業務自動化を実現するおすすめツール徹底解説【RPA・マクロ・AI】

昨今は、デジタルツールを駆使していかに業務効率や生産性を高めていくかが、ビジネスの成長や成否を大きく左右します。生産性向上・業務負荷軽減・人手不足解消といった効果が期待できることから、多くの企業が推進を行っている施策のひとつが、デジタルツールを活用した「業務自動化」です。

当記事では、業務自動化の概要・必要性・重要性から、自動化可能な業務・適していない業務、業務自動化を実現する方法、おすすめのツールまでを解説しています。

業務自動化について詳しく知りたい方や、これから取り組もうと考えている方は、ぜひ参考にしてみて下さい。

この記事の目次

    業務自動化とは?

    業務自動化とは、従来人の手によって行われていたアナログな業務・作業を、ITシステム・ITツール等に代替させることで自動化を図ることです。

    業務自動化を行えば、既存の業務を担当していた人材のリソースを開放して別の重要な業務に担当させたり、無駄な人的コストの削減を行ったりといったことが可能となります。

    近年では、デジタル技術の普及・発展により、さまざまな業務自動化策がとれるようになったことから、多くの企業が業務自動化に積極的な姿勢を見せています。

    業務自動化が注目されている理由

    業務自動化は、現在多くの企業から注目を浴びている施策となりますが、その主な理由には以下のようなものが挙げられます。

    • ビジネスの加速・成長

      企業間競争の激化やビジネス環境の変化により、企業はスピーディーにビジネスを展開していく必要がある。そこで、業務自動化により組織の生産性・競争力を強化を狙う。

    • 人材不足・採用難

      少子高齢化や人材獲得競争の影響もあり、人材の確保が非常に困難な時代。不足する人員・人的リソースを補うため、デジタル技術による自動化で代替する。

    • 働き方改革の推進

      働き方改革が社会全体で強く推奨されていることもあり、ワークライフバランス実現のために、業務自動化による業務パフォーマンスの向上が必要。

    • コスト配分・コスト削減

      ライフサイクルの短命化やビジネス環境の変化により、企業は次々に新しい事業・分野への投資が求められている。そのため、業務自動化により不要なコストを削減して、必要な投資への資金を確保する。

    自動化が可能な業務とは?

    業務自動化は多くの企業が注目している施策となりますが、どのような業務にでも適用できるわけではありません。自動化に向いている業務もあれば、自動化に向いていない業務もあります。

    自動化が可能な業務は、いわゆる定型業務・ルーティン業務と呼ばれている業務です。一定の手順に従った作業や同じことの繰り返しを行う作業などは、自動化ツールの最も得意とする分野です。具体的には、以下のような業務が挙げられます。

    • 伝票入力等のデータ入力
    • 見積書・請求書等の帳票発行
    • 社内外の問い合わせ対応(ヘルプデスク)
    • 経費精算・経費処理
    • データ収集・データ分析
    • メール送信・通知・定期連絡
    • システム監視・セキュリティチェック

    データとしての取り扱いが可能で、処理の内容・手順・ルール等を明確に定義できる業務であれば、基本的にITツールへ置き換えることで自動化が可能です。

    自動化に向いていない業務の例

    自動化に向いていない、もしくは自動化が不可能な業務もあります。具体的には、以下のような業務が挙げられます。

    • 人による思考・決断・判断が重要もしくは必要となる業務

      顧客との折衝や戦略の立案・指揮など、状況によって臨機応変な思考や判断が必要となる業務は、そもそも自動化することが困難です。

    • 複雑難解な業務・処理

      定型業務・ルーティン業務であったとしても、複雑すぎたり難解すぎたりする場合は、業務の自動化が難しいケースがあります。無理に自動化すると、施策や管理の負担がかえって大きくなる場合もあります。

    このように自動化には適さない業務もあるため、どのような業務を対象とするのかは慎重に判断する必要があります。

    業務自動化を実現する方法

    業務自動化を実現するには、現在では主にRPA・マクロ・AIという3つの方法があります。それぞれの方法で特徴・特性や適している分野が異なるため、違いを理解しておくことが重要です。

    ここでは、業務自動化を実現する上記3つの方法の概要について解説します。

    RPA

    RPA(Robotic Process Automation)とは、直訳するとロボットによる業務処理プロセスの自動化という意味となり、人がPC上で行う操作を指定したルールに基づいてロボットに代替させることで、業務を自動化する技術のことを言います。

    ツール上で処理の手順を定義・記録させておくことで、その手順に従った処理を自動的に行うことが可能です。確実かつスピーディーに処理を実行できるため、人間よりも圧倒的に多くの業務を遂行できます。また、処理を実行する時間やスケジュールを指定しておくことで、業務時間外に処理を完了させておくことも可能です。

    RPAは現在では数多くの優秀な製品がリリースされており、幅広い業務の自動化が可能になっています。プログラミングの知識やスキルも不要で、手軽に業務自動化のためのロボットを作成していくことができます。

    RPAはその汎用性・利便性の高さから、現代における業務自動化の主流の方法として多くの企業に活用されています。

    マクロ

    マクロとは、Excel等の業務用ソフトウェア上で行われる一連の業務プロセスを記録して、自動で実行できる機能のことです。

    データの集計・転記・分類・メール送信など、定型的な作業やルーティン作業をマクロに代替させることで、業務の自動化を実現して業務の時間・労力を大幅に削減することができます。作業を正確に記録させておけば、確実に実行することができるため、ミスや抜け漏れといったヒューマンエラーを低減できることも大きな特徴です。

    マクロを活用した業務自動化を幅広い範囲で実現するには、VBAを自在に使いこなせるレベルのプログラミングスキルが必要となります。

    AI

    AI(Artificial Intelligence)とは、人工知能のことです。機械学習・深層学習といった技術を用いることで学習を行い、自ら思考したり判断したりできることが大きな特徴です。高度な処理を行うことができることから、現在ではビジネスの分野でも積極的に活用されている技術となります。

    AI自体に業務自動化を行う機能はありませんが、判断や処理の精度を向上させるために、RPA等の業務自動化ツールに組み込まれて活用されるのが一般的です。AI非搭載型のツールと比べて高度な処理や複雑な処理を行うことが可能となります。

    業務自動化に活躍するRPAツール6選

    RPAは、汎用性や有用性が非常に高く、業務自動化の主流として活用されているツールです。ここでは、おすすめのRPAツールを6選ご紹介します。

    RPAによる業務自動化を検討している方は、ぜひご参考下さい。

    WinActor

    WinActorは、NTT データが提供する純国産のRPAツールです。NTTグループ内で研究・開発・利用を継続的に行い、そのナレッジ・ノウハウ・テクノロジーを凝縮したツールとなっているため、機能・性能はもちろん信頼性・堅牢性・安全性も非常に優秀。業務自動化を通じて、働き方改革の推進・社内DX・業務負荷やコストの低減まで、企業が抱える課題の解決・目標の達成を実現することができます。

    NTTデータならびにパートナー企業が全国どこでも技術サポート・アフターフォローを提供しているため、安心して導入・運用を行えるのも大きなメリット。

    国産の安心して利用できるRPAツールを導入したい方は、優先的に検討してみることをおすすめします。

    BizRobo!

    BizRobo!は、業務自動化に必要なあらゆる機能が揃ったオールインワンのRPAツールです。機械学習機能が搭載されているなど高い機能性を有しており、ブラウザ上から簡単な操作でロボットの作成・実行が可能。利用環境も幅広く、主要なプラットフォーム・システム・アプリケーションでの業務自動化を実現することが可能です。

    価格体系もオールインワンとなっており、追加費用・管理費用を気にすることなく、無制限にツールの機能を利用することが可能。社内での業務自動化を加速・拡大させていくことができます。

    高機能なRPAツールを導入・活用してみたいけれども、コスト面が気になっている方には、非常におすすめのRPAツールです。

    Automation Anywhere

    Automation Anywhereは、世界中の大企業・グローバル企業にRPAソリューションを提供している同名の企業です。

    業界を問わず、あらゆる企業のさまざまな業務を自動化することが可能となっており、業界のリーディングカンパニーへの導入実績も多数。世界90ヶ国以上の企業が同社の自動化ソリューションにより業務自動化・業務改善を実現しています。

    公共事業・銀行・病院・保険など、高レベルのセキュリティ・堅牢性が求められる分野での実用も可能な信頼性の高さも大きな特徴。

    クラウドベースだけでなくネイティブベース・Webベースでのソリューション提供も行っており、社内の制約やセキュリティ事情によりクラウドの利用が難しい企業でも、同様のソリューションを活用することが可能です。

    UiPath

    UiPathは、アメリカのRPAプラットフォーム開発を手掛けるグローバル企業・ソフトウェア会社です。

    業界別・業務別・テクノロジー別など、さまざまなRPAソリューションを展開しており、あらゆる業界・業種・規模・環境の企業への導入が可能。目的・用途に合わせた最適なRPAソリューションを導入することができます。

    世界的に有名な企業にも多数採用されているRPAソリューションとなっているため、先進的なRPAテクノロジー・RPAソシューションを活用してみたい方は、ぜひ検討してみることをおすすめします。

    ロボパットDX

    ロボパットDXは、国内企業の現場での活用・DX推進に特化して設計・開発された国産RPAツールです。

    アプリケーション・システムに依存せず動作させることができる汎用性の高さ、現場で簡単にロボを作成できる利便性・簡便性の高さ、端末数に依存しないフローティングライセンスなど、これからRPAによる業務自動化を実践する方に嬉しいメリットが満載。充実したサポートも全て無料で提供されており、業務自動化を確度高くスムーズに推進していくことが可能です。

    業務自動化の推進にあたって、工数やリソースの確保が難しい中小規模の企業の方には、非常におすすめできるRPAツールとなります。

    Blue Prism

    Blue Prismとは、世界的にRPA業界をリードするイギリスのRPAベンダーであるBlue Prism社が提供するRPAツールです。

    同社は、RPAというワードが存在しなかった時期からバックオフィス業務の自動化に役立つツールの開発・提供に取り組んでいる業界のパイオニアです。エンタープライズ利用を前提とした思想で設計・開発されているため、組織的な業務自動化・運用体制・統制を実現したい場合や、大規模な自動化プロジェクトを推進したい場合などにおすすめのツールとなります。海外の製品となりますが、ツール・サポートも日本語に対応しているため、安心して利用できます。

    機能・性能に優れているのはもちろん、拡張性・柔軟性にも富んでいるため、全社的なRPAによる業務自動化を推進したい場合には、ぜひ検討してみることをおすすめします。

    業務自動化に活躍するマクロツール2選

    ここでは、業務自動化におすすめのマクロツールをご紹介します。マクロツールで業務自動化を図りたい方は、ぜひご参考下さい。

    Excelマクロ(VBA)

    Excelマクロとは、Excel上で行う業務・処理を自動化することができる機能・技術です。VBA(Visual Basic for Applications)と呼ばれるソフトウェア拡張機能・プログラミング言語を活用することで、定型的な処理やルーティン業務を自動化することが可能です。プログラミングに関する知識・スキルは必要となりますが、言語を駆使することで複雑な処理や細かい処理を行うことができるといったメリットがあります。

    VBAを扱うことが難しい場合は、外部企業に作成をアウトソーシングすることできるため、業務上Excelを利用する範囲・頻度が高い場合や、Excelでの業務・処理に大きな負担を抱えている場合には、Excelマクロ(VBA)の活用をぜひ検討してみてください。

    Pulover’s Macro Creator

    Pulover’s Macro Creatorは、オープンソースとして公開されているマクロツールです。ホットキー拡張ツールをベースとして設計・開発されており、無料でありながら有料RPA製品に匹敵する機能・性能を誇るのが大きな特徴です。ほぼノーコードでさまざまな業務・処理を自動化することができます。

    使い方も簡単で、作業・処理を録画することでそのまま記録することが可能。より高度な処理を任せたい場合も、細かい設定・指定を行うことができます。

    プログラミングの知識・スキルを持たないけれどもマクロ機能を活用したいといった方には、非常におすすめのツールとなります。

    社内問い合わせ対応の自動化に使えるAI搭載ツール

    業務自動化は、基本的に定型業務・ルーティン業務など、データ化が可能でルールを設定できる業務に適しており、ここまではそのための知識・技術やおすすめツールについてご紹介してきました。

    さて、さまざまな業務の中でも、多くの企業が効率化したいと考えているのが、社内問い合わせ対応です。臨機応変な対応や、対話を通じた対応が求められるため、一見業務自動化には適さないイメージを受ける方も多いのではないでしょうか。

    しかし現在では、オペレーターによる質疑応答と同等の品質を自動て提供できる技術・ツールが登場しています。それが、AI搭載型のチャットボットです。

    チャットボットとは、会話を通じてユーザーの疑問・質問に回答することができる自動会話プログラムのことです。AIを搭載することで、膨大な数の質問に回したり人間に近い自然な会話を行ったりといったことができ、カスタマーサポートやヘプデスクの問い合わせ対応を自動化することができます。

    定型業務・ルーティン業務の自動化に加えて、社内問い合わせ対応の自動化も実現したい方は、ぜひ導入をおすすめしたいツールとなります。

    AI搭載チャットボット「チャットディーラーAI」

    チャットディーラーAI

    社内の問い合わせ対応業務の自動化にチャットボットを導入したい方は、弊社の社内向けAIチャットボット「チャットディーラーAI」がおすすめです。

    製品の特徴や、社内用途におすすめであるポイントについて、以下にご紹介します。

    • 総務・経理・情シスなど社内のあらゆる部署での利用、部署を横断しての利用が可能
    • 設置場所の自由度が高く、業務体制・業務環境に合わせて導入できる
    • 社内のさまざまなカテゴリを網羅したテンプレートを完備しており、FAQの充足もスムーズ
    • 事前に学習を済ませたAIを搭載しており、導入工数・導入コストを削減できる
    • 利便性・操作性に優れており、回答率・解決率・利用率も向上させやすい

    コストパフォーマンス・汎用性に優れているのがチャットディーラーAIの特徴です。初めてチャットボットを導入する方から、本格的な運用により目標を達成したい方まで、幅広くおすすめできる製品となっています。

    社内問い合わせ対応の自動化を検討している方は、ぜひチャットディーラーAIをご検討下さい。

    まとめ

    業務自動化の概要・必要性から、自動化可能な業務・自動化の方法まで幅広くご紹介してきました。業務自動化を実現すれば、より少ないリソースでより多くの業務を消化することが可能となり、処理のスピードや正確性も向上します。

    生産性を向上させたい企業や人手不足で悩んでいる企業にとっては、業務を自動化することでさまざまな課題の解決につながるでしょう。

    近年ではRPAやチャットボットといった業務自動化に大きく貢献してくれるツールも多数リリースされていますので、業務効率化に興味がある方はぜひ当記事も参考にして、自社の業務体制・業務方式について見直しを行ってみてはいかがでしょうか。

    • 執筆者:ボットマガジン編集部
    • この記事を書いた人

      ボットマガジン編集部

      ボットマガジン編集部です!チャットボットについて、タイムリーでお役立ちな情報をお届けします。

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