「ひとり情シス」が抱えるリスクとは?おすすめ対策方法を紹介

「ひとり情シス」が抱えるリスクとは?おすすめ対策方法を紹介

情報システム部門こと「情シス」は、コストはかかるものの売上を生み出さないことから、人的・金銭的リソースの投入を控える企業が少なくありません。そのため情シス部門が実質ひとりしかいない、「ひとり情シス」であることも多いのが現状です。

しかしひとり情シスは、多くの課題が発生するといわれています。企業のIT化の要ともいえる情シスの負担を減らす手だてはあるのでしょうか?

そこで今回は、ひとり情シスが増える原因と抱える問題を解説したあとに、課題解決につながる対策や役立つツールをご紹介します。

この記事の目次

    ひとり情シスとは?

    ひとり情シスとは

    ひとり情シスとは、情報システムの担当者が社内に1人しかいない状態を表す言葉です。情報システムは、社内システムの保守・管理や、社内インフラの構築・運用を担う重要な役割がありますが、なぜひとりだけしか担当者がいない状況に陥るのでしょうか?

    まずはその原因を探ってみましょう。

    ひとり情シスが増える原因とは

    ひとり情シスが増える原因はいくつか考えられますが、まずは情シスの業務負担が過重になってきていることが挙げられます。

    近年、インターネット環境が急速に整備されたことにより、企業もIT化やDXを急ぐようになりました。さらにテレワークの導入や、各種ツール・ソフトウェアのクラウドサービスへの移行、情報セキュリティ対策など、情シスの仕事は増える一方です。

    その負担はあまりに重く、残業や休日出勤が続くなどすることで担当者が疲弊し、「割にあわない」「このままでは心身の健康を損なう」といった理由で退職する人が少なくありません。

    情シス担当者が退職しても、代わりが入社すれば問題ありませんが、IT機器に対する知見と技術がある人材は社会全体で不足しています。確保するのが難しく、そのまま1人、あるいは少人数で情シスを運用するしかなくなっているのが現状なのです。

    最近では「ゼロ情シス」も増えている

    最近では、1人どころではなく「ゼロ情シス」も増えているといわれています。

    ゼロ情シスとは、その名のとおり情シスがいないことを指します。小さい規模の企業では、情シス専門の担当者を配置する余裕がなく、総務など他部署でIT機器や通信インフラに詳しい人材に兼務させるケースが多く見られます。

    ゼロ情シスでは、情シス担当となった社員は通常の業務に加えて情シスの仕事もこなす必要があり、相当の負荷がかかります。その結果、いずれかの業務が滞る、精神的・肉体的な疲労が荷重となり退職を考えるようになるなど、多くの課題が発生してしまうのです。

    ひとり情シスの抱える課題点とは?

    ひとり情シスの抱える課題点とは

    ひとり情シスが抱える課題には、以下のようなものが挙げられます。

    1. セキュリティ対策が行き届かない
    2. ヘルプデスク対応などの業務負荷が大きい
    3. スキルアップができない
    4. 業務が属人化しリスクが高い
    5. IT戦略を進められない

    それぞれ具体的に解説します。

    セキュリティ対策が行き届かない

    ひとり情シスとなり担当者に負荷がかかることで発生する課題で、深刻になりがちなのはセキュリティの問題です。

    現状のセキュリティ状況を把握し、常に最新の状態に保つのは情シスの重要な役目です。しかし新型コロナウイルス感染症の影響などにより、テレワークを導入する企業が増えたことで、社内だけではなく社外から社員がアクセスすることを前提としたセキュリティ対策も求められるようになりました。

    情報漏洩が発生すると、企業は致命傷を負いかねません。しかしその責を負う情シスの体制が脆弱で、十分な対策を取れないでいるケースも少なくないのです。

    ヘルプデスク対応などの業務負荷が大きい

    情シスの本来の役割は、社内システムの保守・管理や、社内インフラの構築・運用です。しかしそれらに加えて、社内問い合わせへの対応を求められるケースが少なくありません。

    基幹システムにトラブルが発生した、通信インフラがストップしたといった深刻な問題に対応する合間に、社員個人から寄せられる「パスワードを紛失した」「パソコンがフリーズした」といった小さな問題の解決にも日々奔走するのが情シスです。

    社員が快適に仕事をできることを優先するあまり、データ分析など急ぎではない、しかし必要な業務は後回しになってしまい、残業や休日出勤が続くなど、業務負担が大きくなってしまうのです。

    スキルアップができない

    IT技術の進歩は目覚ましく、常に最新情報を入手して知識をアップデートしなければ、時代についていけなくなります。しかしスキルアップしようと思っても、ひとり情シスは業務が過重であることから時間が取れず、難しいのが現実です。

    同じ情シスでも先輩社員がいる環境であれば、自分にはまだ身に付いていない技術を教えてもらったり、アドバイスをもらったりもできますが、ひとり情シスではそういったこともありません。

    自分のスキルを向上できない手詰まり感や焦りを覚えることも、ひとり情シスのデメリットです。

    業務が属人化しリスクが高い

    ひとり情シスでは業務が属人化しやすいことから、企業全体としてのリスクが高くなるのも問題です。

    たとえば情シスがひとりしかいなければ、その人が休んだときには最悪業務を進められなくなることも考えられます。自社の問題だけで済めばいいものの、場合によっては取引先に迷惑をかけることもあるでしょう。

    またひとり情シスの担当者が、負荷が重すぎるのに耐えられず退職してしまうと、会社の業務が行き詰まってしまうことすら考えられます。そのようなリスクを軽減するためにも、ひとり情シスの体制改善は急務です。

    IT戦略を進められない

    政府が先導してデジタル・トランスフォーメーション(DX)を推進している今、IT戦略は企業の生き残りには欠かせなくなっています。各種システムやツールをクラウドサービスへ移行したり、社内に分散しているデータを集約・分析したりすることは、もはやすべての企業にとって急務といえます。

    しかしひとり情シスは日常的にトラブル対応に追われていることが多く、先々を見越した取り組みに割く時間がないケースがほとんどです。ひとり情シスの負担軽減を真剣に検討しなければ、企業の成長は望めなくなってしまうでしょう。

    ひとり情シスの問題を改善するためには?

    ひとり情シスでは、多くの問題を抱えていることが分かりました。紹介したような問題を解消するためには、以下のような対策が考えられます。

    1. 業務効率を高めるツールを導入
    2. 対応や作業を自動化するツールの導入
    3. アウトソーシングやコンサルティングの活用
    4. 外部の勉強会などへの参加

    それぞれ詳しく解説します。

    業務効率を高めるツールを導入

    情シスの負担を軽減するための方法として、業務効率を高めるツールの導入が考えられます。ここでは導入を検討したいツールを、3つ紹介します。

    コミュニケーションツール・チャットツール

    社員が簡単に連絡を取りあえる、SlackやChatworkといった、コミュニケーションツールやチャットツールを導入するのも方法のひとつです。

    社員が質問や疑問があるときに、電話やメールを使っているとどうしても解決までのスピードに欠けてしまいます。電話で話を聞くだけでは状況が見えづらく、またメールではタイトルをつけたり冒頭のあいさつなどの形式を整えたりする時間が必要です。

    その点コミュニケーションツールやチャットツールであれば、問題の箇所の写真を添付したり、面倒なあいさつ抜きでそのまま問題について話を進めたりが可能です。わずかな時間に思えますが、毎日のやり取りの多さを考えると、長い目で見ると大きな時間削減につながります。

    IT資産管理ツール

    情シスの負担軽減には、IT資産管理ツールの導入も有効です。

    IT資産管理ツールとは、企業内のハードウェアやソフトウェアなどのIT資産を管理するツールを指します。具体的には、社内のIT機器から、インストールされているOSやソフトウェアの情報、ファイル操作やアクセスログの収集などを自動でおこないます。

    ツールに情報が集約されているので、なにかトラブルがあったときにいちいち個別の機器を見に行かなくてよくなる、ログが確認できるので問題の原因を突き止めやすくなるなど、情シスの業務の効率化を図れることが、IT資産管理ツールを導入するメリットです。

    情報管理・共有ツール

    情報管理・共有ツールも、情シスの業務効率化の推進に役立ちます。

    情報管理・共有ツールとは、ファイルや文書を複数人で共有・管理できるGoogleドライブやDropboxなどのストレージサービスや、社員が自ら質問に対する回答を引き出せるFAQシステムなどを指します。

    必要な情報が1箇所に集約され、どこからでもアクセスできるため、トラブル解決に必要なデータの受け渡しをスムーズにおこなったり、情シスが関与しなくても社員が問題を自己解決したりできるようになります。

    対応や作業を自動化するツールの導入

    情シスの問い合わせ対応や作業を自動化する以下のようなツールを導入するのも、ひとり情シスの負担軽減に役立ちます。

    チャットボット

    チャットボットを導入すると、社内問い合わせの対応を自動化できるので、情シスの対応業務削減につながります。

    チャットボットとは、会話を意味するチャット(chat)とロボット(robot)からできた言葉で、質問に自動応答するシステムを指します。チャットボットには、チャットウィンドウに表示された選択肢を選ぶことで分岐し回答を引き出す「シナリオ型」と、自由に入力したテキストからキーワードを拾い出して回答を提示する「AI型」の2種類があります。

    情シスに寄せられる「マニュアルやFAQを見れば分かる」ような問い合わせへの一次対応をチャットボットに任せれば、業務負担を大きく減らすことが可能です。

    RPAツール

    RPAツールを導入し、ひとり情シス担当者がおこなっている定型業務を任せるのも、負担を減らす方法のひとつです。RPAとは、Robotic Process Automationを略した言葉で、人間が主にコンピューター上でおこなっている業務を自動化するツールを指します。

    たとえば情シス担当者が、毎月決まったデータを抽出して分析するといった定型業務を1日かけておこなっている場合、RPAツールを活用すれば、その負担がなくなります。そういった業務が複数あるならツールに任せてしまうことで時間に余裕ができ、取り組めずにいたDX戦略などにリソースを割けるようになるでしょう。

    アウトソーシングやコンサルティングの活用

    業務の一部をアウトソーシングしたりコンサルティングを活用したりするのも、ひとり情シスの負担軽減につながります。

    たとえば情シスに寄せられる社内問い合わせの一次対応を、アウトソーシングに任せれば、情シス担当者は対応しきれなかった重要な問題だけに注力できるようになります。また人手が足らずに取り組めずにいる企業全体のIT戦略などは、外部コンサルタントに依頼すれば、効率よくすすめることが可能です。

    外部の勉強会などへの参加

    社内でのスキルアップが難しい問題に関しては、外部の勉強会に参加することで解決が可能です。

    情シスがスキルアップできないのは、社内にとどまっている間は常に業務に追われてしまうことが大きな理由です。情シスをスキルアップさせたいのであれば、業務の一部として外部の勉強会に強制的に参加させるのが得策です。

    情シスの知見や技術力の向上は、企業の発展を考えると後押しするべき課題であると、経営側が認識することが大切です。

    ヘルプデスク対応に追われるひとり情シスにおすすめのツール

    チャットディーラーAI

    ヘルプデスク対応に追われるひとり情シスの負担軽減対策には、まずはチャットボットの導入を検討してみてはいかがでしょうか。なかでも社内問い合わせに特化したチャットディーラーなら、手軽に導入できるのでおすすめです。

    手軽に導入!「チャットディーラーAI」

    チャットディーラーAIは、社内対応に特化して開発されたことが特徴のチャットボットです。

    チャットボットは、導入するとすぐに使い始められるわけではありません。まずは多くのFAQを登録し、データのチューニングをおこなうといった工程が必要です。

    その点チャットディーラーAIは、あらかじめ400種類以上もの社内用テンプレートが搭載されているため、用意された質問に回答を登録するだけで簡単に導入できます。AIはすでに学習済みなので、データ整備に手間と時間をかけることなくすぐに使い始められます。

    さらに専属担当が、追加費用の負担不要で初期導入から効果検証まで徹底的に支援してくれるので、ひとり情シスでもスムーズに導入できます。

    チャットディーラーAIについて詳しくはこちら

    まとめ

    ひとり情シスは、ヘルプデスク対応などの業務負荷が多い、スキルアップができないなどの多くの問題を抱えています。セキュリティ対策が行き届かない、業務が属人化しやすいことなどは、企業としての危機にも直結する問題で、早期の課題解決が必要です。

    ひとり情シスの業務負担を軽減するには、コミュニケーションツールやIT資産管理ツールなどのテクノロジーを活用するのがおすすめです。なかでもチャットディーラーAIは、社内問い合わせに特化していることから、ひとり情シスでも負担なく導入できます。興味を持たれた方は、ぜひ以下から資料のダウンロードをご検討ください。

    • 執筆者:ボットマガジン編集部
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      ボットマガジン編集部です!チャットボットについて、タイムリーでお役立ちな情報をお届けします。

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