人事労務DXとは?よくある失敗事例と成功させるポイントを解説

多くの企業にとって、今やDXは最優先に取り組むべき課題とされています。

デジタル化の影響を大きく受けているマーケティングや営業部門から導入されることの多いDXですが、人事労務分野でもDXに取り組む企業が増えてきました。

今回は、人事労務でDXをおこなうメリットやよくある失敗事例、そして成功させるポイントまで解説します。

この記事の目次

    DXとは?

    DX(デジタル・トランスフォーメーション)とは、デジタル技術を活用して、人々の生活をよりよいものへと変革することを意味します。DXは2004年に、スウェーデンのエリック・ストルターマン教授(ウオメ大学)が提唱した「進化し続けるテクノロジーが、人々の生活を豊かにしていく」という概念がもととなっています。

    DXは2018年(平成30年)に経済産業省が「DX推進ガイドライン」を発表したことで、日本で広く知られるようになりました。経済産業省がガイドラインのなかで「市場競争に勝ち抜くには、DXによるビジネスモデルそのものの変容が必要である」と論じたことが、多くの企業に衝撃を与えたのです。それ以来多くの企業が、DXを事業の最優先課題として取り組むようになりました。

    DXは単なる「デジタル化」や「IT化」と捉えられることがあります。確かにそれらはDXを進めるうえでは欠かせません。

    しかしデジタル化やIT化はあくまでも「手段」であり、その目標は「企業風土や組織自体を変革し、既存のビジネスモデルの変容をとおして市場での優位性を保つ」ことだと念頭においておくことが大切です。

    人事労務でDX化を進めるメリットとは?

    人事労務でDXに取り組むことには、メリットが5つあります。

    • 時間と手間を大幅に削減
    • 人事評価の効率化
    • 人材採用の最適化
    • 戦略人事に活かせる
    • 採用スピードが上がる

    順番に解説します。

    時間と手間を大幅に削減

    DXによりデジタル化とIT化を進めると、業務にかける時間と手間を大幅に削減できるのが最初のメリットです。

    たとえば業務に必要なデータを担当者がそれぞれ自身のパソコン上で管理していたり、プリントアウトした書類が部署内に山積していたりしませんか。そのような状態では、必要なデータを探し出すのにも時間と手間がかかるばかりです。

    DXにより人事労務で利用するデータをすべてデジタル化し、クラウド上にまとめて一元管理できるようにすれば、誰でも・いつでも・どこからでもアクセスして業務をおこなえるようになります。書類を検索するのもデジタルデータであれば簡単で、時間を大幅に削減できるでしょう。

    人事評価の効率化

    人事評価をおこなうのも、人事労務の重要な仕事です。しかし近年の新型コロナウィルス感染症拡大の影響で、リモートワークを導入する企業が増え、上司が部下の業務を直接確認・評価するのが難しくなりました。適切な評価ができているのかがわからなければ、部下は評価に対して不信感を抱くことにもなりかねません。

    そんなときも、DXにより個人やチームを定量的に評価する基準を設けたり、プロセスを評価したりすることは可能です。直接のコミュニケーションによる定性的な評価については、ウェブ面談を導入すれば解決できます。さらに評価内容をオンライン共有できる仕組みをつくれば、人事評価の透明度が上がり、従業員の納得も得られるでしょう。

    人材採用の最適化

    人材採用をおこなう担当者のなかには、採用情報の管理や応募者の採用進捗管理に課題を抱えている人も多いのではないでしょうか。とくに中小企業においては、人事労務担当者の業務範囲が広く、人材採用の選任がいないケースもあるでしょう。

    そのようなケースでもDXを進めれば、採用情報や進捗を可視化し、関係者がリアルタイムで共有できるようになります。応募者へのレスポンスや面接スケジュールをタスク化して担当者に割り当てることで、人事採用業務を効率的に進められるようになるでしょう。

    戦略人事に活かせる

    人事労務でDXを取り入れると、従業員を適切にマネジメントして、人事を戦略的に進められるようになるのもメリットです。

    従業員の履歴書や人事評価などのデータがバラバラになっていると、従業員一人ひとりの特性や適正を正確に把握するのが難しくなり、人事を最適化できません。そういったデータを1箇所に集約して管理・分析できるようになれば、採用後の活躍状況を把握し、ハイパフォーマーの洗い出しが可能です。退職者の傾向をつかめれば、採用時から自社に適した人材だけを選別できるようにもなります。

    これまで人事の経験や勘などによっておこなっていた人事が、データをもとに適材適所に配置できるようになるため、戦略的な人事を実現できるのです。

    採用スピードが上がる

    人事労務でDXを進めることで、採用業務をスピーディーに進められるのもメリットです。

    応募者が多い企業では、履歴書を確認するだけでも膨大な時間が取られているケースもあるでしょう。しかし人材不足に悩む企業が多いなか、履歴書の選別だけに時間をかけていては、優秀な人材は先に他社に抑えられてしまう恐れがあります。

    そのような場合、履歴書の一次チェックをAIに任せれば、自社にあった人材だけを自動的に見抜いて選別してくれます。自社に適合しない人材との面談にかける時間が不要になり、必要とする人材だけにアプローチできるので、人事採用業務を大幅に効率化できるのです。

    人事労務のDX化によく見られる失敗事例

    人事労務でのDXは、必ずしも成功するとは限りません。ここではよくある失敗事例を4つ紹介します。

    • ツール選びに時間がかかる
    • 現場の意見を聞きすぎた
    • 業務の棚卸を行わなかった
    • 従業員に馴染むまで時間がかかる

    内容を確認し、自社の人事労務でDXを進める際の参考にしましょう。

    ツール選びに時間がかかる

    人事労務のDXでは、ツール選びに時間をかけすぎる傾向があります。

    DXは多くの企業にとって最優先すべき課題であるため、特命プロジェクトとして取り組むことも少なくありません。そのためDX担当者に選ばれると、先進的な取り組みをしたいと思うのと同時に、失敗したくないとの気持ちが強くなります。

    しかし人事労務の担当者は、そもそもITテクノロジーに強くない人も少なくありません。その結果、ツールを選ぶときにも慎重になりすぎて、時間がかかってしまうのです。

    現場の意見を聞きすぎてしまう

    人事労務におけるDXでは、現場の意見を聞きすぎることによる失敗も多く報告されています。

    そもそもDXはデジタル化やIT化を手段とし、ビジネスモデルや業務体系、組織自体を根本から見直して変容させる取り組みです。しかし各部署はこれまでそれぞれが独自のやり方で業務を進めているため、できるだけ変えたくないという気持ちが働きます。

    各部署から上がってくる要望や意見を聞き入れてしまうと、結局部署ごとのデジタル化やIT化に終始してしまい、組織全体のDXは実現できなくなります。あるいは1つのシステムに集約したものの、すべての意見を尊重したため高度で複雑な、誰にとっても使いづらいものとなるのもよくある失敗です。

    業務の棚卸しを行わなかった

    DXは、業務の棚卸しとセットで進めることが必須であるため、まずは各部署で業務フローを洗い出して見直すことから進めなければ失敗します。DXは単なる「業務改善」とは異なり、そもそもその業務が本当に必要なのかを問いかけるBPRと紐づいているためです。

    各部署の業務フローを抜本的に見直し、必要な業務だけを残したうえで課題を抽出し、それをデジタルとITでどのように解決するかを検討しましょう。事前に業務の棚卸しをして整理することにより、自社の現状にあった最適なシステムを導入しやすくなります。

    従業員に馴染むまで時間がかかる

    DXはこれまでの業務のあり方を根本から問いかけ、業務体系や組織自体を見直すものであるため、現場の従業員に痛みや負担を負わせる可能性が高くなります。

    たとえば人事労務が新しいシステムを導入した場合、人事労務の業務自体は効率化が進みます。しかし実際に利用する従業員は、突然従来のやり方とは異なる方法でさまざまな手続きをおこなわなければならず、とまどいと不安を覚える人も多いでしょう。

    導入したシステムを従業員に受け入れてもらえず、「紙のほうが慣れている」「今までのほうが楽でいい」として使ってもらえなければ、DXは頓挫します。DXを成功させるには、従業員が馴染むまでには時間がかかることを考慮し、小さな変革から始めることが大切です。

    人事労務のDX化を成功させるポイント

    人事労務で DXを成功させるポイントは、4つあります。

    • チャットボットの導入
    • アウトソーシングの導入
    • 業務の棚卸を行う
    • 目的に合わせて段階的に進める

    順番に説明します。

    チャットボットの導入

    人事労務でのDXには、チャットボットを導入するのがおすすめです。

    チャットボットは、入力された質問にチャット形式で自動応答するシステムです。

    人事労務には、毎日社内から多くの質問が寄せられ、対応業務に追われて通常業務に支障が出ていることに課題を抱えているケースが少なくありません。そこで、チャットボットによく寄せられる質問と回答を登録し、一次対応を任せましょう。人事労務の担当者は、本当に重要な質問にだけ対応すればよくなるので、問い合わせ対応業務の負担を大きく削減できるのがメリットです。

    チャットボットは手軽に導入でき、問い合わせ対応の効率化によって人事労務部門の負荷軽減を実感しやすいので、DXの第一歩として最適です。

    アウトソーシングの導入

    人事労務でのDXを成功させるには、DX推進をサポートしてくれるコンサルタントなどにアウトソーシングするのも方法の1つです。

    DXを進めようと思っても、人事労務にはそもそもデジタルやITに詳しい人材がいない場合があります。そのような状況ではスピード感をもってDXを進めるのは困難で、道半ばで挫折してしまうかもしれません。そんなときに専門的な知見を持ってDXを伴走支援してくれるパートナーがいれば、安心してDXを進められます。

    その際には、人事労務の業務に詳しく、適切なツールやシステムを選定してくれる人材を選ぶことがポイントです。

    既存の業務内容やフローを精査する

    DXは業務の棚卸しとセットであるべきだとお伝えしましたが、人事労務においても同様です。まずは人事労務の業務内容やフローをすべて精査し、問題や課題を抽出しましょう。既存のシステムやツールの種類、データの管理方法などもすべて洗い出してまとめていきます。

    そのうえで必要な業務・不要な業務を選別し、どのようなツールやシステムを導入するとよいのか検討しましょう。業務の棚卸しをできるだけ丁寧におこなうことが、DXを成功させるためには重要です。

    目的に合わせて段階的に進める

    人事労務でDXを成功させるには、目的を定めたうえで段階的に進めていくことが大切です。

    DXにおいては、スモールスタートして小さな成功を積み重ねていくことが鉄則とされています。いきなり業務のすべてをデジタル化・IT化してしまうと、現場に大きな負担が生じてしまううえ、失敗したときのリスクが大きくなります。

    たとえば多額のコストをかけて新たなシステムを構築しても、役に立たなければ大きな負債を抱えることになりかねません。

    DXの最終目標は抜本的な業務と組織の改革です。しかしいきなりそこを目指すのではなく、まずはチャットボットを導入してみる、従業員のコミュニケーションにチャットツールを導入するといった、小さなデジタル化やIT化から始めましょう。

    まとめ

    人事労務の分野においてもDXは必要です。DXを進めることで人事労務の業務を効率化し、戦略人事をおこなえるようになれば、自社の市場競争での生き残りに大きく貢献するでしょう。

    ただしDXは、いきなり大きなことから始めると、現場の負担や失敗したときに負うリスクが大きくなります。DXはスモールスタートし、小さな成功を積み重ねることが大切です。

    チャットディラーロゴ

    人事労務がDXをスモールスタートさせるには、まずはチャットボットを導入するのがおすすめです。とくに社内利用に特化したチャットディーラーAIは、あらかじめ400種類以上ものテンプレートが備わっているなど、導入負担が軽いことが特徴です。

    しかも、他社ツールではサポートは有料であることも多いなか、チャットディーラーAIなら導入から運用まで無料でサポートを受けられます。

    また、チャットディーラーAIは人事労務に限らず、情シスや経理部門でも活用できるため、ひとつのツールで社内の多くの領域をDX化することができ費用対効果も高いといえます。

    人事労務のDXでのチャットボットの活用に興味を持たれた方は、ぜひ以下のWebサイトから、チャットディーラーAIの詳しい情報についてチェックしてみてください。

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    • 執筆者:ボットマガジン編集部
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      ボットマガジン編集部

      ボットマガジン編集部です!チャットボットについて、タイムリーでお役立ちな情報をお届けします。

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