Googleチャット×チャットボットの連携で社内問合せ対応を自動化!

リモートワークの導入にあわせ、オンラインで業務をおこなう環境を整える企業が増えました。クラウドで作業できる環境として、Google Workspaceを採用している企業も多いのではないでしょうか。

Google Workspaceを活用するうえで欠かせないのがGoogleチャットです。Googleチャットを導入すると、チームでの作業効率を向上させることが可能です。

そこからさらにチャットボットを連携して社内問い合わせ対応を自動化すると、一気に利便性を向上できるのでおすすめです。

今回は、Googleチャットにチャットボットを連携するメリットや、おすすめのチャットボットをご紹介します。

この記事の目次

    Googleチャットとは?

    Googleチャットとは、Googleが提供しているメッセージアプリです。Googleアカウントを持っていれば誰でも利用が可能で、個人間でのダイレクトメッセージはもちろん、グループでの会話も簡単におこなえます。Googleチャットには、以下のような特徴があります。

    ①アプリ以外でも使用できる

    Googleチャットはアプリだけでなく、Gmail内でも使用できます。Googleのさまざまなツールとシームレスに統合されるため、コミュニケーションを取りながら、スムーズに仕事を進められるようになるのが、Googleチャットを活用するメリットです。

    ②専用スペースを持てる

    Googleチャットでは複数ユーザーとチャットできる「スペース」を持てます。スペースはグループチャットとは異なり、会話がスレッド形式で表示されるので、チームでプロジェクトに取り組みたいときや決められたトピックスについてディスカッションしたいときに便利です。

    ③ChatやスペースではGoogle Workspaceの機能を有効活用できる

    Chatやスペースでは、Googleドキュメントやスプレッドシート、スライドなどのコンテンツを共有しながら、シームレスに共同編集できます。チームで仕事を進めるときに、いちいち個別にメールやチャットで連絡を取り合う必要がなくなるため、作業効率が上がります。

    Googleチャットにはボットを追加できる

    Googleチャットには、ボット(bot)を追加できるのも特徴です。ボットとは、メッセージを自動投稿するシステムを指します。Googleチャットにボットを追加するには、有料のGoogle Workspaceアカウントが必要です。

    現在Googleチャットには、Google DriveやGoogle Meetなど、Googleが提供するものも含め、100種類以上のボットが用意されています。

    たとえばGoogle DriveボットをGoogleチャットに追加すると、Googleドライブ内のファイルが追加・更新されたときにチャットで通知してくれます。チームでファイルを共同編集しているときには、更新されたかチェックしなくてよくなるので便利です。

    ほかにもオンライン会議システムのZoomのボットを追加すると、Googleチャットで会議を設定できるようになり利便性が向上します。

    さまざまなボットを追加できますが、とくにおすすめなのが次章で詳しくご紹介する「チャットボット」です。

    チャットボットとは?

    チャットボットとは、質問に対する適切な回答を、チャット形式で返してくれる自動応答システムを指します。

    チャットボットには、「シナリオ型」と「AI型」があります。それぞれ以下のような特徴を持っています。

    シナリオ型:あらかじめ設定したシナリオに沿って回答を返す。一問一答形式のパターン化された質問への回答が得意。

    AI型:搭載されたAIが入力された文章を解釈して適切な回答を提示する。AI型は単純な質問はもちろん、より複雑な質問への回答にも対応できる。質問と回答を繰り返すことでAIが機械学習し、回答精度が上がっていく。

    チャットボットはECサイトや予約サイトなどさまざまな場面で活用されていますが、近年の人材不足を背景に、社内問い合わせ対応にも導入する企業が増えてきました。人材が不足するなか社内対応にリソースを割くと、コア業務に手が回らなくなってしまうためです。

    さらに近年はリモートワークを採用する企業も多く、対面や内線で気軽に質問できなくなったことも、社内問い合わせ対応にチャットボットを導入する企業が増えてきた理由です。

    チャットボットの設置方法

    一般的にチャットボットは、既存のサイトにタグを埋め込むことでチャットボットを画面の片隅に表示させ、そこで質問を受け付けます。社内問い合わせであれば、従業員が気軽に質問できるように社内ポータル内に設置する企業が多いでしょう。

    今回ご紹介するGoogleチャットの場合は、連携方法が異なり、簡単な手順でボットを追加できるのがメリットです。

    Googleチャットでボットを追加する際は、チャット画面の「Chat」の横にある「+」のアイコンをクリックし、「botを検索」から使いたいボットを探します。使いたいボットが見つかったら、「スペースに追加」を選ぶだけで、スペース内でボットを使えるようになるのです。

    Googleチャットにチャットボットを連携するメリットとは?

    Googleチャットは、一部のチャットボットツールとの連携が可能です。チャットボットを連携することで、以下のようなメリットがあります。

    • 普段使っている画面からチャットボットに質問できる
    • 問い合わせ対応を自動化できる
    • 対応が必要な問い合わせ件数を削減できる
    • 従業員の困りごとが可視化される

    具体的な内容について、順番に確認しましょう。

    普段使っている画面からチャットボットに質問できる

    Googleチャットにチャットボットを連携すると、普段使っているチャットやスペースの画面から、直接チャットボットに質問できるようになるのがメリットです。

    たとえばスペースで共同作業を進めているときにチャットボットに質問したいと思っても、わざわざ別の専用アプリを立ち上げたり社内ポータルに画面を切り替えたりするのは面倒ですよね。「面倒だからまあいいか」とあきらめてしまうと、結果的に疑問が解消されないままとなってしまいます。

    しかしGoogleチャットから直接チャットボットを呼び出し質問できれば、手間に感じることがありません。チャットボットの使用率が向上することも期待できるでしょう。

    問い合わせ対応を自動化できる

    Googleチャットにチャットボットを導入すると、社内問い合わせの対応を自動化できるのもメリットです。

    社内ヘルプデスクや総務などバックオフィス部門には、日々さまざまな質問が寄せられます。しかし似たような質問ばかりが続いて、重い負担がかかっている担当者も多いのではないでしょうか。

    そのようなときにチャットボットがあれば、従業員はGoogleチャットから気軽に自分で回答を引き出せます。しかもチャットボットであれば、24時間365日、どこからでも問い合わせ対応が可能です。

    働き方改革やリモートワークの増加などで、働き方が多様化するなか、いつでもどこからでも問い合わせに対応できることは、従業員には大きなメリットとなるでしょう。

    対応が必要な問い合わせ件数を削減できる

    問い合わせ対応を自動化することで、対応件数を削減できるのもメリットです。

    社内問い合わせに対応する情シスや総務は、それがメインの仕事ではありません。自分たちのコア業務を抱えながら、時間を縫って寄せられる問い合わせに応じていることがほとんどです。

    問い合わせが集中するときには、日中は問い合わせ対応に追われ、自身の仕事に手を付けるのは、終業時間が終了してほかの従業員が退社してから、といったこともあるでしょう。

    そのようなケースでチャットボットを導入して一次対応を任せれば、担当者はチャットボットが回答できない複雑な質問だけに応じればよくなります。有人対応しなければならない問い合わせ件数が減ることで、担当者は自分の業務に集中できるようになるのです。

    従業員の困りごとが可視化される

    チャットボットには、寄せられた問い合わせのデータを蓄積する機能が備わっています。そのデータを分析することで、従業員の困りごとを可視化できるのもチャットボットを導入するメリットです。

    チャットボットに寄せられる質問は、裏を返せば「わからなかった」「理解できなかった」ことを意味します。たとえば就業規則に関する質問が多ければ、そもそも就業規則の保管場所がわかりづらい可能性が考えられます。

    また有給申請の方法についての問い合わせが多ければ、社内ポータルのよくある質問に手順とあわせて申請書を掲載すれば問い合わせが減るかもしれません。さらにオンラインで申請できるようにすれば、従業員の利便性を高めることにもつながります。

    チャットボットに蓄積されたデータを活用すれば、業務や制度のわかりづらいポイントが明確になり、改善を進めていけるのです。

    Googleチャットと連携が可能なチャットボット

    ここではGoogleチャットと連携できるチャットボットを、3つ紹介します。

    • チャットディーラーAI
    • PEP
    • HiTTO

    それぞれ特徴が異なるため、自社にあったチャットボットを選びましょう。

    チャットディーラーAI

    チャットディーラーAI

    チャットディーラーAIは、社内利用に特化して開発された、AI型のチャットボットです。

    通常AI型のチャットボットを導入するには、Q&Aを用意して登録し、データを蓄積していかなければなりません。そのため導入しても、実際に使い始めるまでには時間がかかるのが一般的です。

    一方チャットディーラーAIは、あらかじめ400種類以上もの社内用テンプレートと学習済みAIを搭載しています。情報システムや総務など、部署ごとに用意されたテンプレートに回答を登録していくだけで、すぐに使い始めることが可能です。AIはすでに学習済みなので、はじめからさまざまな言い回しに対応し、適切な回答を返せます。

    チャットディーラーAIは、導入から改善、継続までのすべてのステップを経験豊富な専属担当がサポートしてくれるのもメリットです。学習済みAIを搭載しているのにもかかわらず、圧倒的な低コストなのでスモールスタートできるのも安心です。

    「導入したいけれども使いこなせるか不安」「コストがかかると費用対効果が心配」といった企業には、とくにおすすめしたいチャットボットです。

    チャットディーラーAIの詳細はこちら

    PEP

    PEPは業務上の問い合わせ対応を自動化し、組織内のコミュニケーションの生産性を向上させる社内チャットボット作成ツールです。

    「社内ヘルプデスクの工数を減らしたい」「問い合わせへの返事が遅くて業務が進まない」といったときに、Googleチャットと連携することで問い合わせ対応を自動化できます。

    選択肢型(シナリオ型)、会話型(一問一答型)のどちらにも対応。有人チャットと連携させて、曜日や時間ごとに対応を切り替えることも可能です。

    HiTTO

    HiTTOは人事や総務、労務、経理、情シスなどバックオフィスのナレッジを体系化し、質問パターンを学習させたAI型チャットボットです。

    社内利用を前提に開発されたAIが搭載されているので、FAQデータの作成やシナリオ設計などの準備不要で使い始められます。運用開始後も、AIが機械学習していくためメンテナンスに長い時間をかける必要がありません。

    問い合わせ対応の工数を減らすのはもちろん、オリジナルキャラクターを設定することで、従業員が愛着を持って気軽に使ってもらえるように工夫されているのもHiTTOの特徴です。

    まとめ

    Googleチャットにチャットボットを連携すると、Googleチャット上で社内問い合わせを完結できるようになるため業務効率を向上できます。社内問い合わせを担当しているバックオフィス部門の業務負担を減らすのはもちろん、問い合わせする側の従業員の利便性を高められるのがメリットです。

    Googleチャットにチャットボットを導入するなら、社内問い合わせ対応に特化されたチャットボットをおすすめします。なかでもあらかじめ社内用テンプレートと学習済みAIが搭載されたチャットディーラーAIなら、導入してすぐに使い始めることが可能です。

    導入から運用、改善まで専属アシスタントがサポートするため、導入負担もありません。チャットディーラーAIに興味を持たれた方は、ぜひ以下から資料をチェックしてみてください。

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    • 執筆者:ボットマガジン編集部
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      ボットマガジン編集部

      ボットマガジン編集部です!チャットボットについて、タイムリーでお役立ちな情報をお届けします。

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