デスクネッツの社内ポータルとは？主な特徴や導入事例までご紹介

デスクネッツとは？

デスクネッツとは、導入実績460万人以上を誇る、国内最大級のグループウェアです。一般企業はもちろん、官公庁や金融機関、17もの都道府県庁で導入されるなど、信頼性が高いことが最大の特徴です。

デスクネッツでは、スケジュール管理やワークフロー、既存業務のシステム化まで、組織にあわせてあらゆる業務の効率化を実現できます。手間をかけずに導入できるクラウド版と、細かなセキュリティ設定ができるパッケージ版が用意されているので、自社の状況にあわせて選べるのもメリットです。

ちなみに、現在提供されているサービスの名称は「desknet's NEO（デスクネッツ ネオ）」であるため、ここからは「デスクネッツ ネオ」とご紹介します。

デスクネッツ ネオのおもな特徴

デスクネッツネオが多くの企業・多くのユーザーに支持されているのは、社内ポータル・グループウェアとして非常に優秀な特徴を備えているためです。

デスクネッツネオが持つ主な特徴について、以下に解説していきます。

1. データ容量が豊富で容量を気にせず使える
2. 誰でも扱いやすい視認性・操作性に優れたUIを搭載
3. ビジネスをサポートする25種類以上の便利なツールを搭載
4. マルチデバイス対応でいつでもどこでも利用できる
5. 外部連携・カスタマイズ性に優れており環境に合わせた導入が可能
6. 高レベルのセキュリティ・システムの堅牢性を備えており安心して利用できる

社内ポータル・グループウェアの製品選びに迷っている方や、高品質の製品をお求めの方は、デスクネッツネオを選んでおけば間違いがないでしょう。

社内ポータルとは？

社内ポータルとは、社内メンバーのみが利用可能なクローズドな環境に構築された、社内用のさまざまな情報・ツールにアクセスするための入口となるサイトです。社内で働くメンバーが利用する情報・ツールがサイト上に集約されており、必要な時に素早くアクセスして共有・利用することができます。一般的なポータルサイトを社内用に特化したものと考えると分かりやすいでしょう。

社内ポータルに搭載されている一般的な機能には、以下のようなものがあります。

1. スケジュール管理機能
2. レポート・分析機能
3. コミュニケーション機能
4. ワークフロー機能
5. プロジェクト管理機能
6. 社内FAQ機能
7. 社内掲示板機能

社内ポータルは情報共有や業務効率の課題解決に大きく貢献できることから、現在多くの企業が導入を進めています。

社内ポータルを設置するメリット

現在社内ポータルを設置する企業が増えているのは、ビジネスの効率化・加速に繋がるさまざまなメリットがあるためです。オンライン上で利用できることから、テレワーク環境下においても高いパフォーマンスを発揮することができます。

社内ポータルを設置する主なメリットには、以下のようなものがあります。

1. 社内情報を一元化できる
2. 情報共有がスムーズになる
3. コスト削減につながる
4. バックオフィス担当者の負担を軽減できる
5. コミュニケーションが活性化する

それぞれのメリットの詳細について、以下に解説していきます。

社内情報を一元化できる

社内ポータルの代表的なメリットは、社内に存在する情報をサイト上に集約して一元管理できることです。

誰もが共通して利用するサイト上に情報を集めることで、各所に情報が散らばることも無くなるため、情報の管理も利用もスムーズに行うことができます。重要な情報を紛失したり探し出すのに時間がかかることも無くなるため、業務効率や正確性も高めることができます。

情報を一元管理していない場合と比べると、社内全体の生産性は飛躍的に向上させることができるでしょう。

情報共有がスムーズになる

社内ポータルには、社内で利用する情報を集約できるだけでなく、誰でも手軽に情報を投稿したり全体にまとめてメッセージを発信したりする機能も備わっているため、情報共有をスムーズに行えることも大きなメリットです。各メンバーが有益に感じたナレッジやノウハウを共有できる掲示板機能も備わっています。

従来の方法と比べて情報共有のプロセスを大幅にシンプル化できるため、社内の情報共有の促進・活性化を容易に実現することも可能となります。

ペーパーレス化を実現できる

社内ポータルを導入すれば、社内で利用していた紙の資料・書類をデジタル化してサイト上で扱うことができるため、社内のペーパーレス化を推進できることもメリットです。

オンライン上で書類や資料をやり取りすることで業務の効率やスピードを高めることができますし、紙媒体特有の紛失や抜け漏れといったトラブルも低減できます。また、紙代・インク代・印刷代・保管コスト等も不要となるため、経費の削減にも貢献することができます。

現代の企業はペーパーレス化の推進が強く求められており、その実現に寄与できることは大きなメリットと言えるでしょう。

バックオフィス担当者の負担を軽減できる

社内ポータルでは、社内の必要な情報が一元化されるだけでなく、よくある質問などは社内FAQ機能でポータル上にまとめることができるため、社員が問題や疑問を自己解決できる比率を大幅に高めることができます。

そのため、従来社内問い合わせの対応を行っていたバックオフィス部門の負担を軽減できることも大きなメリットです。

社員も問題や疑問が生じた際にわざわざ各部門の担当者へ問い合わせる必要が無くなるため、社内全体の業務効率や生産性も向上させることができます。

コミュニケーションが活性化する

社内ポータルには、利用者がいつでも手軽にコミュニケーションを行うことができるチャット機能が備わっているため、サイト上で情報共有・情報の参照を行いながら会話を交わすことができます。ポータル上から気になった時にいつでも業務に関する相談や意見交換を行うことができるため、社内でのコミュニケーションの活性化や促進を図ることが可能です。

部署を跨いだコミュニケーションや席が離れたメンバーとのコミュニケーションも容易に行うことができるため、メンバー間の連携や共通認識の醸成といった効果も期待できます。

社内のコミュニケーションはビジネス推進の基盤であるため、日常的に利用する社内ポータルから活性化・促進を図れることは大きなメリットでしょう。

デスクネッツ ネオの社内ポータルの特徴

デスクネッツ ネオの社内ポータルの特徴は、次の5つです。

1. 簡単にカスタマイズできる
2. 部署別のポータルが作れる
3. 個人のポータルが作れる
4. スマートフォンやタブレットに対応できる
5. 外部システムと連携できる

順番に解説します。

簡単にカスタマイズできる

デスクネッツ ネオの社内ポータルは、カスタマイズ性が高いことが特徴です。スケジュールや新着通知、社内外の各システムへのリンク、デスクネッツ ネオの各機能へのショートカットなどを、自由に配置することが可能です。

表示についても、固い印象になるのを防ぐために、テキストだけではなくアイコンやイラストなどを使って親しみやすさを出すことができます。HTMLの知識がなくても、写真や動画をアップロードして張り付けられるなど、ブログのように簡単に社内ポータルを作れるのが、デスクネッツ ネオで社内ポータルを作成するメリットです。

部署別のポータルが作れる

デスクネッツ ネオでは、全社員が共通して利用するポータルサイトだけでなく、部署や部門それぞれ個別のポータルを持てることも特徴です。

たとえば営業部であれば、今月の売上目標や現時点での進捗、営業成績などを共有するポータルを作れば、営業担当者が共通認識をもって業務に取り組めるようになります。総務部が新たに決めた社内規定をお知らせするポータルを作れば、全社員にメールで通知する手間を省くこともできるでしょう。

個人のポータルが作れる

デスクネッツ ネオでは、各社員が自分だけのための個人ポータルを作成できます。

自身のスケジュールや参加しているプロジェクトの管理をするのはもちろん、自分がよく使う情報にすぐにアクセスできるよう、よく使うアプリケーションやよく見る部署のポータルを配置するなど、自由にカスタマイズが可能です。

企業によっては、情報を漏れなく通知するために、個人のポータル作成を禁止したい場合もあるでしょう。そんな場合は個人のポータル作成を許可しないよう、設定することもできます。

スマートフォンやタブレットに対応できる

デスクネッツ ネオの社内ポータルは、スマートフォンやタブレットに対応できるのもポイントです。

近年はコロナ禍や働き方改革の影響で、自宅からのリモートワークを許可・導入している企業も多いのではないでしょうか。そんなときでも、クラウド型のサービスで社内ポータルを構築していれば、インターネット環境さえあれば、スマートフォンやタブレットでどこからでも社内ポータルにアクセスできます。

デスクネッツ ネオはクラウド型であってもSSLによる通信の暗号化、BASIC認証などセキュリティも万全に整えられているので安心です。

外部システムと連携ができる

デスクネッツ ネオは、パートナー企業各社が提供する外部システムと連携できることも特徴です。人事異動・アカウント連携ソフトウェアやワークフローパッケージ、名刺管理クラウドアプリケーション、SFAなど、多種類の連携ツールが提供されています。

自社の状況にあわせ、必要なシステムと連携すれば、より利便性を高めた社内ポータルの運用を実現できるでしょう。

デスクネッツ ネオの導入事例

ここからは、デスクネッツ ネオの導入事例を5つご紹介します。

株式会社イワサ・アンド・エムズ

集合住宅やマンションの大規模補修工事などをおこなっている株式会社イワサ・アンド・エムズでは、デスクネッツ ネオ導入前もグループウェアを活用していました。しかしスケジュールとメール程度しか利用されていないのが課題でした。

そこでより良い情報共有の環境構築を目指し、デスクネッツ ネオへの乗り換えをおこないます。事業が順調に拡大するなか、ポータルで情報交換をする必要性を感じたためです。

同時にアプリ作成ツールAppSuiteを導入し、蓄積された工事現場の情報をポータルに張り付けて共有する取り組みを始めます。それまで工事現場の進捗を紙ベースで提出されたものを、エクセルでまとめるのが大変で残業がやみませんでした。しかしアプリを通して現場内から報告できるようになったことで、報告処理の簡略化に成功し残業を減らすことにつながりました。

総務省

デスクネッツ ネオの前身であるデスクネッツの電子掲示板機能を長く利用していた総務省では、旧ポータルサイトを作り変えるのにあわせ、デスクネッツ ネオで情報共有の効率化を図りました。省内では省内情報、部局内情報、各種システム利用ガイド、共通申請様式など共有すべき情報が多く、一元化する必要があると考えたためです。

グループウェアの選定にあたっては、ユーザビリティを重視して入札を実行。デスクネッツ ネオを採用するにいたります。デスクネッツ ネオではドラッグ&ドロップで直感的に操作できることから、おおいな期待を寄せていたそうです。

導入後は、全職員に周知すべき情報は、デスクネッツ ネオのインフォメーションを使うことで、手軽な情報発信が可能になりました。また「デスクネッツ ネオを使った部局ポータルサイト利用ガイド」を作成したことで、各部局でより良いポータルサイトを作るべく競争が起きることを期待しているそうです。

株式会社イートスタイル

外食事業・食品物販事業を展開している株式会社イートスタイルでは、多方面に展開する店舗からの業務日報を経営者一人で確認・返信を行っており、多大な時間・労力が必要となることや全体への情報共有をスムーズに行えないことが大きな課題でした。

同社はこのような課題が慢性化している状況を改善するために、デスクネッツネオを導入。ワークフロー機能を活用して業務日報の共有を行うことで、全店舗のスムーズな状況把握と情報共有を実現。店舗運営やサービスの改善に繋げることに成功しました。

自社の状況に合わせて豊富な機能を駆使できることや変化に柔軟に対応できることから、同社はデスクネッツネオを高く評価して業務改善に活用し続けています。

コクー株式会社

デジタル事業と人材事業を展開するコクー株式会社では、社員の7割以上が客先常駐であるという業務の性質から、本社と社員の間での情報共有をスムーズに行うことができないという課題を抱えていました。

情報共有の円滑化・活性化・効率化や全社的な情報認識の統合を目的に、機能の充実度・マルチデバイス対応という点に着目してデスクネッツネオを導入。本社・社員とのリアルタイムでの情報共有・ナレッジやノウハウの共有・本社への問い合わせ削減の実現に成功しました。

社内ポータルはデスクワーク環境だけでなく、同社のように客先常駐を主とする事業環境においても有効であることがわかる好事例です。同様の環境下での社内ポータル活用を検討している方は、ぜひ参考にしてみてはいかがでしょうか。

住信SBIネット銀行株式会社

住信SBIネット銀行株式会社は、豊富な商品・サービスラインナップが特徴のインターネット銀行を営む会社です。新しい商品・サービスを開発するにあたって組織全体での情報共有を強化するために、従来のツールからデスクネッツネオへのリプレイスに踏み切りました。

同社では社内に多数の部署があり、連携すべき情報が数多くありますが、豊富な機能と柔軟なカスタマイズ性を活かして情報共有の効率化・業務効率化に成功。不要な確認メールや情報確認の抜け漏れを大幅に低減して、本来の目的である新商品・サービスの開発プロジェクトをスムーズに進行できる環境を実現しました。

社内ポータルは「チャットディーラーAI」を活用して業務の効率化を！

社内ポータルは、チャットボットと併用することでさらなる業務効率化を実現できます。チャットボットとは、チャット（chat=会話）とロボット（robot）を組み合わせてできた言葉で、チャット形式で問い合わせに対応する自動応答システムを指します。

ここでは社内ポータルと同時に運用するのにとくにおすすめのチャットボット、「チャットディーラーAI」をご紹介します。

チャットディーラーAIとは？

チャットディーラーAIは、社内利用に特化して開発されたチャットボットです。

チャットディーラーAIには、400種類以上もの社内向けテンプレートと学習済みAIがあらかじめ搭載されているので、導入コストをかけることなく手軽に使い始められるのがメリットです。導入から運用に際しては、専属担当が無料でサポートしてくれるので、担当者の負担を大きく軽減できます。

バックオフィスの複数の部署を横断した運用が可能なのに、低コストで導入できるのもチャットディーラーAIの特徴です。

チャットディーラーAIを社内ポータルに活用するメリット

チャットディーラーAIには社内ポータルの利便性向上に適したさまざまな機能が搭載されており、設置することで多くのメリットを得ることができます。

具体的なメリットについて以下にご紹介します。

1. 社内のあらゆる情報をポータル上からスムーズに引き出せる
2. 問題解決の時間・労力を削減して社内全体の生産性を向上できる
3. AIによる対応・アシストにより問題解決率をアップ
4. スムーズな問題解決により働きやすさ・従業員満足度も向上
5. バックオフィス部門への問い合わせ流入を削減して負担を軽減

チャットディーラーAIを設置することで、社内ポータルの利便性・快適性を大幅に向上させることができるため、社内での利用率向上・利用促進といった効果も期待できます。

導入・運用・改善について専任担当者が徹底的にサポートを行っていますので、社内ポータルに初めてチャットボットを設置する方や、目的・用途に合わせてパフォーマンスを発揮したい方にもおすすめです。

社内ポータルにチャットボットの設置を検討している方は、ぜひチャットディーラーAIをご検討下さい。

まとめ

社内ポータルを整備すると、社内情報が一元化されることで情報共有がスムーズになるなど多くのメリットがあります。なかでもデスクネッツ ネオは、直感的な操作で簡単にカスタマイズが可能なうえ、部署や個人のポータルを作ることができるのでおすすめです。

社内ポータルにチャットボットを併用すると、チャットボットを介して素早く情報を引き出せるようになりさらに利便性が高まります。社内利用に特化して開発されたチャットディーラーAIなら、導入コストをかけることなくすぐに運用が可能です。興味を持たれた方は、ぜひ以下から資料のダウンロードをご検討ください。