーザーと共有。
    3. 社外ユーザーのメールアドレス宛に共有ファイルのリンクを送付。
    4. 社外ユーザーが送付されてきたリンクをクリック。
    5. パスワードを入力して共有ファイルを開く。

    パスワードには有効期限を付けて、安全性をより高めることも可能です。

    より使いやすい社内ポータルを作成!チャットディーラーAI

    チャットディーラーAI

    チャットボットを適切に運用すれば、社内のほとんどの質問・疑問に対して回答可能となり、非常に高い解決率を得ることが可能です。業務効率化・生産性向上に対しては相当な効果が期待できると言えるでしょう。

    社内ポータルは単体でも社内の情報共有・共同作業をスムーズに行うことができますが、近年ではチャットボットも併せて導入することで、更に高い利便性・効率性を発揮できるように工夫する企業が増えています。

    チャットボットを導入してより使いやすい社内ポータルを作成したい方は、弊社の社内用チャットボット「チャットディーラーAI」がおすすめです。以下に、製品の概要・特徴・おすすめポイントについてご紹介します。

    社内ポータルにチャットボットを設置するメリットとは?

    社内ポータルにチャットボットを設置する具体的なメリットには、次のようなものがあります。

    • ユーザーが必要な情報を探したり問題を解決したりする時間を短縮できる
    • 疑問点が発生した質問者と回答者両者の負担を軽減できる
    • 情報共有すべき内容が減るため異動や引き継ぎをスムーズに行える
    • 24時間365日対応可能であるため社内ポータルの利用率・利便性を高めることができる
    • 社内各部署・各部門の問い合わせ内容を社内ポータルに集約できる

    社内ポータルとチャットボットの併用は導入・運用の労力・コストが増えますが、社内全体で見るとコストパフォーマンス・生産性は大幅に向上するため、ぜひ実施することをおすすめします。

    SharePointの社内ポータルに設置可能!「チャットディーラーAI」

    弊社の社内用チャットボット「チャットディーラーAI」は、SharePointで作成した社内ポータルに設置可能で親和性も高い、AI搭載型のチャットボットです。以下に、製品の概要・特徴・おすすめポイントをご紹介します。

    • 400種類以上の充実した社内用テンプレート搭載ですぐに活用可能
    • 学習済AI搭載だから最小限の手間で導入可能表
    • 総務・経理・人事・労務・情シス等複数部署での利用・併用が可能
    • 社内用に特化することにより圧倒的低価格を実現
    • 追加費用無しで導入・運用・効果検証まで専属コンサルタントが徹底サポート

    チャットディーラーAIは、最小限の手間で導入できてコストパフォーマンスにも優れており、社内ポータルの利便性・有用性をブラッシュアップするのに最適なチャットボットです。

    社内ポータルにチャットボットを導入して、業務効率化・生産性向上を図りたい方は、ぜひ導入をご検討下さい。

    チャットディーラーAIについて詳しくはこちら

    まとめ

    SharePointは、ファイルの共有・管理を行うオンラインストレージに留まらず、チームでの共同作業に適した優れた機能が多数搭載されているサービスです。社内ポータルを作成してそのポテンシャルを発揮させれば、社内業務の大幅な効率化や生産性向上に寄与してくれるでしょう。

    テレワーク・リモートワークの必要性が高まった現代においては、ビジネスの成長・加速を行うための鍵となる可能性もあります。

    社内ポータルを作成して、チーム作業の効率化・生産性向上を図りたい方は、ぜひ当記事も参考にしてSharePointによる社内ポータルの作成・活用に取り組んでみて下さい。

    • 執筆者:ボットマガジン編集部
    • この記事を書いた人

      ボットマガジン編集部

      ボットマガジン編集部です!チャットボットについて、タイムリーでお役立ちな情報をお届けします。

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