【最新比較表プレゼント】社内向けチャットボットおすすめ厳選解説

チャットボットは、ユーザーからの質問に対して自動で回答を行うことができる自動会話プログラムです。ビジネスへの有用性が認められて以来、さまざまなシーンで活用されています。特に社内でのナレッジ共有や問い合わせ対応の自動化のために、社内向けチャットボットの導入を検討している方もいるのではないでしょうか。

当記事では、社内向けチャットボットの概要から、導入するメリット、製品を比較するポイントまでを解説します。最新のチャットボット製品比較表のプレゼントも行っていますので、これから社内向けチャットボットの導入を検討している方は、ぜひご参考下さい。

この記事の目次

    社内向けチャットボットとは?

    社内向けチャットボットとは

    チャットボットには、大きく分けて顧客対応等に用いられる社外向けチャットボットと、社内ヘルプデスク等に用いられる社内向けチャットボットの2種類に分けられます。

    今回のテーマである社内向けチャットボットは、社内ポータルやグループウェアといった外部には公開されていないクローズドな環境で利用するのが大きな特徴です。社内で行われる業務の利便性・効率性を向上するための機能や、各種ビジネスツールとの連携性を備えているという特徴もあります。

    ユーザーからの問い合わせに自動対応を行うという点では共通していても、主な目的・用途が異なる場合は製品の特徴・特性も異なってくるため、違いを理解しておくことが重要です。

    ここでは、チャットボットの概要と、社内向けで活用されるチャットボットの主な用途について解説していきます。

    チャットボットとは

    社内向けチャットボットについて理解を深めるために、まずはそもそものチャットボットというワードの定義について確認しておきましょう。

    チャットボットとは、「チャット」と「ボット(ロボット)」を掛け合わせて作られたワードで、ユーザーと自動で会話を行うことができる自動会話プログラムのことを指します。

    ビジネス向けのチャットボットでは、AI型・辞書型・シナリオ型などさまざまなタイプの製品がリリースされており、問い合わせ対応の自動化・ナレッジ共有・会話自体が目的など、その目的・用途もさまざまです。導入・活用にあたっては、製品ごとの特徴・特性・適性を理解することが重要となります。

    「社内向け」のチャットボットの用途とは

    では、「社内向け」と呼ばれるチャットボットは、どのような目的・用途で活用されているのでしょうか。ここでは、同チャットボットの具体的な用途について解説していきます。

    • ナレッジ共有・管理

      FAQやマニュアルをチャットボットに一元化することで、ナレッジの共有・管理を効率化。

    • 業務支援

      タスクを実行できるチャットボットであれば、定期連絡・通知・会議室予約等を代替させることで業務効率化。

    社内向けチャットボットは、総務・経理・情シスといった、問い合わせ対応を担当する機会の多いバックオフィス部門で主に活用されています。

    社内向けチャットボットを導入するメリットとは?

    社内向けチャットボットを導入するメリットとは

    社内向けチャットボットは、現在多くの企業が導入を進めている注目のツールです。これは、導入することで数多くのメリットを得られるためです。

    ここでは、社内向けチャットボットを導入する主なメリットについて解説します。

    生産性の向上

    社内向けチャットボットを導入すれば、問い合わせを行う社員・対応を行う担当部署の双方が生産性を向上できることが大きなメリットです。

    問い合わせ対応が発生している状態というのは、企業が売上をあげるという観点からは、「時間のロス」です。社員は疑問や問題が解決するまでは業務が停滞しますし、問い合わせに要する時間・労力も必要となります。担当部署の担当者は、総務や経理といった本来の業務をストップして対応にあたらなければならないため、同じく業務が停滞してしまいます。

    社内向けチャットボットを導入すれば、問い合わせの自動対応により社員は素早く疑問や問題を解決して業務に戻ることが可能です。対応部署の担当者は問い合わせ流入量が大幅に削減されることにより、自身の業務に集中することができます。

    社内問い合わせ対応で生産性の低下が懸念されている企業こそ、チャットボットを導入するメリットは大きいでしょう。

    担当者の負荷軽減

    総務・経理・情シスといったバックオフィス部門は、日々社員から寄せられる問い合わせへの対応に追われており、大きな負担を抱えています。リソースを奪われて、本来取り組むべき業務に支障をきたしているケースも珍しくはありません。

    社内向けチャットボットを導入すれば、問い合わせ対応の大部分を代替させることができ、大幅な負荷軽減が可能です。担当者は本来の業務と問い合わせ対応業務の両方に、無理なく取り組める環境が実現します。

    有人による問い合わせ対応は、慢性的に負荷を抱えている傾向があるため、担当者の業務負荷を軽減できることは大きなメリットです。

    コスト削減

    問い合わせ件数が多い場合は、上記のように担当者に業務負荷がかかるだけでなく、対応業務に要する人的なコストも多く発生します。問い合わせ対応に追われて本来の業務が停滞してしまうと、担当者が残業しなければらなくなるケースもあるでしょう。当然、時間外の業務が発生した場合には残業代を支払わなければならず、人的コストは大幅に増大します。

    チャットボットを導入すれば、問い合わせ対応の自動化により、有人での対応を大幅に削減可能となります。業務が時間外へと超過したり不要な人員を配置したりといった必要もなくなるため、コスト削減が実現できます。

    従業員満足度の向上

    社内向けチャットボットを導入すれば、社員が業務中に疑問や問題が生じた際にオンライン上から解決できる状況を実現できます。時間外・休日であっても、テレワーク・リモートワークといった勤務形態であっても同様です。

    社員が仕事に取り組むにあたっての利便性・効率性が飛躍的に向上するため、従業員満足度の向上が期待できることが大きなメリットです。

    従業員満足度は、社員が仕事に取り組むモチベーションや生産性にもダイレクトに直結するため、企業活動を行ううえでも大きなメリットとなります。

    すぐに返答が得られる

    有人の問い合わせ対応の場合は、混雑状況や問い合わせ内容の難易度により返答を得るのに時間がかかる場合がありますが、社内向けチャットボットであれば、常時速やかに返答を得ることができます。このような即答性の高さも、社内向けチャットボットを導入する大きなメリットです。

    問い合わせを行う社員は待たされることが無くなるため、自身が抱える業務をスムーズに遂行することが可能となります。

    属人化の防止

    担当部署に寄せられる社内問い合わせは、内容も難易度もさまざま。そのため、対応を行う担当者により対応品質が異なったり、特定の担当者に業務が依存したりといった属人化の問題が発生しがちです。社内問い合わせ対応において属人化が発生すると、社員はスムーズに回答を得ることができず、また対応部署は業務効率低下や業務負荷の偏りが生じるなど、双方にとってデメリットとなります。

    社内向けチャットボットであれば、常時一定の品質の回答を行うことができるため、回答品質を均質化して属人化の解消に寄与することが可能です。社員も対応部署の担当者も、属人化の問題から解放されて快適に業務を行うことが可能となります。

    社内向けチャットボットの比較ポイント

    社内向けチャットボットの比較ポイント

    社内向けチャットボットは数多くの製品がリリースされており、自社に適した製品を選ぶのは容易ではありません。そのため、製品を比較検討する際のポイントを押さえておくことが重要となってきます。

    ここでは、社内向けチャットボットの比較ポイントについて解説します。

    質問方式の違い

    社内向けチャットボットは、製品によって質問・回答の方式が異なります。社員がチャットボットを利用する際の使用感・利便性に大きく影響するため、どのような質問方式が採用されているのかは必ずチェックする必要があります。

    チャットボットの主な質問方式には、以下のようなものがあります。

    • シナリオ型

      選択肢を提示してユーザーに選んでもらうことで回答を提示。

    • 辞書型(フリーワード型)

      フリーワードで入力されたキーワードを拾い、対応する回答を提示。

    • AI型

      フリーワード型とベースは同じだが、曖昧なワードや表記ゆれを理解した回答が可能。

    会話のシンプルさを求めるのであればシナリオ型、幅広く対応したい場合には辞書型、より高度で人間に近い対応を求めるのであればAI型を選択するのがおすすめとなります。

    AI搭載の有無

    社内向けチャットボットには、大きく分けてAI搭載型とAI非搭載型(シナリオ型・辞書型)があります。それぞれ機能・性能や適している用途が異なるため、導入の際にはAI搭載の有無は大きな比較ポイントとなります。

    両者の主な特徴・違いについては次の通りです。

    ■AI搭載型

    • 高度な対応・人間に近い自然な対応が可能
    • 学習により回答精度を高めていくことが可能
    • FAQの件数が多い場合にも対応できる
    • 導入・設定・メンテナンスには時間と労力が必要
    • 導入・運用のコストが高い

    ■AI非搭載型

    • 定型的な対応に適している
    • 質問に対して確実な回答を返すことができる
    • 導入・運用に要する労力が少なくスムーズに利用できる
    • 導入・運用のコストが安価

    単純に比較するとAI搭載型の方が優れていますが、簡易的な対応を行う場合やFAQの件数が少ない場合は、敢えてAI非搭載型を選択した方がパフォーマンスを発揮できる場合があります。

    最も重要な選定ポイントはFAQの件数です。100件以上のFAQを要する場合はAI搭載型を選択するようにしましょう。

    導入に必要な準備

    チャットボットは、どのような製品を選んだとしても、自社で運用するためのFAQデータの登録や設定が必要となるため、実用に足るレベルの回答精度に達するまでには一定の準備期間が必要となります。しかし、準備期間についても製品による差異が見られるため、自社の予定やスケジュールに合わせて製品を比較するのも重要なポイントです。

    なかには学習済AIが用意されている製品や、FAQテンプレートが充実している製品、プリセットである程度の設定が用意されている製品など、導入期間を短縮できる工夫がなされた製品もあります。

    できるだけ短期間で実用化したい場合や、チャットボットの導入に要する労力を低減したい場合は、このような導入準備の手間や期間が省かれた製品を優先的に検討するのがおすすめです。

    利用できる機能

    社内向けチャットボットは数多くの製品がリリースされていますが、実装されている機能は製品によりさまざま。そのため、製品を選ぶにあたっては、自社が必要とする機能を搭載している製品を選ぶことが必須要件となります。

    製品によっては、独自の機能や他の製品には無い機能が搭載されていることもあり、自社にとって有益であると判断すれば、必須の機能に加えてこのような機能を検討してみるのもおすすめです。

    ただし、一般的に機能が充実した製品であるほどコストは高くなるため、必要な機能と不必要な機能を見極め、無駄にコストを投じないことも重要となります。

    メンテナンスのしやすさ

    チャットボットは、利用データをもとにチューニング・メンテナンスを繰り返し、回答精度や利用率を高めていくことが、運用を成功させるために欠かせないポイントです。

    メンテナンス性についても製品により差異があるため、できれば以下のようにメンテナンス・チューニングをサポートする管理機能やサービスが充実した製品を選ぶのがおすすめです。

    • データ蓄積・分析機能
    • レポート機能
    • ベンダーへのアウトソースの可否
    • 機械学習機能
    • 自動学習機能

    自社内で十分なチューニング・メンテナンスを内製する自信が無い場合は、製品に実装されている機能だけでなくベンダーのサポートサービスも視野に入れることが重要です。

    外部ツールとの連携

    社内向けチャットボットは、そもそも社内での業務効率化・生産性向上を目的として導入を行うツールであるため、以下のような社内で既に活用している外部ツールとの連携を行った方が、より高いパフォーマンスを発揮できるケースが多々あります。

    • グループウェア
    • ビジネスチャット
    • SFA・CRMといった業務ツール

    そのため、製品を比較検討する際には、自社の環境を踏まえて、外部ツールとの連携性についてチェックするのも重要なポイントです。ベンダーが公開している事例や他社の導入事例等も参考にして、どのような連携・活用を行えば自社にとって有益であるかを検討しましょう。

    チャットボットの外部連携については、以下の記事でも詳しく解説していますので、併せてご参考下さい。

    チャットボットを外部連携させるメリットとは?選び方やおすすめ4選

    ベンダーのサポート体制

    チャットボットの導入・運用を成功させられるかは、ベンダーのサポート体制にも大きく左右されると言われています。専門性の高いチャットボットの導入・運用を、自社が求める理想の状態まで内製のみで完結するのは非常に困難であるためです。特に、初めて導入・運用を行う場合においては、運用を安定化させるまでにもさまざまな課題に直面することが予想されます。

    そのため、製品を比較検討する際には、製品自体の機能・性能だけではなく、ベンダーのサポート体制・サポートの充実度・サポート品質にも着目することが重要です。多少コストが嵩んでも、導入から目標達成まで伴走型のサポートを提供しているベンダーを選ぶことがおすすめです。

    【無料プレゼント】社内向けチャットボット比較表

    【無料プレゼント】社内向けチャットボット比較表

    弊社では、情シス・管理部門の方に役立つ、社内向けチャットボットの比較表を無料でプレゼントしています。

    主要ベンダーの製品の特徴や比較方法について解説しており、これから社内向けチャットボットの選定・導入を行う方にぜひ参考にして頂きたい内容となっています。

    以下のページよりダウンロードすることができますので、ご興味のある方はぜひご活用下さい。

    Chat Dealer AI|社内向けチャットボット比較表

    おすすめ社内向けチャットボット「チャットディーラーAI」

    チャットディーラーAI

    社内向けチャットボットにはさまざまな製品があることをご紹介しました。ここでは、汎用性・機能性・コストパフォーマンスに優れており、多くの企業の社内利用におすすめできる弊社の社内向けチャットボット「チャットディーラーAI」の概要・特徴・おすすめポイントについてご紹介します。

    • 社内ポータル・グループウェア・社内システムといった社内で活用されるさまざまなプラットフォームへ設置可能
    • 充実したテンプレートにより質の高いFAQを素早く作成できる
    • 学習済みAIとテンプレートを駆使して短期間でスムーズに導入可能
    • 扱いやすく解決率も高いため、利用率・満足度を向上させやすい
    • 他のAI搭載型製品得比較しても圧倒的にリーズナブ
    • 便利機能が充実しており柔軟なカスタマイズも可能

    初めてチャットボットを導入する方から、製品選びに迷っている方まで、幅広い方におすすめできる優れた製品となっています。導入・運用・目標達成まで、サポートも充実。

    社内向けチャットボットの導入を検討している方は、ぜひチャットディーラーAIをご検討下さい。

    チャットディーラーAIの詳細はこちら

    まとめ

    社内向けチャットボットの概要・特徴から製品を比較するポイントまで幅広くご紹介してきました。現在では優秀な製品が多数リリースされていますが、社内向けチャットボットを導入してパフォーマンスを発揮するには、自社の目的・用途を達成できる要件を備えた製品を選ぶことが非常に重要です。細かく比較検討を行うことで、満足度の高い製品を選定すると同時に導入の成功確度を高めることができます。

    これから社内向けチャットボットの導入を行う方は、ぜひ当記事を参考にして、自社に適したベストな製品を選定して下さい。

    • 執筆者:ボットマガジン編集部
    • この記事を書いた人

      ボットマガジン編集部

      ボットマガジン編集部です!チャットボットについて、タイムリーでお役立ちな情報をお届けします。

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