情シス業務の課題はアウトソーシングで解決!ポイントを解説

情シス業務の課題はアウトソーシングで解決!ポイントを解説

情シスは社内のIT機器の運用や保守・管理、インフラの整備などをおこなう重要な部署です。しかし近年のIT技術や通信技術の発達、働き方改革によるリモートワークの拡大などにより、情シスの仕事やかかる負荷は増える一方です。

情シスの負担が重くなるとさまざまな問題が発生するため、負担を軽減することが求められます。その方法のひとつがアウトソーシングです。

今回は、情シスの業務をアウトソーシングすることで解決できる問題とはどのようなものなのか、また情シスをアウトソーシングにはどういった方法があるのかを解説します。

この記事の目次

    情シスとはどんな存在?

    情シスとはどんな存在

    「情シス」は「情報システム部門」を略して呼ぶ言葉で、企業の柱となる基幹システムや、業務効率化を目的として導入されている情報システムなどの運用・保守管理が主な役割です。

    近年は上記に加え、IT技術に基づく経営戦略を策定したり、企画したりといった役割が求められることも増えてきました。これは政府がDX(デジタル・トランスフォーメーション)を推進していることや、レガシーシステムを抱えたままでいることによる、多大な経済損失の可能性を経済産業省が示唆した「25年の崖」問題などが大きく影響しています。

    情シスが携わる主な業務

    情シスが携わる主な業務

    情シスが実際におこなう業務には、以下のようなものがあります。

    ①情報システムの開発と運用・保守
    情シスは、事業をスムーズに運営するのに必要と考えられる、顧客情報や商品を管理するシステムなど、さまざまな情報システムの開発を担当します。また、すでに導入されている基幹システムや情報システムを、他部署の要望や環境の変化にあわせて、変更・改善するのも情シスの役目です。

    ②社内インフラの構築や運用・保守
    サーバーの設置・保守管理や、社内のインターネット環境の構築・保守なども情シスの業務です。社員用のパソコンを入れ替えるときや、新しいIT機器を導入するときなどに、通信用のケーブルを接続したり、無線LANの設定をしたりなど、さまざまな仕事をおこないます。

    ③情報セキュリティ対策
    セキュリティ対策を検討したり実施したりするのも、情シスの重要な役割です。通信機器の発達には目覚ましいものがありますが、そのぶん企業は常に情報漏洩やハッキングなどの危機にさらされています。情報漏洩が発生すると、企業にとっては致命傷になりかねません。そのような自体を避けるために、どのようなセキュリティ対策を導入・運用するかを考えるのは非常に重要な仕事です。

    ④社内問い合わせ対応
    情シスは、ITの専門家として、社内に多数点在するIT機器のトラブルに対処も任されています。「パソコンのパスワードがわからなくなった」「「システムがフリーズした」などの小さな問題から、「基幹システムが故障して業務がストップした」といった大きな問題まで、さまざまな問い合わせが寄せられ、対応を求められます。

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    情シスは問題も抱えがち?

    情シスは問題も抱えがち

    社内のIT関連の業務を一手に担う情シスは、問題も抱えがちだといわれています。

    そもそも情シスが導入を進めたいと考えるIT機器は、価格が高いものが少なくありません。しかしIT機器は業務の効率化などに貢献しますが、営業のように目に見える「売上」は立たないため、コストだけかかって売上が上がらない「コストセンター」と見られがちです。

    そのため情シスを充実させようと考える企業は少なく、大企業であっても情シス担当者がひとりしかいない「ひとり情シス」であるケースも珍しくないのが現実です。中小企業に至っては、情シス専任がおらず、「ちょっとITが得意」といった人を他業務と兼務させる「ゼロ情シス」となっていることすらあります。

    人が少ないため情シスは常に業務過多となり、心身に不調をきたすことで退職を考える人が後を絶ちません。その結果情シスは慢性的な人手不足となり、コア業務にかける時間をとれないなど、深刻な問題に陥りやすくなります。

    企業側にとっても、ひとり情シスやゼロ情シスが当たり前の状態になると、担当者が退職したときには対応できる人がいなくなってしまいます。慌てて人を補充しようと思っても、どの企業でも情シスが不足しているためいい人材を見つけるのは難しくなるのです。

    情シス業務のアウトソーシングとは?

    情シス業務のアウトソーシングとは?

    情シスが抱えるさまざまな問題を解決するには、情シスの人数を増やすか、情シスの負担を減らすしかありません。このうち情シスの負担軽減対策としておすすめなのが、情シスの業務をアウトソーシングすることです。

    アウトソーシングとは、業務の一部を外部の企業に委託して任せることを意味します。情シスの業務をアウトソーシングすることには、どのようなメリットがあるのでしょうか?

    アウトソーシングのメリット

    情シスの業務をアウトソーシングすると、以下のようなメリットを得られます。

    ①情シス担当者が別の業務に集中できるようになる
    情シス業務をアウトソーシングすると、情シス担当者の仕事を大幅に削減できるので、IT戦略の立案など、別の重要な業務に集中してもらえるようになります。
    また他業務と兼務している「ゼロ情シス」となっている場合には、担当者が本来の自分の業務に集中できるようになるので、生産性が上がり、さらにモチベーションが向上することも期待できるでしょう。

    ②属人化を解消できる
    情シスはひとり情シスなど少人数で運用している企業が多く、属人化しやすい傾向があります。担当者が少ないと、その人ばかりにスキルやノウハウが偏りがちになるのが問題です。
    たとえば担当者が長期休暇を取っている間にトラブルが発生したら、業務がストップしてしまう可能性があります。もし担当者が退職してしまえば、トラブルに対応できる人がいなくなり、たちまち窮地に陥ってしまうでしょう。業務をアウトソーシングすれば、そういった心配をする必要はなくなります。

    ③採用・育成コストを抑えられる
    情シスは業務の負担が重いため、心身に不調をきたして退職してしまうことが少なくありません。そのたびに人を募集して採用し、育成しても、業務内容が変わらなければ同じことの繰り返しになりがちです。
    その点アウトソーシングしてしまえば、自社で情シスを採用したり、育成したりする手間とコストが不要になるのがメリットです。

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    情シスアウトソーシングの種類

    情シスアウトソーシングの種類

    情シスのアウトソーシングには、以下の4つの方法が考えられます。

    • クラウドサービスの導入・活用
    • ノンコア業務をアウトソーシング
    • 定型業務・問い合わせ対応を自動化
    • マニュアル・FAQの作成

    順番に解説します。

    フルアウトソーシング

    「フルアウトソーシング」とは、情シスが担当するほぼすべての仕事を外部企業に委託する方法を指します。フルアウトソーシングは、2種類に分かれます。

    ひとつは、コア業務のうち、システムの企画は社内で担当し、要件定義までおこなったうえでシステムの設計や保守運用、その他のノンコア業務を外部に任せるやり方です。もうひとつは、企画も含めたコア業務とすべてのノンコア業務を外部に委託する方法です。

    どちらの方法を採用しても、フルアウトソーシングはほとんどの業務を手放すことになるので、情シスの負担を大きく軽減し、より重要度の高いIT戦略などにリソースを割けるようになるのがメリットです。

    運用業務のアウトソーシング

    運用業務のアウトソーシングとは、インフラの整備までは情シスが担当し、移行の運用を委託する方法です。サーバーや通信環境は整備したものの、メンテナンスに手が回らないといったケースは少なくありません。しかしサーバーなどは定期的に保守に入り、正常に運用できているかを確認しなければ、セキュリティ上危険です。

    また、パソコンのOSやソフトウェアのアップデート、社員の入退社にともなうメールアドレスの作成・停止といった重要度の低い運用業務もアウトソーシングしてしまえば、情シスは本来の業務に集中できるようになります。

    エンジニアの常駐

    情シスの負担軽減には、エンジニアを常駐させる方法もあります。情シス担当者の負荷を減らそうと新たに人材を採用するのは、採用コストや教育コストがかかります。

    しかしエンジニアの常駐サービスを活用し、たとえば新規IT機器を導入したときや、膨大なインフラ整備が発生するときなどの限られた期間だけエンジニアに常駐してもらえば、無駄なコストが発生しないのでおすすめです。

    社内問い合わせ対応のアウトソーシング

    社員から日々寄せられる問い合わせの対応をアウトソーシングすると、情シスの負担を大幅に軽減することが可能です。社員からの問い合わせのなかには、「〇〇するのに便利な機能を教えてほしい」「エラーが表示されているので内容を知りたい」といった、「マニュアルを調べればわかる」ような、緊急度が低いものが少なくありません。

    しかし放置していると社員の手が止まり、企業全体としての業務効率が下がります。そういった社内問い合わせ対応をアウトソーシングすると、情シス担当者はより緊急度が高い問い合わせだけに対応すれば良くなるのがメリットです。

    情シスの効率化にはチャットボットもおすすめ

    チャットディラーロゴ

    情シスの業務負担を軽減し、効率化を進めるためには、チャットボットを導入するのもおすすめです。

    チャットボットとは、チャット(chat=会話)とロボット(robot)を組み合わせた言葉で、「自動応答システム」を指します。チャットボットには「シナリオ型」と「AI型」の2種類あるのが特徴です。シナリオ型は、ウィンドウに提示された選択肢や質問文の応答ルールをあらかじめ定めており、ルールに従って回答に導く仕組みです。一方AI型は、ユーザーが自由に入力したテキストから、AIが質問内容を解釈することで、最適な回答を返します。

    チャットボットを導入し、情シスに問い合わせる前にチャットボットで調べるように促すと、寄せられる問い合わせの数を大幅に削減できるようになります。情シスは、社員が自己解決できない問題だけに対応すればよくなるので、より重要度が高い問題に注力できるようになり、生産性が向上するのもメリットです。

    また社員側も、チャットで気軽に質問できるので、問い合わせのハードルが下がります。さらに、問題に対して迅速に回答を得られることで、働きやすい環境づくりにつながり、従業員満足度の向上も期待できます。

    「チャットディーラーAI」でヘルプデスクの課題解決!

    情シスの負担軽減を目的にチャットボットを導入するなら、「チャットディーラーAI」がおすすめです!チャットディーラーAIは、社内利用を前提として開発されたチャットボットなので、導入をスムーズに進められる工夫がされているのがメリットです。

    一般的なチャットボットは、まず質問を洗い出し、回答を考えて登録するところから始めなければなりません。 特にAI型は、ある程度データを積み上げてチューニングする手間と時間も必要です。

    その点チャットディーラーAIは、あらかじめ400種類以上の質問テンプレートと学習済みAIが搭載されているので、質問に回答を登録するだけですぐに導入できます。

    外部ツールとの連携もできるので、たとえば社内で利用しているチャットツールと連携すれば、社員は使い慣れたツールで気軽に問題を自己解決できるようになります。

    チャットディーラーでは、導入に際して情シスに重い負担がかからないよう、専属の担当者が導入から効果検証まで、無料で徹底支援してくれるのもメリットです。

    まとめ

    情シスは、社内のIT機器の運用や保守・管理、インフラ環境の整備など、企業が経営戦略に沿ってIT化を進めていくには欠かせない存在です。

    しかし情シスはコストセンターとみなされやすいことから、人材不足に苦しんでいるケースが多く、業務過多となって心身に不調をきたして退職してしまう人が少なくありません。情シスがいなくなると、企業はITトラブルを解決できなくなるなど大きな問題を抱えることになるため、業務負担の軽減は急ぎ解決する必要があります。

    そのためにおすすめなのが、情シス業務のアウトソーシングです。情シス業務をアウトソーシングすれば、情シス担当者の負担が減り、本来の自分の業務やより重要度の高い業務に注力できるようになります。

    情シスの問い合わせ対応業務を減らすには、チャットボットの導入もおすすめです。なかでもチャットディーラーAIなら、多忙な情シスでもスムーズに導入できます。興味を持った方は、ぜひ以下から資料のダウンロードをご検討ください。

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    • 執筆者:ボットマガジン編集部
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      ボットマガジン編集部

      ボットマガジン編集部です!チャットボットについて、タイムリーでお役立ちな情報をお届けします。

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