モバイルデバイス管理とは?ツールを使った効率化方法を解説

モバイルデバイス管理とは?ツールを使った効率化方法を解説

スマートフォンやノートパソコンを個々の社員に持たせたり、業務でタブレットを使用したりする企業が増えています。どこにでも持ち運びでき、さまざまなシーンで利用できるモバイルデバイスですが、同時に導入や管理の負担が重くなりがちです。

しかしデバイスの管理を怠ると、紛失による情報漏えいのリスクがあります。場合によっては、自社の社会的信用を失墜さえることにもなりかねません。

そこで今回は、モバイルデバイス管理の必要性や、管理を効率化する方法、そして役立つツールまで紹介します。モバイルデバイスの管理に課題を抱えている企業のご担当者は、参考にしてください。

この記事の目次

    モバイルデバイス管理とは

    モバイルデバイス管理とは

    モバイルデバイス管理とはその名のとおり、スマートフォンやタブレット、ノートパソコンなどのモバイルデバイスを管理・運用することを指します。Mobile Device Managementを略して、MDMと呼ばれることもあります。

    多くの企業では、社内のあらゆるIT機器に関する業務を一手に担う、情報システム部こと情シスが、モバイルデバイス管理を担当するのが一般的です。

    モバイルデバイス管理の必要性

    どこにでも持ち運べるモバイルデバイスは、社員が多様な働き方を選択したり、業務を効率化したりするのに非常に役立つツールです。しかしそのぶん、紛失のリスクが高くなる、社員のリテラシーによってはプライベート利用されてしまうなどの課題があります。

    また企業の規模によってはモバイルデバイス端末の数が膨大になり、各種設定や制御を人力で行うのに限界を感じることもあるでしょう。

    モバイルデバイス管理は、モバイルデバイスが引き起こすさまざまなリスクを未然に防止し、また一元管理することで管理負担を軽減し、業務効率化するために必要なのです。

    テレワークの拡大で重要度が高まる

    モバイルデバイス管理の重要度が高まったのは、近年の新型コロナウィルス感染症の拡大が大きく影響しています。

    新型コロナウィルス感染症の拡大により、望む・望まないにかかわらず、やむなくテレワークを導入した企業も多いでしょう。オフィス以外で働く環境を整えるためには、業務を行うノートパソコンや、連絡を取るためのスマートフォン、タブレットなどのモバイル端末を購入し、社員に支給する必要があります。

    その結果、管理するモバイル端末が一気に増え、管理に手間がかかるようになったのです。

    端末本体の設定や管理はもちろん、インストールするアプリの管理や制御、セキュリティ対策なども必要です。オフィス内のIT機器だけを管理するのに比べると、情シス担当者の業務ははるかに複雑化し負担が増大しています。

    モバイルデバイス管理の目的

    モバイルデバイス管理の目的

    モバイルデバイス管理は主に次のような目的で行われます。

    1. 不正利用の防止
    2. 情報漏えい対策
    3. BYODの対応

    順番に解説します。

    不正利用の防止

    モバイルデバイス管理の重要な役割の1つが、不正利用の防止です。

    社員に業務用のモバイルデバイスを支給すると、どこでも仕事ができるようになるのがメリットですが、そのぶん個々の社員がどのようにデバイスを使用しているのかが見えにくくなります。

    常に携帯することにより、自分が使いやすいアプリを勝手にインストールするなど、社用であるとの意識が低くなる社員が現れることも珍しくありません。

    モバイルデバイス管理を行えば、社員がどのようなアプリを、どのように活用しているかを一元管理できるようになります。管理側で社員が利用できるアプリを制限したり、アプリのダウンロードを制御したりできるようになるため、不正利用を防止できます。

    情報漏えい対策

    モバイルデバイス管理は、情報漏えい対策にも欠かせません。

    モバイルデバイスはどこにでも持ち運べますが、それは常に企業の情報が漏えいリスクにさらされていることを意味します。モバイルデバイスを紛失したり、盗難にあったりしてしまうと、データを抜き取られる恐れがあり危険です。

    自社の機密情報や顧客の個人情報などが流出してしまえば、企業の社会的信用は失墜し、事業に致命傷を与えかねません。

    モバイルデバイス管理をきちんと行っていれば、全端末に一括してセキュリティ対策を施せます。さらに紛失や盗難に際しても、遠隔で端末を探す、データを削除するといった対応が可能です。

    BYODの対応

    業務に使用するモバイルデバイスは企業が支給するのが一般的ですが、近年はBYODを採用する企業も増えています。

    BYODとは、Bring Your Own Deviceを略した言葉で、社員が個人で所有しているモバイルデバイスを仕事に使用することを意味します。社員は使い慣れた端末を利用でき、企業は導入コストの負担を減らせるのがBYODのメリットです。

    一方BYODにおいては、端末はあくまで社員の所有物であるためデバイス管理は難しくなります。プライベートでの利用時に、企業の情報が外部に流出する危険性が高くなる点も考慮したうえで、導入を検討しましょう。

    モバイルデバイス管理はツールで効率化

    モバイルデバイス管理はツールで効率化

    モバイルデバイス管理は、ツールによって一元管理するのが一般的です。

    従来モバイルデバイスは各部署に数台ずつ用意し、出張時や営業で外出するときだけ社外への持ち出しを許可する企業が多かったのではないでしょうか。そのようなケースでは、管理の手間はさほどかからず、手動で行っても大きな負担はありませんでした。

    しかしテレワークの導入などにより、社員全員にモバイルデバイスを支給し、しかも会社とは離れた目の届かない場所で常用するとなると、人力での管理は困難になります。そのためモバイルデバイス管理ツールの導入は必須です。

    次章では、モバイルデバイス管理ツールにはどのような機能が備わっているのかを紹介します。

    モバイルデバイス管理ツールで行えること

    モバイルデバイス管理ツールで行えること

    社員に支給するスマートフォンやタブレットの管理には欠かせないモバイルデバイス管理ツールには、以下のような機能が備わっています。

    1. デバイスの利用状況管理
    2. セキュリティ対策
    3. 紛失時の対策
    4. デバイス導入時の初期設定
    5. コンテンツの配布

    どのような内容か、順番に説明します。

    デバイスの利用状況管理

    モバイルデバイス管理ツールでもっとも基本となるのが、デバイスの利用状況を把握・管理する機能です。

    業務で使用するモバイルデバイスは、社内サーバーにアクセスしてデータをダウンロードしたり、各種ツールにログインして情報を引き出したりと、さまざまな機密情報に接します。そのため管理者は、社員がデバイスを適切に使用しているか、不正利用していないかを把握・管理しなければなりません。

    社員がデバイスを不正利用していれば、情報漏えいなどの重大インシデントにつながる可能性があります。万一そうなった場合でも、ツールで管理していれば、ログを確認して原因を把握し、迅速に対策を立てられます。

    セキュリティ対策

    モバイルデバイスに適切なセキュリティ対策を施すのも、モバイルデバイス管理ツールの重要な役割です。

    モバイルデバイスの使用時には、企業の情報を守るために、情報漏えいはもちろん外部からの不正アクセスやウイルス対策も必要です。モバイルデバイス管理ツールには、ウイルスやマルウェア対策のほか、カメラの起動やBluetoothの利用を制限する機能なども備わっています。

    紛失時の対策

    モバイルデバイスは持ち運びを前提としているため、紛失のリスクは避けられません。機密情報を扱う端末を紛失し、悪意ある第三者に情報を抜き出されてしまう可能性は、常に想定しておく必要があります。

    モバイルデバイス管理ツールでは、デバイスを紛失した場合に備え、管理画面からロックをかける機能が備わっています。また遠隔で操作し、データを消去することもできるので、機密情報の漏えいリスクを軽減できるので安心です。

    デバイス導入時の初期設定

    ノートパソコンやスマートフォン、タブレットなどのモバイルデバイスを導入するときには、すべてに初期設定を行う必要があります。業務用アプリのインストールやID・パスワードの設定、Wi-Fiの設定、セキュリティ対策など、社員が使用できる状態にするまでには多くの工数を要するのが一般的です。

    これらをすべて手作業で1台1台行おうとすると、手間と時間がかかりすぎてしまいます。大企業だと、設定を終えるまでに数日かかることもあるでしょう。

    その点モバイルデバイス管理ツールがあれば、複数のモバイルデバイスの初期設定を一括で行えます。作業効率が上がり、情シス担当者の負担を大きく軽減できるのがメリットです。

    コンテンツの配布

    モバイルデバイス管理ツールは、デバイスを所有している社員にコンテンツを一括配布するときにも活用できます。

    社員だけがアクセスできるアプリをインストールしておけば、これまで紙で配布していた書類、業務で使用するファイルをデバイスに配信できるようになり便利です。社員への伝達速度が上がるだけでなく、リモートワークをしている社員への伝達漏れも防げます。

    モバイルデバイス管理ツールの選び方

    モバイルデバイス管理ツールの選び方

    モバイルデバイス管理ツールを選ぶ際にチェックしておくべきことを4点ご紹介します。

    利用目的を明確にする

    モバイルデバイス管理ツールを導入する際には「何のために導入するのか」を明確にすることが重要です。

    社外に持ち出すデバイスは、紛失・盗難などのリスクがあります。そのためテレワーク目的で導入するデバイスよりも、より高度なセキュリティ対策が可能なモバイルデバイス管理ツールが必要になるでしょう。

    対応プラットフォーム・対応台数

    モバイルデバイス管理ツールは、サービスによって「iPhoneやiPadなどのiOSのみ」「iOSのほかAndroid OSなどすべてのOS」など、対応しているプラットフォームに違いがあります。

    ツールの導入時には、自社で使用しているモバイルデバイスのプラットフォームに対応しているかを確認しましょう。

    サポート体制

    初めてモバイルデバイス管理ツールを利用するときには、導入から運用までスムーズに進むとは限りません。そのためしっかりサポートしてくれるサービスを選ぶことも大切です。

    とくにひとり情シスやゼロ情シスは、専任担当がついてサポートしてくれるサービスを選ぶと、困ったときに相談できるので安心です。

    トライアルができるか

    導入前にトライアルできるかも重要な要素です。

    コストや機能面は問題ないと感じても、実際に使ってみなければ操作性はわかりません。導入したものの、UIが悪くて使いにくかったり、機能はあるけれども設定までの工数が多かったりすれば、業務効率化の効果は半減してしまいます。

    トライアルで操作性を確かめられるツールを選べば、導入後の「こんなはずじゃなかった」という失敗を防げます。

    情シスの負担軽減にはチャットボットもおすすめ

    情シスの負担軽減にはチャットボットもおすすめ

    モバイルデバイス管理を含め、社内のITに関する業務をすべて任される情シスの多くは業務負担が大きいのが特徴です。なかでも社内外からの問い合わせに対応する「ヘルプデスク業務」に日中の時間がほとんど取られ、自分の業務が進まない……と悩む情シス担当者は多いのではないでしょうか。

    そんな情シスの負担を軽減するには、チャットボットの導入がおすすめです。

    チャットボットとは、チャット(chat=会話)とロボット(robot)を合わせた造語で、チャット形式の自動応答システムを指します。

    チャットボットを導入すると、疑問やトラブルを抱えたユーザーが、チャットウィンドウに提示された選択肢を選んだり、自分で質問を入力したりすることで、回答や必要な情報を引き出せるようになります。情シスに寄せられる問い合わせのうち、マニュアルを読めば分かるような質問の一次回答をチャットボットに任せることで、情シスの負担を大きく軽減できるのがメリットです。

    チャットディーラーAI

    チャットボットのなかでもおすすめのツールが「チャットディーラーAI」です。

    チャットディーラーAIは、社内利用に特化して開発されているのがポイントです。あらかじめ400種類以上もの質問テンプレートが用意されているので、回答を入力するだけですぐに使い始められます。学習済みAIが搭載されているので、AI型チャットボットの導入に際して必要なデータの蓄積とチューニングも不要です。

    導入から効果検証まで専属担当がサポートしてくれるので、多忙な情シスでも負担なく導入できるのも、チャットディーラーAIをおすすめする理由です。

    まとめ

    モバイルデバイス管理は、企業が支給したノートパソコンやスマートフォンなどの不正利用の防止やセキュリティ対策には欠かせません。モバイルデバイス管理ツールを導入すれば、効率的に管理できるようになるのでおすすめです。

    さらにチャットボットを導入すれば、モバイルデバイス管理を行う情シス担当者の負担を大きく軽減できます。なかでもチャットディーラーAIは、社内利用を前提に開発されているので、多忙な情シスでも負担なく導入できるのでおすすめです。

    チャットディーラーAIに興味を持たれた方は、ぜひ以下から資料のダウンロードをご検討ください。

    • 執筆者:ボットマガジン編集部
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      ボットマガジン編集部

      ボットマガジン編集部です!チャットボットについて、タイムリーでお役立ちな情報をお届けします。

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