【最新】グループウェアおすすめ7選を徹底比較!導入メリット・他ツールとの連携も解説

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現代では、多くの企業がDXを推進していることもあり、企業間競争や時代の変化に取り残されないためには、デジタルツールの導入や業務のデジタル化は急務となっています。グループウェアは、企業全体のDXやテレワーク環境構築に適していることから、多くの企業が活用しているシステムです。

当記事では、グループウェアの概要・特徴・導入メリットから、製品を比較するためのポイント、おすすめの製品までを解説しています。さらに、グループウェアの利便性をより高めるのにおすすめのチャットボット製品についても解説します。

これからグループウェアの導入・活用を検討している方は、ぜひご参考下さい。

この記事の目次

    グループウェアとは?

    グループウェアとは

    グループウェアとは、企業・組織での情報共有・コミュニケーションに活用する機能が集約されたソフトウェアのことです。導入を行うことで、組織・グループ・チームでの業務を円滑に進めることが可能となり、業務効率化・生産性向上を実現することができます。

    グループウェアが登場したのは1990年代後半。現在では各ベンダーがブラッシュアップを繰り返し、非常に高機能で有用性の高い製品が数多くリリースされています。

    グループウェアの基本機能

    グループウェアには、製品による違いはありますが、一般的に以下のような機能が搭載されています。

    • ファイル共有・管理機能
    • スケジュール管理機能
    • プロジェクト管理機能
    • タスク管理機能
    • 連絡先機能
    • 設備・備品予約機能
    • コミュニケーション機能(チャット・オンライン会議・掲示板・メール)
    • ワークフロー(新申請・承認)機能

    このような機能を社内の体制・環境に合わせて活用することで、業務効率化・生産性向上といったさまざまなメリットを得ることができます。

    具体的なメリットについては、次の章にて解説します。

    グループウェアを導入するメリット

    グループウェアを導入するメリット

    グループウェアは、数多くの企業で活用されている人気の高いシステムです。その理由は、グループウェアを導入することでさまざまなメリットを得られるためです。

    ここでは、企業がグループウェアを導入することで得られる主なメリットについて解説します。

    コミュニケーションの円滑化

    グループウェアには、プラットフォーム上で利用できるチャット機能やミーティング機能といったコミュニケーション機能が充実しています。

    従来であればメールや内線通話で行っていた煩雑なやり取りをプラットフォーム上で手軽に実施できるため、業務上の報告・連絡・相談等をスムーズに行うことが可能。特定のメンバー・グループ単位・社内全体など、対象者を指定して手軽にメッセージを送付することができるため、コミュニケーションの効率化・簡便化・円滑化を実現することが可能です。

    また、プラットフォーム上で必要に応じてミーティングを実施することもできます。

    コミュニケーションはビジネスの推進・加速に重要な要素であるため、円滑化・効率化できることはグループウェアを導入する大きなメリットです。

    情報共有の活性化

    グループウェアの最大のメリットは、情報共有を活性化できることです。ファイル共有・タスク管理・スケジュール管理・設備や備品の予約など、グループウェアには業務に役立つ情報共有機能が非常に充実しており、これらの機能を活用することで、情報・スケジュール・進捗状況を組織単位で管理・活用することができます。

    情報共有のための機能は必要に応じて導入することが可能となっており、カスタマイズも可能。自社の目的・用途・環境に合わせた導入を行うことで、理想的な情報共有体制を実現することができます。

    ペーパーレス化の実現

    グループウェアでは、従来は紙媒体で管理・活用していた社内資料・社内文章を電子化することで、グループウェア上で共有・管理・活用することができます。これにより、現代の企業には急務と言われているペーパーレス化を容易に実現することが可能です。

    これまで発生していた紙代・インク代・印刷コスト・保管コストといったコストが不要となり、保管スペースも削減できるため、オフィスの省スペース化を図ることができます。

    グループウェア上に集約した資料や書類は容易に検索・参照することができるため、業務効率・管理効率も向上させることも可能です。

    承認フローの効率化

    グループウェアには、ワークフローシステムと呼ばれる申請・承認・決済までの社内で必要となる一連の手続きを自動化・電子化する機能が搭載されています。

    グループウェア上に業務を集約することで、一連の承認フローをグループウェア上で完結することが可能です。社内外での申請・承認・決済も可能となり、紙の書類と口頭やメール等を用いたアナログな承認フローと比べて、大幅に業務を効率化することが可能です。

    承認者・決裁者の多忙や不在等により承認が停滞することも低減されるため、スムーズに業務を進めることも可能となります。

    承認フローの停滞は企業活動の推進を大きく阻害するため、大幅に効率化・簡便化できることは、グループウェアを導入する大きなメリットとなります。

    テレワーク環境の構築

    グループウェアには、テレワーク環境下で必要となるコミュニケーション機能・情報共有機能・承認機能・タスク機能など、さまざまな機能が充実しています。システムひとつ導入すれば、テレワーク環境の大半を構築できるのが大きなメリットです。

    テレワークに必要なツールを個別に揃えると、導入・運用・管理が煩雑となり利用者も困惑してしまう可能性がありますが、各機能が集約されたグループウェアであればこのようなデメリットも払拭することができます。

    利便性・機能性・管理性に優れたテレワーク環境を構築したい方は、まずはグループウェアの導入を検討してみることをおすすめします。

    グループウェアの比較ポイント

    グループウェアの比較ポイント

    グループウェアを導入するには、複数の製品を比較検討して自社に適した製品を選ぶことが重要です。しかし、どのような点を意識して比較を行えば良いか分からない方もいるでしょう。

    ここでは、グループウェアの比較ポイントについて解説します。

    導入目的に合った機能が搭載されているか

    グループウェアを比較するうえで最も重要なポイントが、自社の導入目的・用途にあった機能が搭載されているか確認することです。多くのグループウェアはある程度の汎用性を備えていますが、やはり細かい部分での機能には製品により差異が見られます。

    特定の領域に関して強みを発揮する製品や、独自の機能を搭載している製品などもあるため、自社の必須要件を満たしつつ、より良いパフォーマンスを発揮できる機能を備えた製品を選ぶことが重要です。

    機能面の比較を行う際は、まず自社が求める要件の洗い出しを行い、消去法で比較・選択を進めていくのがおすすめの方法となります。

    自社の業務の仕方に合っているか

    グループウェアを比較するにあたっては、必要十分な機能を備えているだけでなく、自社の業務体制・業務フローに適しているかをチェックしていくことも重要です。

    利用人数・利用頻度・データ容量・セキュリティ・管理方式・階層管理・拡張性など、機能面だけでなく自社の業務環境への適性を細かくチェックすることで、より高い有用性を発揮できる製品を導入することができます。

    グループウェアは導入自体がゴールでは無いため、実際に運用するシーンや運用ゴールをイメージして、製品の仕様を比較検討していくようにしましょう。

    誰もが使いやすいUI・操作性か

    グループウェアは、基本的に社内全体で利用するシステムです。導入後は社内のさまざまなメンバーが利用することとなるため、誰もが使いやすい操作性・分かりやすいUIを備えた製品を導入することも非常に重要なポイントです。

    いくら性能・機能に優れたグループウェアを導入しても、操作性や理解性に難があり使いこなせなければ、そのパフォーマンスを発揮することができません。場合によってはかえって業務が停滞してしまうこともあるでしょう。

    ITリテラシーやITスキルはメンバーにより異なるため、不慣れなメンバーでも難なく使いこなせる製品を選ぶことをおすすめします。

    モバイル対応されているか

    現代のグループウェアの多くは、ワークスタイルの多様化にも対応できるように、多くの製品がマルチデバイスに対応しています。しかし、製品によってモバイル・タブレットで利用できる機能・性能・操作性など、対応状況に差異が見られるため、製品の選定にあたってはスマホ・タブレットといったモバイル端末の対応状況を細かく比較検討することが重要なポイントです。

    特に近年ではテレワーク・リモートワークでの利用が前提となっているため、自社の業務体制・業務環境に合わせた製品を選定することが重要となります。

    おすすめグループウェア7選比較

    おすすめグループウェア7選比較

    ここでは、おすすめのグループウェアを7選、比較を交えてご紹介していきます。これからグループウェアの製品選定・導入を検討している方は、ぜひご参考下さい。

    kintone

    kintoneは、サイボウズ社が提供する業務アプリ構築のためのクラウドサービス・グループウェアです。同じサイボウス社のグループウェアにはOfficeやGaroonなどが挙げられますが、これらが標準でグループウェアに必要な機能が搭載されているのに対し、kintoneは自身でアプリを構築してカスタマイズしていく運用を行うが大きな違いです。

    Kintoneでは、ドラッグ&ドロップを中心とした簡単な操作で、さまざまな案件管理・進捗管理・タスク管理・スケジュール管理など、さまざまな業務用アプリを作成することが可能。カスタマイズ性の高さを活かして、自社が望むグループウェアを自由自在に実現したい場合におすすめです。

    Microsoft Office 365

    Microsoft Office 365は、Word・Excel等の定番のビジネスツールを提供するMicrosoftのグループウェアです。

    定番ツールを提供しているベンダーだけに、システムの操作性・利便性・快適性には非常に優れているのが特徴です。テンプレートやサイト作成機能など、システムをより便利に活用する機能も充実しています。

    また、他のグループウェアを圧倒するオンラインストレージ・メールの容量を備えており、大量のデータを扱う方やヘビーユーザーの方のニーズにも対応できることも大きな特徴です。

    Word・Excelと同様の間隔でグループウェアを利用したい方や、データ容量を気にせずに運用したい方は、ぜひ検討してみることをおすすめします。

    Google Workspace

    Google Workspaceは、Google社が提供する組織向けのグループウェアです。99.9%という高い稼働率・高度なセキュリティが保証されており、信頼性の高い環境で利用できるのが大きな特徴です。

    Googleスプレッドシート・Gmail・Googleドライブなどのオンラインアプリケーションが充実しており、社内でのコミュニケーションや情報共有の活性化からコラボレーションまで、幅広い用途に適用することが可能です。

    日常的にGoogleのクラウドアプリケーションを活用している方や、汎用性・利便性・効率性を重視する方には非常におすすめのグループウェアです。

    desknet’s NEO

    desknet's NEOは、462万人以上という国内トップクラスの利用者数を誇るグループウェアです。

    大企業・中小企業から官公庁まで幅広く多数の企業・団体に導入されており、実力・実績・信頼性は抜群。利便性・操作性・機能性にも優れており、27種類の機能を駆使することで、自社の業務体制・業務フローに合った運用を実現することができます。

    クラウド版・オンプレミス版の両方がリリースされているため、環境に合わせて導入することも可能。

    多くの企業・団体に利用されている、安心して利用できる製品をお求めの方にはおすすめです。

    NI Collabo 360

    NI Collabo 360は、汎用性の高さと機能の豊富さに特徴のあるグループウェアです。PC・スマホ・タブレットとデバイスを問わず利用することが可能となっており、どの端末でも高い利便性と業務効率性を発揮することが可能。36以上もの豊富な機能が搭載されており、社内外問わずあらゆるシーン・あらゆる用途に対応することができます。

    働き方改革やテレワークなど多様な働き方を推奨している企業や、社内でさまざまなワークスタイルが混在している企業においても、高いレベルでのDXを実現できます。

    他の製品では業務体制・業務環境をカバーできないといった方は、ぜひNI Collabo 360を検討してみることをおすすめします。

    Aipo

    Aipoは、1,800社・30,000人以上に利用されているグループウェア。スケジュールの共有・管理に定評があるのが特徴で、チームメンバーの予定や設備の利用状況を、ひとつのカレンダーに集約して管理することが可能。重複・抜け漏れ・見落とし等を防いで、効率的なスケジューリングと業務の推進を実現することができます。マニュアル不要で使いこなせるほどの利便性・操作性の高さも大きな特徴です。

    社内外の日程調整・スケジュール管理に課題を抱えている方や、より効率的なスケジューリングにより組織の生産性向上を図りたい方は、ぜひ検討してみることをおすすめします。

    サイボウズGaroon

    Garoonは、国産グループウェアの老舗企業であるサイボウズ社が提供する、6,400社・300万人以上に利用されている実績を持つグループウェアです。

    さまざまな業界・業種・規模の企業に活用されており、導入実績も豊富であるため、どのような業務体制・業務環境でも安心して導入できる信頼性の高さが大きな特徴。機能・性能はもちろん拡張性・柔軟性にも優れており、既存システムを活用しながらの運用や・他社のシステム・ツールとの連携によるパフォーマンス向上も容易に実現することが可能です。

    クオリティ・安定性・実用性を重視してグループウェアの導入を行いたい方は、ぜひサイボウズGaroonを検討してみることをおすすめします。

    グループウェアをもっと便利にする「チャットディーラーAI」

    チャットディーラーAI

    グループウェアを更に便利に利用したいのであれば、チャットボットを設置・連携させるのがおすすめです。

    ここでは、グループウェアとの連携におすすめの社内用チャットボット「チャットディーラーAI」の概要・特徴、グループウェア・社内ポータルを組み合わせるメリット、同製品と連携可能なグループウェア・社内ポータルについてご紹介していきます。

    チャットディーラーAIとは?

    チャットディーラーAIとは、弊社が提供するAI搭載型社内向けチャットボットです。

    汎用性・機能性・扱いやすさに優れており、短期間・低コストで導入できるのが大きな特徴。回答率・利用率も向上させやすく、便利機能も充実。柔軟なカスタマイズも可能となっているため、グループウェア上での利用に合わせて運用することが可能です。

    初めてグループウェアへチャットボットを設置する方や、スムーズに運用を開始したい方には非常に適している製品となっています。

    グループウェア・社内ポータルと組み合わせるメリット

    グループウェア・社内ポータルとチャットディーラーAIを組み合わせれば、以下のようなメリットを得ることができます。

    • グループウェアでの業務中に即座に疑問や問題を解決することが可能
    • 総務・情シスといった対応部署の問い合わせ数削減・負荷軽減を図れる
    • 画面の切り替え・ツールの立ち上げを行うことなく問い合わせを完結できる
    • 利用データを自動で蓄積することで、チャットボット・グループウェア双方の改善に活かせる
    • グループウェア・社内ポータル上の情報を自力で探す時間・労力を省ける

    日常的に活用するグループウェア・社内ポータル上で、業務の流れを中断することなく問い合わせを行うことができるため、業務効率・利便性・生産性が大幅に向上します。

    グループウェア・社内ポータルをより便利に効率的に活用したい方は、ぜひチャットディーラーAIをご検討下さい。

    チャットディーラーAIと連携可能なグループウェア・社内ポータル

    チャットディーラーAIは、社内で利用されるさまざまなグループウェア・社内システム・社内ポータルとの連携が可能。同製品が連携可能な主なプラットフォームについて以下にご紹介します。

    ■グループウェア/社内システム

    • kintone
    • Garoon
    • サイボウズOffice10
    • Power EGG 3.0
    • desknet’s NEO

    ■社内ポータル

    • SharePoint
    • Googleサイト
    • WORDPRESS
    • FAQサイト

    このように、主要なプラットフォームはほぼ網羅しているのがチャットディーラーAIの強みです。他にも多くのプラットフォームへの連携・設置が可能となっていますので、上記以外の場合は問い合わせを行うことで可否を確認することができます。

    まとめ

    グループウェアの概要・特徴から製品を比較するポイントまでをご紹介してきました。

    グループウェアには、グループ・チームでの業務を効率化するための多くの機能が搭載されています。自社に合わせた製品を導入することで、大幅な業務効率化・生産性向上を実現することが可能。テレワーク環境の構築やDXにはまさに最適なシステムと言えるでしょう。

    これからグループウェアの導入・活用を検討している方は、ぜひ当記事も参考にして、自社に最適な製品の選定・導入計画を検討してみて下さい。

    • 執筆者:ボットマガジン編集部
    • この記事を書いた人

      ボットマガジン編集部

      ボットマガジン編集部です!チャットボットについて、タイムリーでお役立ちな情報をお届けします。

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