バックオフィスの自動化とは？メリットや活用すべきおもなツールをご紹介

バックオフィスとは？

導入企業の中には、顧客との直接の対応を業務とするフロントオフィスと、主な業務が「社内向け」であるバックオフィスに分けられます。社内向けの業務を担う、人事・労務、経理、総務といった部門の総称が、この「バックオフィス」です。企業の根幹を担う重要な部門であり、なくてはならない存在といえるでしょう。

人事・労務部門では人事評価や採用、労務手続きなどの業務を、経理部門では会計処理や給与計算、総務部門では社内の各種手続きやあらゆる対応の窓口として、日々の業務を滞りなく遂行しています。

企業の規模によっては、各部門が複数人で構成されていることもあれば、特定の担当者が複数部門の業務を兼任している場合もあります。バックオフィス部門では業務内容が多岐に渡るほか、ミスが許されない重要な業務や、期限が決まった作業が多いことも特徴の一つです。

バックオフィス部門が抱える課題とは

バックオフィス部門は、顧客との直接の関わりを持つ営業部門やカスタマーサポート部門などのフロントオフィスの部門をサポートし、企業の運営をスムーズにするためには欠かせない存在です。

このような重要な役割を担っているバックオフィス部門ですが、業務を円滑に進められないといった課題を抱えてしまう傾向にあります。ここからは、この課題や原因について詳しく解説していきます。

人手不足が深刻化

バックオフィスが抱える課題の一つが、慢性的な人手不足です。

これまでご説明してきたとおり、バックオフィスの各部門では、業務を進めるうえで部門ごとに必要とされる人材が異なります。専門的な知識やスキルが求められることはもちろん、企業特有の手続きや業務があることも珍しくはありません。ある程度、業務に対する慣れや経験が必要となるケースもあるでしょう。

そうなると同じ部門内でも担当者以外が対応を代わることや、他部門で兼任することが難しいケースも出てきます。急な長期休暇や退職によって、日常的な必須業務が進まずに企業全体に影響を及ぼす可能性もあるため、一定のスキルを持った人材の確保が重要となります。

しかしながら、バックオフィス部門で経験を積んだ人材は、そのまま同じ環境で成長を続けるか、より大手の企業へ転職する傾向があることから、特に中小企業ではバックオフィス部門に求める人材を確保できない場合があります。

これらの理由から、人手不足の課題はバックオフィスにとって解決すべき大きな問題であるといえるでしょう。

業務の負荷が増大

前述のとおり、バックオフィスが担当する業務は正確性が求められるだけでなく、時には締め切りまでの決められた時間内で業務を完了させなければなりません。

企業の規模や体制によっては、一人が複数部門の業務を担当していることもあり、繁忙期にはその担当者への負担が大きくなる懸念があります。業務量が増えることで、ミスが生じる原因となるだけでなく、残業時間や精神的な負担が増加するといった心配も出てくるでしょう。

企業としては、どうしても最前線であるフロントオフィスの改善に力を入れがちで、バックオフィスの働き方改革や業務を効率化するための試みが実践されていないケースが多くあります。しかし、負荷の増大によりバックオフィス部門の業務が逼迫することは、ひいては企業が安定的に事業を継続することが難しくなることを意味します。

このような状況に当てはまる場合は、早急に対応策を取ることが求められるでしょう。

業務の属人化が進んでいる

特定の担当者に業務が集中することは「この業務はこの人しか対応できない」という、いわゆる業務が属人化する状況を生むことにつながります。急な長期休暇や人事異動、退職などはいつ発生するかわかりません。そのような事態に対応するうえで、業務の属人化は避けるべき事態といえます。

自分が対応したほうが早い、といった理由から他の担当者と分担することなく対応をしているケースや、分担したくても人材が存在しないためにやむを得ず一人で全ての対応をしているというケースもあるかもしれません。

特に企業全体のことを熟知したうえでの業務や判断が必要な総務部門では、そのノウハウや対応方法をまとめたマニュアルやFAQなどの存在が重要となってきます。さらに、業務内容によっては作業を自動化できる仕組みを構築することも、属人化を防ぐ最適な方法といえるでしょう。

一人が業務を抱え込まずに済む体制を整えておき、万が一の際に誰でも対応ができるように準備しておくことは、企業全体のスムーズな運営に直結するといえます。

問い合わせ対応の負荷が大きい

バックオフィス部門では、日常的な業務に加えて、他部署からの問い合わせ対応の業務も担っています。

企業の繁忙期や経費精算など全従業員に関係する事柄についての問い合わせは、全てバックオフィスの部門に集中することになるため、本来の業務を進める手を止めてそのつど対応しなければなりません。

これがバックオフィス部門の担当者にとっての負担となることで、業務効率の低下や、労働時間の長時間化を招く要因ともなります。

このようなケースでは、バックオフィスへの問い合わせをせずに課題を解決できるようにマニュアルやFAQを整備することや、チャットボットの導入による対応の自動化といった方法が有効です。

アナログな業務が多い

バックオフィス業務の特性として、書類や印鑑を用いたアナログ業務が多いことが挙げられます。旧来から行われているアナログ業務は煩雑で時間・場所に縛られやすいため、業務効率・業務スピードはどうしても低下してしまいます。また、書類の保管場所を確保せねばならず、管理の手間がかかるという問題もあります。

アナログ業務を放置しているとバックオフィス業務の効率化はいつまでたっても進みません。バックオフィス業務の効率化を図るのであれば、ペーパーレスの推進やツールの導入により、アナログ業務をできるだけデジタル業務へ代替していくことが非常に重要です。

バックオフィスを自動化・効率化するメリットとは？

バックオフィス業務は、直接利益を生むフロントオフィス業務と比べると軽視されがちですが、自動化・効率化を図ることでバックオフィス業務自体だけでなく企業活動全体にメリットがあります。

ここでは、バックオフィスの自動化・効率化により得られる主なメリットについてご紹介します。

人的ミスの防止

バックオフィス業務はデータの入出力・照会・集計といった煩雑な業務から構成されています。そのため、手作業で業務を行っていると、どうしてもミスや抜け漏れが一定の割合で発生してしまいます。

このような定型的な業務はツールに行わせた方が、確実な結果を得ることができます。バックオフィスの自動化を行うと、多くの業務をツールに代替させることができるため、ミス・抜け漏れの発生を大幅に防ぐことが可能です。

生産性の向上

バックオフィス部門は企業活動を根底から支える役割を担っているため、自動化・効率化を行うことで、同部門だけではなく企業全体の生産性向上を図ることができます。

バックオフィス業務の負担を減らすこともできるため、人材やリソースをより重要で付加価値の高い業務に振り向けることも可能です。

ビジネス環境の変化の激しい現代において企業が成長するためには、生産性の向上やスピーディーな経営が重要となるため、バックオフィス部門の自動化・効率化を図るメリットは非常に大きいと言えるでしょう。

コスト削減

バックオフィス業務の自動化・効率化を実現すると、これまで人の手で行っていた業務をツールに代替させることができるため、人件費を大幅に削減することができます。

また、アナログ業務に必要となる書類やその保管場所にかかるコストも削減することが可能です。

バックオフィス業務に要するコストは非常に大きいため、自動化・効率化にコスト削減を図ることは、経営的にも大きなメリットがあります。

モチベーション向上

バックオフィス業務は定型的な業務やルーチンワークが多くを占めており、単調である一方でミスによる責任が重いという特性があります。そのため、精神的負担からモチベーションを招きやすく、人手不足に陥りやすいという課題を抱えています。

バックオフィス業務を自動化・効率化すると、スタッフは単調な定型業務から解放され、やりがいのある重要な仕事へ取り組むことができるため、モチベーションの向上が期待できます。部門全体のモチベーション向上により、ビジネスの成果にもつながりやすくなるでしょう。

バックオフィス業務の自動化に役立つおもなツール

このようにバックオフィス部門は、業務量や必要なスキルといった点から、さまざまな課題を抱えていることがわかりました。

これらの課題を解決するためには、バックオフィス業務を可能な限り「自動化」することで、従来まで担当者が対応していた業務を、人手を介さずに対応できるようにする必要があります。

本章ではこの「自動化」を実現するうえで役立つツールについて、業務内容ごとに詳しく解説していきます。

クラウドサービスでルーチンワークを自動化

バックオフィス業務は、毎日・毎週・毎月発生するルーチンワークがとても多いです。

くりかえし発生する入力・集計などの作業を人の手で行っていると、ミスが発生しやすいうえに作業に必要以上の工数がかかってしまうという課題もあります。そのようなルーチンワークを自動化できるクラウドサービスは数多くあり、自社の課題に合わせたシステムを選定、活用することで大幅な工数削減が期待できます。

• クラウドサービスとは？
  クラウドサービスとは、インターネットを介して利用することができるシステムの総称です。パソコンなどの端末にデータを保管するのではなく、インターネット上に保存・アクセスして利用するため「複数人での同時作業ができる」「別拠点などオフィス外からも情報の確認・編集ができる」などの特長があります。
• バックオフィス業務におけるクラウドサービスの活用例
  取引先情報・受注・発注・請求・売上などのデータを一元管理できるクラウドサービスを活用すれば、見積書や請求書などの帳票発行、請求・計上処理、売上・収支の集計など、幅広い業務を一元管理・自動化することができます。
  データが一元化されることで、見積もり情報から請求情報への転記作業がカットされて請求書の発行を自動化できたり、各事業部の受注・発注情報が一か所にまとまっていることでリアルタイムの売上・収支状況を確認したりすることが可能となります。
  また作業工数の削減の他にも、他部門や他拠点との情報共有もスムーズになるため、不要なコミュニケーションコストの削減も期待できます。

定型作業をRPAで自動化

RPAという技術を使って定型業務を自動化する方法もあります。

RPAとは何か、バックオフィスにRPAを導入するメリットは何か、詳細を見ていきましょう。

• RPAとは?

RPAとは「Robotic Process Automation」の略称で、コンピューターを使って人が作業する業務をロボットに記憶させ、作業を自動化させることを言います。

AI技術等の活用によって、前述のクラウドサービスよりもさらに高度な作業を自動化できるのが特長です。パソコンを使う作業で、かつ、作業工程が決まっている業務であれば、その工程を記憶させて処理を自動的に進めることができるようになります。ロボットは工程どおりに動作するため、設定が適切であれば人間が作業しているかのように業務を進められるようになるのです。

作業工程のルール設定が非常に重要なので一定時間がかかりますが、この設定が完了した後はロボットに作業そのものを一任する体制が構築されるため、バックオフィス部門での人の手による業務を減らすことができるでしょう。

• RPAを導入するメリット

一度、工程の設定をすれば後は任意の時間にロボットを稼働させることができます。

時間がかかる業務であっても夜間に作業するように設定することで、翌日の出勤時に作業結果を確認できるようになるため、その日の業務を効率的に進めることができるようになります。

人手ではミスが生じる可能性がある業務も、RPAの技術を使えばそのような心配はありません。むしろ、ミスによる作業の差し戻しがなくなり、結果的にかかる時間も短縮できるでしょう。

また、人力では時間がかかる大量データの処理においてもRPAが有効です。作業を自動化させて、担当者は最終チェックだけをすれば良いので、大幅に作業時間を省略することができるようになります。

そのほか多くの業務がツールで効率化できる

上記以外にも、ツールの活用によって効率化できるバックオフィス業務はたくさんあります。以下にご紹介していますので、バックオフィス業務の効率化を検討している方はぜひご参考下さい。

経費精算

経費精算とは従業員の交通費や出張費などの経費を、会社に申請しては払い戻しを受けることです。この申請・確認・承認の作業を自動化できるのが経費精算ツールです。

経費精算ツールを活用すれば、従業員が所持する交通系ICカードと連携して交通費の自動抽出などができるようになります。従業員の申請ミスを防ぐことができるのはもちろん、バックオフィス側での確認工数の削減にもつながります。
経費精算ツールから会計ソフトに連携可能なものを活用すれば、経理業務をまとめて効率化し、さらなる業務効率改善も実現可能です。

勤怠管理

勤怠管理とは、従業員の出退勤・欠勤・遅刻・早退・有給休暇等を管理する業務です。これらの業務を手作業で行うと、確認・集計・管理に多くの手間と時間が必要となるだけでなく、正確性の担保や不正の防止が難しいという課題があります。
勤怠管理専用のツール・システムを導入すれば、データの入力・管理を効率化したり、集計を自動化したりすることができるため、勤怠管理業務に要する手間や時間を大幅に削減することができます。

帳票処理

バックオフィス部門では、請求書・納品書・入出金伝票といった伝票から、仕訳帳・買掛帳・売掛帳といった帳簿まで、さまざまな帳票類を取り扱う必要があります。これらをすべて書類ベースで処理を行っていたら、業務が非常に煩雑となり管理も大変です。
近年では電子帳票システムが一般化しており、バックオフィス部門で取り扱う帳票類はほぼデジタル化することができます。処理・管理もスムーズに行うことが可能となり、帳票類の封入・投函といった作業も不要となるため、大幅に帳票処理業務を効率化することが可能です。

採用管理

採用活動は、企業活動を支える人材を確保する重要な活動ですが、求人媒体への出稿・応募者の書類選考・面接日時の調整・内定の通知など非常に時間・コスト・労力を要する業務です。特に採用が集中する時期には採用担当者に大きな負担がかかります。

採用管理システムを導入すれば、ツール上で採用活動の状況を採用者ごとにステータス管理したり、採用ステップに応じたメール送信等を行ったりすることが可能です。採用活動をスムーズに行うことができるため、余力が生まれて良い結果にもつながりやすくなります。

人事評価

人事評価は、社員が発揮した能力や挙げた業績を評価して、給与や昇進に反映させる業務です。社員の満足度・モチベーション・勤続期間に大きく関係しているため、適切な評価を行うことが重要となります。しかし、Word・Excelといった汎用ツールや書類による業務を行っていると、多くの時間と労力がかかるのが実状です。

人事評価システムであれば、目標や進捗の管理・評価に必要な機能・評価のスキームが多数用意されているため、公正な人事評価をスムーズに行うことが可能。さらに人事評価の担当者の業務効率化を図れるだけでなく、適切な評価を行うことにより従業員満足度の向上にもつながります。

給与管理

給与計算は、自社の社員の活躍を給与に反映する重要な業務。一般的には、「必要な情報の入力・登録＞勤怠データの集計＞帳票類の作成＞税金・社会保険の納付」といった流れで進められます。
近年では多くの企業が給与計算ソフト・システムを導入しており、ある程度システム化・効率化が進められてはいます。しかし、給与計算は煩雑・複雑でミスが許されないという業務特性から、まだまだ非効率な業務を行っている企業は少なくありません。
近年では、勤怠管理システムとの連携や情報の一元管理機能が搭載された給与管理システムもリリースされており、システムの範囲外の業務についてはRPAを活用するという方法もあります。
このような最新のツール・システムを活用することで、給与管理業務についても自動化・効率化できる範囲を増やすことが可能です。

バックオフィス業務を幅広く効率化・自動化するなら「楽楽販売」

さまざまなツールをご紹介してきましたが、バックオフィス業務を幅広く効率化・自動化するなら「楽楽販売」がおすすめです。
具体的にどのような業務が効率化・自動化できるのかご紹介します。

「楽楽販売」とは

「楽楽販売」とは

「楽楽販売」は販売管理をはじめとする、あらゆる管理業務の効率化ができるクラウドシステムです。入力・集計作業などのルーチンワークを自動化することができるため、バックオフィスで特に多い「人手不足」「業務負荷の増大」「業務の属人化」「ヒューマンエラー」といった課題の解決が期待できます。

バックオフィス業務には企業によってさまざまな社内ルールがあり、システムの導入によって業務フローやルールを変更することが困難なケースも多いです。「楽楽販売」はカスタマイズ性が高いため、自社の業務フローにあわせた独自のシステムをマウス操作だけでカンタンに作ることができ、システム導入の障壁を最小限に抑えることができます。

「「楽楽販売」の活用イメージ

「楽楽販売」の活用イメージ

「楽楽販売」は前述の通りカスタマイズ性が高いシステムなので、バックオフィス業務におけるさまざまな作業を自動化に活用することが可能です。見込み顧客の管理から見積もり・受発注・請求・売上の管理までの一連の業務をまとめて「楽楽販売」で対応するなど、複数の業務をまとめて自動化するのもおすすめです。
一元管理することで、各データ間での転記作業が不要になる、顧客データに更新や修正が発生した際の対応漏れ防止につながる、部門間での情報共有がスムーズになるなどさまざまなメリットが期待できます。

＞＞「楽楽販売」で効率化できる業務一覧を見る

まとめ

バックオフィス部門では人手不足や専門知識が必要になるといった理由から、業務の属人化が常態化しています。さらに、さまざまな業務を兼任しているため、一人あたりの業務負担が大きくなるといった課題を抱えていることが多いため、早急な対処が必要でした。

そのような課題を解決する方法の一つとして、便利なツールを活用して可能な限り業務を自動化することで、バックオフィス部門では本当に人が対応しなければならない業務に集中できるようになります。

クラウドサービスやRPAを活用して業務を自動化し、バックオフィス部門にかかる負担の軽減を現実のものにしていくことが求められるでしょう。

記事内でご紹介した「楽楽販売」は専門知識がなくても自社の業務フローに合わせてカスタマイズができるため、初めてのシステム導入にも安心です。ぜひお気軽に無料資料をダウンロードしてみてください。

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