IT資産のライフサイクル管理を効率化する方法とは?

IT資産のライフサイクル管理を効率化する方法とは?

情報システム部こと情シスは、社内のIT機器やツールに関するさまざまな業務に対応します。そのうちの1つがIT資産のライフサイクル管理です。

IT資産のライフサイクル管理が適切におこなわれていないと、さまざまな問題が発生します。場合によっては情報漏えいなど大きなトラブルを引き起こし、企業に致命傷をおこしかねないため注意が必要です。

今回の記事では、情シスの重要な業務の1つであるIT資産のライフサイクル管理について、その必要性や課題、また効率化する方法などを解説します。

この記事の目次

    PCなどIT資産のライフサイクル管理とは

    PCなどIT資産のライフサイクル管理とは

    IT資産のライフサイクル管理とは、社内で使用している各種IT機器やシステム、デジタルツール、社員が使用しているPCなどを管理する業務です。具体的には、以下のような内容を記録・管理します。

    1. 購入した年月日
    2. 保管・使用されている場所
    3. ライセンスの有効期限

    IT資産管理では、これらに関する情報を、購入から廃棄、システムやデジタルツールの場合は解約まで一元管理します。

    とくにシステムやデジタルツールに関しては、ライセンスが切れてしまうと業務に支障が出かねません。会社の業務を円滑に進めるためにも、情シスはIT資産のライフサイクル管理をきちんとおこなう必要があるのです。

    IT資産のライフサイクル管理はなぜ必要?

    IT資産のライフサイクル管理はなぜ必要?

    IT資産のライフサイクル管理が必要な理由として、2点をご紹介します。

    業務効率の向上

    IT資産のライフサイクルを適切に管理することは、業務効率を向上させるために必要です。

    IT資産のライフサイクルが適切に管理されていないと、寿命が来ていることに気がつかず、古い機器を使い続けてしまうことがあります。耐用年数を超えたような古いIT機器は、いつ故障するかわかりません。突然不具合が起これば、業務が停止してしまう可能性がありハイリスクです。

    また、IT機器は進化が著しいので、適切なタイミングで新しいものに更新すると、性能が向上するので業務効率の向上につながります。

    機器の寿命を見極め、適切なタイミングで更新するために、IT資産のライフサイクル管理は重要なのです。

    セキュリティ対策としても重要

    IT資産のライフサイクル管理は、セキュリティ対策としても欠かせません。

    たとえば廃棄処分する際には、誰がどのように廃棄したかを把握していないと、不適切に処分された場合はデータを盗まれ情報漏えいにつながる恐れがあります。

    自社の情報ならまだしも、ユーザーの個人情報や他社の情報が漏えいすると、大きな問題に発展して企業の社会的信頼を失うことにもなりかねません。

    そのような事態を防ぐためにも、IT資産のライフサイクル管理は重要です。

    ライフサイクル管理のステップ

    ライフサイクル管理のステップ

    実際にライフサイクル管理をおこなうときには、IT資産ごとに以下の4つのステップがあります。

    1. 調達
    2. 導入
    3. 運用・管理
    4. 消去・廃棄

    それぞれどのような内容か説明します。

    調達

    IT資産を選定して購入するステップです。

    購入する以外にも、リースやレンタルといった方法もあります。デジタル系のツールであれば、サブスクリプション契約することも考えられるでしょう。

    調達した日時はもちろん、個々のIT資産のプロダクト番号やライセンスの期限などを記録しておきます。

    導入

    調達したIT資産を、自社の業務で使えるように設定して各部署に導入・設置したり、社員に配布したりします。どのIT資産が、どの部署・社員に渡ったのかをきちんと記録しておきましょう。

    なお、この業務はキッティングと呼ばれます。

    運用・管理

    IT資産が使用されている間に問題があれば対応し、ライセンスが切れるものがあれば更新をおこないます。PCに関しては、セキュリティ対策を考え、最新のOSへのアップデートにも対応しましょう。

    消去・廃棄

    IT資産が寿命を迎えたり、新しい機器に更新したりして廃棄やリース元に返却する場合、確実にデータを消去する必要があります。

    破棄処分するものに関しては、物理的にディスク破壊などをおこないましょう。万一にでも情報漏えいが発生しないよう、細心の注意が必要です。

    ライフサイクル管理における課題

    ライフサイクル管理における課題

    情シスがIT資産のライフサイクル管理をおこなううえで、よくある課題は次の6つです。順番に確認しましょう。

    情シスの人手不足

    IT資産のライフサイクル管理は、情シスがおこなうのが一般的です。

    しかし情シスは本来、基幹システムの設計や管理運用、社内イントラネットの構築などがメイン業務。近年はDXを進めることも求められ、業務過多に陥っている情シスがほとんどといっていいでしょう。

    とくに中小企業では、「ひとり情シス」やITが得意な社員が兼任している「ゼロ情シス」のところも少なくありません。そのような企業では人手が足らず、IT資産のライフサイクル管理にまで手が回らないのが現実です。

    調達先や調達方法がさまざまで煩雑

    IT資産を導入する際には、各部署や業務内容によって適切な機種やスペックの端末を選定しなければなりません。しかし導入する端末のメーカーや種類が増えすぎると、トラブル対応などのちのちの運用が煩雑になってしまいます。

    また、調達方法も購入するのがいいのか、リースやレンタルがいいのかなど、メリットデメリットや長期的なトータルコストを含めて検討しなければなりません。そういったことに手間と時間が取られるのも、ライフサイクル管理の課題です。

    導入・キッティングの負荷

    IT資産を購入したら、部署や社員にそのまま手渡すわけにはいきません。一つひとつ、適切に使用できるように、各種設定をおこなう必要があります。

    たとえば社員用のPCであれば、OSやネットワークの設定、業務で使用するアプリケーションのインストールと設定、セキュリティ設定など多岐に渡ります。それが1台であればまだしも、社員全員分となると、企業の規模によってはそれだけで何日もかかるでしょう。

    そして引き渡し時には、誰に、どの機器が渡ったのかを記録しなければなりません。キッティングだけでも、情シスには膨大な負担がかかるのです。

    ヘルプデスク対応や故障時のサポート

    IT資産の運用が始まると、今度はヘルプデスク対応や故障時のサポートに追われます。

    社内の誰しもがITに長けているわけではありません。そのためトラブルともいえないような、ちょっとした問題でも情シスのもとに相談が寄せられることがあります。社員の業務を止めるわけにもいかず、情シスはヘルプデスク対応と故障時のサポートに追われがちになってしまいます。

    また、故障時には代替機を用意したり、修理のためにメーカーに連絡したりといった業務も情シスの仕事です。そのため日中はトラブル対応に終始し、自分の業務は残業してこなすしかない情シス担当者も多いのです。

    適切な廃棄処理の実施

    ライフサイクル管理の最後は、適切な廃棄処理が必要です。

    IT資産によって廃棄処理の方法は異なりますが、たとえば社員のPCの場合には、物理的に破壊する、磁気により消去する、OSの消去機能を利用するなどいろいろな方法があります。いずれの方法にしても、情報漏えいが発生しないよう、確実にデータを消去することが求められます。

    このような処理も、IT資産すべてに施す必要があり、さらに1つでも漏れがないよう注意深く実施しなければなりません。非常に神経を使う業務であり、それをおこなう情シス担当者には、大きな負担がかかります。

    テレワークならではの対応も

    近年は、社員にモバイル端末やノートPCなどを持たせている企業も多いのではないでしょうか。とくにコロナ禍の影響でテレワークを導入した企業では、社員が自宅に端末を持ち帰って業務をおこなっているケースがほとんどでしょう。

    そういったIT資産もしっかりと管理し、どこで・誰が・何を使用しているかを把握して、紛失などのトラブルを未然に防がなければなりません。情報漏えいが発生しないよう、社員のセキュリティ教育も必要です。そういった手間が必要になるのも、IT資産のライフサイクル管理の課題です。

    ライフサイクル管理を効率化するには?

    ライフサイクル管理を効率化するには?

    IT資産のライフサイクル管理を効率化するために、考えられる方法を3つご紹介します。

    IT資産管理ツールの活用

    IT資産のライフサイクル管理は、IT資産の管理に特化したツールを導入すると効率化を図れます。

    IT資産管理ツールとは、社内にある各種IT資産のライセンスや利用アカウントなどを一元管理するツールです。管理するIT資産には、PCやスマートフォン、プリンタなどのハードウエアだけでなく、OSやアプリケーション、クラウドサービス、通信回線なども含まれます。

    社内のIT資産を一元管理することで、各機器の適切な更新時期を把握できるようになり、ライセンス切れといったトラブルを防止できるようになります。またライセンス数が社員の人数に対して適切かなども判断しやすくなるので、IT資産にかかるコストの適正管理に役立つのもメリットです。

    各種対応のアウトソーシング

    IT資産のライフサイクル管理は、アウトソーシングすることも可能です。

    たとえばPCの更新時に必要なキッティング対応などは膨大な手間と時間が必要ですが、一時期に限られます。そのため必要なときだけ外部に委託すれば、コストを抑えつつ情シスの業務負担を削減できます。

    またライフサイクル管理自体を外部委託することも可能です。機器の選定から調達、管理、廃棄までの一連の業務を任せられるので便利です。

    チャットボットでヘルプデスク対応を効率化

    ライフサイクル管理にかかる情シスの負担を軽減するには、チャットボットを導入してヘルプデスクの一次対応を任せるのもおすすめの方法です。

    チャットボットとは、チャット(チャット=chat)とロボット(robot)を組みあわせた造語で、チャット形式の自動応答システムを指します。チャットボットには、以下の2種類があります。

    <シナリオ型>

    チャットウィンドウに表示された選択肢から知りたい内容を選んだり、質問内容をテキスト入力すると、質問内容に合わせてあらかじめ設定されたシナリオに沿って設問が分岐し、回答にたどり着くタイプです。単純な質問への対応に向いています。

    <AI型>

    チャットウィンドウにユーザーが質問を入力すると、AIがテキストをもとに質問内容を読み取って、適切と思われる回答を返すタイプです。質の良い学習データを集めることができれば、そのぶん回答精度が上がっていきます。シナリオ型よりも、より複雑な質問に対応できるのがAI型チャットボットの特徴です。

    チャットボットを導入すると、情シス担当者はマニュアルを読めばわかるような簡単な質問に対応しなくてよくなるので、負担を大きく軽減できます。ヘルプデスク業務を効率化することで、あいた時間を本来の自分の業務に充てられるようになるでしょう。

    おすすめは「チャットディーラーAI」

    チャットディーラーAI

    情シスの負担を軽減し、ヘルプデスク業務を効率化するためにチャットボットを導入するときには「チャットディーラーAI」がおすすめです。

    チャットディーラーAIは、社内利用を前提として開発された社内問い合わせ専用のチャットボットです。

    通常AI型のチャットボットを導入するには、質問と回答を考えて登録し、AIに学習させる必要があり、運用開始までに手間と時間がかかります。その点チャットディーラーAIは、想定される400種類以上もの質問テンプレートがあらかじめ用意されているため、回答を登録するだけなので簡単です。搭載されているAIは学習済みなので、チューニング不要ですぐに運用を始められます。

    導入から効果検証まで、専属担当が手厚くサポートしてくれるのも、チャットディーラーAIのおすすめポイント。忙しい情シスを徹底サポートしてもらえるので、安心して導入できるでしょう。

    まとめ

    IT資産のライフサイクル管理は、企業の業務効率向上やセキュリティ対策に欠かせない業務です。しかし情シスにかかる負担は大きく、効率化を検討する必要があります。

    ライフサイクル管理を効率化するには、IT資産管理ツールを導入する、業務自体をアウトソーシングするといった方法が考えられます。また、運用時の問い合わせ業務の負担軽減には、チャットボットの導入も効果的です。

    問い合わせ業務削減を目指してチャットボットを導入する際には、社内利用に特化して開発された「チャットディーラーAI」をおすすめします。専属担当が導入からサポートしてくれるので、多忙な情シスも負担なく導入できるでしょう。

    チャットディーラーAIにご興味を持たれた方は、ぜひ以下から資料のダウンロードをご検討ください。

    • 執筆者:ボットマガジン編集部
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      ボットマガジン編集部

      ボットマガジン編集部です!チャットボットについて、タイムリーでお役立ちな情報をお届けします。

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