【Excel(エクセル)で簡単!】チャットボットの作り方を徹底解説

【Excel(エクセル)で簡単!】チャットボットの作り方を徹底解説

「チャットボットを作る」と聞くと何をイメージするでしょうか?

“プログラミングの知識”や“AIの機械学習”など、小難しく感じる方もいらっしゃると思います。
また、「作り方」と一口にいっても、チャットボットを設定する前に、『何を』チャットボットに設定するかも考えなければいけません。

この記事では、設定前にやるべきことを分かりやすく解説しつつ、実際のツールを用いてチャットボットを設定する様子をご紹介します。

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この記事の目次

  1. 作り方① 設定前にやるべきこと
    • チャットボットで実現したいことを決める
    • チャットボットに答えさせたい内容を整理する
  2. 作り方② チャットボットを設定する
    • Excel(エクセル)で簡単!“検索型チャットボット”の作り方
    • 直感的な管理画面で簡単!“シナリオ型チャットボット”の作り方
  3. チャットボットを作れる気がしてきませんか?(まとめ)

作り方① 設定前にやるべきこと

実際にチャットボットを設定する前に、『何を』設定するか考える必要があります。
大きく分けて「チャットボットで実現したいことを決める」「チャットボットに答えさせたい内容を整理する」の2ステップがあるので、それぞれみていきましょう。

チャットボットで実現したいことを決める

チャットボットの検討を始めたということは、何かしら実現したいことがあるはずです。
まずは実現したいことをはっきりさせましょう。

ここがはっきりしていないと、次のステップで行うアクションが曖昧になり、チャットボットの導入失敗に繋がるだけでなく、ユーザーにも混乱や迷惑を招くことになりかねません。

チャットボットの導入目的としてよくある例は下記の通りです。
もちろん、この中に当てはまらない目的をお持ちの方もいらっしゃると思いますので、自社の現状に合わせてしっかり考えてみてください。

バインダーイラスト

チャットボットで達成したいこと

  • サポート部門の対応工数削減
  • 社内問い合わせの対応負担削減
  • WebサイトのCVR向上
  • ユーザーの満足度向上

今回は、「社内問い合わせの対応負担削減」を実現したいことと決めて、設定を進めていきます。

チャットボットに答えさせたい内容を整理する

実現したいことが決まったら、次はチャットボットにどんなことを答えさせたいかを整理します。
何から手をつければ…と思うかもしれませんが、実はすでに社内に隠されているかもしれません。

具体的には、「よくある質問集(FAQ)」「マニュアル」「お問い合わせメールの内容」などが挙げられます。

企業に蓄積されている情報

上記にはユーザーが求めていることが詰まっています。
実現したいことは何であれ、ユーザーが求めていることをチャットボットに設定することが成功への近道です。

ただし、FAQページやマニュアルなどのナレッジが溜まっていない場合もあるでしょう。
そのときは、実際に現場担当者の声を拾う、ブレインストーミングとKJ法を用いて答えさせたい内容を洗い出せば問題ありません。
チャットボットは一度設定して終わりではなく、ユーザーの利用状況を分析して改善を繰り返していくものなので、ご安心ください。

ちなみに、「社内問い合わせの対応負担削減」を例として、答えさせたい内容を簡単に整理すると下記のような形になります。
ここでは、社内問い合わせの中でも「総務人事」への問い合わせをピックアップしています。

【例】チャットボットに答えさせたいこと(総務人事)

これで「作り方①設定前にやるべきこと」は完了です。
次はいよいよ、実際のチャットボットを用いて設定を進めていきましょう。

作り方② チャットボットを設定する

チャットボットの作成にあたり、今回は「チャットディーラー」というツールを使用します。

チャットディーラーとは?

チャットディーラーロゴ

「お客様対応」と「社内問い合わせ対応」のどちらの用途でも利用できるチャットボットツールです。
誰でもプログラミングの知識なしでチャットボットを簡単に作成し、分析も容易にできるハード面だけでなく、無料のコンサルサポート付きでソフト面も充実しています。

チャットディーラーは、利用用途に合わせて「検索型」と「シナリオ型」の2種類のチャットボットから形式を選べるため、今回は両方の作り方を順を追って紹介していきます。

Excel(エクセル)で簡単!“検索型チャットボット”の作り方

Excel(エクセル)で簡単!“検索型チャットボット”の作り方

検索型チャットボットは、ユーザーが自由に文章を入力するタイプのチャットボットです。
入力された内容に該当する質問文をピックアップし、ユーザーが質問を選択することで自動で回答を返すことができます。
質問と回答をセットにしたExcel(エクセル)ファイルを取り込むだけで、チャットボットを簡単に作成することが可能です。

基本的なメッセージを設定

チャットボットが動く条件や、投げかけるメッセージなどの基本設定を行います。
順番に入力していくだけなので、特に困るような部分はありませんでした。

【一問一答】基本設定

キーワードの類義語を登録

ユーザーのメッセージ入力について、表現の揺れがあった場合でも同一のキーワードとして認識できるように設定します。
エクセル(CSV)ファイルで作成し、一括で取り込むことができるので簡単です。

チャットディーラーの管理画面からテンプレートをダウンロードして、エクセルに入力します。

【一問一答】キーワード設定

入力が完了したら、そのまま一括で取り込み可能です。

【一問一答】キーワード取り込み

チャットボットが回答するメッセージを登録する

類義語の登録ができたら、実際にチャットボットが回答するメッセージを登録します。
先ほどと同様にCSVで一括取り込みすることも可能ですし、1つずつ登録することもできます。

今回は、下記のように1つずつ登録する方法で設定してみました。

【一問一答】メッセージ登録

実際にメッセージを入力してテストする

設定したチャットボットがきちんと動作するかを確認するため、実際にメッセージを入力してテストします。
メッセージを入力すると、下記のような動きになればきちんと設定されているといえます。

【一問一答】テスト

チャットの表示方法を決定

テストまで完了したら、あとは表示方法を決めるだけです。
チャットディーラーは、Webページやシステム上に表示できるだけでなく、URLを開いたり、QRコードを読み込むことでも表示可能です。

検索型チャットボットの作り方はこれで完了です!
実際に設定してみると、思っていたよりずっと簡単にできます。

チャットの表示方法を決定
簡単に作れて、すぐに使える。初めてのチャットボット

直感的な管理画面で簡単!“シナリオ型チャットボット”の作り方

直感的な管理画面で簡単!“シナリオ型チャットボット”の作り方

シナリオ型チャットボットは、チャットボットの構造がフローチャートになっており、質問に対してユーザーが選択肢をクリックすることで自動で回答を返すタイプです。
フローチャート構造になっているため、一目でチャットボットの流れを確認でき、作成も簡単です。

シナリオを作成

「どういう条件でチャットボットが動くのか」を設定します。
今回は、訪問者(ユーザー)が画面右下のチャットボットをクリックしたときに動くように設定しました。

【シナリオ】条件設定

続いて、条件を満たしたときに「どういう動き(アクション)をするのか」を設定します。
今回は、よくある質問をメッセージで投げかけるように設定しました。

【シナリオ】アクション設定

あとは繰り返しです。
下図のように、選択肢の後ろに続くアクションを次々と直感的に設定できます。
似たようなアクションはコピーすることも可能なので、あっという間にシナリオを作成することができます。

【シナリオ】フローチャート

シミュレーションで動作テスト

シナリオを作り終えたら、実際に使い始める前にシミュレーション機能でテストを行います。
様々な条件で、意図した動きになるかを確認できるので安心感があります。

【シナリオ】シュミレーション

チャットの表示方法を決定

テストが終わった後は、実際にチャットボットを表示する設定を行います。
表示の設定は検索型チャットボットと同じなので、ここでは割愛します。

チャットボットを作れる気がしてきませんか?

チャットボットを作るにあたって、「内容の考え方」から「実際にツールを使った設定方法」をみてきました。

記事を読む前と比べて、「意外と簡単そうかも。」と感じた方も多いのではないでしょうか。
もし、チャットボットを導入する上でのハードルを少しでも下げられたなら幸いです。

チャットディーラーは無料のトライアル環境も用意していますので、気になる方はまず試してみることをオススメします。

対応コストも大幅に削減しつつ、顧客満足度もUP
  • 執筆者:川口雄治
  • この記事を書いた人

    川口 雄治

    法人向けクラウドサービスを提供する株式会社ラクスで、製品プロモーション・営業支援を担当。前職は無印良品の店長という少々変わった経歴。

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