社内の情報共有はツール活用で効率化！選び方解説とおすすめ7選を紹介

社内の情報共有にツールを取り入れて効率化しよう

情報共有ツールとは、社内で活用される情報・ビジネスに必要な情報の共有を円滑化・効率化するためのツールです。詳しくは後述しますが、グループウェアやナレッジマネジメントツールなど数種類のツールがあり、情報共有に便利な機能が数多く搭載されています。

社内で情報共有を推進しようと思っても、手作業で資料を作成して配布するようなアナログな方法では煩雑で時間もかかるため、効率が悪く実務への有用性・効果性を発揮することも困難です。情報共有に伴う負担を軽減して効率的かつスムーズな情報共有を実現するためにも、ツールを活用することは必須となります。

情報共有にツールを活用するメリット

社内の情報共有にツールを活用すれば、情報共有の効率化・円滑化を得られるのがメリットですが、ここでは一歩踏み込んで具体的なメリットについて解説していきます。

情報を効率的に蓄積・管理できる

情報共有ツールを導入すれば、社内に散在するナレッジ・ノウハウといった情報を集約して一元管理することが可能。効率的に情報の蓄積・管理を行い、自社の知的資産とすることができます。

情報活用の活性化

情報共有ツールを導入すれば、クラウド上のツールに集約された情報をいつでもどこでも参照することが可能。検索性にも優れているため、必要な情報を速やかに取り出すことができます。

生産性向上・業務効率化の実現

ツールの活用により社内の情報共有が効率化・活性化されれば、社内で行われている業務のスピードや効率も大幅に向上。企業全体の生産性向上・業務効率化を実現することができます。

コミュニケーション活性化・円滑化

情報共有に適したビジネスチャットやBBS等を活用することで、報連相等の社内コミュニケーションの利便性・効率性の向上が可能。社内コミュニケーションの活性化・円滑化を図ることも可能です。

情報共有ツールの導入にデメリットはある？

情報共有ツールは、社内での情報共有の効率化・活性化に大きなデメリットがあるツールですが、デメリットとなる面も存在します。以下に解説していますので、事前に把握してデメリットを払拭する方法を検討しておきましょう。

コミュニケーション機会の減少

情報共有ツールは不要なコミュニケーションコストを削減して情報共有を効率化できる反面、必要なコミュニケーション機会まで奪ってしまう場合があります。重要な確認事項や対面が必要な内容についてはコミュニケーション機会を設けるなどの工夫が必要です。

社内の状況・環境に合わないと逆効果

情報共有ツールを導入しても、状況や環境に合わない場合や社員が使いこなせない場合はかえって非効率になるリスクがあります。事前にツール選びや自社への適合性を検証することで回避できるため、導入時には注意しておきましょう。

業務リソースを圧迫する場合がある

情報共有ツールはメリットが多いツールですが、情報提供を行う人や情報の整理・管理を行う人には比較的大きな負担がかかります。情報共有ツールにリソースを奪われて本来の業務が停滞することが無いように留意しておく必要があります。

情報共有ツールの選び方

情報共有ツールは社内の情報共有を加速する有益なツールですが、より高いパフォーマンスを発揮するには、自社に合ったツールを選ぶことが重要なポイントです。

ここでは、情報共有ツールを選ぶ際にチェックすべきポイントと具体的な選び方について解説します。

社内で情報共有に使える主なツール

情報共有ツールと一言に言っても、社内で活用されるツールには、以下のようにさまざまな種類があります。

• グループウェア

  チャット・メール・ファイル共有・業務管理・スケジュール管理・会議室や設備の予約などをまとめて行うことができるツール。

• ビジネスチャット

  テキストによるコミュニケーションやファイルの受け渡しができるツール

• 社内wiki

  Wikipediaのようなイメージの社内情報を蓄積・共有・活用するツール

• ファイル共有

  オンラインストレージ・データベース等のファイルを一元的に保存・管理・共有できるツール

• メール対応システム

  顧客対応・ヘルプデスク等で活用されるメールの対応状況・進捗・振り分け等をチームで共有できるツール

• プロジェクト管理ツール

  プロジェクトのスケジュール・進捗・状況や必要な情報をメンバー間で共有できるツール

• チャットボット

  問い合わせに対してテキストによる会話形式で自動応答するプログラム

• オンラインノート

  クラウド上でいつでもどこでもメモの作成・編集・閲覧を行えるツール

• オンラインストレージ

  インターネット上にデータを保存して共有できるディスクスペース。

ツールにより搭載されている機能や適している用途などが異なるため、ツールを選ぶにあたっては各情報共有ツールの概要や特徴をまずは把握しておきましょう。

自社の課題に合ったものを選ぶ

最適な情報共有の体制や仕組みは社内の状況や環境により異なるため、企業によってさまざまです。そのため、ツールの選定にあたっては、自社が実現したい情報共有のスタイル・理想像に合わせて製品を選ぶことが非常に重要です。

まずは上記でご紹介したどの種類のツールが適しているのかを定め、続いてツールに搭載されている機能について、複数の製品を細かく比較検討していきます。いずれかのツールを単一で導入するだけでなく、いくつかを組み合わせた方が効果的な場合もあります。

自社の目標や課題に合致したツールを選ぶことが情報共有を成功させる決め手であるため、社内の状況・環境をチェックして最適な製品を選びましょう。

誰もが扱いやすく操作しやすいものを選ぶ

情報共有ツールは、操作性・利便性に優れた誰もが扱いやすい製品を選ぶことも重要なポイントです。いくら機能や性能に優れたツールでも、操作が難しかったり分かりにくかったりすると、人によっては上手く扱えず、社内での情報共有が上手く機能しない場合があるためです。

社内メンバーのITリテラシーや端末の熟練度はさまざまです。ツールの操作が不慣れなメンバーも考慮して、誰もが無理なく扱える操作性・利便性に優れたツールを選びましょう。無料トライアルを利用して、実際にツールの操作感・使用感をチェックしてみると、失敗のリスクを回避できるためおすすめです。

検索機能が充実したものを選ぶ

情報共有ツールは、利用者が必要な情報を見つけてこそ初めて業務の進行や問題解決に活かすことができます。そのため、必要な情報をスムーズに取り出せるように、検索機能が充実したツールを選ぶのが非常に重要です。

メインで活用している情報共有ツール内から情報を見つける検索機能だけでなく、連携しているツールやシステムのデータを検索できるかどうかも重要なチェックポイントです。

検索機能の良し悪しで、情報を探し出せる確率や検索に要する時間も変わってくるため、パフォーマンス向上のためにも情報共有ツールの検索機能は細かくチェックしておきましょう。

セキュリティが万全なものを選ぶ

情報共有ツールでは、顧客情報・製品情報・技術情報といった重要な情報を扱うため、セキュリティが万全なツールを選ぶことも重要です。このような情報は、外部に漏洩してはならない機密情報です。もし不正アクセス等により流出や漏洩が発生してしまうと、企業は信用失墜・失客などの重大な損失を被る恐れがあります。

情報共有ツールは製品によってセキュリティ機能や対策の強度は異なるため、導入前にチェックして強固なセキュリティが施されているツールを選びましょう。

サポート体制が充実したものを選ぶ

社内での情報共有にツールを活用するのであれば、自社が目指す目的・用途に対してパフォーマンスを最大化することが重要です。そのためには、自社内の知識やスキルのみで運用を行うのではなく、経験や事例を豊富に有するベンダーのサポートを活用することが効果的です。サポートを積極的に活用することで、目指すゴールへ到達する確度も高まりますし、その期間も短縮することができます。また、ツールの活用や運用においてトラブルが生じた際にも、速やかな解決を図ることが可能です。

そのため、情報共有ツールを選ぶ際には、サポートの対応範囲・品質・期間など、サポート体制が充実した製品を選ぶことが重要なポイントとなります。

【種類別】おすすめ社内情報共有ツール

社内情報共有ツールには、その目的・用途によりさまざまな種類のツールがあります。導入にあたっては、各ツールの特性を把握して、自社の課題解決に繋がるツールを導入することが重要なポイントとなります。

ここでは、おすすめの社内情報共有ツールを種類別にご紹介していますので、ツール導入時の参考にしてみて下さい。

情報共有ツール：Stock

Stockは、簡単な操作で手軽にチームでの情報共有を実現することができるツールです。主な製品の特徴や社内での情報共有におすすめのポイントについて以下に解説します。

• チャット等のように情報が流れていくことなく情報の蓄積ができる
• 蓄積された情報はブラウザ上でそのままプレビュー
• メッセージ機能により手軽にメンバー間でのコミュニケーションを図れる
• タスク機能によりタスクの進捗や状況の管理が可能
• 他ツールとの連携により必要な情報を手軽にストック

このうえなくシンプルに設計されているため、多機能なツール・操作が難しいツールを使いこなせないといった方には非常におすすめのツールとなっています。

社内Wiki：NotePM

NotePMは、全国7,000社以上に利用されている情報共有ツールです。社内の情報整理・情報の属人化解消に適した社内wikiタイプのツールとなります。主な特徴については以下の通りです。

• 社内wikiタイプではトップクラスの扱いやすさを誇り誰でも手軽に利用できる
• 社内に散在する情報を集約して一元管理するのに最適
• テンプレートとエディタで標準化されたフォーマットのwikiを作成・蓄積できる
• マニュアル・ノウハウも簡単な操作でスムーズに作成可能
• 強力な検索機能により欲しい情報・必要な情報を速やかに探せる

非常に人気・実績のあるツールであるため、wiki形式で社内の情報共有を実施したい方にはおすすめのツールとなっています。

ビジネスチャット：Chatwork

Chatworkは、国内で最も多くの利用者数を誇るビジネスチャットツールです。業界・業種・規模を問わず数多くの企業に利用されている実績を持ちます。

ツールの主な特徴や情報共有におすすめとなるポイントについて以下に解説します。

• メール・電話・対面等よりも圧倒的に手軽でスピーディーなコミュニケーションが可能
• グループチャット機能によりプロジェクト・チームごとにメッセージや情報を管理できる
• メッセージのやりとりだけでなくファイル共有・タスク管理・ビデオ通話等も可能
• 分かりやすさ・使いやすさに優れており、誰でも簡単に情報共有・コミュニケーションを図れる
• 導入企業が多く、クライアント企業・取引先企業との情報・メッセージの共有にも便利

Chatworkは国内ではもはや定番ともいえるツールであるため、ビジネスチャットの導入による情報共有・コミュニケーションの効率化・活性化を図りたい場合にはおすすめです。

社内SNS：Talknote

Talknoteは、的確かつ効率的な企業活動を支援するさまざまな機能が搭載された、社内SNSとして活用できる情報共有プラットフォームです。主な特徴については以下の通りです。

• メンバー毎にノートを作成して効率的な情報共有の基盤とすることが可能
• フィードによるリアルタイムでの情報共有が可能
• コミュニケーションとデータ共有の両立
• タスク機能により確実なタスクの内容・期限・担当者の管理が可能
• タイムライン機能により社内で共有する情報を時系列で把握・管理できる
• スコアリング機能により企業・組織の状態を可視化

状況の分析・改善を行いながらツールを利用していくことで、ハイパフォーマンスな情報共有と業務推進を実現できるのが大きな特徴。スピーディーな意思決定・情報共有ならびに組織運営の最適化を図りたい方にはおすすめです。

グループウェア：サイボウズOffice

サイボウズOfficeは、グループウェアの開発・提供において20年以上の実績を持つサイボウズ社が提供するグループウェア製品です。累計導入社数70,000社を突破するなど、製品品質の高さから多くの企業に支持されています。

ツールの主な特徴や社内情報共有におすすめのポイントについて以下に解説します。

• 便利で使いやすい機能をワンパッケージでまとめて提供
• ファイル管理・スケジュール管理・掲示板など情報共有に便利な機能も充実
• メッセージ・メール・ワークフローなど社内コミュニケーションを促進する機能も充実
• 豊富な導入事例が公開されており、自社での利用をイメージしやすい
• より良いツールの活動を支援するセミナーやサポートも充実

コストパフォーマンスにも優れており、サポートやアフターフォローも万全の体制で提供されていますので、はじめてグループウェアを導入する方にも最適。グループウェアで社内情報共有の効率化・活性化を実現したい方にはおすすめです。

プロジェクト管理：Trello

Trelloは、チームで取り組むあらゆるプロジェクトの生産性・効率性を最大化するためのプロジェクト管理ツールです。ツールの主な特徴や情報共有に役立つポイントは以下の通りです。

• プロジェクト情報・チームに必要な情報をツール上で一元管理
• タスク・リスト・カード等の業務・作業の進行や管理に役立つ機能が充実
• プロジェクトの内容やチームの規模に合わせて柔軟な拡張・カスタマイズが可能
• プロジェクト進行や情報共有の負担軽減・効率化に役立つ自動化機能も充実
• テクニカル面だけでなくチームのマインドセットや連帯意識の醸成も可能

システム開発・マーケティング・セールスなど、あらゆるプロジェクトを管理して目標達成の確度・成果向上・ビジネスの加速といった結果に結びつけることができます。

チームで取り組むプロジェクトの情報管理や業務推進を図りたい方にはおすすめです。

チャットボット：チャットディーラーAI

チャットディーラーAIは、社内問い合わせ対応向けに作られたAIチャットボットです。社内で蓄積した情報をFAQとして登録しておくことで、会話を通じて必要な情報をスムーズに提供することができます。

製品の特徴は情報共有に役立つポイントについて以下に解説します。

• 会話形式であるため誰でも簡単に情報の検索・活用が可能
• 情報の提供や問い合わせ対応を自動化することができる
• 利用率・解決率を向上させやすく、社内情報共有の活性化に最適
• 学習済みAIとテンプレートを用いて短期間で運用をスタートできる
• 社内FAQやグループウェアといった他の情報共有ツールとの連携性に優れている

情報共有ツールというよりは、情報の検索・活用の促進において活躍できるツールとなります。他の情報共有ツールとの相乗効果で高いパフォーマンスを発揮することも可能であるため、社内での情報共有を効率化・活性化したい方にはおすすめです。

チャットディーラーAIの詳細はこちら

オンラインノート：Scrapbox

Scrapboxは、社内で必要とされる膨大な情報を手軽に管理することができるオンラインノートです。主なツールの特徴については以下の通りです。

• 何万単位の企画書・マニュアル・アイデア等の情報を管理可能
• 検索可能な状態に自動リンクされるため、分類や整理が不要
• 情報作成のハードルを極力下げたエディタを実装
• シンプルで操作性に優れており、誰でも簡単に活用できる
• リアルタイム同期により複数ユーザーでの同時編集も可能

オンラインノートを活用すれば、社内での情報共有・コミュニケーションを一気に活性化することが可能。情報収集やミーティングに要する時間も削減して、企業の生産性を大幅に高めることができます。

オンラインストレージ：GoogleDrive

GoogleDriveは、Googleが提供するオンラインストレージサービス。Googleアカウントがあれば誰でも無料で15GBまで利用することができます。

GoogleDriveの主な特徴については以下の通りです。

• 写真・文章・音楽・動画・画像など、さまざまなデータの保存が可能
• リアルタイムでの共同作業・同時編集に対応
• 自動スキャン・暗号化によりファイルを安全に保存
• 高度な検索機能により目的の情報を素早く確実に検索
• Googleのサービスはもちろん、他のツールやアプリとの連携も可能

業界・業種・規模に関わらず誰でも手軽に利用できるオンラインストレージサービスとなっています。Googleのサービスを中心に業務を行っている場合には特におすすめです。

情報共有ツールの運用時に注意すること

情報共有ツールは、漠然と運用を行っても仕組みをうまく機能させることができないケースが多くあるため、運用上の注意点を事前に把握しておくことが重要です。

ここでは、情報共有ツールの運用時に注意すべきポイントについて解説します。

運用管理を担当するチーム・担当者を作る

情報共有ツールは、社内での情報共有を促進するのに効果的なツールですが、ただ単にツールの導入を行っただけではツールの活用を社内に浸透させることはできません。人は変化を拒む性質を持つため、自動的にツールの活用が社内で推進されることはそうそうあり得ないためです。

そこでおすすめとなる方法が、運用管理を担当するチームや担当者の選任を行い、積極的に社内での情報共有ツールの活用を普及させていくことです。担当チームが率先して投稿を行い、社内メンバーの投稿のアシストやサポートを行うことで、徐々にツールの活用を社内に普及させていくことができます。

担当チームは、社内で情報の投稿や活用が行われているかという利用状況についてチェックを行い、常に改善や工夫を行いながら情報共有ツールの普及に努めることがポイントとなります。

投稿のルールやフォーマットを作る

情報共有を活性化するには十分な情報が蓄積されている必要があり、既存の情報はいずれ陳腐化してしまうため、常に鮮度の高い情報を投稿し続ける必要があります。

そこで重要となるのが、社内のメンバーがより少ない負担で投稿を行えるようにエディタやフォーマットを整備したり、投稿者が迷わずスムーズに投稿を行えるようにルールやレギュレーションを整備したりといった施策を行うことです。

できるだけ社内のメンバーが投稿を行う際の障壁を取り除いておくことで、情報も蓄積されやすくなり、情報鮮度のキープや情報共有の活性化も実現しやすくなります。

投稿しやすくなる文化や仕組みを作る

情報共有ツールを導入してフォーマットやルールを整備しても、社内のメンバーが新しい仕組みに抵抗を感じて上手く推進できない場合もあります。そのため、以下のように情報の投稿を行いやすくなるような文化や仕組みを構築することが重要となってきます。

• リーダーやマネージャーが積極的に見本を見せ、メンバーを牽引する
• 情報投稿者にはインセンティブを提供するなどの評価制度を設ける

ツール等により社内メンバーの情報投稿の効率化や利便化を図るだけでなく、心理的な障壁を取り除くことも重要なポイント。社内での情報共有は積極的な投稿を行うことが社内に定着してこそ本領を発揮できるため、ツールの導入だけで満足せずに仕組みや文化を作ることにも注力しましょう。

まとめ

ビジネスのスピードや変化への対応が求められる現代において、社内の情報共有を効率化・活性化することは、企業が取り組むべき必須の施策のひとつと言えます。自社の目標・課題やビジネスの状況・環境に合わせて最適な情報共有ツールを導入すれば、情報共有を効率化・活性化して生産性向上や業務効率向上といった大きな成果に繋げることができます。

これから社内の情報共有の推進・強化を実施していきたい方は、ぜひ当記事も参考にして、自社にとって最適な情報共有の体制を実現してみて下さい。