【社内に導入!】年末調整を手助けするチャットボットとは?

【社内に導入!】年末調整を手助けするチャットボットとは?

毎年必ずやってくる年末調整。
会社によって担当部署は様々ですが、人事労務、総務、経理といった管理部門の方々にとっては悩みの種でもあるでしょう。

なぜなら、年に1回なので担当者も作業をうろ覚えですが、年末調整の書類を記入する”従業員”は作業自体をほとんど覚えていないからです。その結果、記入方法や提出物に関する問い合わせが止まず、自分の業務が進まなくてうんざり…という経験をお持ちの方も多いのではないでしょうか。

この記事では、社内にチャットボットを導入することで、年末調整の問い合わせ対応を激減させる方法をご紹介いたします。

この記事の目次

    年末調整に伴う「従業員からの問い合わせ」の課題

    年末調整の手続きを社内通知すると、従業員からの問い合わせが頻発することは避けられません。問い合わせに関して、具体的にどのような課題があるかをみていきましょう。

    問い合わせ対応で業務が進まない

    従業員からの問い合わせ件数が増加するため、対応に追われて業務が進まなくなります。結果、通常業務にも遅れが生じ、カバーするために残業が増えるといった弊害も発生してしまいます。

    また、複数の従業員からほぼ同じような問い合わせを受けるため、担当者のストレスも想像を絶するものでしょう。

    FAQを作成しても問い合わせが減らない

    過去の経験をもとに「年末調整用のFAQ」を作成している会社も多いのではないでしょうか。しかし、従業員からの問い合わせが減らないという声が多いのも事実です。

    原因は、「調べるより直接聞いたほうが早い」と考える従業員が一定数いるため、そもそもFAQを見ずに問い合わせされてしまうからです。

    問い合わせされず、誤った内容で提出されてしまう

    手続きの最中に不明点があった場合でも、問い合わせをせずに「多分大丈夫だろう」となんとなくで提出してしまう従業員も存在します。

    問い合わせる行為を面倒と感じていることが原因であり、結果的に担当者がチェックする際にミスが発覚するため、修正依頼をかけるなどの手間が発生してしまいます。

    年末調整に役立つチャットボットとは?

    チャットボットとは、従業員からの問い合わせに自動回答できるシステムです。企業の管理部門や情報システムで導入が進んでおり、年末調整の負担軽減に役立つと注目されています。

    チャットボットの利用イメージ

    例えば、社内ポータルにチャットボットへの導線を設けておき、ページを開くとチャット画面が展開されます。

    知りたいことを入力する

    チャットを開いたら、知りたいことをメッセージウィンドウに入力します。

    知りたいことを入力する

    質問の候補を選択する

    今回は「年末調整の保険料」について知りたいと仮定し、「年末調整 保険」と入力しました。
    入力された内容をもとに質問の候補が表示されるので、自身が知りたい選択肢をクリックします。

    質問の候補を選択する

    回答が表示される

    選択肢をクリックすると、回答が自動で表示されます。
    こちらの内容を参照することで、従業員は担当者へ問い合わせをせずとも疑問を解消することが可能になります。

    回答が表示される

    チャットボットの導入効果

    年末調整の業務にチャットボットを導入すると、一体どのような効果があるのでしょうか。

    担当者の問い合わせ対応件数が減る

    チャットボットが従業員からの問い合わせに自動回答してくれるので、対応件数を大幅に削減することが可能です。

    結果、業務が中断されることが少なくなるので、生産性が向上して残業の抑制にもつながります。また、同じような問い合わせに対応するストレスからも解放されるので、心理的にも非常に楽になります。

    対応する問い合わせが精査される

    チャットボットを導入したとはいえ、すべての問い合わせに回答できるわけではありません。パーソナルや複雑な内容については、継続して担当者が対応する必要があるのは事実です。

    しかし、チャットボットが一次対応してくれるようになるので、担当者に届く問い合わせが精査されます。結果、対応が必要な問い合わせのみに効率よく着手できるようになるため、負担軽減を実現できます。

    なぜチャットボットが問い合わせ対応に“効く”のか

    従業員の目線で考えると、チャットボットを利用するメリットが2点あります。

    気軽に質問できる

    担当者にメールやチャットをすることを面倒だと感じたり、質問すること自体に抵抗がある従業員にとって、チャットボットは“所詮ロボット”のため、気軽に質問することが可能です。

    FAQを探すよりも楽

    何ページにも及ぶFAQの中から能動的に回答を探すより、チャットボットに質問するほうが楽に回答にたどり着くことが可能です。知りたいことを入力して、画面をぽちぽちクリックするだけで済むため、従業員の負担も少ないです。

    これらのメリットにより、チャットボットの高い利用率を期待できます。結果、従業員の自己解決を促すことが可能なため、問い合わせ対応の削減に“効く”といえます。

    おすすめチャットボットの紹介

    チャットディーラーAI

    年末調整を手助けするチャットボットとしておすすめなのが「チャットディーラーAI」です。

    チャットディーラーAIは、社内利用に特化したチャットボットというコンセプトで、管理部門や情報システム部門で数多く導入されています。

    【おすすめポイント①】短期間で導入できる

    AI(人工知能)を搭載しているため、学習データの活用で幅広い問い合わせに回答することが可能です。

    一般的にAIの学習には時間がかかるといわれていますが、チャットディーラーAIは社内利用に特化して“事前に学習を済ませている”ため、短期間で導入することが可能です。

    また、専属のサポート担当を無料でアサインしているため、豊富な導入実績をもとにスムーズな導入をリードしています。

    【おすすめポイント②】ビジネスチャット上で利用できる

    Microsoft TeamsやLINE WORKS、slackなどのビジネスチャット上からチャットボットに質問することが可能です。

    日常遣いしているツール上から問い合わせできることは、従業員の利用ハードルを下げ、社員の自己解決率UPを期待できます。

    ▼Microsoft Teamsの利用イメージ

    Microsoft Teams

    ▼LINE WORKSの利用イメージ

    LINE WORKS

    【おすすめポイント③】年末調整以外にも活用できる

    年末調整に限らず、平常時の社内問い合わせ対応にも活用可能です。管理部門全体で利用することを想定しているため、人事労務、総務、経理といった部署をまたいだ利用でもストレスなくお使いいただけます。

    平常時の社内問い合わせを削減することで、よりコアな業務に集中できるようになり、年間を通して生産性の向上を実現可能です。

    もしご興味が湧きましたなら、短期導入できますので、来年といわずにお気軽にお問い合わせくださいませ。
    詳しい資料は下記よりダウンロードいただけます。

    >>チャットディーラーAIの資料ダウンロードはこちら

    チャットボットのQ&A

    年末調整向けにチャットボットを導入すべき人は?
    年末調整にチャットボットを導入するメリットは?
    • 執筆者:ボットマガジン編集部
    • この記事を書いた人

      ボットマガジン編集部

      ボットマガジン編集部です!チャットボットについて、タイムリーでお役立ちな情報をお届けします。

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