『攻めの総務』とは？その重要性と攻めに転じるポイント

攻めの総務（戦略総務）とは？

攻めの総務（戦略総務）とは、文字通り経営・現場の改善・改革等に能動的に介入していく総務の在り方のことです。総務部が主体となり、企業の先陣を切って戦略的にアクションを起こしていくのが大きな特徴です。

現代の企業は社会情勢の変化や企業間競争の激化により数多くの課題を抱えており、その解決に大きな成果が期待できることから、従来の守りの総務から攻めの総務への移行を試みる企業が増加しています。

攻めの総務と守りの総務の違い

攻めの総務と守りの総務では、さまざまな点において違いが見られます。ここでは、両者の主な違いについて解説します。

• ■守りの総務（従来型の総務）
• 社内の管理業務・調整業務・定型業務が中心
• 業務の大半は事務的な作業
• 業務スタンスは受動的

• ■攻めの総務（戦略総務）
• 戦略立案・環境整備・社内外の情報収集など業務範囲は多岐に渡る
• 事務作業だけでなく施策の実施や社外との折衝も含まれる
• 主体的に経営や組織変革に携わっていく能動的な業務スタイル

攻めの総務と例えられる通り、総務が主体となって積極的に企業の変革や生産性の向上といったアクションを起こしていく点に大きな違いが見られます。

攻めの総務が求められる理由

攻めの総務を導入する企業は増え続けていますが、なぜ近年になって攻めの総務が求められるようになったのでしょうか。ここでは、その理由について解説します。

社会変化のスピードが早い

攻めの総務が求められるようになった最大の理由は、トレンド・消費動向・技術動向など、ビジネスを取り巻く環境の変化が激しいことが挙げられます。企業は変化に対応するためにスピード感のある経営を行う必要があるため、従来の守りの総務では十分な役回りを果たすことができません。

管理業務や定型業務を行う従来の総務からの脱却を図り、経営的な視点を持ち企業経営や企業変革に積極的に携わっていく攻めの総務として活躍していくことが求められています。

人材不足

日本国内では人口減少や少子高齢化の影響により、労働生産人口は年々低下し続けているため、多くの企業が深刻な人材不足に悩まされています。

このような状況のなか、優秀な人材の確保や定着を図るためには、企業の魅力を高めたり働きやすい環境を構築したりといった対策が重要です。

働き方改革・ダイバーシティー・健康経営・福利厚生の充実といった具体的な施策を積極的に推進していく役割を担う部署として、攻めの総務が強く求められています。

働き方の多様化

近年では、コロナ過に対する対策としてのテレワーク導入をはじめ、リモート勤務・フレックス制・フリーアドレス・ワーケーション等、従来の日本社会の画一的な働き方とは大きく異なるさまざまな働き方が普及してきています。

ビジネスを推進する企業側の事情だけでなく、企業に応募してくる求職者からの需要もあるため、多様化する働き方への対応は企業の成長を左右する大きな要因となっています。

働き方の多様化を推進するためには、ITツール導入・ルールや仕組みといった環境の整備・内部統制の実施など、さまざまな施策を実施する必要があります。必要十分な施策や準備を行い、働き方の多様化をスムーズに推進していくためにも、攻めの総務の活躍が求められています。

ルーティンワークの価値低下

従来型の守りの総務は、書類業務や問い合わせ対応といったルーティンワークが業務の大半を占めていました。しかし現在では、業務支援システム・管理システム・チャットボットといったデジタルツールの普及により、人の手で行われるルーティンワークの価値は低下しつつあります。

総務部の人材が持つ知識・スキルといった貴重なリソースからより高い付加価値を生み出すためにも、守りの総務から攻めの総務への移行が求められています。

攻めの総務が担う役割

ここでは、攻めの総務に求められる役割について解説します。従来の総務から戦略総務への移行を検討している方は、新たにどのような役割が求められるのかを把握しておきましょう。

社内環境の改善

攻めの総務の基本的な役割となるのが、社内環境の改善です。従来の守りの総務も、社内の備品や設備の整備や管理を行ったりといった役割を担いますが、攻めの総務においては更に一歩踏み込んで、以下のような業務効率化や負荷軽減といった具体的な成果に繋がる施策を行うのが特徴です。

• ITツールの導入
• デジタル化やペーパーレス化の推進
• テレワーク等の業務体制の整備
• 福利厚生等の充実

社内全体を見渡せる総務部ならではの視点から、積極的に組織のベネフィットとなる施策を実施していくのが、攻めの総務の大きな特徴となります。

経営陣と現場の橋渡し

一定以上の規模の企業となると、経営陣と現場の距離が離れており、両者では考え方や認識に齟齬が生じるケースが多くあります。

現場についての理解が浅い経営陣が企業の舵取りを行ったり、反対に現場から経営陣の方針や意図が見えなかったりすると、組織全体が同じ方向を向くことができず、企業活動を円滑に推進することができません。

攻めの総務は、経営陣と現場の橋渡しを行い、両者を繋いでいくことも重要な役割のひとつです。経営陣の考えを現場に浸透させ、現場の状況や意見を経営陣に的確に伝えることで、双方の距離を近づけた企業活動を実現することが可能となります。

ステークホルダーとの関係構築

ステークホルダーとは、企業が活動を行ううえで直接的または間接的な利害関係を有する者のことを言います。円滑な企業活動を行うには、仕入先・取引先・消費者・労働者・株主・地域社会・行政機関・専門家・債権者といったステークホルダーとの良好な関係を維持することが非常に重要となります。

攻めの総務は、状況に応じてステークホルダーとの関係構築や関係維持を行い、自社がスムーズに企業活動を行うための地盤を作り上げることも重要な役割です。戦略的に関係構築や関係維持を行っていくためにも、高いコミュニケーションスキルや調整力が必要となります。

攻めの総務を実現するためにすべきこと

攻めの総務は一朝一夕で実現することはできないため、着実に準備を進めて土台を固める必要があります。

ここでは、攻めの総務を実現するためにやるべきことについて解説します。

注力すべき業務の見定め

従来の守りの総務から攻めの総務へと移行すると、業務内容が一変するだけでなく業務量も急激に増加します。例えば、以下のような業務に取り組んでいくこととなります。

• 社内外の情報収集
• 業務効率化
• 体制構築
• 環境整備
• 経営陣への提言
• 働き方改革等の施策の推進
• 組織内の課題や問題の解決
• 従来の総務機能の維持

全ての業務を同時に進めることは不可能であり、企業によって取り組むべき業務は異なるため、まずは注力すべき業務の見定めと優先順位付けを行うことが先決です。

他部署でも消化できる業務やアウトソーシング可能な業務は思い切って委任して、攻めの総務が活動するリソースを確保することも重要なポイントです。

社内外の情報収集

攻めの総務として効果的な施策を実施していくためには、幅広く情報を集めることも重要です。社内を広く見渡して現状の課題や問題を把握することはもちろん、社外にも目を向けて新しい刺激や発想を取り入れていくことがポイントです。

社内だけの情報ではどうしても閉塞的となり、組織の改善や変革に繋がる効果的な打ち手は見つからないものです。攻めの総務を実現するためには、普段から情報に対してアンテナを張っておき、ビジネスセミナー・講演会・勉強会・交流会等にも積極的に参加していくことが重要となります。

働き方改革の推進

現在社会全体で政府主導の働き方改革が大きな注目を集めており、企業はその対応に迫られています。働き方改革の推進が進んでいない企業は、企業価値が低下するだけでなく人材獲得競争においても競合企業に後れを取ってしまうため、攻めの総務が主体となって必要十分な施策や環境構築を実施していくことが重要です。

人材の確保や従業員満足度は、ヒト・モノ・カネ・情報といった企業の経営資源のなかで最も重要度の高い「ヒト」に影響するものであるため、攻めの総務の役回りのなかでも優先度の高い施策となります。

福利厚生の見直し

福利厚生は、従業員の働きやすさ・従業員満足度・会社に対するコミットメント等に直結する重要な要素であるため、攻めの総務として企業の成長や発展を担うのであれば、決して無視することができない分野となります。

求人採用活動の反響・社員の定着率・社員のライフスタイル等を考慮して、まずは現状の課題や社員からの要望について分析を実施し、社員の満足度向上ならびに企業の魅力や価値の向上に繋がるように、福利厚生の見直しを実施していきましょう。

業務のIT化

攻めの総務として組織に大きな変化や変革を起こしていくには、現代においてはITツールの活用は必須となります。

ニーズを見極め、積極的にITツールの導入を行っていくことで、総務部門自身も他の部門に対しても、業務効率化・正確性向上・コスト削減といった具体的な変化や変革を起こしていくことができます。

どのようにITツールを活用して業務のIT化を進めていくかは、攻めの総務の腕の見せ所でもあるため、攻めの総務を実現したいのであれば必ず意識しておくようにしましょう。

攻めの総務の構築に役立つ「チャットディーラーAI」

攻めの総務を実現するには、従来の総務が行っていた管理業務や問い合わせ業務を低減して、新たな取組を行うためのリソースを確保する必要があります。そこでおすすめとなるのが、問い合わせ対応を代替させることができるチャットボットの導入です。

このときおすすめなのが、社内問い合わせ対応に特化したチャットボットツール「チャットディーラーAI」です。

チャットディーラーAIには以下のような、総務部門にとって嬉しい特徴があります。

• 豊富なテンプレートと学習済みAIを駆使することで、短期間でスムーズに導入可能
• 使いやすさ・分かりやすさに優れており、利用率や解決率を向上させやすい
• カスタマイズ性にも優れているため、環境に合わせて導入できる
• 設置場所の自由度が高く、社内ポータル、ビジネスチャットなど社内で最もパフォーマンスを発揮できる場所へ設置可能
• 問い合わせ対応の代替からFAQシステムへの誘導まで、総務の負荷軽減に幅広く活用できる

チャットディーラーAIに問い合わせ対応やFAQシステムへの誘導を代替させることで、総務部のスタッフの業務負荷を大幅に軽減することが可能となります。これによりリソースに余裕を生み出すことができれば、攻めの総務の施策に注力しやすくなるでしょう。

攻めの総務の環境構築を行いたい方は、ぜひチャットディーラーAIをご検討下さい。

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まとめ

今回は、攻めの総務（戦略総務）についてご紹介しました。現代社会は、新型コロナウイルス感染拡大・物価高騰・デジタル技術の進化など、目まぐるしい変化が起こっているまさに激動の時代。このような状況においても企業が発展し続けるためには、バックオフィスである総務部門も主体的に課題解決や変革に取り組み、「攻めの総務」として活躍することが求められます。

現状の総務部のパフォーマンスを向上させたい方や、変化に強い組織づくりを行いたいと考えている方は、この機会にぜひ攻めの総務への移行を検討してみてはいかがでしょうか。