リモートワークの導入、働き方改革などを背景に、社内ポータルの構築を検討する企業が増えています。社内ポータルがあれば、どこにいてもどんな時間でも、オフィスにいるのと同じように業務を進められるようになります。
マイクロソフト社が提供する「SharePoint」は、社内ポータルを構築できるサービスのひとつです。今回は、SharePointとはどのようなサービスなのか、SharePointで社内ポータルを制作するメリットは何なのかを、活用事例とあわせて解説します。
社内ポータルとあわせて利用するのがおすすめのツールも紹介しますので、SharePointで社内ポータル構築を検討中の方はぜひご参考にしてください。
SharePointとは？
SharePointとは、マイクロソフト社が提供するMicrosoft 365やOffice 365などに含まれる、ファイル共有・情報共有を目的としたサービスです。SharePoint単体での利用もできます。
SharePointには、以下のような機能が備わっています。
- チームサイト
部署や部門、プロジェクトなど、目的に応じてポータルサイトを作成できる機能。テンプレートが用意されているので、専門知識がなくても簡単にポータルサイトを開設できる。 - コンテンツ管理
チームサイト内のドキュメントや画像、各種書類などのコンテンツを管理する機能。アプリを追加すると、ポータルサイト上にアンケートフォームや掲示板を簡単に実装できる。 - ワークフロー
個別のやりとりでは煩雑化・複雑化しやすい業務フローを可視化し、システム上で完了させるための機能。 - 検索機能
SharePoint上のファイルはもちろん、システムも含めて検索をかけ必要な情報を探せる機能。 - Officeツールとの連携
WordやExcelなど、ほかのOfficeツールと連携し、SharePoint上で作業や協働ができる機能。
SharePointにはモバイルアプリもあるため、PC上だけではなくスマホやタブレットでも利用できるのもポイントです。
SharePointで社内ポータルを作成するメリットとは？
SharePointで社内ポータルを作成するもっとも大きなメリットは、Office製品と簡単に連携して活用できることです。
多くの企業にとって、WordやExcelはもはや業務をおこなうのに不可欠なツールとなっているのではないでしょうか。SharePointであれば、使い慣れたOffice製品をそのままSharePoint上で利用できるので、導入をスムーズに進められます。
SharePointはモバイルアプリもあるため、出張先やテレワークでもアクセスして確認や簡単な作業をおこなうことも可能です。
さらにSharePointでは、社内ポータルを簡単に作成するのはもちろん、下層にチームやプロジェクトごとに個別のサイトを設置できるのも、大きなメリットといえるでしょう。
SharePointで作成した社内ポータルの活用事例8選
ここからは、SharePointで作成した社内ポータルの活用事例を、8つ紹介します。
- データの保管先をSharePointに統一
- 売上進捗を共有・可視化
- スケジュールを共有
- 社内SNSでコミュニケーション促進
- ナレッジ共有サイトとして活用
- 人事労務手続きなど承認・申請のシステムを統合
- キャリア支援に関する情報を掲載
- 社内報として活用
それぞれ目的に応じた便利な使い方をしているので、自社ではどのような活用を想定するのか、考えながら読み進めてみてくださいね。
データの保管先をSharePointに統一
中小企業のITアドバイザーとして、各種サポートをおこなっている浅間商事株式会社では、長年ファイルサーバーにデータを保管していました。しかしSharePointを導入したことでファイルサーバーを廃止し、SharePointへの移行を進めています。
自社サーバーからクラウド型のSharePointに移行することで、大幅なコストと管理の手間の削減が見込めるだけでなく、SharePointのほかの機能を活用することで、業務効率化にも成功しているそうです。
【参考】浅間商事株式会社の事例
スケジュールを共有
浅間商事株式会社では、データ保管以外にスケジュール共有にもShrePointを活用しています。具体的には、社員の休暇やテレワークなどの予定を、SharePointの予定表機能に入力して共有しているそうです。
SharePointの予定表は、表示がシンプルなうえ入力が簡単で、Webサイトで表示しても見やすく使いやすいのが特徴です。個人の予定やより複雑な予定の管理は別のツールを使用し、SharePointでは全社や部署で把握すべきスケジュールを共有するなど使い分けると便利です。
【参考】浅間商事株式会社の事例
売上進捗を共有・可視化
医療法人社団彩祥会 中島皮フ科では、複数のスタッフがパソコンを共同で利用していることから、情報共有に課題を抱えていました。そこでSharePointを導入し、資料共有を開始します。
Excelのグラフをページに埋め込み、診療科ごとの売上をスタッフがいつでも確認できるようになりました。その結果、スタッフ全員の数字に対する意識が向上し、コミュニケーション活性化にもつながったそうです。
社内SNSでコミュニケーション促進
日本を代表する通信企業、KDDIにおけるSharePoint導入事例です。KDDIでは、全社1.3万人が活用する社内SNSをSharePointで構築。一般的にSNSは、メンバーのコミュニケーションの場との位置づけとされますが、KDDIでは「フォーマルなドキュメント共有」と「自由なディスカッション」の場を目指しました。
会議サイトでは事前に資料を共有し、ディスカッションコーナーでは社員が相互に意見交換を実施。ほかに仕事の進め方や問題解決の手法をレシピ化して共有するなど、ナレッジベースとしても活用しているそうです。
【参考】KDDIの事例
ナレッジ共有サイトとして活用
ある企業の事業部では、SharePointでナレッジ共有サイトを構築。過去のプロジェクトのドキュメントや、用語の解説記事など、これまで組織内に蓄積されたさまざまなナレッジを共有するのに活用しています。
仕様書や設計書のほか、業務マニュアルなど各種ドキュメントを整理し、ナレッジサイトで体系的に管理することで、ノウハウが属人化するのを防げます。
【参考】Sofia
人事労務手続きなど承認・申請のシステムを統合
多くの企業では、人事労務の手続きを進める際、申請者は上長の承認を得てから申請するフローが取られています。SharePointには、ワークフロー機能も備わっているため、承認・申請をSharePointだけで済ませることが可能です。
PCだけではなくスマホからもフローを進められるので、申請手続きのためだけに出社したり、出張中の上長の帰りを待ったりする必要がなくなり、業務効率の向上も期待できます。
【参考】Sofia
キャリア支援に関する情報を掲載
人事部がキャリア支援サイトを構築し、それぞれの部門がどのような仕事をしているのかを発信すれば、普段は見えない他部門の業務内容や雰囲気を把握できるようになります。他部門に興味を持つことで、社内リクルーティングの活性化が期待できるでしょう。
あわせて社内でおこなわれる社員研修の内容や日程などの情報を掲載すれば、社員は自主的に自己研鑽をおこなえます。SharePointで担当講師と受講者がコミュニケーションをとることで、受講者の動機付けにもつながるでしょう。
【参考】Sofia
社内報として活用
広報部がSharePointでサイトを開設し、社内報として活用することも可能です。社内報は紙で発行するのは大変ですが、SharePointでオンライン上で作成するのであれば、簡単かつスピーディーに更新できるのがメリットです。
社外の編集者にアカウントを付与すれば、SharePoint上で共同編集することもできます。広報部は最後に承認・公開だけをおこなえば、過重な負担がないので業務改善にもつながります。
【参考】Sofia
テレワークの導入
コンサルティング会社であるディスカバリーズ株式会社では、社員が外出先から情報やファイルへアクセスする機会が多いことから、社内外問わず情報共有を活性化できる仕組みとしてSharePointを導入。
情報共有のみならず情報発信や情報交換も活性化され、当初の課題解決の延長線上としてテレワーク環境の構築も実現。
社員が働きやすい環境を構築したことで、産休・育休に伴う離職率0％も達成しています。
【参考】NotePM
社内ポータルにぜひ取り入れたい便利なツールとは？
SharePointで社内ポータルを開設するのであれば、あわせて「チャットボット」を導入するのがおすすめです。ここでは社内ポータルにチャットボットがおすすめの理由を紹介します。
問い合わせ対応を自動化「チャットボット」
チャットボットとはその名のとおり、チャットウィンドウに入力された質問に対してロボットが回答する、チャット形式の自動応答システムを指します。
チャットボットには、あらかじめ設定されたシナリオに沿って回答する「シナリオ型」と、入力された質問文を搭載されたAIが解釈して応答する「AI型」の2種類があるのが特徴です。
シナリオ型は一問一答形式の質問への回答を得意とし、AI型は一問一答はもちろん、より複雑で高度な質問へも対応できます。AI型は、質問と回答を繰り返すことでAIが学習し、回答精度が向上していきます。
チャットボットを社内ポータルに取り入れるメリット
チャットボットを社内ポータルに取り入れると、以下のようなメリットを得られます。
- 同じような問い合わせへの回答を任せられる
- 24時間365日の社内問い合わせ対応を実現できる
- 問い合わせに人が対応する回数を削減できる
- コア業務に集中して業務効率を上げられる
社内問い合わせに対応している総務や情シスなどのバックオフィス部門は、ほかにも多くの業務を抱えています。しかし社内問い合わせ対応に追われてしまい、自身の業務をこなせず悩んでいることも少なくありません。
チャットボットを社内ポータルに導入すれば、問い合わせを担当している社員の負荷を減らせるのはもちろん、必要な情報をいつでも引き出せるほかの社員のES（Employee Satisfaction＝従業員満足度）も向上するのです。
一斉メール配信で情報を発信する
社内ポータルを作成しても全員が見ているとは限りません。そんなときはメール配信システムを活用した一斉メール配信での更新情報の発信を行いましょう。
- 社内ポータルサイトのURL
- 更新情報やアップデート情報
- 活用事例の共有
以上のような内容を発信することによって、社内ポータルのアピールをしましょう。
また、メールを一斉送信する際はCCやBCCではなく、メール配信システムを利用するのが望ましいです。
CCやBCCでの配信は誤送信やメール不達など様々なリスクがあります。たとえば、誤って社外の方をBCCに含んで送信してしまえば、個人情報や機密情報の漏洩につながり、企業としての信用を損なってしまいます。
関連記事：BCCで一斉送信する前に知っておきたいリスクと対策を徹底解説
SharePointで作った社内ポータルにおすすめ！「ブラストメール」
社内への一斉周知メールを送る場合は13年連続シェア1位のメール配信システム「ブラストメール」がおすすめです。
以下、ブラストメールの特徴です。
- シンプルで使いやすい
- 業界最安クラスの低価格
- 13年連続導入シェア1位
- HTMLメールが誰でも簡単に作れる
- 効果測定などメールマーケティングも可能
シンプルかつ低価格で誰でも使いやすいので社内向けの配信にもぴったりです。無料トライアルも可能となっているので、まずは無料で試してみてはいかがでしょうか。
関連記事：【3分で分かる！】ブラストメールとは？ブラストメールのトライアル期間を使って徹底レビュー
まとめ
WordやExcelなどOffice製品とシームレスに連携できるSharePointでポータルサイトを作成すると、社員はどこからでもアクセスして業務をおこなえるようになります。
さらにチャットボットやメール配信システムを導入すれば、ポータルサイト上で必要な情報を引き出したり自ら情報発信しながら業務を進められるため、作業性や業務効率を向上させることが可能です。
自身の業務や社内の状況に合わせて、様々なツールと組み合わせて活用するのも良いでしょう。
