デスクネッツの社内ポータルとは?主な特徴や導入事例までご紹介

デスクネッツの社内ポータルとは?主な特徴や導入事例までご紹介

社内ポータルを作成できるサービスは数多くあり、デスクネッツもその1つです。社内ポータルは一度作ると「気に入らないから作り直し」とはなかなかいかないため、最初のサービス選びが大切です。

今回は、デスクネッツにはどのような特徴があるのかを、導入事例とあわせて解説します。デスクネッツで作ったポータルサイトと併用すると便利なツールも紹介しますので、ぜひご参考にしてください。

この記事の目次

    デスクネッツとは?

    デスクネッツとは?

    デスクネッツとは、導入実績460万人以上を誇る、国内最大級のグループウェアです。一般企業はもちろん、官公庁や金融機関、17もの都道府県庁で導入されるなど、信頼性が高いことが最大の特徴です。

    デスクネッツでは、スケジュール管理やワークフロー、既存業務のシステム化まで、組織にあわせてあらゆる業務の効率化を実現できます。手間をかけずに導入できるクラウド版と、細かなセキュリティ設定ができるパッケージ版が用意されているので、自社の状況にあわせて選べるのもメリットです。

    ちなみに、現在提供されているサービスの名称は「desknet's NEO(デスクネッツ ネオ)」であるため、ここからは「デスクネッツ ネオ」とご紹介します。

    社内ポータルとは?

    社内ポータルの「ポータル」とは、「玄関」や「入口」を表す言葉です。社内ポータルは、集積された社内の情報にアクセスする、入口となるサイトを指します。

    社内ポータルは、社員だけがアクセスできるイントラネット上に設置されるのが一般的です。社内の各所に散らばる情報を一元管理するのはもちろん、スケジュールや勤怠管理、プロジェクトの進捗管理などを、サイト上でおこなえるのが社内ポータルの特徴です。

    社内ポータルを設置するメリット

    社内ポータルを設置するメリット

    社内ポータルを設置するのには、以下のようなメリットがあります。

    1. 社内情報を一元化できる
    2. 情報共有がスムーズになる
    3. コスト削減につながる
    4. バックオフィス担当者の負担を軽減できる
    5. コミュニケーションが活性化する

    順番に説明します。

    社内情報を一元化できる

    社内ポータルを設置すると、社内に散らばっている情報を一元化できるので、業務を効率化できるのがメリットです。

    情報やファイルの保管場所が各部署に散らばっていると、必要な情報を探し出すのに時間がかかってしまい非効率です。社内ポータルがあれば部署・部門ごとなどで情報を整理・管理できるので、目的の場所にたどり着きやすくなり業務効率が上がります。

    情報共有がスムーズになる

    社内ポータルには、情報共有がスムーズになるというメリットもあります。社内ポータルは掲示板のようにお知らせしたい情報を共有するシステムも備わっているので、滞りなく情報を伝達できます。

    近年のコロナ禍でリモートワークを導入している企業では、出社しない社員に対しても漏れなく情報共有できるようになります。業務で必要なファイルも社内ポータル上で共有できるため、離れた場所にいる複数人で業務を進めるのもスムーズです。

    ペーパーレス化を実現できる

    情報共有やファイル管理を社内ポータルでおこなえば、ペーパーレス化を実現できるのもメリットです。ペーパーレス化は、紙をプリントアウトして配布する手間を削減するだけでなく、保管や印刷するためのコスト削減にもつながります。

    書類を紙で回す必要がなくなるため、回覧に手間や時間をかける必要がなくなり、重要書類の紛失といったトラブルも防げます。

    バックオフィス担当者の負担を軽減できる

    社内ポータルで情報が一元化されると、社員は必要な情報を自力で入手できるようになるので、バックオフィス担当者の負担軽減につながります。

    問題や疑問があるときに、どのように解決すれば良いかわからなければ担当部署に問い合わせるしかありません。バックオフィス担当者はその都度手を止め、対応する必要があります。

    しかし社内ポータルで情報が管理されていると分かっていれば、社員は自力で情報を探して解決を図れます。バックオフィス部門への問い合わせ回数が減り、自身の業務に集中できるようになるのです。

    コミュニケーションが活性化する

    社内ポータルは、社内コミュニケーション活性化にも貢献します。ほとんどの社内ポータルにはチャット機能が備わっており、メールよりも簡単に社員同士がやり取りできるようになるためです。

    部署ごとのポータルがあれば、普段は接点の少ない部署の業務内容や雰囲気を知ることができ、横の関係が広がります。企業にとって、社員や部署同士が良い関係を築くことは、より良い組織を作っていくために重要なポイントです。

    デスクネッツ ネオの社内ポータルの特徴

    デスクネッツ ネオの社内ポータルの特徴

    デスクネッツ ネオの社内ポータルの特徴は、次の5つです。

    1. 簡単にカスタマイズできる
    2. 部署別のポータルが作れる
    3. 個人のポータルが作れる
    4. スマートフォンやタブレットに対応できる
    5. 外部システムと連携できる

    順番に解説します。

    簡単にカスタマイズできる

    デスクネッツ ネオの社内ポータルは、カスタマイズ性が高いことが特徴です。スケジュールや新着通知、社内外の各システムへのリンク、デスクネッツ ネオの各機能へのショートカットなどを、自由に配置することが可能です。

    表示についても、固い印象になるのを防ぐために、テキストだけではなくアイコンやイラストなどを使って親しみやすさを出すことができます。HTMLの知識がなくても、写真や動画をアップロードして張り付けられるなど、ブログのように簡単に社内ポータルを作れるのが、デスクネッツ ネオで社内ポータルを作成するメリットです。

    部署別のポータルが作れる

    デスクネッツ ネオでは、全社員が共通して利用するポータルサイトだけでなく、部署や部門それぞれ個別のポータルを持てることも特徴です。

    たとえば営業部であれば、今月の売上目標や現時点での進捗、営業成績などを共有するポータルを作れば、営業担当者が共通認識をもって業務に取り組めるようになります。総務部が新たに決めた社内規定をお知らせするポータルを作れば、全社員にメールで通知する手間を省くこともできるでしょう。

    個人のポータルが作れる

    デスクネッツ ネオでは、各社員が自分だけのための個人ポータルを作成できます。

    自身のスケジュールや参加しているプロジェクトの管理をするのはもちろん、自分がよく使う情報にすぐにアクセスできるよう、よく使うアプリケーションやよく見る部署のポータルを配置するなど、自由にカスタマイズが可能です。

    企業によっては、情報を漏れなく通知するために、個人のポータル作成を禁止したい場合もあるでしょう。そんな場合は個人のポータル作成を許可しないよう、設定することもできます。

    スマートフォンやタブレットに対応できる

    デスクネッツ ネオの社内ポータルは、スマートフォンやタブレットに対応できるのもポイントです。

    近年はコロナ禍や働き方改革の影響で、自宅からのリモートワークを許可・導入している企業も多いのではないでしょうか。そんなときでも、クラウド型のサービスで社内ポータルを構築していれば、インターネット環境さえあれば、スマートフォンやタブレットでどこからでも社内ポータルにアクセスできます。

    デスクネッツ ネオはクラウド型であってもSSLによる通信の暗号化、BASIC認証などセキュリティも万全に整えられているので安心です。

    外部システムと連携ができる

    デスクネッツ ネオは、パートナー企業各社が提供する外部システムと連携できることも特徴です。人事異動・アカウント連携ソフトウェアやワークフローパッケージ、名刺管理クラウドアプリケーション、SFAなど、多種類の連携ツールが提供されています。

    自社の状況にあわせ、必要なシステムと連携すれば、より利便性を高めた社内ポータルの運用を実現できるでしょう。

    デスクネッツ ネオの導入事例

    デスクネッツ ネオの導入事例

    ここからは、デスクネッツ ネオの導入事例を2つご紹介します。

    株式会社イワサ・アンド・エムズ

    集合住宅やマンションの大規模補修工事などをおこなっている株式会社イワサ・アンド・エムズでは、デスクネッツ ネオ導入前もグループウェアを活用していました。しかしスケジュールとメール程度しか利用されていないのが課題でした。

    そこでより良い情報共有の環境構築を目指し、デスクネッツ ネオへの乗り換えをおこないます。事業が順調に拡大するなか、ポータルで情報交換をする必要性を感じたためです。

    同時にアプリ作成ツールAppSuiteを導入し、蓄積された工事現場の情報をポータルに張り付けて共有する取り組みを始めます。それまで工事現場の進捗を紙ベースで提出されたものを、エクセルでまとめるのが大変で残業がやみませんでした。しかしアプリを通して現場内から報告できるようになったことで、報告処理の簡略化に成功し残業を減らすことにつながりました。

    総務省

    デスクネッツ ネオの前身であるデスクネッツの電子掲示板機能を長く利用していた総務省では、旧ポータルサイトを作り変えるのにあわせ、デスクネッツ ネオで情報共有の効率化を図りました。省内では省内情報、部局内情報、各種システム利用ガイド、共通申請様式など共有すべき情報が多く、一元化する必要があると考えたためです。

    グループウェアの選定にあたっては、ユーザビリティを重視して入札を実行。デスクネッツ ネオを採用するにいたります。デスクネッツ ネオではドラッグ&ドロップで直感的に操作できることから、おおいな期待を寄せていたそうです。

    導入後は、全職員に周知すべき情報は、デスクネッツ ネオのインフォメーションを使うことで、手軽な情報発信が可能になりました。また「デスクネッツ ネオを使った部局ポータルサイト利用ガイド」を作成したことで、各部局でより良いポータルサイトを作るべく競争が起きることを期待しているそうです。

    社内ポータルは「チャットディーラーAI」を活用して業務の効率化を!

    社内ポータルは、チャットボットと併用することでさらなる業務効率化を実現できます。チャットボットとは、チャット(chat=会話)とロボット(robot)を組み合わせてできた言葉で、チャット形式で問い合わせに対応する自動応答システムを指します。

    ここでは社内ポータルと同時に運用するのにとくにおすすめのチャットボット、「チャットディーラーAI」をご紹介します。

    チャットディーラーAIとは?

    チャットディーラーAI

    チャットディーラーAIは、社内利用に特化して開発されたチャットボットです。

    チャットディーラーAIには、400種類以上もの社内向けテンプレートと学習済みAIがあらかじめ搭載されているので、導入コストをかけることなく手軽に使い始められるのがメリットです。導入から運用に際しては、専属担当が無料でサポートしてくれるので、担当者の負担を大きく軽減できます。

    バックオフィスの複数の部署を横断した運用が可能なのに、低コストで導入できるのもチャットディーラーAIの特徴です。

    チャットディーラーAIを活用するメリット

    社内ポータルでチャットディーラーAIを活用することには、多くのメリットがあります。

    まず、チャットディーラーAIをポータルサイトに設置しておけば、社内のあらゆる質問に対する答えを、ポータルサイト内を探してまわることなく、チャットディーラーAIに質問するだけで引き出せるようになります。課題解決に時間がかからなくなり、業務効率の向上につながります。

    さらに、社員が個々に抱える疑問や質問をチャットディーラーAIで自己解決できるようになれば、バックオフィスへの質問回数が減るのもメリットです。問い合わせ対応にかける時間が削減され、そもそもの自身の業務に集中できるようになるので、バックオフィス担当者のモチベーション向上も期待できるでしょう。

    まとめ

    社内ポータルを整備すると、社内情報が一元化されることで情報共有がスムーズになるなど多くのメリットがあります。なかでもデスクネッツ ネオは、直感的な操作で簡単にカスタマイズが可能なうえ、部署や個人のポータルを作ることができるのでおすすめです。

    社内ポータルにチャットボットを併用すると、チャットボットを介して素早く情報を引き出せるようになりさらに利便性が高まります。社内利用に特化して開発されたチャットディーラーAIなら、導入コストをかけることなくすぐに運用が可能です。興味を持たれた方は、ぜひ以下から資料のダウンロードをご検討ください。

    • 執筆者:ボットマガジン編集部
    • この記事を書いた人

      ボットマガジン編集部

      ボットマガジン編集部です!チャットボットについて、タイムリーでお役立ちな情報をお届けします。

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