【作ってわかった!】Teams Botと外部チャットボットの違いやメリット/デメット

Teams Botと外部チャットボットの違いやメリット/デメット

Microsoft Teamsでチャットボットを利用したいとお考えの方は多いでしょう。

しかし、チャットボットと一口に言っても「Teams Bot(ボット)」や「外部のチャットボットツール」など、どれを使えばよいか悩んでしまうケースもあると思います。

この記事では、無料で利用できる「Teams Bot」を実際に設定することで、作り方や使用感などをレビューいたします。
また、「外部のチャットボットツール」を用いた設定も解説し、Teams Botと比較したメリット/デメリットをご紹介します。

ちなみに、私はプログラミングの知識は一切ない非エンジニアのため、同じ立場の方も安心してご覧くださいませ。

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この記事の目次

    Teamsでチャットボットを利用する方法は2つ

    Teams上でチャットボットを利用する方法は、「Teams Bot」か「外部のチャットボットツール」の2種類あります。
    それぞれ詳しく解説いたします。

    Teams Bot(ボット)を利用する

    まずは、Teams Botについてみてきましょう。

    Teams Bot(ボット)とは?

    Microsoft Teamsが独自開発したチャットボットだけでなく、ストアが提供するチャットボットも含めて「Teams Bot」と呼びます。

    Teams Botは、特定のタスクを自動で実行するアプリケーション、もしくはプログラムであり、「特定のキーワードに反応して自動回答」「天気に関する情報を提供」「夕食の予約」などを行うことが可能です。

    利用は無料?

    Teams Botの多くは無料で利用することができます。
    しかし、中には有料のものも含まれているので事前にきちんとご確認ください。

    外部のチャットボットツールを設置する

    続いて、外部のチャットボットツールをTeams上に設置するとはどういうことかを解説いたします。

    外部のチャットボットツールとは?

    Teams Botと異なり、Webサイトや社内ポータルでの利用をメインに各社が提供しているチャットボットを指します。
    その中でTeamsと連携しているツールがあり、Teams上でチャットボットの自動回答を実行することができます。

    機能セットは各社それぞれですが、基本的にテキストや添付ファイルを介した問い合わせ対応が主な役割です。

    Teams Botとの大きな違いは、外部のチャットボットツールは「プログラミング等の知識がなくても直感的に利用できるもの」が多く、ITリテラシーが高くない方でも安心して設定できます。
    また、国内の企業が提供しているツールであれば、マニュアルやサポート対応も手厚いため、躓いたとしてもすぐに解決できる点もポイントです。

    利用料金は?

    機能と同様に各社によってばらばらです。

    月額数万円から利用できる低価格なツールもあれば、月額数十万円するものまで幅があります。高いほうがよいという訳ではなく、自社の用途に応じた機能が搭載されていれば十分です。

    Teams Bot(ボット)の作り方

    ボットを作成できるアプリはいくつか存在しますが、今回は「Power Virtual Agents」を利用した作り方をご紹介いたします。

    「Power Virtual Agents」のアプリを追加する

    1.Teamsの左側にあるナビゲーションウインドウの下部にある「アプリ」を選択

    Teamsのナビゲーション画面

    2.検索バーに「Power Virtual Agents」を入力し、表示されるカードを選択

    検索バーに「Power Virtual Agents」を入力する画面

    3.詳細が表示されるので「追加」を選択

    表示された詳細で「追加」を選択する画面

    チャットボットの枠を作成する

    1. 「Power Virtual Agents」の画面が表示されるので、「今すぐ始める」を選択

    チャットボットの枠を作成する画面

    2.チャットボットを利用したいチームを選び、「続行します」を選択

    チャットボットを利用したいチームを選択する画面

    3.チャットボットの名称を入力し、使用言語を選んで「作成」を選択

    チャットボットの名称を入力する画面

    4. 先ほど設定したチャットボットの枠が作成される

    設定したチャットボットの枠が作成される画面

    チャットボットの中身を作成する

    1.左メニューより「トピック」のタブを開き、上部の「+新しいトピック」を選択

    左メニューから新しいトピックを選択する画面

    2.下記を設定し、設定が終わったら「キャンバスの作成に移動」を選択

    • 名称:トピック(Q&A)を管理する名前
    • トリガーフレーズ:どのようなキーワードで質問されたら本回答を出すかのトリガー
    設定の後「キャンバスの作成に移動」を選択する画面

    3.回答したいメッセージを設定し、「保存」を選択

    回答したいメッセージを設定し、「保存」を選択する画面

    4.保存した内容が問題ないかを確認するため、右上の「ボットのテスト」を選択
    ※先程設定したトリガーフレーズをメッセージ入力ウインドウから送信し、正しく動けばOK

    保存した内容の確認のため、右上の「ボットのテスト」を選択する画面

    公開する

    1.左メニューより「公開」のタブを選択し、画面中央の「公開」を選択

    左メニューより「公開」を選択する画面

    2.公開が完了したら他のユーザーにボットを共有する

    公開を完了した後、ほかのユーザーにボットを共有する画面

    3.設定したボットが正しく利用できれば完成

    設定したボットが正しく利用できれば完成

    「Power Virtual Agents」を利用したチャットボットの作り方は以上です。

    このようにTeamsの画面上のみで完成させることが可能なため、気軽にお試しすることができます。

    外部のチャットボットツールをTeamsに設置する方法

    次に、外部のチャットボットツールをTeamsで利用する方法を解説いたします。

    今回は経費精算システム「楽楽精算」などを提供する株式会社ラクスの「チャットディーラーAI」を利用します。

    チャットボットツール側で設定する

    早速チャットディーラーAIのアカウントを発行して(※トライアル利用はこちらから)、下記の管理画面よりログインを行います。

    チャットディーラーAIのログイン画面
    チャットディーラーAIのログイン画面

    設定ウィザードに沿って必要な設定を進める

    チャットディーラーAIの管理画面にログインすると、どのように設定を進めるべきか一目でわかる設定ウィザードが表示されます。

    項目の中には、Teamsで利用するうえで不要なものもありますが、こちらに沿って進めていくだけで簡単に設定が可能です。

    設定ウィザード画面
    設定ウィザード画面

    利用ユーザーに表示されるチャット画面の色やアイコンなどもこちらで設定できます。
    チャットボットに親しみを持ってもらえるように、キャラクター化したりしても面白いでしょう。

    チャットウィンドウの装飾
    チャットウィンドウの装飾

    応答メッセージの設定

    ユーザーがチャットをはじめて利用する際のメッセージなどを設定します。

    質問をする際の注意点や、よくある質問を先んじて表示することもできるので、ユーザーが簡単かつ正しく使えるような設定をしておくとよいでしょう。

    応答メッセージ
    応答メッセージ

    回答の登録

    チャットディーラーAIは社内向けに特化したツールのため、社内で頻繁に発生する質問のテンプレートを大量に搭載しています。
    そのため、質問に対応する回答を登録するだけで簡単に利用できることが特長です。

    登録方法は、「管理画面上で登録」か「CSVで登録」の2種類あり、どちらも簡単に行うことができます。

    管理画面上で登録
    回答登録(管理画面)
    回答登録(管理画面)
    CSVで登録
    回答登録(CSV取込)
    回答登録(CSV取込)

    ここまででチャットボットツールの設定は完了です。
    設定ができたら、早速Teamsへ設置してみましょう。

    Teamsへの設置方法

    チャットボットツールを設置するためのTeamsでの作業を解説いたします。

    1. チーム上部のタブの「+」をクリック

    チーム上部のタブ「+」をクリックする画面

    2.Webサイトをクリック

    Webサイトをクリックする画面

    3.名称とチャットディーラーAIのURLを貼り付け

    名称とチャットディーラーAIのURLを貼り付ける画面

    ※チャットディーラーAIの管理画面よりURLを取得可能

    チャットディーラーAIの管理画面

    4.タブにチャットディーラーAIが追加され、Teams上で利用できるようになる

    タブにチャットディーラーAIが追加される画面

    実際に利用してみる

    Teams上でどのように利用できるかご紹介いたします。

    1.質問したい内容を入力する

    質問したい内容を入力する画面

    入力の途中でも候補と思われる質問が自動でサジェストされます。
    この時点で該当する質問を選択することも可能です。

    2.入力内容に応じて、質問の候補が表示される

    入力内容に応じて質問の候補が表示される画面

    「給与」という入力内容から関連する質問が表示されます。
    こちらの中に知りたい質問があれば選択をします。

    3.回答が表示される

    回答が表示される画面

    画像のように回答が表示され、利用者が疑問を自己解決することができます。

    外部のチャットボットツールをTeamsに設置する方法は以上です。
    チャットボットの設定もさることながら、Teamsへの設置は想像以上に簡単だったのではないでしょうか。

    レポート機能でメンテナンスが容易

    チャットボット導入が成功するかどうかは「メンテナンス」が鍵と言われています。
    なぜなら、最初から完璧なチャットボットを作成することは困難で、定期的に見直すことにより回答の精度を高めることができるからです。

    チャットディーラーAIはレポート機能も充実しており、回答毎の表示回数や選択回数、実際に入力されたテキストを一目で把握することができます。
    こちらもTeams Botとの大きな違いといえるでしょう。

    検索文レポート
    検索文レポート

    Teams Botと外部チャットボットツールの比較

    ここまで、Teams Botと外部チャットボットツールの概要、作り方、実際の利用イメージなどをそれぞれ解説してきました。

    しかし、どちらを利用すべきか悩ましいという方も多いでしょう。
    簡単に各ツールのメリット/デメリットをまとめましたので、利用する際の参考にしていただければ幸いです。

    メリット デメリット

    Teams Bot

    ・無料で使えるものが多い

    ・Teams内で設定まで完結できる

    ・設定には一定リテラシーが必要

    ・表現のゆらぎに対応しておらず、類義語をすべて登録する必要がある

    外部の
    チャット
    ボットツール

    ・CSVで一括登録できる

    ・表現のゆらぎに対応しているため、類義語登録の手間が少ない

    ・レポート機能でメンテナンスが容易

    ・月額の利用料金がかかる

    無料でお試しという点ではTeams Botに軍配が上がりますが、初期設定で一定数のQ&Aを登録するのに骨が折れるなとは感じました。

    また、チャットボットは定期的にメンテナンスをかけることで回答精度を高めていく必要があるため、レポート機能の有無も導入の際は考慮すべきです。

    ツールにかかる費用だけでなく、初期設定や定期メンテナンスといった運用にかかる人的コストも加味いただくことが、導入成功への近道です。

    まとめ

    Microsoft Teamsでチャットボットを利用する方法をご紹介いたしました。
    いかがでしたでしょうか?

    もし本記事を読んだけれど、自社はどちらが向いているか分からない等ございましたら、お気軽にご相談くださいませ。
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    チャットボットのQ&A

    Teams Bot(ボット)は無料で利用できますか?
    Teams Botと外部チャットボットツールのどちらがよいですか?
    • 執筆者:川口雄治
    • この記事を書いた人

      川口 雄治

      法人向けクラウドサービスを提供する株式会社ラクスで、製品プロモーション・営業支援を担当。前職は無印良品の店長という少々変わった経歴。

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