SharePointを活用して社内ポータルを作成する方法とは?ポイントまで解説

SharePointを活用して社内ポータルを作成する方法とは?ポイントまで解説

近年では、社内のさまざまな情報をポータルサイト上で管理して業務効率化や生産性向上を図る「社内ポータル」を作成する企業が増えてきています。社内ポータルの作成に適しているとして多くの企業が利用している人気のサービスが、「SharePoint」です。

当記事では、SharePointの概要・特徴・機能・メリットから、社内ポータルの作成方法、社内ポータル作成上のポイントまでをご紹介しています。

SharePointで作成した社内ポータルの利便性を更に増すためのおすすめの方法もご紹介しているため、社内ポータルの活用を検討している方はぜひ参考にしてみて下さい。

この記事の目次

    SharePointとは?

    SharePointとは?

    SharePointとは、Microsoft社が提供するチームでのファイル共有・共同作業・コミュニケーションをスムーズに行うためのサービスです。

    同サービスでは、情報・コンテンツ・ナレッジ・アプリケーションを共有・管理することで、チーム全体の業務効率化・生産性向上を図ることができます。

    SharePointには、自社にサーバーを構築して利用する「SharePoint Server」と、クラウド上で利用する「SharePoint Online」の2種類がありますが、一般的に言われているSharePointは導入・活用が容易な後者の方を指します。

    当記事では、後者の「SharePoint Online」を「SharePoint」としてご紹介していきます。

    SharePointにできること

    SharePointには、チームでの共同作業に適したさまざまな機能が搭載されています。以下に、SharePointでできることをご紹介します。

    ポータルサイト作成

    SharePointの代表的な機能は、社内用のポータルサイト(チームサイト)作成です。

    部署・チーム・プロジェクト等社内の状況に合わせて手軽にポータルサイトを作成して、情報共有・共同作業を行なうことができます。

    ドキュメント(コンテンツ)管理

    SharePointで作成したポータルサイトでは、ドキュメント・画像などさまざまなファイルを安全に管理することができます。

    チームで使用するファイルをポータルサイト上で管理することで、スムーズなファイルの参照や活用が可能です。

    ワークフロー

    SharePointでは、複雑な業務フローをワークフローとして分かりやすくまとめることができます。

    ワークフローは自動化することもできるため、スピーディーな業務やミス軽減へと繋げることが可能です。

    文書管理機能

    SharePointでは、文書管理機能によりファイルのバージョン管理を行なうことができます。

    最新版のファイルの判別や、誤って上書きしたファイルを元のバージョンに戻すことが可能です。

    リスト活用

    SharePointでは、リストと呼ばれる機能により、予定表・アンケート・掲示板等の情報をデータベース管理することができます。

    OneDriveとの違い

    SharePointとOneDriveは、どちらもMicrosoft社が提供しているオンラインストレージサービスです。ファイル共有・同時編集が可能であるなど類似している部分が多く、違いが分からない方もいるのではないでしょうか。

    SharePointとOneDriveの違いを分かりやすくするため、以下にまとめました。

    SharePoint OneDrive
    ファイル共有
    同時編集
    ポータルサイト作成 ×
    ファイル管理
    主な用途 チーム作業 個人向け

    SharePointは、OneDriveには無いポータルサイト作成機能が搭載されており、ファイル管理や共同作業向けの機能が充実していることが特徴です。個人ではOneDriveで十分活用できますが、チームで情報共有や共同作業を行う場合にはSharePointの方が適していると言えるでしょう。

    SharePointで社内ポータルを作成するメリット

    SharePointで社内ポータルを作成するメリット

    近年では社内の情報共有の質と利便性を向上するために、社内ポータルサイトを作成してあらゆる情報を一元管理しようと試みる企業が増えてきています。

    社内ポータルを作成できるサービスはたくさんありますが、作成面においても活用面においてもメリットが大きいことから、SharePointに人気が集中している傾向があります。

    ここでは、SharePointで社内ポータルを作成するメリットについてご紹介します。

    デバイス関係なくアクセスできる

    SharePointは、クラウド上で提供されているサービスであるため、インターネットに接続されている環境であれば、場所を選ばずアクセスすることができます。また、レスポンシブデザインにも対応しているため、スマホ・タブレットからアクセスすることも可能です。

    場所・デバイスを選ばずにアクセスできることは、外勤の営業スタッフが多い企業やテレワーク・リモートワーク環境下の企業でも扱いやすいため、現代の社内ポータル作成において大きなメリットと言えるでしょう。

    カスタマイズ性に優れる

    SharePointはカスタマイズ性に優れており、単体で多くの機能を搭載しているため、自由度の高い社内ポータルを作成できることもメリットのひとつです。社内ポータルにさまざまな機能を付加したり、配下にサブサイトを作成したりすることも容易に行うことができます。

    また、社内ポータルは運用過程でコンテンツを追加・充足して育成していくことが重要となりますが、カスタマイズ性に優れていることは運用・管理の面でも優位に働きます。

    社内ポータルに求める機能は企業により異なるため、カスタマイズ性・サイト作成の柔軟性の高さはSharePointが広く支持されている理由と言えるでしょう。

    他のOffice製品と連携可能

    社内ポータル作成のサービスとしてSharePointの人気が高い理由は、Office製品との連携が可能である点が挙げられます。連携を行なえば、SharePointで作成した社内ポータル上でWord・Excel・PowerPointといったOffice製品のファイル編集・共有を行なうことができます。

    編集内容はリアルタイムに反映され、複数人での同時編集も行えるため、チームでの作業もスムーズに進めることが可能です。

    多くの企業ではドキュメント作成や表計算にOffice製品を活用しているため、Office製品との連携が容易であることは、社内ポータルを作成する上で大きなメリットと言えるでしょう。

    SharePointで社内ポータルを作成する方法

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    SharePointには、あらかじめ社内ポータルを作成するためのテンプレートやパーツが備わっており、HTML・CSSをコーディングすることなく、視覚的・感覚的にサイトを作成することができます。

    ここでは、SharePointで社内ポータルを作成する方法・手順についてご紹介します。SharePointで社内ポータルを作成したい方は、ぜひ参考にしてみて下さい。

    SharePointページにアクセス

    SharePointは、以下のOffice365の法人向けプランに付随するサービスです。

    • Microsoft 365 Business Basic
    • Microsoft 365 Business Standard
    • Microsoft 365 Business Premium
    • Office 365 E3
    • Office 365 E5

    まずはプランを確認して、SharePointが利用可能であるかを確認しましょう。もし利用できない場合は、単品でSharePointを購入することもできるため、プランを追加しておきます。

    SharePointが利用可能であることを確認したら、Microsoft365にサインインした後、ページ左上部にあるアプリ起動ツールをクリックして、SharePointを選択してページにアクセスします。

    サイトを作成

    社内ポータルのファーストステップは、サイトの作成です。まずは以下の手順で新規サイトの作成を行いましょう。

    1. SharePointのアプリを開き、ページ上部にある「+サイトの作成」をクリックします。
    2. 「コミュニケーションサイト」と「チームサイト」を選択する画面が表示されるので、「チームサイト」を選択します。

    必要情報の入力

    続いて、チームサイトの情報入力画面が選択されるため、必要情報を入力していきます。

    1. 「チームサイト名」を入力します。入力後は同じ名称でチームサイト専用のURLとメールアドレスが作成されるため、緑色の文字で「使用可能」と表示されているかを確認します。
    2. 「グループの所有者」には、社内ポータルを管理するメンバーを入力します。
    3. 「サイトの説明」を入力します。何を目的としたサイトであるかを説明するテキストを入力しましょう。
    4. 「プライバシー設定」欄が表示されて、全ユーザーがアクセスできるか登録メンバーのみがアクセスできるかを選択できます。情報セキュリティ上の理由から基本的には登録制を選択します。
    5. チームサイトにアクセス可能なメンバーの名前またはメールアドレスを追加します。入力が完了したら「完了」ボタンをクリックすればチームサイトが作成されます。

    ナビゲーションの設定

    SharePointのナビゲーションは、使いやすいように設定を変更することが可能です。社内ポータルを分かりやすくスピーディーに使えるように、以下の方法でナビゲーションをカスタマイズしておきましょう。

    1. SharePoint左側のメニューの一番下にある「編集」ボタンをクリックします。
    2. 編集画面が表示されるため、「リンク名」「アドレス」「スタイル」「カラー」「ログ」等を使いやすいように編集します。

    SharePointで社内ポータルを作成するときのポイント

    SharePointで社内ポータルを作成するときのポイント

    SharePointで利便性の高い社内ポータルをスムーズに作成するためには、いくつかのポイントを押さえておくことが重要です。

    ここでは、SharePointで社内ポータルを作成する際のポイントについてご紹介します。

    テンプレートを活用する

    SharePointでは、目的・用途に応じたさまざまなテンプレートが備わっており、これらを組み合わせることで簡単かつスピーディーに社内ポータルを作成することができます。テンプレートはデフォルトで使用するだけでなく、カスタマイズを行うことも可能です。

    SharePointで提供されている代表的なテンプレートには、以下のようなものがあります。

    • お知らせ
    • 予定表
    • 検索
    • リンク集
    • 掲示板

    また、テンプレートは外部ベンダーが独自に開発したものもリリースされており、必要に応じて活用することで、自社が求める社内ポータルを低コスト・スピーディーに作成することもできます。

    社内ポータル作成にあたって、テンプレートは非常に便利であるため、ぜひ活用しましょう。

    OneDriveと同期する

    OneDriveとSharePoint両方のサービスを利用している場合は、いずれかのサービスからファイルをコピーして、他方のサービスに貼り付けることでファイルを共有することができます。

    しかし、情報の整合性を取りたい場合やファイルのコピー&ペーストの手間を省きたい場合は、OneDriveとSharePointを同期させておくことがおすすめです。

    同期する方法は簡単で、以下の手順で行います。

    1. SharePointの「ドキュメント」>「同期」の順にクリックします。
    2. OneDriveの使用許可を問われますので、「許可」をクリックします。
    3. 同期したフォルダを選択して「OK」をクリックします。

    このように、同期したいフォルダは任意で選択できる仕様となっているため、同期した方が業務効率や利便性が高まるフォルダは同期しておきましょう。

    ダウンロードの制御機能を活用する

    共有するデータのなかには、メンバー全員ではなく特定のメンバーにしかダウンロードを許可したくないデータがある場合もあるのではないでしょうか。このような場合には、ダウンロードの制御機能を活用することで、指定したメンバーにダウンロードを禁止させることができます。

    設定方法は以下の通りです。

    1. ダウンロードを制限したいファイルを選択して、画面上部の共有をクリックします。
    2. ダウンロードを禁止するメンバーを選択して、「編集を許可する」のチェックマークを外します。
    3. 同じメンバーに「ダウンロードを禁止する」にチェックマークを付けます。

    必要に応じてチェックマークを付けたり外したりすることで、いつでもダウンロードの制御は可能です。社内の状況に応じて制御機能を効果的に活用しましょう。

    より使いやすい社内ポータルを作成!チャットディーラーAI

    チャットディーラーAI

    チャットボットを適切に運用すれば、社内のほとんどの質問・疑問に対して回答可能となり、非常に高い解決率を得ることが可能です。業務効率化・生産性向上に対しては相当な効果が期待できると言えるでしょう。

    社内ポータルは単体でも社内の情報共有・共同作業をスムーズに行うことができますが、近年ではチャットボットも併せて導入することで、更に高い利便性・効率性を発揮できるように工夫する企業が増えています。

    チャットボットを導入してより使いやすい社内ポータルを作成したい方は、弊社の社内用チャットボット「チャットディーラーAI」がおすすめです。以下に、製品の概要・特徴・おすすめポイントについてご紹介します。

    SharePointの社内ポータルに設置可能!「チャットディーラーAI」

    弊社の社内用チャットボット「チャットディーラーAI」は、SharePointで作成した社内ポータルに設置可能で親和性も高い、AI搭載型のチャットボットです。以下に、製品の概要・特徴・おすすめポイントをご紹介します。

    • 400種類以上の充実した社内用テンプレート搭載ですぐに活用可能
    • 学習済AI搭載だから最小限の手間で導入可能表
    • 総務・経理・人事・労務・情シス等複数部署での利用・併用が可能
    • 社内用に特化することにより圧倒的低価格を実現
    • 追加費用無しで導入・運用・効果検証まで専属コンサルタントが徹底サポート

    チャットディーラーAIは、最小限の手間で導入できてコストパフォーマンスにも優れており、社内ポータルの利便性・有用性をブラッシュアップするのに最適なチャットボットです。

    社内ポータルにチャットボットを導入して、業務効率化・生産性向上を図りたい方は、ぜひ導入をご検討下さい。

    チャットディーラーAIについて詳しくはこちら

    まとめ

    SharePointは、ファイルの共有・管理を行うオンラインストレージに留まらず、チームでの共同作業に適した優れた機能が多数搭載されているサービスです。社内ポータルを作成してそのポテンシャルを発揮させれば、社内業務の大幅な効率化や生産性向上に寄与してくれるでしょう。

    テレワーク・リモートワークの必要性が高まった現代においては、ビジネスの成長・加速を行うための鍵となる可能性もあります。

    社内ポータルを作成して、チーム作業の効率化・生産性向上を図りたい方は、ぜひ当記事も参考にしてSharePointによる社内ポータルの作成・活用に取り組んでみて下さい。

    • 執筆者:ボットマガジン編集部
    • この記事を書いた人

      ボットマガジン編集部

      ボットマガジン編集部です!チャットボットについて、タイムリーでお役立ちな情報をお届けします。

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