Garoon(ガルーン)とチャットボットを連携させる効果とは?連携可能なサービスも紹介

一定以上の規模の企業では、生産性向上・業務効率化を図るために、社員間・社員同士での情報共有・コミュニケーションをスムーズに行う仕組みを構築することが重要となってきます。Garoonは、このような企業の課題解決に寄与する人気のグループウェアです。そして、Garoonにチャットボットを連携させることでより多くのメリットを得ることができます。

当記事では、Garoonとチャットボットの概要から、両者の連携により実現できること、連携におすすめのチャットボット製品、チャットボットを活用するメリットについて解説します。

Garoonを既に活用している方や、より高いパフォーマンスを求める方は、ぜひご参考下さい。

この記事の目次

    Garoon(ガルーン)とは?

    Garoonとは、サイボウズ社が提供するエンタープライズ向けのグループウェアのことです。同社では他にもサイボウズ Officeと呼ばれるグループウェアをリリースしていますが、両者の最大の違いはユーザー数にあります。

    • サイボウズ Office:~300名程度
    • Garoon:~数万名

    Garoonの方が利用可能なユーザー数が多いため、大企業やグループ企業全体で利用できることが大きな特徴です。大人数での利用を想定した機能も充実しています。

    このような特性から、大規模な企業の情報共有・業務効率化の課題解決を目的として多く導入されています。

    社内問い合わせを効率化できるチャットボットとは?

    チャットボットとは、「チャット+ボット」を組み合わせた造語で、いわゆる自動会話プログラムのことです。対話型インターフェースとしてさまざまな分野で活用されており、ビジネスシーンにおいても社内外からの問い合わせ対応等に活用されています。

    現在ではより高度で人間に近い対応が可能なAI搭載型チャットボットが主流となっており、社内用途においては総務・経理・情シスといったバックオフィス部門の業務効率化・業務負荷軽減を目的に、多くの企業で導入が進められています。

    チャットボットはWebサイト・Webサービス・グループウェア・ビジネスチャット等さまざまな場所への設置が可能となっており、当記事でご紹介するGaroonへ設置・連携することも可能です。

    チャットボットとGaroonの連携でできること

    Garoonは、企業全体での情報共有・共同作業を可能にする便利なグループウェアですが、チャットボットを連携させて更に利便性や業務効率を向上させることが可能です。

    ここでは、チャットボットとGaroonを連携させることで、実際にどのようなことができるのかを解説します。

    チャットボットとGaroonの連携でできること

    チャットボットとGaroonを連携させれば、以下のようなことができるようになります。

    問い合わせの自動対応

    チャットボット本来の機能である問い合わせの自動対応をGaroonのページ上で実現します。これにより別ページへの移動やツールの立ち上げ等を行うことなく、グループウェアでの作業中に発生した疑問・質問をその場で解決することができます。

    Garoonのデータを参照

    Garoonから情報を取得することで、チャットボット上から他のメンバーの予定・スケジュールの参照や会議室・設備・備品の利用状況確認・予約設定等を行うことが可能です。会話を通じてスケジュール調整や予約等を手軽に行うことができます。

    タスク実行

    タスク実行機能が搭載されたチャットボットであれば、情報収集・修正・投稿などのタスクをグループウェア上で実行できます。これにより、人の手による作業を自動化・省力化することが可能です。

    Garoon上にチャットボットを設置できるケースも

    Garoonでは、ポータル上にチャットボットを設置することができるため、上記の問い合わせ対応やタスクの実行を、画面の切り替え等を行うことなくグループウェアに設置されたチャットボットから実行することが可能です。

    グループウェアは、企業で勤務する全従業員が日常的に利用しているシステムであるため、チャットボットと連携させておけば業務中に質問・疑問が生じた場合やタスクを実行したい場合にその場で即座に実行することができます。

    企業全体の業務効率・業務スピードを向上させると同時に、総務や情シスといった対応部門への問い合わせ件数削減効果も高めることにつながります。

    Garoonに設置、連携できるおすすめのチャットボット

    Garoonにはチャットボットの設置・連携が可能であることが分かりました。続いては、Garoonに設置・連携が可能なおすすめのチャットボットをご紹介します。

    チャットディーラーAI

    チャットディーラーAIは、弊社が提供する社内向けAIチャットボットです。総務・経理・情シスなど、社内のさまざまな部署での利用を想定して設計されており、テンプレート・便利な機能が充実。社内で利用するさまざまなプラットフォームへの設置・連携を行うことが可能です。

    学習済みAIの搭載により短期間で手軽に導入できることや、圧倒的な低価格で利用できることも、チャットディーラーAIの大きな強みです。

    コストパフォーマンスに優れたチャットボットを設置したい方や、グループウェアとの親和性や導入・運用の利便性を重視する方は、チャットディーラーAIを検討してみることをおすすめします。

    チャットディーラーAIの詳細はこちら

    Q&Ai

    Q&Aiは、AIによる高度な文章解析とディープラーニングを活用した高度な学習が行えるのが特徴のチャットボットです。

    ユーザーにより入力された情報を的確に理解して、柔軟な対応を行うことが可能。複雑難解な問い合わせ対応を代替させたい方や、より人間に近い対応を行いたい方にはおすすめです。

    Q&AiはGaroonだけでなくさまざまなWebサイトへの設置が可能です。

    対応力に優れたチャットボットをGaroonに設置したい方や、他のAIチャットボットでは対応に満足できなかった方は、ぜひ検討してみることをおすすめします。

    syncpit

    SYNCPITは、バックオフィス業務の自動化・効率化に特化したチャットボットツールです。

    バックオフィス業務で使用するGaroonをはじめとした各種クラウドサービスとの連携性に優れており、煩雑なチェック業務や問い合わせ対応の課題を解決。既存のクラウドサービスを利用しつつ、最適な業務フロー・業務体制の構築を図ることができます。問い合わせ対応だけでなく業務を代替させることができるのが、SYNCPITの大きな特徴です。

    グループウェアを使用しており、定型業務や通知業務などに時間や労力を奪われている方にはおすすめのチャットボットとなります。

    PEP

    PEP(ペップ)は、株式会社ギブリーが提供する社内DX・業務自動化の実現に適したチャットボットです。

    直感的な操作で簡単にFAQを作成可能であるため、現在利用中のグループウェアや社内ポータルに設置することで、システムの移行や乗り換えを行うことなく業務改善を実現することが可能。

    Garoon上に設置してAIアシスタントのウィジェットを設置して会話を行ったり、スケジュール等のシステム上の予定を取り出したりといったことも可能です。

    チャットボットのチューニングや学習も非常にシンプルな手順で行うことができるため、Garoonに簡単で手軽に利用できるチャットボットを設置・連携したい方にはおすすめです。

    チャットボットを活用するメリットは?

    チャットボットは、現在多くの企業がさまざまな分野で活用しているトレンドのツールです。ここでは、チャットボットを導入・活用することで得られる主なメリットについて解説します。

    チャットボット単体で活用したい方も、Garoonのようなグループウェアと連携させて活用したい方も、ぜひご参考下さい。

    業務スピードの向上

    チャットボットを導入すると、社内のスタッフは業務上で生じた疑問や問題をいつでも素早く自己解決することが可能となるため、業務スピードを向上させることができます。有人の問い合わせ対応窓口のように混雑したり回答に時間がかかることもありません。

    グループウェア等のプラットフォーム上に設置する場合においては、ツールやシステムを操作して情報を探す時間を短縮することが可能となります。

    社内で働くスタッフが問題や疑問を解決する時間は、業務を推進するうえでロスとなるため、その時間を短縮できることは大きなメリットです。

    コスト削減につながる

    チャットボットを導入すれば、問い合わせ対応を自動化することができるため、対応に要する人員・業務量・業務負荷を大幅に軽減することができます。対応業務に要する人的コストをはじめ、機材費・設備費など多くのコストを削減できることが大きなメリットです。

    グループウェア上で社内問い合わせ対応を行っている場合においても、チャットボットを設置すれば同等の効果を得ることができます。

    問い合わせ対応の品質が均一化される

    問い合わせ対応業務は、できるだけ対応品質を均一化することが重要なポイントとなります。対応品質に偏りがあると、業務効率が低下するだけでなく、特定の人物に業務が依存する原因となったり、利用者側が誤った判断をしたりとさまざまな問題を誘発するためです。

    チャットボットを導入すれば、チューニングさえしっかりしておけば常に同じ品質の対応を利用者に提供することが可能です。対応をスムーズに行うと同時に、対応側も利用者側もスムーズに業務を進めることができます。

    ナレッジや対応ノウハウが集約される

    チャットボットには、対応データ・利用データを自動で蓄積する機能が搭載されているため、社内のナレッジや問い合わせ対応のノウハウをチャットボット上に集約するのに適しています。

    データをもとにFAQを充実させることで、社内の誰もが業務に必要なナレッジを有効活用することが可能です。また、チャットボットをチューニングすることで対応品質・ノウハウもブラッシュアップさせていくことができます。

    グループウェア上に設置している場合なら、チャットボットへの問い合わせログを分析することで、チャットボットだけでなくグループウェアの活用方法や業務フローの改善を図ることも可能です。

    有益なナレッジ・ノウハウも社内に散在していては上手く活用することができません。あらゆるナレッジ・ノウハウを集約して有効活用できることは、企業活動を行ううえで大きなメリットと言えるでしょう。

    まとめ

    サイボウズのグループウェアであるGaroonとチャットボットの概要、ならびに両者の連携についてご紹介してきました。

    どちらも企業の生産性向上・業務効率化には大きく貢献してくれるITシステム・ツールとなりますが、連携させることで更に利便性や作業効率を高めることができます。生産性・業務効率を高めてビジネスの加速を図りたい方には、両者の連携はおすすめです。

    Garoonを現在活用している方や、これから導入を予定している方は、ぜひ当記事も参考にして、チャットボットとの連携による相乗効果の発揮を検討してみて下さい。

    • 執筆者:ボットマガジン編集部
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      ボットマガジン編集部

      ボットマガジン編集部です!チャットボットについて、タイムリーでお役立ちな情報をお届けします。

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