バックオフィスの生産性を向上させるツール18選

バックオフィスの生産性を向上させるツール18選

バックオフィスは企業が事業をスムーズに進めるうえで、「縁の下の力持ち」としてサポートする役割を持つ部門を指す言葉です。

企業が事業を成長させていくためには、営業や接客が商品やサービスを販売する必要があります。そのためには、人を雇用し、お金の流れを把握し、従業員が働きやすいようにサポートするといった業務を滞りなく進めることが重要です。

しかし近年、バックオフィスの業務は煩雑化・複雑化しています。今回は、そんなバックオフィスの生産性を向上させるツールを、18種類紹介します。

バックオフィス業務とは?

バックオフィス業務とは?

バックオフィス業務とは、「後方支援」の意味合いを持ち、企業において利益に直結しない社内向けの業務を指します。具体的には人事労務や会計・経理、社内ヘルプデスクなどを指します。

利益に直結しないとはいえ、バックオフィスが機能しなければ、事業のスムーズな運営はかないません。しかしバックオフィスの業務は、多くの書類や情報を取り扱うことから煩雑を極めています。さらに近年の働き方改革による雇用形態の多様化などにより、取り扱うデータが複雑化しており、負担は増すばかりです。

そんなときには、テクノロジーを活用するのがおすすめです。業務に適したツールを導入すると、効率化が進んで生産性も向上します。

この記事の目次

    【ジャンル別】バックオフィスで活用したいツール18選

    バックオフィス業務には多くの種類があります。今回は、バックオフィスの業務を以下の8つのジャンルに分けてみました。

    • 社内ヘルプデスク
    • 会計業務
    • 経費精算
    • 給与計算
    • 請求書発行
    • 人事管理
    • 勤怠管理
    • 労務管理

    次章から、それぞれの業務の内容を簡単に解説したうえで、適したツールを全18種類紹介していきます。

    社内ヘルプデスク業務を効率化できるツール

    社内ヘルプデスク業務を効率化できるツール

    社内ヘルプデスクとは、社内から寄せられる主にIT機器やシステム、通信インフラなどの技術的なトラブルに対する問い合わせに対応する部署です。多くの企業では、独立した部門を設けずに情報システム部などが兼任しています。社内ヘルプデスク業務の効率化に役立つツールを2つ紹介します。

    チャットディーラーAI

    チャットディーラーAI

    「チャットディーラーAI」は、社内問い合わせに特化したチャットボットです。社内から寄せられる問い合わせに、AIチャットボットが自動回答することで、社内ヘルプデスクの業務負担を軽減します。

    チャットディーラーAIは、社内用テンプレートがあらかじめ400種類以上も搭載されているうえ、AIが事前学習済みなので、導入後質問テンプレートに回答を登録するだけですぐに利用を開始できるのが特徴です。社内ヘルプデスク以外の複数部署で横断して運用可能、追加費用なしで初期導入から効果検証までサポートしてくれます。

    チャットディーラーAIの詳細はこちら

    Zendesk

    「Zendesk」は、メールやWebフォーム、チャットなどの問い合わせを一元管理できるツールです。Zendeskにはヘルプデスクツールが備わっており、さまざまな方法で寄せられた社内問い合わせを1つの画面で管理できます。未回答の質問がひと目でわかるうえ、自動優先順位付けや自動返信などにも対応。返信テンプレートを作成しておけば、誰でも同じ品質で回答できます。一人で解決できないときには社内メモ機能でほかのスタッフに質問が可能。社員の自己解決を促すためのFAQヤナレッジベースも開設できます。

    会計業務を効率化できるツール

    会計業務は、企業活動によって発生するお金の出入りを管理する仕事です。日々の売上記録や仕入れ記帳のほか、貸借対照表や損益計算表を作成するなどの決算業務も含まれます。ここでは会計業務を効率化できるツールを2つ紹介します。

    freee

    「freee」は日々の仕訳や毎月発生する経理作業を効率化する、クラウド型の会計ソフトです。直感的でわかりやすいシステムなので操作性が良く、難しい簿記や経理の知識がなくても安心して使えます。通帳と連携することで、明細の転記作業や仕訳入力をすべて自動化できるので、作業時間が削減できるうえ転記ミスが発生しません。毎月の経理処理をおこなっていれば、年度末の決算書作成もワンクリックで終了します。

    マネーフォワード クラウド会計Plus

    「マネーフォワード クラウド会計Plus」は、仕訳承認機能などにより、効果的かつ効率的に会計処理をおこなえるクラウド型の会計システムです。仕訳承認フローを導入することで、すべての仕訳が承認を経て記帳されるようになり、正確性・信頼性を担保できます。「入力のみ」「承認のみ」など、業務分担にあわせて権限設定が可能。仕訳ごとに「誰が」「いつ」仕訳を編集したか履歴を残せるので、監査対応がスムーズです。

    経費精算を効率化できるツール

    経費精算とは、営業が得意先を訪問した際の交通費や出張費など、従業員が業務をおこなった際にかかった費用を会社に申請して精算することを指します。ここでは経費精算を効率化できるツールを2つ紹介します。

    楽楽精算

    「楽楽精算」は、交通費や出張旅費、交際費精算など、経費に関わるすべての処理をまとめて効率化できる、クラウド型の経費精算システムです。申請内容を自動で仕訳、ワンクリックで会計ソフト用の仕訳データを自動で生成。ルールに反する申請は自動でブロックする、申請期限のお知らせメールを自動で通知するなどの機能により、無駄なやり取りを削減できます。領収書はスマホ撮影で自動読み取りし、電子帳簿保存法にも対応しています。

    ジョブカン経費精算

    「ジョブカン経費精算」は、経費精算の申請から承認、管理などの経理業務をクラウド化するツールです。申請者は、鉄道系ICカードの履歴情報を取り込んで、交通費明細に反映できるので効率的。申請された経費は、内容から勘定科目を判定し、自動で仕訳データを作成するので会計ソフトとの連携も楽々です。経費精算の申請内容をもとにして、ファームバンキングデータを自動で生成するので、振込業務にかかる負担も軽減できます。

    給与計算を効率化できるツール

    給与計算を効率化できるツール

    給与計算は、雇用契約や会社の規定などに基づき、勤怠状況や手当、控除額などを計算して従業員の給与額を計算する業務です。ここでは給与計算を効率化できるツールを2つ紹介します。

    Cells給与

    「Cells給与」は、給与計算をシンプルな操作性で効率化させる給与計算システムです。事業にあわせた独自の計算設定ができるので、自社に最適化が可能です。Microsoft Excelの数式を利用すれば、複雑な計算式にも対応します。給与明細は専門帳票がなくても、A4コピー用紙があれば作成できるので、コスト削減にもつながります。1年間の給与・賞与データが自動で集計されるため、年末調整は必要な項目を入力するだけでOKです。

    ジョブカン給与計算

    「ジョブカン給与計算」は、給与計算担当者の負担軽減に役立つ豊富な機能を備えたクラウド給与計算システムです。従業員一人ひとりの給与形態、控除項目、締め日や支給日を設定できるのはもちろん、面倒な残業手当も自動で計算。社会保険料も、加入している健康保険組合と従業員情報をもとに、自動で正確に計算します。複雑な被扶養者のカウントや、所得税の計算も安心して任せられます。給与明細のWeb上での配布も可能です。

    請求書発行を効率化できるツール

    請求書発行業務とは、製品やサービスを販売した相手に、その支払いを求める請求書を作成する業務を指します。ここでは請求書発行を効率化できるツールを2つ紹介します。

    楽楽明細

    「楽楽明細」は、請求書や支払い明細、納品書、領収書などのあらゆる帳票発行の印刷、封入、発送作業をゼロにできるクラウドサービスです。自社システムや販売管理システムから出力できる請求データをCSVやPDF形式で取り込むだけで、簡単に帳票を作成できます。帳票発行業務に特化しているので余計な機能がなく、操作しやすいシンプルなデザインなので、システムが得意でない人でも簡単に扱えることもポイントです。

    帳票クラウドサービス SVF Cloud

    「帳票クラウドサービスSVF Cloud」は、帳票の作成と出力に特化したクラウドサービスです。レイアウト作成ツールで作成した帳票レイアウトと、各種クラウドサービスやユーザーアプリケーションなどのデータと連携して帳票を作成します。プリントして出力するだけではなく、PDFやExcelファイルなどにデータ化したり、そのままFAXやメールで送信したりも可能です。

    人材管理を効率化できるツール

    人材管理とは、社員の新規採用や退職、解雇、転職などの雇用関係、育成や評価などの人事関係に関する業務を指します。ここでは人材管理を効率化するツールを2つ紹介します。

    KING OF TIME 人事労務

    「KING OF TIME 人事労務」は、人事データをシンプルに、わかりやすく一元管理するためのクラウド型人事労務管理システムです。管理項目は好きな名称で自由に作成できるので、必要な項目を必要なだけ管理できます。面倒なマイナンバーの登録も、従業員から申請してもらうことで負担を軽減。本人確認書類をあわせて画像アップロードしてもらうことで、突合作業も簡単です。管理権限や従業員の閲覧範囲を細かく設定することもできます。

    ヒトマワリ

    「ヒトマワリ」は、人材情報を一元管理して組織を可視化し、「戦略人事」を実現させるクラウド型の人事管理システムです。従業員一人ひとりのスキルや資格、家族情報など、個人に紐づくプロフィール情報を一元管理。従業員が自分の人事情報を確認し、変更申請も可能です。求人管理では、求人企画ごとに管理して、採用経路ごとの応募者数や内定者数をひと目で確認。従業員の評価管理だけでなく、面談フローやES調査も実施できます。

    勤怠管理を効率化できるツール

    勤怠管理を効率化できるツール

    勤怠管理とは、従業員の出勤や退勤、休憩時間、遅刻の状況などの「就業状況」を適正に把握し管理することを指します。ここでは勤怠管理の効率化に役立つツールを3つ紹介します。

    ジョブカン勤怠管理

    「ジョブカン勤怠管理」は、あらゆる業種に対応できる、クラウド型の勤怠・シフト管理システムです。ICカードやGPSの打刻による労働時間の自動集計はもちろんのこと、フレックスや裁量労働など多種多様な勤怠形態を採用して複雑化している労務管理にも対応。複雑なシフトも、直感的な画面操作で簡単に作成・管理できます。休暇の申請も、スマホや携帯電話、PCから簡単におこなえるうえ、承認・却下もワンクリックで済ませられます。

    KING OF TIME

    「KING OF TIME」は、インターネットに接続されたPCひとつで、高度な勤怠管理をおこなえるクラウド型のシステムです。ブラウザやスマホのGPS、ICカードなどからの打刻データをリアルタイムでブラウザ上にて管理できるので、「作業効率」と「コスト削減」を同時に実現できます。残業時間をリアルタイムで把握する、煩雑なシフト作成を自動化するなど機能も豊富。残業や休暇の申請・承認もすべてオンラインでおこなえます。

    楽楽勤怠

    「楽楽勤怠」は、出退勤や有給休暇、残業などの勤怠データを一元管理する、シンプルで使いやすいクラウド型システムです。個人の勤務形態、雇用形態にあわせて予定を設定可能。勤務スケジュールの登録もCSVで一括登録できるので簡単です。日次、月次などの条件にあわせて勤務実績をエクスポートしたり、給与システムにあわせてデータ加工し連携したりも可能です。有給はもちろん時間給にも対応。残業時間もリアルタイムで把握できます。

    労務管理を効率化できるツール

    労務管理とは、従業員の賃金や福利厚生など、労働に関するあらゆることを管理する業務を指します。ここでは労務管理を効率化するツールを3つ紹介します。

    SmartHR

    「SmartHR」は、従業員の入退社手続きや従業員情報の一元管理、年末調整などの人事・労務管理を効率化させるツールです。入社時に入力された従業員情報が、社員名簿に集約されるのはもちろんのこと、住所変更や扶養変更などの手続きをすると常に情報がアップデート。入退社にともなう社保や雇保などの書類も自動で作成されるので効率的です。雇用契約書や給与明細もすべてオンライン上で完結。紙のやり取りや管理・押印が不要になります。

    jinjer労務

    「jinjer労務」は、社会保険の各種手続きのオンライン化を実現。手続き書類の作成から申請までをすべてWeb上で完結し、労務管理のオペレーションを効率化するツールです。管理者と従業員が手続きの進捗を共有管理するToDoリストでタスク漏れを防止し、手続きの歩留まりの原因を解消。システム内で管理している重要な情報は暗号化されるため、セキュリティ面も安心です。

    楽楽労務

    「楽楽労務」は、入社時に必要な情報を、入社予定者からWeb上で収集することで、社会保険手続きに必要な書類を自動で作成できるツールです。従業員自身が情報を入力・提出するため、ミスを減らせます。雇用契約の締結もオンラインで完結するので、ペーパーレスの実現も可能です。住所変更や扶養変更手続きをするたびに、自動で従業員情報が更新されるので常にデータを最新に保てます。手続きごとにアラートを設定できるので、業務の抜け漏れを防止し、適切に進捗管理をおこなえます。

    まとめ

    バックオフィスの効率化に役立つツールを18個紹介しました。働き方改革により、従業員の働き方は多様化していることから、バックオフィスの業務内容も煩雑化・複雑化しています。人力で対応するには限界があり、ミスの発生を防ぐのは困難です。今回ご紹介したツールを活用し、業務の効率化をぜひ実現してください。

    • 執筆者:ボットマガジン編集部
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