社内のTeamsにチャットボットを導入するメリットとおすすめのチャットボット

社内のTeamsにチャットボットを導入するメリットとおすすめのチャットボット

テレワークに際し、社員同士がオンライン上でつながり業務を行うためのプラットフォームとして「Teams」を導入した企業も多いのではないでしょうか。そしてその利便性に気づき、今では社内でもTeamsを中心に業務を進めている企業もあるかと思います。

実は、社内でTeamsを活用するときには、あわせてチャットボットを導入して併用することで、さらに業務効率を上げることができるのです。

そこで今回は、社内Teamsにチャットボットを導入するメリットや、おすすめのチャットボット5選をご紹介します。

この記事の目次

    Teamsとは?

    Teamsとは

    Teamsとは、マイクロソフト社が提供しているビジネスチャットの枠を越えたコラボレーションプラットフォームです。

    複数の社員が関わる業務をスムーズに遂行するのに役立つ、チャットや通話、ビデオ会議、ファイル共有システムなどの機能が備わっています。また、ビジネスには必須ともいえるWordやExcel、PowerPointといったOffice系ツールとシームレスに連携することで、オンラインでの共同作業を実現しました。

    無料プランなら、利用を開始するのに必要なのはメールアドレスだけという手軽さもあり、導入する企業が増えています。

    チャットボットとは?

    チャットボットとは

    チャットボットとは、チャット(chat=会話)とロボット(robot)を組み合わせてできた言葉で、自動応答プログラムを指します。チャットボットは、大きく以下の2種類に分かれます。

    • シナリオ型(ルールベース型)
    • AI(FAQ)型

    それぞれどのようなチャットボットなのか、概要とメリット・デメリットをご紹介します。

    シナリオ型

    シナリオ型チャットボットは、ユーザーがチャットウィンドウに提示された複数の選択肢から適切なものを選んだり、質問文を入力することで回答が分岐し、あらかじめ設定されたシナリオに沿って回答へ導きます。シナリオ型チャットボットは、シナリオ通りの回答しか返せないので、定型的な質問に対応させるのが適しています。

    <シナリオ型チャットボットのメリット>

    シナリオ型のチャットボットは、すでに社内でFAQを運用しているなど、データがあるとすぐに導入・利用できる点がメリットです。与えたシナリオに沿った答えしか提示しないので、誤った回答を返してトラブルになる心配もありません。AI型よりも導入コストが低く設定されているため、コストを抑えてチャットボットを導入したい企業におすすめです。

    <シナリオ型チャットボットのデメリット>

    シナリオ型のチャットボットは、設定されたシナリオに沿った回答しかできないことがデメリットです。イレギュラーな質問には対応できず、少しでもルールを外れると的外れな回答を提示したり、同じ質問を繰り返したりすることがあります。そのためチャットボットが回答できなくなると、担当者に切り替え対応するといった工夫が必要です。

    AI型(FAQ型)

    AI型チャットボットは、利用者が入力した文章から質問の意図を汲み取り、与えられたデータや蓄積された対話ログに基づいて、もっとも適していると思われる回答を提示するのが特徴です。柔軟な対応が可能で、人とチャットしているような自然な対話で回答まで導きます。

    <AI型チャットボットのメリット>

    AI型チャットボットは、複雑な質問にも柔軟に対応できるのがメリットです。あらかじめ与えられたシナリオ通りの回答しか返せないシナリオ型とは違い、入力した内容をもとに「利用者が何を知りたいか?」を判断でき、複雑な質問にも回答できるので、人間が対応しなければならない場面を大幅に削減できます。質問と回答が繰り返されるたびにデータ量が増えるため、利用すればするほど回答の精度が上がっていくのもAI型の特徴です。

    <AI型チャットボットのデメリット>

    AI型チャットボットは、学習データの少ないうちは回答精度が低く、適切な回答を提示できないことがあるのがデメリットです。導入時に大量の学習データをインプットする必要があります。AIが学習し、回答精度が上がるまでには時間がかかるので、導入に際しては一定の学習を済ませたチャットボットを選ぶことが大切です。

    Teamsに社内問い合わせ用チャットボットを導入するメリット

    Teamsに社内問い合わせ用チャットボットを導入するメリット

    Teamsに社内問い合わせ用のチャットボットを導入すると、以下のようなメリットを得られます。

    • メールや電話の問い合わせ件数削減
    • 会議室の空き状況が確認できる
    • 回答内容にバラつきがない

    どういった内容か、順番に解説します。

    メールや電話の社内問い合わせ件数削減

    社内のTeamsにチャットボットを導入すると、メールや電話の社内問い合わせ件数を削減できるのがメリットです。

    情シスや総務、経理といった部署では、毎日社内のほかの部署から多くの問い合わせが寄せられます。そのなかには「表示されているエラー番号の内容を知りたい」「有給の申請期限を教えてほしい」といった、マニュアルや就業規則を見れば分かるようなものも少なくありません。

    そのような問い合わせは、メールや電話をする前に、まずはチャットボットを利用するよう社内に通知すれば、問い合わせ件数の削減につながります。問い合わせ対応にかける時間を減らせれば、問い合わせ対応で業務を圧迫されている部署の業務負担が減って生産性を上げることが可能です。

    会議室の空き状況が確認できる

    チャットボットのなかにはMicrosoft365と連携させることで、Teams上で会議室の空き状況を確認できる機能が備わったものもあります。

    いちいち担当部署に空き状況を確認する手間と時間が必要がなくなり、社内業務の最適化を実現できます。

    回答内容にバラつきがない

    チャットボットをTeamsと連携させて社内問い合わせ対応を任せると、回答内容にバラつきがなくなることもメリットです。

    なにかトラブルや質問があって担当部署に問い合わせても、人によって回答品質に差が出ることが少なくありません。ベテラン社員が回答するのと、新人が回答するのでは、持っている知識やバックグラウンドが異なることが理由です。

    また質問の内容によっては人によって考え方ややり方が異なり、回答した人によって違う内容を伝えられることもあります。場合によってはそれが原因でトラブルになることもあるでしょう。

    その点チャットボットなら、誰が質問しても一定の品質が保たれた同じ回答を得られます。

    Teamsで社内向けに導入したいおすすめのチャットボット5選

    Teamsで社内向けに導入したいおすすめのチャットボット5選

    ここからは、社内問い合わせ対応用としてTeamsに導入をおすすめしたい、以下の5つのチャットボットをご紹介します。

    • チャットディーラーAI
    • AI-FAQボット(エーアイエフ・エー・キューボット)
    • MOBI AGENT(モビエージェント)
    • SupportChatbot(サポートチャットボット)
    • hitTO(ヒット)

    どのような特徴があるのか、順番にご紹介していきます。

    「チャットディーラーAI」で社内ヘルプデスクの業務改善!

    チャットディーラーAI

    チャットディーラーAI」は、Teamsと無料で連携し、普段使用しているチャット画面上で利用できるAI型チャットボットです。情シスや総務、経理といった管理部門での利用を想定して開発された、社内利用に特化したチャットボットであることが、チャットディーラーAIの特徴です。

    通常、AI型チャットボットを導入するときには、膨大なQ&Aを制作し、学習データを蓄積させる必要があるため、利用開始までに一定の手間と時間がかかります。その点チャットディーラーAIは、社内利用を前提としていることから、400種類以上の社内用テンプレートと学習済みAIがあらかじめ搭載されています。そのため導入に際しては、質問テンプレートに回答を登録するだけで、すぐに使い始められるのです。

    チャットディーラーAIは、AI型のチャットボットであるにも関わらず、安価に導入できるのもメリットです。一般的に、社内向けAI型チャットボットの月額利用料は、10万円以上かかります。対してチャットディーラーAIなら、月々わずか数万円の固定料金のみで利用できます。

    導入に際しては、選任のサポート担当がアサインされて、導入初期から運用後の効果検証まで手厚く支援してくれるので、多くの時間を割けない企業でも負担を感じることなく導入できます。

    チャットディーラーAIの詳細はこちら

    AI-FAQボット(エーアイエフ・エー・キューボット)

    AI-FAQボットは、質問と回答を入力したExcelを用意するだけで使い始められる、Teamsと連携可能なAI型チャットボットです。

    普段使用しているTeamsの画面上から、チャットボットに知りたいキーワードを入力するだけで、あらかじめ登録したFAQから適切な回答を引き出せます。問い合わせのランキング、検索キーワードやカテゴリなど、社員の利用傾向がわかるので、業務改善のヒントを得ることも可能です。

    MOBI BOT(モビボット)

    MOBI BOTは、直感的に操作できる管理画面で簡単にシナリオの作成・編集ができるのが特徴のシナリオ型チャットボットです。質問内容が多岐にわたるなど、シナリオ応答では対応が難しい場合には、AI型も用意されています。

    社員情報が格納された基幹システムと連携すれば、住所変更や書類申請、申し込み手続きなどをチャットボットで自動受付することも可能です。

    SupportChatbot(サポートチャットボット)

    SupportChatbotは、情シスや総務、人事などの問い合わせに対応することで、マニュアルを読めば分かるようなムダなやり取りを削減するAI型のチャットボットです。Q&Aデータが整理されていなくても、問い合わせ履歴を自動分類してチャットボット用のデータを簡単に作成してくれます。

    チャットボットの構築は、専任担当が代行してくれるので導入負担もありません。優先度が高い改善点を可視化する自動分析レポートを、管理画面でリアルタイムで確認することも可能です。

    HiTTO(ヒット)

    HiTTOは、人事/労務に関する約1,000件の回答と、それに紐づく膨大な質問パターンを学習済みの社内向けAIチャットボットです。社員が意識することなく普段使用する言葉や言い回しといった「言葉のゆれ」を自動学習し、適切な回答を返せることが特徴です。

    質問パターンの作成や、AIのチューニングも不要なので、導入までに長い時間がかかりません。ユーザーごとに選任のカスタマーサクセスマネージャーを置きサポートを実施するので、不安なく導入できます。

    Benefitter(ベネフィッター)

    Benefitterは、さまざまなシステムをつなぐ入口となって、社内業務の効率化や顧客対応にまで応用できるチャットボット開発プラットフォームです。外部のクラウドサービスや社内システムに接続し、チャットボットを通して情報の抽出や処理の実行が可能になります。

    Teamsを窓口に、Offfice365や社内のアプリケーションシステムと接続すれば、決済や申請書の事務処理、会議室予約などが可能になり、社内業務の最適化を実現できます。導入時のQAデータの作成から運用後の改善まで、サポートチームが支援してくれるので負担なく導入できるのがBenefitterの特徴です。

    まとめ

    Teamsに社内問い合わせ対応用のチャットボットを導入すると、普段使っているインターフェースからチャットボットで問い合わせできるようになるので、利便性が格段に向上します。

    気軽に利用できるためメールや電話による社内問い合わせの削減につながり、情シスや総務、経理といった管理部門の業務負担の大幅な軽減が可能です。問い合わせに対する回答内容にバラツキがなくなるので、社員満足度も上がるでしょう。

    Teamsと連携するなら、社内問い合わせ対応に特化して開発された「チャットディーラーAI」がおすすめです。400種類以上の社内用テンプレートと学習済みAIがあらかじめ搭載されているので、導入にかける手間や時間を削減できます。

    チャットディーラーAIに興味を持たれた方は、資料のダウンロードをどうぞご検討ください。

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    • 執筆者:ボットマガジン編集部
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      ボットマガジン編集部

      ボットマガジン編集部です!チャットボットについて、タイムリーでお役立ちな情報をお届けします。

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