SharePointで社内ポータルを構築!活用事例8選を詳しく紹介

リモートワークの導入、働き方改革などを背景に、社内ポータルの構築を検討する企業が増えています。社内ポータルがあれば、どこにいてもどんな時間でも、オフィスにいるのと同じように業務を進められるようになります。

マイクロソフト社が提供する「SharePoint」は、社内ポータルを構築できるサービスのひとつです。今回は、SharePointとはどのようなサービスなのか、SharePointで社内ポータルを制作するメリットは何なのかを、活用事例とあわせて解説します。

社内ポータルとあわせて利用するのがおすすめのツールも紹介しますので、SharePointで社内ポータル構築を検討中の方はぜひご参考にしてください。

この記事の目次

    SharePointとは?

    SharePointとは、マイクロソフト社が提供するMicrosoft 365やOffice 365などに含まれる、ファイル共有・情報共有を目的としたサービスです。SharePoint単体での利用もできます。

    SharePointには、以下のような機能が備わっています。

    <チームサイト>

    部署や部門、プロジェクトなど、目的に応じてポータルサイトを作成できる機能。テンプレートが用意されているので、専門知識がなくても簡単にポータルサイトを開設できる。

    <コンテンツ管理>

    チームサイト内のドキュメントや画像、各種書類などのコンテンツを管理する機能。アプリを追加すると、ポータルサイト上にアンケートフォームや掲示板を簡単に実装できる。

    <ワークフロー>

    個別のやりとりでは煩雑化・複雑化しやすい業務フローを可視化し、システム上で完了させるための機能。

    <検索機能>

    SharePoint上のファイルはもちろん、システムも含めて検索をかけ必要な情報を探せる機能。

    <Officeツールとの連携>

    WordやExcelなど、ほかのOfficeツールと連携し、SharePoint上で作業や協働ができる機能。

    SharePointにはモバイルアプリもあるため、PC上だけではなくスマホやタブレットでも利用できるのもポイントです。

    SharePointで社内ポータルを作成するメリットとは?

    SharePointで社内ポータルを作成するもっとも大きなメリットは、Office製品と簡単に連携して活用できることです。

    多くの企業にとって、WordやExcelはもはや業務をおこなうのに不可欠なツールとなっているのではないでしょうか。SharePointであれば、使い慣れたOffice製品をそのままSharePoint上で利用できるので、導入をスムーズに進められます。

    SharePointはモバイルアプリもあるため、出張先やテレワークでもアクセスして確認や簡単な作業をおこなうことも可能です。

    さらにSharePointでは、社内ポータルを簡単に作成するのはもちろん、下層にチームやプロジェクトごとに個別のサイトを設置できるのも、大きなメリットといえるでしょう。

    SharePointで作成した社内ポータルの活用事例8選

    ここからは、SharePointで作成した社内ポータルの活用事例を、8つ紹介します。

    1. データの保管先をSharePointに統一
    2. 売上進捗を共有・可視化
    3. スケジュールを共有
    4. 社内SNSでコミュニケーション促進
    5. ナレッジ共有サイトとして活用
    6. 人事労務手続きなど承認・申請のシステムを統合
    7. キャリア支援に関する情報を掲載
    8. 社内報として活用

    それぞれ目的に応じた便利な使い方をしているので、自社ではどのような活用を想定するのか、考えながら読み進めてみてくださいね。

    データの保管先をSharePointに統一

    中小企業のITアドバイザーとして、各種サポートをおこなっている浅間商事株式会社では、長年ファイルサーバーにデータを保管していました。しかしSharePointを導入したことでファイルサーバーを廃止し、SharePointへの移行を進めています。

    自社サーバーからクラウド型のSharePointに移行することで、大幅なコストと管理の手間の削減が見込めるだけでなく、SharePointのほかの機能を活用することで、業務効率化にも成功しているそうです。

    【参考】浅間商事株式会社の事例

    スケジュールを共有

    浅間商事株式会社では、データ保管以外にスケジュール共有にもShrePointを活用しています。具体的には、社員の休暇やテレワークなどの予定を、SharePointの予定表機能に入力して共有しているそうです。

    SharePointの予定表は、表示がシンプルなうえ入力が簡単で、Webサイトで表示しても見やすく使いやすいのが特徴です。個人の予定やより複雑な予定の管理は別のツールを使用し、SharePointでは全社や部署で把握すべきスケジュールを共有するなど使い分けると便利です。

    【参考】浅間商事株式会社の事例

    売上進捗を共有・可視化

    医療法人社団彩祥会 中島皮フ科では、複数のスタッフがパソコンを共同で利用していることから、情報共有に課題を抱えていました。そこでSharePointを導入し、資料共有を開始します。

    Excelのグラフをページに埋め込み、診療科ごとの売上をスタッフがいつでも確認できるようになりました。その結果、スタッフ全員の数字に対する意識が向上し、コミュニケーション活性化にもつながったそうです。

    【参考】医療法人社団彩祥会 中島皮フ科の事例

    社内SNSでコミュニケーション促進

    日本を代表する通信企業、KDDIにおけるSharePoint導入事例です。KDDIでは、全社1.3万人が活用する社内SNSをSharePointで構築。一般的にSNSは、メンバーのコミュニケーションの場との位置づけとされますが、KDDIでは「フォーマルなドキュメント共有」と「自由なディスカッション」の場を目指しました。

    会議サイトでは事前に資料を共有し、ディスカッションコーナーでは社員が相互に意見交換を実施。ほかに仕事の進め方や問題解決の手法をレシピ化して共有するなど、ナレッジベースとしても活用しているそうです。

    【参考】KDDIの事例

    ナレッジ共有サイトとして活用

    ある企業の事業部では、SharePointでナレッジ共有サイトを構築。過去のプロジェクトのドキュメントや、用語の解説記事など、これまで組織内に蓄積されたさまざまなナレッジを共有するのに活用しています。

    仕様書や設計書のほか、業務マニュアルなど各種ドキュメントを整理し、ナレッジサイトで体系的に管理することで、ノウハウが属人化するのを防げます。

    【参考】Sofia

    人事労務手続きなど承認・申請のシステムを統合

    多くの企業では、人事労務の手続きを進める際、申請者は上長の承認を得てから申請するフローが取られています。SharePointには、ワークフロー機能も備わっているため、承認・申請をSharePointだけで済ませることが可能です。

    PCだけではなくスマホからもフローを進められるので、申請手続きのためだけに出社したり、出張中の上長の帰りを待ったりする必要がなくなり、業務効率の向上も期待できます。

    【参考】Sofia

    キャリア支援に関する情報を掲載

    人事部がキャリア支援サイトを構築し、それぞれの部門がどのような仕事をしているのかを発信すれば、普段は見えない他部門の業務内容や雰囲気を把握できるようになります。他部門に興味を持つことで、社内リクルーティングの活性化が期待できるでしょう。

    あわせて社内でおこなわれる社員研修の内容や日程などの情報を掲載すれば、社員は自主的に自己研鑽をおこなえます。SharePointで担当講師と受講者がコミュニケーションをとることで、受講者の動機付けにもつながるでしょう。

    【参考】Sofia

    社内報として活用

    広報部がSharePointでサイトを開設し、社内報として活用することも可能です。社内報は紙で発行するのは大変ですが、SharePointでオンライン上で作成するのであれば、簡単かつスピーディーに更新できるのがメリットです。

    社外の編集者にアカウントを付与すれば、SharePoint上で共同編集することもできます。広報部は最後に承認・公開だけをおこなえば、過重な負担がないので業務改善にもつながります。

    【参考】Sofia

    社内ポータルにぜひ取り入れたい便利なツールとは?

    SharePointで社内ポータルを開設するのであれば、あわせて「チャットボット」を導入するのがおすすめです。ここでは社内ポータルにチャットボットがおすすめの理由を紹介します。

    問い合わせ対応を自動化「チャットボット」

    チャットボットとはその名のとおり、チャットウィンドウに入力された質問に対してロボットが回答する、チャット形式の自動応答システムを指します。

    チャットボットには、あらかじめ設定されたシナリオに沿って回答する「シナリオ型」と、入力された質問文を搭載されたAIが解釈して応答する「AI型」の2種類があるのが特徴です。

    シナリオ型は一問一答形式の質問への回答を得意とし、AI型は一問一答はもちろん、より複雑で高度な質問へも対応できます。AI型は、質問と回答を繰り返すことでAIが学習し、回答精度が向上していきます。

    チャットボットを社内ポータルに取り入れるメリット

    チャットボットを社内ポータルに取り入れると、以下のようなメリットを得られます。

    • 同じような問い合わせへの回答を任せられる
    • 24時間365日の社内問い合わせ対応を実現できる
    • 問い合わせに人が対応する回数を削減できる
    • コア業務に集中して業務効率を上げられる

    社内問い合わせに対応している総務や情シスなどのバックオフィス部門は、ほかにも多くの業務を抱えています。しかし社内問い合わせ対応に追われてしまい、自身の業務をこなせず悩んでいることも少なくありません。

    チャットボットを社内ポータルに導入すれば、問い合わせを担当している社員の負荷を減らせるのはもちろん、必要な情報をいつでも引き出せるほかの社員のES(Employee Satisfaction=従業員満足度)も向上するのです。

    SharePointで作った社内ポータルにおすすめ!「チャットディーラーAI」

    チャットディーラーAI

    SharePointで作成した社内ポータルにチャットボットを導入するなら、社内利用に特化して開発された「チャットディーラーAI」がおすすめです。

    ここでは数あるチャットボットのなかでも、とくにチャットディーラーAIをおすすめする理由を紹介します。

    チャットディーラーAIの特徴

    チャットディーラーAIは、社内の問い合わせ対応に特化して開発されたため、総務や情シスなど多忙なバックオフィス部門が導入しやすいように設計されているのがポイントです。チャットディーラーAIのおすすめポイントを、4つ紹介します。

    • 400種類以上もの社内用テンプレートがあらかじめ搭載されている
    • 学習済みAIが搭載されているので、導入後すぐに利用できる
    • 導入から改善、運用、継続まで、手厚いサポートを無料で受けられる
    • AI型のチャットボットであるのに、月々わずか数万円で利用できる

    通常AI型のチャットボットを導入するには、Q&Aを用意してシナリオを設計し、AIに学習させる必要があります。そのため導入すると決めても、実際に使いはじめるまでには手間と時間がかかるのが一般的です。

    その点チャットディーラーAIは、あらかじめ用意されているテンプレートに回答すれば、AIはすでに学習済みなのですぐに使いはじめられます。チャットボットは導入後もデータを分析して改善していく必要がありますが、チャットディーラーAIは導入から運用、改善まですべて専属担当がつき、しかも無料でサポートしてくれるのもメリットです。

    チャットディーラーAIの詳細はこちら

    まとめ

    WordやExcelなどOffice製品とシームレスに連携できるSharePointでポータルサイトを作成すると、社員はどこからでもアクセスして業務をおこなえるようになります。さらにチャットボットを導入すれば、ポータルサイト上で必要な情報を引き出しながら業務を進められるため、作業性や業務効率を向上させることが可能です。

    チャットボットを導入するなら、社内利用に特化して開発されたチャットディーラーAIがおすすめです。学習済みAIが搭載されているので、社内用テンプレートに回答を登録すればすぐに利用を開始できます。

    チャットディーラーAIに興味を持たれた方は、ぜひ以下から資料のダウンロードをご検討してみてくださいね。

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    • 執筆者:ボットマガジン編集部
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      ボットマガジン編集部

      ボットマガジン編集部です!チャットボットについて、タイムリーでお役立ちな情報をお届けします。

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