【インタビュー】社内問い合わせ対応に「チャットボット」を導入した効果とは?

【インタビュー】社内問い合わせ対応に「チャットボット」を導入した効果とは?

交通費・経費精算システム「楽楽精算」やメール管理共有システム「メールディーラー」等、シェアNo.1のサービスをはじめとした中小企業の業務効率化に貢献する複数のクラウドサービスを、延べ5万社以上の企業に提供している「株式会社ラクス」。

経理に寄せられる「社内問い合わせ対応」への効率化を目的に、チャットボットツール「チャットディーラー」を導入した効果について、経理財務部の髙橋様、幸前様にお話を伺いました。

社内問い合わせ対応がメイン業務の負担に…

社内問い合わせ対応で課題に感じていたことを教えてください。

ラクスでは、全社員が経費精算システム(楽楽精算)を使用して経費精算を行っています。
システムのリリース自体は10年ほど経過していますが、新入社員や中途社員からの問い合わせが発生するため、質問がなくなることはありません。
また、昨年度より本格的に領収書の電子化を開始したことで、関連する質問が大幅に増えました。

どれくらいの問い合わせがありましたか?

平均すると月に30件程度ですが、社員の方が精算処理をされるタイミングと経理部門の業務ピークが月末月初に重なるため、作業時や締め作業時の問い合わせ対応は生産性を著しく損なっていました。

「チャットディーラー」の導入を決めたきっかけと導入までの流れを教えてください。

【事例】株式会社ラクス幸前さんシステム上に「チャットディーラー」を設置できるようになったと伺い、問い合わせ対応の一部でも効率化されれば……という気持ちで導入をきめました。

また、設定は簡単にできたと感じています。
当初は『経理の私がシステム設定なんてできるのか』と不安もありましたが、実際に取り掛かってみると2日程度で設定は完了しました。

まず、「チャットディーラー」の設定画面は直感的に分かり易く、マニュアルも完備されているため、基本的なシナリオの設定等は自分で進めることができました。
また、『イメージはあるがどんな設定をすればいいのか分からない』といった自分では設定方法が分からない部分については、サポートの方に『こんな挙動にしたい』と具体的なイメージを伝え、ご支援いただくことでスムーズに設定することができました。

「楽楽精算」にチャットボットを設置した画面

問い合わせ対応の稼働時間が50%削減!

導入の効果は予想以上で、1ヵ月当たりの問い合わせ対応の稼働時間が約半分に削減されました。
特に、マニュアルを見ていただければすぐに分かりそうな内容の質問については件数が大幅に減りました。

特に有効だと感じた部分を教えてください。

1つ目は、マニュアルへの誘導です。
ラクスでは、社内ポータルサイトにマニュアルを掲示しているので、そこを見てもらえれば解決出来るようになっています。
しかし、社内ポータルへのアクセスはそれほど多くなく、 マニュアルを見ずに質問してくる方が多数いらっしゃいました。
「チャットディーラー」の導入によって、社内ポータルへのアクセスが増えており、結果としてマニュアルに掲載しているようなよくある質問が減りました。
また、マニュアルを見てから申請をする方が多くなったので、差し戻しの件数も減っており、思わぬところでも効果を実感じています。

【事例】株式会社ラクス高橋さん2つ目は、問い合わせフォームの出し分けです。
以前から問い合わせへの対応に優先順位をつけたいと考えていたので、チャットディーラーで解決できなかった場合に質問を入力するフォームを複数用意して、内容に応じて振り分けを行っています。
今まではメールの内容を確認してから手動で振り分けていましたが、自動化されたことでとても楽になりました。
また、こちらの運用によって「特定の担当者に質問が集中する」という課題も解決できました。
フォームの通知先はそれぞれ変更することが可能なので、質問に応じて担当者も自動で振り分けられるからです。

3つ目は、問い合わせフォームに必須項目を設けたことです。
問合せのフォームの入力必須項目に、各質問に回答するために必要な内容を予め入力してもらうように設定しました。
例えば、どの伝票に対する質問なのか分かるように【伝票No.】の入力を必須にしたり、パスワードの再発行に関する質問に関しては【社員番号】の入力を必須にしています。(※社員番号があれば簡単に検索ができる)
予め質問時に入力してもらうことで、質問が来てから確認するという手間が省けます。
今までは2往復以上必要だったやり取りも、フォームのおかげで質問への回答は1往復で完結するようになりました。

「チャットディーラー」のレポート機能は活用出来ていますか?

はい。出来ています。 導入支援のサポートを受けながらですが(笑)
「離脱率の高い問いかけ」と「選択率の低い回答」の見直しを行うことでPDCAをまわしています。
いつどのような変更を行ったのか履歴を残せるので、変更前と変更後を比べています。

レポート機能ではないのですが、フォームから問い合わせのくる内容の分析を行い、シナリオに反映させることもしています。 チャットボットで対応出来る範囲を広げることで、最終的に稼働が減らせますので。

社員へ浸透させる工夫は「目立たせること」

実際に社員に利用してもらうために工夫したことはありますか?

【事例】株式会社ラクス幸前さんまずはとにかく利用してもらうため、システムにログインして3秒後に自動で展開するように設定しました。
結果、とにかく目立つので利用してみる方がたくさんいらっしゃり、意見や感想をたくさんいただくことができました。中には、「毎回出てくるので邪魔。」という声もありましたが。(泣)
現在はシステムを開いた1回目のみ自動で展開し、2回目以降は手動で展開できるような設定にしています。
導入後に利用されない…ということはなく、いただいた意見をもとに内容を改善することもできました。


最後に、一言お願いします。

社内問い合わせへの対応は大切な業務ですが、ラクであることに越したことはありません。

チャットディーラー」は、システムだけでなく、グループウェアや社内ポータル上にも設置可能です。
もし社内問い合わせを効率化したいとお考えの場合、まずは話を聞いてみることをオススメします。

  • 執筆者:川口雄治
  • この記事を書いた人

    川口 雄治

    法人向けクラウドサービスを提供する株式会社ラクスで、製品プロモーション・営業支援を担当。前職は無印良品の店長という少々変わった経歴。

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