注目の「戦略総務」が担う役割とは？攻めの総務が会社を変える

戦略総務とは

戦略総務とは、企業が掲げる目標の達成や組織内で抱える課題の解決に積極的に提案を行ったり改善施策を実施したりすることで、企業の成長や生産性向上をサポートしていく総務部門の在り方を指します。

従来の受け身・守りのスタンスの総務と全く逆の性質を持ち、戦略的かつ能動的に活動を行っていくことから、攻めの総務であるとも呼ばれています。

戦略総務は、トレンドや時代の変化に柔軟に対応していく必要がある現代の企業において、重要な役割を担うと同時に大きな活躍が期待できることから、多くの企業が推進を検討している状況です。

戦略総務は一般的な総務とどのように違う？

戦略総務の概要については上述の通りですが、では従来の一般的な総務とは、具体的にどのような違いがあるのでしょうか。以下に、比較を交えてご紹介します。

	戦略総務	一般的な総務
スタンス	能動的	受動的
メイン業務	企画・提案・実行等さまざま	ルーティン業務が大半
業務範囲	幅広い	一定

従来の総務は定型業務や問い合わせ対応等の一定のルーティンを繰り返す「守り」の部署でしたが、戦略総務はより幅広い業務に能動的に介入していくことが大きな違いです。

業務範囲が広がりより多くのリソースが必要となるため、戦略総務の実現のためには従来の総務業務の一部をアウトソーシングする必要性が生じる場合もあります。

戦略総務の必要性が高まった背景

戦略総務の必要性が高まった背景には、以下のような理由が考えられます。

• ITツールによる自動化・アウトソーシングサービスの充実等により。従来の総務部が行っていたルーティンワークの価値が低下した。
• テレワーク・リモートワークの一般化により既存の業務・施策では対応できなくなってきた。
• 総務部の在り方もオンライン寄りとなってきた。
• 人手不足の影響により少人数で多くの成果を出すことが求められるようになってきた。
• 消費の多様化・トレンドの変化によりスピード経営・生産性向上が重要となってきた。

このようなさまざまな要因により、アナログな業務方式でルーティンワークを行っていた従来の総務部では、現代の企業経営・ビジネススタイルに合致しなくなってきたことが大きな理由として挙げられます。その根底にあるのは、コロナ禍によるテレワーク・リモートワークの一般化というビジネス環境の変化が最も大きく影響していると考えられます。

Withコロナ・ポストコロナ時代の総務に対するニーズに対応するためにも、従来の総務部の範囲を超えて企業活動に貢献するためにも、現代の企業は総務部を戦略総務化することが求められていると言えるでしょう。

戦略総務の役割

戦略総務は、上述の通り企業をリードするように戦略的に活動していく総務のことを指しますが、具体的にどのような役割を担うのでしょうか。

ここでは、戦略総務が担う具体的な役割について解説します。戦略総務の役割や活躍について理解を深めるためにも、ぜひご参考下さい。

社内の環境整備や改善

戦略業務の代表的な役割のひとつが、社内環境・業務体制の整備・改善です。従来の総務も環境整備は担当していましたが、戦略総務においてはルーティン的に行うのではなく、不要なリスクを低減してより良い成果に結びつくように、積極的に環境や体制の構築に働きかけていく点に大きな違いがあります。

積極的な介入により、企業の生産性向上や業務効率化といった売上に繋がる部分に貢献できることも、戦略総務が攻めの総務と呼ばれる理由と言えるでしょう。

経営戦略や意思決定のサポート

経営陣は企業経営の舵取りを行うために、日々さまざまな事柄について検討を行い、経営戦略の策定や経営上の意思決定を実施しています。戦略総務は、経営陣の意思決定や判断に必要な情報の収集・調査・分析を行い、経営陣がより良い判断や決定を行えるようにサポートを行うのも重要な役割です。

企業経営において最も重要となる判断・意思決定に積極的に介入していくポジションであることも、戦略総務が攻めの総務と言われる所以となっています。

現場と経営陣とをつなぐ

戦略総務には、実際に業務を遂行している現場と経営陣との間に立ち、両者を繋ぐ橋渡しとしての役割も担います。

従来の総務にも、経営陣の方針・意図・意向を現場に伝えるという役割がありましたが、戦略総務においてはそれだけでは不十分です。経営陣の意思決定を現場に伝える際にも、ただ内容を伝えるだけでなく社員のモチベーションやコミットメントを高めることが重要です。

また、トップダウンの意思伝達だけでなく、現場の意見を的確に経営陣に伝えたり、良い意見やアイデアがあれば経営陣に検討を促すことも必要となります。

このように現場と経営陣を双方向に繋いで企業活動を盛り上げていくことが、戦略総務ならではの重要な役割です。

多様なアイデアの実行

戦略総務は、仕組み作り・サポート・調整といった業務だけでなく、社内で導き出された多様なアイデアを実行していく役割も担っています。管理や統制といった従来の業務から逸脱して実行部隊として先陣を切るケースもあることが、戦略総務が攻めの総務であると言われる理由のひとつです。

社内で発現するアイデアは、イベント企画・福利厚生の充実・業務のデジタル化・斬新な福利厚生の整備などさまざまなものがあります。柔軟性と行動力を持ってこのようなアイデアを具現化していくことも、他部署では担当できない戦略総務ならではの役回りとなります。

戦略総務として取り組みたい内容

戦略総務には、さまざまな役割があることがわかりました。ここでは、一歩踏み込んで、戦略総務がその役割を果たすために取り組みたい具体的な施策についてご紹介していきます。

これから戦略総務を実践していきたい方や、戦略総務でより良い成果を上げたい方は、ぜひご参考下さい。

業務改善に取り組む

戦略総務として企業をリードしていくのであれば、より自社が生産性を向上できるように、まずは業務改善に取り組んでいくことが重要です。

現状の社内の業務体制・業務フローを全て洗い出し、俯瞰的視点で分析を行い、改善すべき問題点や課題点を発見、そのうえで業務の優先順位付けやツールによる自動化・効率化といった具体的な改善施策を実施していきます。場合によっては、業務のアウトソーシングを経営者に打診することもあります。

戦略的思考を持って企業がより良い成果を目指せるようにアクションを起こしていくことこそ、攻めの総務である戦略総務の醍醐味と言えます。

社内外から有益な情報を集める

戦略総務が企業をリードしていくには、質の良い情報を集めてより良い戦略・施策に繋げていくことが重要なポイントです。

総務部は従来から経営陣・社内各部署の情報を集めて状況の把握や管理業務に役立てていた部門ですが、戦略総務においては社内からの情報を強化すると同時に、社外にも目を向けてより多くの有益な情報を集めることが重要な取り組みとなってきます。

社内という閉じた環境から得られる情報には限界がありますが、社外からの情報には制限がなく、異業種の情報や業界の最新情報などの社内からは得られない有益な情報も多くあります。そのため、戦略総務として斬新な発想や着想を得たいのであれば、特に社外から積極的に刺激を受けていくスタンスがおすすめとなります。

DXの推進

DX（デジタルトランスフォーメーション）とは、デジタル技術を活用して人々の生活・ビジネス等をより良い方向へ変革させていくという概念です。政府が大々的に推奨していることもあり、現代のビジネスにおけるコアワードともなっています。

企業がDXを実現するには、全社的に大々的な業務方式・業務体制の変革を行う必要があり、成功させるのは容易ではありません。自社にとって最適なDXの在り方を模索・定義して理想的な状況を実現していくことも、戦略総務が率先して取り組んでいきたい重要な施策となります。

働き方改革の推進

働き方改革とは、働く人々がそれぞれの事情に応じた多様で柔軟な働き方を選択できるようにするための改革です。政府主導で推進されている改革であり、現代の企業は企業価値を向上させるためにも積極的に取り組むことが求められています。

働き方改革の積極的な推進は、社内の環境・体制を整える役割を担う戦略総務における中心的な取り組みであると同時に、インパクト・効果性の非常に大きな取り組みです。ITツールの導入や新しい業務体制・業務フローの構築など、戦略総務が介入できる分野も多くあります。

働き方改革の推進は、従来の守りの総務では実現できない成果を上げ、戦略総務のパフォーマンス・存在感を示す良い機械でもあるため、積極的にチャレンジしていきたい取り組みとなります。

福利厚生の充実化や見直し

現代の企業における福利厚生は、従業員に対するサービスというよりは、従業員満足度・採用力・企業価値・生産性などを強化するための重要な取り組みという位置づけとなっています。

戦略総務が大きく貢献できる分野であるため、企業・社員の成長に繋がるように、徹底的な見直し・拡充を行っておくのがおすすめです。

福利厚生には、法律により実施が義務付けられた法定福利と、任意で実施する法定外福利の2種類があります。

まずは法定福利の内容・質が十分であるかをチェックして、企業としての法令・コンプライアンス遵守を担保しておくことが先決。続いて競合との差別化や自社の独自性の発揮に繋がるように、法定外福利にも注力していくという手順がおすすめとなります。

戦略総務になるために解決すべき課題

総務部を戦略総務化するには、先に解決しておくべき課題があります。課題を解決せずに戦略総務化に取り組んでも、スムーズに体制変更を行えない場合があるため注意が必要。

以下に、解決すべき課題について具体的に解説していますので、ぜひご参考下さい。

業務量が多く範囲が広い

企業の総務部門は、各種管理業務・顧客対応業務・各方面からの依頼への対応など、従来から業務量が非常に多く業務内容も多岐に渡ります。戦略総務化を実施する以前に人手不足やリソース不足に陥っているケースも多くあります。

そこで重要となるのが、戦略総務化を実施する前に、ツールの導入・体制やフローの見直し等を実施して、できるだけ総務部門の業務をスリム化しておくことです。

総務部門を戦略総務化すると業務範囲・業務量は更に拡大するため、この課題を解決せずに戦略総務を実現することはできません。

非効率な業務が多い

総務部門は他部門よりもデジタル化が進んでいない傾向にあり、未だに紙と印鑑を用いたアナログな業務やエクセルを中心とした手間のかかる業務を行っている企業が多く見られます。

このような手作業による業務は時間や労力がかかり非効率であるため、デジタル化の推進によりできる限りの業務を自動化・効率化しておくことが重要です。

戦略総務化と同時にデジタル化を実施すると、業務が混在して自動化・効率化を上手く進めることが難しくなるため、戦略総務化以前に済ませておくことがポイントです。

戦略総務になるために必要なこととは？

戦略総務は、従来の総務とは業務体制・業務フロー・業務負荷が大きく異なる特性を持ちます。そのため、総務部を戦略総務化する際には、以下に解説するような施策や環境構築を実施することが重要なポイントです。

これから総務部の戦略総務化を考えている方は、ぜひご参考下さい。

重要度の高い業務を選別する

戦略総務は、従来の総務部門の業務範囲を超えてさまざまな業務を担当することとなります。成果や企業への貢献度を重視するあまり、業務範囲は際限なく拡大してしまいがちであるため、業務の選別と優先順位付けを行っておくことが戦略総務を上手く機能させるための重要なポイントとなります。

戦略総務でなければ担当できない業務以外は他部署へ任せ、重要な業務に注力するリソースを意識的に確保することも重要です。

社内外とのコミュニケーションを積極的にとる

戦略総務は、企業をリードするための効果的なアクションを行うために、常日頃から社内外へアンテナを向けておき、積極的に情報をキャッチアップしていくことも重要な役割です。

各媒体や資料による情報だけでなく、社内外の人物とのコミュニケーションを積極的に行い、生の声や意見を集めることがポイント。加工された情報ではなく社内外の関係者が実際に感じている情報にこそ、戦略総務の業務遂行に役立つ貴重な情報や重要な情報が多く存在するためです。

社内外の関係者とのコミュニケーションは戦略総務の情報収集の基本であるため、積極的にコミュニケーションを図っていくことが、パフォーマンスを発揮できる戦略総務になるための必須項目となります。

アウトソーシングやツールを有効活用する

戦略総務は、従来の総務部門よりも業務範囲も業務量も大幅に増すため、いかに自動化や効率化を図り戦略的業務を実施するためのリソースを確保するかが重要となります。

そのため、まずはITツールの徹底的な活用により、限界まで自動化・効率化を進めておくことが重要なポイント。ITツールでは十分なリソースを生み出せていない場合には、ツールにより自動化・効率化を行えない業務に関してアウトソーシングを活用するのもおすすめの方法です。

従来の総務部の体制のままでは戦略総務を実施する余力を生み出せないため、ツールやアウトソーシングによる自動化・効率化は徹底的に実施しておきましょう。

戦略総務の取り組みを支援するITツールとは？

戦略総務の実施にあたっては多くの時間・労力が必要となるため、いかに通常業務の負担を低減して余剰リソースを捻出するかが重要となってきます。そこでおすすめとなるのが、ITツールを活用して総務部の業務効率化・負担軽減を図る方法です。

ここでは、戦略総務の取り組みを支援するおすすめのITツールについてご紹介します。

社内問い合わせ対応を効率化する「チャットボット」

チャットボットとは、チャットとロボットを組み合わせたワードで、利用者からの問い合わせに自動で対応できる自動会話プログラムのことです。

本来有人で行っていた社内問い合わせ対応をチャットボットに代替させることで、多忙を極める戦略総務においても、新しい取り組みや施策を実施する時間を捻出することが可能となります。

戦略総務を高い確度で実現するには、RPA・チャットボット・各種SaaSツールといったデジタルツールを駆使することが必要不可欠です。まずは、戦略総務にとっての導入効果が大きなチャットボットから検討してみることをおすすめします。

導入が手軽なチャットボット「チャットディーラーAI」

チャットボットにはさまざまな製品があるため、戦略総務に適した製品を選ぶことが重要となります。そこでおすすめのチャットボット製品が、社内用AIチャットボット「チャットディーラーAI」です。

主な特徴や戦略総務におすすめである理由についてご紹介します。

• 社内用テンプレートの種類・質が充実しており、戦略総務用のFAQをスムーズに整備できる
• 設置場所の自由度が高く、最も戦略総務のパフォーマンス向上に繋がる場所に設置できる
• テンプレートと学習済みAIにより短期間で手軽に運用をスタートできる
• 利便性・操作性の高さから利用率を高めやすく、総務部への問い合わせ流入量を削減しやすい
• 柔軟性・カスタマイズ性に優れており、戦略総務の体制に合わせて活用できる

チャットディーラーAIは、他のAI搭載型チャットボットよりも圧倒的にリーズナブルな価格で高いパフォーマンスを発揮できる製品です。導入から目標達成まで徹底的なサポートを提供しているため、戦略総務の体制支援にチャットボットを活用したい方は、ぜひご検討下さい。

チャットディーラーAIの詳細はこちら

まとめ

戦略総務は、従来の後方支援を主とした守りの総務部とは全く逆と言っても過言ではない、企業活動をリードしていく攻めの総務部です。定型業務・ルーティン業務の付加価値が低下しつつある現代においては、積極的に総務部を戦略総務化していくことによって、企業の生産性向上・業績向上・ビジネスの加速など、さまざまな成果に繋げていくことができます。コロナ禍の長期化・物価の高騰といった、現代のビジネスを取り巻くネガティブな状況を打破する可能性も秘めているでしょう。

戦略総務はビジネスのトレンドとして注目されているだけでなく、重要な役割・施策を担う実践的な総務の在り方です。戦略総務に興味・関心を持っている方は、ぜひ当記事も参考にして自社での実施を検討してみて下さい。