【経理でチャットボット活用！】社内問い合わせを自動化する？

チャットボットの基本と社内利用について

チャットボットは、質問に対して即座に自動で応答してくれる画期的なシステムです。

いつでもすぐに知りたい情報を得ることができる手軽さから、さまざまな分野で活用が進んでいますが、運用にはチャットボットツールの導入や事前の準備が欠かせないという点は抑えておきましょう。

中でもカスタマーサポートの部門で多く活用されているイメージが強いチャットボットですが、近年では経理をはじめとしたバックオフィスの部門でも活用されるケースが増えているのをご存知でしょうか。

現在、チャットボットはバックオフィスに寄せられる社内問い合わせ対応の効率化を目的として、さまざまな企業に導入され広く活用されています。

経理部門でよくある問い合わせ対応の課題

経理部門でも導入が進むチャットボットですが、よくある問い合わせ対応における課題にはどのようなものがあるのでしょうか？

FAQやマニュアルが活用されない

せっかく用意したFAQやマニュアルが活用されないために、何度も同じ質問に対応せざるをえず業務負担がましていることが、経理部門が抱える課題の一つとなっているケースが多く見受けられます。

それでは、なぜFAQやマニュアルが活用されないのか、その原因となるケースを見ていきましょう。

欲しい情報が見つからない

FAQやマニュアルそのものに問題があるケースが考えられます。

欲しい情報があってFAQやマニュアルを参照しても、必要な情報が見つからないために活用されなくなる可能性が高いです。

例えば、ページの構成が読み手のわかりやすさを重視していない場合や、想定される検索キーワードへの対応が不十分である場合など、情報を見つけづらい状況になっている可能性が考えられるでしょう。

このような状況では、頻出の問い合わせは目立つ場所に配置する、類義語を登録して幅広い検索に対応するといった対策をすることで、情報の検索性を高める必要があります。

「聞いたほうがはやい」という考え

自力で調べるよりも、担当者に聞くほうが早く解決できると考える人も多くいます。FAQサイトやマニュアルで調べるのは、手間がかかるというイメージがあるからです。

この場合、FAQやマニュアルで調べるよりも先に「とりあえず聞いてみよう」という考えになりがちです。その積み重ねが経理部門への問い合わせ数の増加につながり、経理部門がその対応を担うことで大きな負担となっている可能性が考えられます。

これらの課題を解決するためには、自分で調べることのメリットを理解してもらうほうほうが有効です。具体的には、早さ、正確さ、わかりやすさなどを体感できる方法を導入すると、これらの問題が解消しやすくなるでしょう。

経理担当者の負担増大

問い合わせ対応に時間がとられることで、本来の業務である経理業務そのものに集中できなくなってしまいます。

経理部門の業務は毎月の繁忙期があるうえに正確性が求められる業務がほとんどですので、問い合わせ対応にかける時間はなるべく減らしたいところでしょう。

また、問い合わせ対応という本来の業務ではない仕事の対応が増えることで、残業時間の増加や重大なミスにつながるおそれもあるため、可能な限り避けたいものです。

経理部門が抱える本来の業務を圧迫させないためには、問い合わせ対応にかける時間を少しでも減らすことが重要でしょう。問い合わせ対応の数が少なくなることで、本来の業務に充てられる時間が増えるため、スムーズな業務の遂行に役立つといえます。

繁忙期への対応

繁忙期は、経理部門の業務がピークを迎えて本来の業務が逼迫する状況が続きます。そのような中で、社内の問い合わせ件数も同じく増加する傾向にあり、問い合わせ対応にまで十分に手が回らないケースが起こり得るでしょう。

社内問い合わせへの対応が遅れることで、その社員を待たせることになるうえ、その先にいる取引先や関係者なども待たせることになり、その影響範囲は計り知れません。

このような経理部門を取り巻くさまざまな状況を打開するために、チャットボットを活用して経理部門の負担を減らすことができます。

ここからは、その理由や方法について具体的に説明していきます。

なぜ、経理部門へのチャットボット導入が効果的なのか？

チャットボットを導入することが、経理部門が抱える問題を解決するために効果的である理由とは何でしょうか。

得られる効果を確認しながらご説明していきます。

問い合わせ件数の削減

FAQやマニュアルよりも、手軽に欲しい情報に辿りつきやすいからです。

FAQやマニュアルの場合は、必要な情報がどこにあるのかを自力で調べるところから始まります。一方、チャットボットであればボットの会話形式で必要な情報に辿り着けるため、積極的な自己解決を促す効果を期待できます。

社員が自分でチャットボットを使って問い合わせを解決できれば、経理部門への問い合わせ数を減らすことができ、経理部門が問い合わせ対応に抱える課題も解決できるようになる良い循環が生まれることになるでしょう。

24時間365日対応できる

チャットボットは自動応答なので、いつでもすぐに利用できてスムーズに問題を解決できます。

経理部門へ問い合わせる場合は時間が限られているうえに、他の問い合わせ対応と重なると問題の解決までに時間がかかることもあります。すぐに情報を得たい場合に、待ち時間が発生するとその後の業務が進まなくなるリスクも生じるため、解決しておきたい課題になるでしょう。

その点、チャットボットであれば会社の就業時間に関わらず、好きなタイミングでその場ですぐに疑問を解消できるため、利用率の向上も期待できるといえます。

経費精算システム上に設置することも可能

すでに導入している経費精算システム上に、チャットボットを設置することで、より社員が利用しやすくなることが考えられます。

経費精算システムを使った業務の中で、疑問が発生するシーンは多々あるでしょう。システム上にチャットボットが表示されていれば、その場ですぐに質問できるため、効率的に問題を解決できて高い利用率も期待できます。自らFAQやマニュアルを開くといった手間もありません。

ただし、チャットボットを設置できるかどうかについては、導入するチャットボットや使用している経費精算システムの連携性にもよるため、事前にその点もチェックしておくとよいでしょう。

経理部門にチャットボットを導入した事例

経理部門でチャットボットを導入した企業で、実際にどのような変化があったのか事例をご紹介します。

導入前は、顧客からの問い合わせ対応と、社内の経理業務の繁忙期が重なることで、部門全体で負担が大きいことに課題を抱えていました。しかし、チャットボットの導入後には顧客問い合わせの対応が自動化されたことで1ヶ月の対応件数が30%されたとの効果を実感しています。

具体的には、この企業が導入している経費精算システム「楽楽精算」にチャットボットを設置することで、顧客からの請求書発行に関する問い合わせ対応が楽になったということでした。

導入前の設定も楽で安心できたという声もあり、導入後はレポートを活用してチャットボットの精度を高めるためのPDCAサイクルを回すことで、最大限にチャットボットを活用できている事例といえます。

チャットボットの導入事例について、詳細はこちらの記事をご覧ください。具体的な活用方法や体験談について詳しく紹介されています。

経理部門におけるチャットボットの導入ポイント

経理部門でチャットボットを導入するにあたって、おさえておくべきポイントにはどのような点があるのでしょうか。

効果的なチャットボット導入のために重要な点になりますので、しっかり確認しておきましょう。

過去の問い合わせ内容を参考にする

過去に寄せられたことがある質問には、必ず回答できるように準備することが大切です。

そのためには、過去に寄せられた問い合わせの一覧を見返して、可能であれば全て、数が多い場合は質問の頻度が高いものから優先的に対応するようにしましょう。

このように事前に準備しておくことが、「想定される質問に必ず回答できるチャットボット」を作り上げるために必要なポイントとなるのです。

運用後は、新たに経理部門へ寄せられた問い合わせを随時追加していくことで、効率的にチャットボットの精度をより高めていけるでしょう。

繫忙期への対策もしっかり行う

繁忙期には経理部門への問い合わせが集中することが予想されます。

例年、繁忙期に寄せられる問い合わせ内容を確認してチャットボットを整備しておくことで、繁忙期もチャットボットによる問い合わせへの自動応答が可能になります。

人が対応しなくても良い質問にはチャットボットが対応してくれるため、問い合わせ対応を最小限に抑えることができ、経理部門では本来の業務に集中して取り組めるようになるのです。

チャットボットを広く利用してもらうためには、チャットボットの存在をしっかりと周知して実際に体験してもらうように工夫することも重要になるでしょう。

＜経理部門向けチャットボット＞チャットディーラー

経理部門へのチャットボットの導入なら、経理部門をはじめとしたバックオフィスに特化したAI搭載の「チャットディーラーAI」がおすすめです。

あらかじめ、経理部門でよくある質問のテンプレートを学習済みなので、導入前の設定にかかる時間が少ないのが特徴です。AI搭載のチャットボットは、高機能なだけに事前の設定に手間がかかるケースが多くありますが、チャットディーラーは導入の手間が少なく短い期間で導入できる点が大きなメリットでしょう。

チャットボットの導入時に気になる、「導入前の手間」がかからない点が大きなポイントとなっています。このように、最小限の負担で導入できるチャットボットなら、忙しい経理部門でも、スムーズに導入することができます。

チャットボットが社内に浸透することで、業務負担の軽減も大いに期待できます。チャットディーラーの詳細は、こちらからご覧ください。

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まとめ

経理部門でのチャットボットの導入には、経理部門の業務負担を軽減させる効果が期待できます。問い合わせのあり方が変わることで、問い合わせをする社員にとっても、簡単かつスピーディーに課題を解決できるというメリットも得られます。

チャットボットの導入によって本来の業務に充てる時間を増やすことができ、経理部門の業務改善にも役立つことでしょう。

チャットボットで問い合わせ対応を減らすためには、過去の問い合わせ対応を参考にして質問と回答の整備をしておくことや、繁忙期には前もって質問と回答を見直して体制を整えておくことが、成功のポイントでした。

経理部門の業務改善に少しでも課題を感じているのであれば、ぜひこの機会にチャットボットの導入を検討してみてください。