中小企業のバックオフィスの悩みとは?効率化させるポイントをご紹介

中小企業を裏から支える役割を果たしているのが、総務や人事、労務などのバックオフィスです。

事業を適正に運営するには欠かせないバックオフィスですが、そこで働く社員の多くは業務過多をはじめとする多種多様な悩みを抱えています。バックオフィスの業務を効率化し、負担を軽減させる方法はあるのでしょうか?

今回は、中小企業のバックオフィスが抱える悩みと、業務負担を軽減する方法、そして効率化に役立つツールを紹介します。

この記事の目次

    バックオフィスとは?

    バックオフィスとは、企業内で顧客と直接かかわらない次のような部署を指します。

    • 総務
    • 人事
    • 労務
    • 経理
    • 法務
    • 情報システム部

    バックオフィスは社内全体の管理やサポートを担当するため「管理部門」や「間接部門」と呼ばれることもあります。

    なお、直接顧客対応をする営業やカスタマーサポートなどは、フロントオフィスと呼ばれます。

    中小企業のバックオフィスの悩みあるある5選

    中小企業のバックオフィスで働く社員は、以下のような悩みを抱えているといわれています。

    • 専門知識がないため正解がわからない
    • 名も無い仕事が多い
    • 求人に応募が来ない
    • 情報の共有のルールが決まっていない
    • 社員の負担が重い

    どのような悩みか詳しくみてみましょう。

    専門知識がないため正解がわからない

    バックオフィスは、経理や法務、労務など、専門知識を要する部門が占めており、それは大企業でも中小企業でも同じです。

    しかし中小企業では「経理は1人しかいない」といった会社も多く、自身が持ち合わせている知識だけでは間に合わず、インターネットや専門書を駆使して業務に当たっている人も少なくありません。そして問題は、そうして作成した書類が「正解」なのかわからないことです。大企業であればベテラン社員に確認してもらえますが、中小企業ではそれもかなわず、不安を抱えたまま業務に当たっている人も多いのです。

    名も無い仕事が多い

    バックオフィスのなかでも、とくに総務は「名も無い仕事」が多く悩んでいる人が多くいます。名も無い仕事とは、たとえばシュレッダーのゴミ捨てやコーヒーメーカーの掃除、来客時のお茶出しなどいわゆる「雑用」に分類される仕事です。

    どれも誰かがやらなければならない仕事ですが、やったからといって感謝されるわけではありません。誰にも評価されないのに手間と時間がとられてしまい、自分の業務が進まない状態になります。

    求人に応募が来ない

    人事部では、いくら求人を出しても応募が来ないと悩む人が多いようです。企業なら採用コストをかけることもできますが、中小企業だとそういうわけにはいきません。少ない予算のなか、工夫を凝らした募集広告を制作して魅力をアピールしても、中小企業というだけで興味を持ってもらえない可能性もあります。

    情報共有のルールが決まっていない

    バックオフィスの部署内で情報共有のルールが決まっていないと、トラブルが発生することもあります。

    バックオフィスには毎日社内から多数の問い合わせが寄せられます。しかし中小企業では部署内で役割分担がされていない場合も多く、「誰かが対応しているだろう」と後回しにしてしまうことも。あとになって誰も対応していなかったとわかり、問い合わせをした社員からクレームを寄せられることもあるでしょう。

    反対に複数の社員が同じ案件に対応しており、二度手間になるケースもあるようです。

    社員の負担が重い

    前述の通り、バックオフィス部門には「名もなき仕事」や「社内問い合わせ」など本来の自分の業務に加えてこなさなければならない仕事が多く回ってきます。担当が複数人いて分担できれば問題ありませんが、中小企業では1人でヘルプデスク業務をこなしていることも多く、「自分の業務に手が回らない」と悩む人が少なくありません。

    人から依頼された仕事を優先すると、自分の業務は残業して終わらせる必要があり、負担が増加していきます。担当者が心身ともに疲弊しがちになることは、中小企業のバックオフィス部門が抱える大きな問題の1つです。

    中小企業のバックオフィスを効率化する方法

    中小企業のバックオフィスを効率化する方法は、以下の3つが考えられます。

    • クラウドサービスを活用する
    • アウトソーシングを利用する
    • ITツールを活用する

    順番に解説します。

    クラウドサービスを活用する

    近年あらゆるサービスのクラウド化が進んでいますが、中小企業では既存のインストール型のシステムやツールを使用しているところがあります。「今のシステムで間に合っている」「サービスを切り替える予算がない」などいろいろな理由があるようですが、バックオフィス部門を効率化するならクラウドサービスへの切り替えは必須です。

    たとえば経理がクラウドサービスを活用すると、実店舗のシステムから売上や取引データ、金融機関の入出金データなどを自動で取り込めるようになります。記帳や入力、仕訳にかける手間が不要になり、大きく業務量を減らせます。

    さらにクラウドであれば複数人で同時に作業できるため、システムが空くのを待つ必要がなくなり、業務を分散して効率よく進められるのもメリットです。

    アウトソーシングを利用する

    バックオフィスの仕事自体を、アウトソーシングするのも業務を効率化する方法の1つです。業務のすべて、あるいは一部を専門業者に代行してもらうと、負担を大きく減らせます。

    アウトソーシングするとコストがかかるのが難点ですが、たとえば決算処理だけ外注する、社員研修のみ外部委託するなど、短期的に集中して負担が重くなるものだけを依頼すれば、コストを抑えることも可能です。反対に請求書発行業務や日々の仕分けなど、ノンコア業務を外注し、担当者はコア業務に集中しても良いでしょう。

    ITツールを活用する

    バックオフィス部門の効率化には、各種ツールの導入も有効です。近年さまざまな業務に特化したITツールが開発され、比較的安価に導入できるようになりました。ここではバックオフィス部門におすすめのツールを6つ紹介します。

    社内向けチャットボット

    チャットボットとは、チャット(会話)をするロボットのことで、自動応答システムを指します。ECサイトやホテルの予約サイトなどを開くと、片隅に「なにかご質問はありますか?」と小さなチャットウィンドウが開いているのを見たことがないでしょうか?あれがチャットボットです。

    チャットボットを社内ポータルサイトなどに導入すると、バックオフィスに寄せられる質問のうち、交通費や有給の申請方法、年末調整に必要な書類など、何度も繰り返し寄せられる質問への対応を任せられるようになります。そうすればバックオフィス部門の社員は重要な問い合わせにだけ対応すればよくなり、自身のコア業務に集中できるようになるのです。

    Web帳簿発行システム

    Web帳簿発行システムとは、納品書や請求書、支払明細などを作成・発行できるツールです。これらの帳票の作成を担当する部署は企業によって異なりますが、バックオフィスでは主に経理が担当することが多いようです。

    ツールを導入すると、納品書や請求書の内容をアップロードするだけで、自動で帳票が作成され、そのままメールで送付が可能。相手企業が郵送を希望する場合には、郵送代行機能が備わったツールもあります。電子帳簿で保存できるので、電子帳簿保存法にも対応できます。

    人事評価システム

    人事評価システムは、人事部におすすめのツールです。導入すると、人事評価に際して必要になる、目標設定や本人による結果・振り返り、上長による評価やフィードバック、評価会議での結果などをシステム上で一元管理できるようになります。

    たとえば従来人事評価をおこなうときには、記入シートを一人ひとりの社員にメールで添付し、入力後に送り返してもらい転記するといった作業が必要でした。システムを導入するとそういった手間がなくなり、また未提出者も一目で把握できるようになります。履歴書や評価シート、異動履歴など人事情報を集約することで、人材管理業務全般の効率化にも役立ちます。

    労務管理システム

    労務部の業務は、労務管理システムを導入すると業務負担を減らせます。

    労務管理システムでは、入退社手続きに必要な社会保険や雇用保険の資格取得書類、扶養控除申請書、年末調整に必要な書類などを自動で作成できます。作成した書類は、役所まで足を運ばず1クリックで手続きを完了できるのもメリットです。各種書類に必要になるマイナンバーの管理もクラウド上でおこなえます。

    社員の情報を一元管理できるのはもちろん、必要な情報を社員に直接システム上で入力してもらうことで、労務担当者の負担を大きく減らせます。

    クラウド会計ソフト

    経理の業務を効率化するなら、クラウド会計ソフトの導入がおすすめです。

    経理では伝票作成や帳簿の処理に、日々膨大な時間を取られます。会計ソフトを導入すれば、銀行口座やクレジットカードを同期して、データを自動で取り込んで帳簿に反映できるので、業務負担を大きく減らせます。

    経費や給与の計算を自動化すれば、人為的ミスを防ぐことも可能です。会計士との情報共有をスムーズにおこなえるようになるのもメリットです。

    法人向けのオンラインストレージ

    経営会議などに必要となる書類や議事録の管理をおこなうバックオフィスでは、法人向けのオンラインストレージを導入するのも効果的です。

    オンラインストレージを導入すると、必要になる書類を電子化して保管し、ペーパーレスで会議を開けるようになります。書類を人数分プリントアウトして仕分け、ホッチキスで留めるといった煩雑な作業が不要になります。

    各種書類をデータとして保管しておくことで検索性も高まり、必要な情報を引き出しやすくなるのもポイントです。

    チャットボットを活用したバックオフィス改善事例

    ここでは弊社が提供するチャットボット「チャットディーラー」を活用し、バックオフィス業務を改善した古野電気株式会社様の事例を紹介します。

    船舶用電子機器総合メーカー「古野電気株式会社」様では、新たな経費精算システムの導入にともない、社内問い合わせ件数が増加することを懸念していました。そこで本社管理部門の負担をできるだけ減らす手段として、チャットディーラーを導入します。

    試験的に導入した際、システムのどこでつまずくかをあらかじめアンケート調査しておき、予想される問い合わせを社員がチャットディーラーで自己解決できるよう対策を講じました。その結果「増えたであろう」問い合わせ件数を抑えるのに成功し、さらに社員の利便性や生産性向上にも寄与したと感じているそうです。

    この事例の詳しい特集はこちら

    「チャットディーラーAI」で中小企業のバックオフィスを効率化

    チャットディラーAIロゴ

    中小企業がバックオフィスを効率化するのにチャットボットを導入するなら、チャットディーラーAIがおすすめです!

    チャットディーラーAIは、社内利用を前提に開発されたチャットボットなので、最小限の負担ですぐに導入できる工夫がされているのが特徴です。たとえばチャットディーラーAIには、あらかじめ社内用テンプレートが400種類以上搭載されています。チャットボットの導入時には、質問と回答をリストアップして登録する必要がありますが、チャットディーラーAIなら用意された質問に回答するだけなので簡単です。

    またAI型のチャットボットは、学習データを蓄積してチューニングが必要ですが、チャットディーラーAIには学習済みAIが搭載されているのでその手間と時間が不要です。

    1つの契約で情シスや総務、人事、経理、労務、法務などすべてのバックオフィス部門で利用できるので、コストを抑えて導入できるのもメリットです。さらに初期導入から効果検証まで専属担当がつきフルサポートしてくれるので、多忙なバックオフィスに負担なく導入できます。チャットボットを導入する際には、ぜひチャットディーラーAIをご検討ください。

    チャットディーラーAIの詳細はこちら

    まとめ

    中小企業のバックオフィスでは、少人数でさまざまな業務をおこなっているため負担が大きくなりがちです。バックオフィスの業務負担を減らすには、クラウドサービスやアウトソーシングの活用、ツールの導入が効果的です。

    とくにツールは経理や人事、労務など、部署ごとに特化したものが多く提供されており、適切なものを選べば負担を大きく軽減できます。

    バックオフィスで時間が取られて負担が大きい社内問い合わせ業務を削減するには、チャットボットがおすすめです。社内問い合わせに特化したチャットディーラーAIなら、多忙なバックオフィス担当者の負担を増やすことなく導入できるので、ぜひご検討ください。

    • 執筆者:内山 七海
    • この記事を書いた人

      内山 七海

      2021年10月より法人向けクラウドサービスを提供する株式会社ラクスに入社し、チャットディーラーの製品プロモーションを担当。前職は旅行会社勤務で、一人旅もする旅行好き。

    関連する記事

    close
    AI型?シナリオ型?チャットボット比較表