社内ポータルサイトとは?主な機能や導入メリット、運用ポイントまで徹底解説

社内ポータルサイトという言葉を聞いたことがあっても、どのような機能があるのか正確には知らないという方が多いのではないでしょうか。

導入を検討するうえで気になるのが、社内ポータルサイトのメリットや運用のポイントですよね。この記事では、社内ポータルサイトの定義、類似のサービスとの違いから見る機能の特徴、運用するうえで抑えておきたいポイントまでをわかりやすく解説しています。

社内ポータルサイトについて知りたい、運用に失敗したくないという方は、ぜひこの記事を参考にしてみてください。

この記事の目次

    社内ポータルサイトとは?

    社内ポータルサイトとは、自社での情報共有や社内用の機能にアクセスするための入り口となるサイトのことです。

    文字通り社内でのみ利用するもので、サイト内には社内のスケジュール管理やコミュニケーションツールなどの機能が搭載されているのが通常です。

    社内ポータルサイトは、社内向けの情報共有や連携をスムーズに行うために必要不可欠なものといえるでしょう。

    ポータルサイトとの違い

    最も大きな違いは、「利用者が誰か」という点です。一般的なポータルサイトは、GoogleやYahoo!のような誰でもアクセスできる検索エンジンのことを指しますので、利用者はインターネット接続できる人ならば「誰でも」ということになります。

    一方、社内ポータルサイトはこのような不特定多数での利用は想定していません。その名の通り「その企業に属する人だけ」が利用できるサービスです。

    このように利用者が限定されないオープンなものが「ポータルサイト」、利用者を社内に限定した非オープンなものが社内ポータルサイトと呼ばれています。

    混同されやすい類似サービスとの違い

    社内ポータルサイトと混同されやすい類似サービスもいくつか存在します。

    それぞれの違いを詳しく見ていきましょう。

    グループウェア

    グループウェアは、スケジュール管理やタスクの共有を目的としたサービスです。それらに付随してWeb会議やファイル共有をする機能が搭載されているものもあります。

    一方の社内ポータルサイトでは、グループウェアと同様の機能を使えるだけでなく、後述する社内SNSや掲示板といったコミュニケーションツールも含まれているという点に違いがあるといえるでしょう。

    社内SNS

    社内SNSとは、SNSを社内専用のコミュニケーションツールとして利用することを言います。社内の人同士でTwitterやLINE、FacebookといったSNSを通じて気軽にやりとりすることができるものをイメージするとよいでしょう。

    社内ポータルサイトとの違いとしては、社内SNSがあくまでコミュニケーションをとることまでが目的とされている一方で、社内ポータルサイトでは過去にやりとりした内容の検索や情報の管理ができる点が挙げられます。

    社内掲示板

    社内で情報共有やコミュニケーションをとるために活用される掲示板で、ジャンルやトピックごとに別のスレッドを用意してやりとりをします。

    近年では「掲示板」を通じたコミュニケーションは減りつつありますが、社内だけの情報共有の場として、かつては利用していたという企業も多いかもしれません。

    社内ポータルサイトでは社内掲示板のような機能だけではなく、先にご説明したグループウェアや社内SNSといった様々なコミュニケーションツールを利用できるため、様々な情報を一元的かつ効率的に管理できる点で大きな違いがあるといえそうです。

    社内ポータルサイトの機能は?

    社内ポータルサイトには、いくつもの便利な機能が搭載されていますが、具体的にはどのような機能が搭載されているのでしょうか。

    ここからは社内ポータルサイトで利用できる機能について、一つ一つ詳しく見ていきましょう。

    ナレッジ共有機能

    ナレッジ機能とは、社内に周知しておくべき決定事項を始めとして、さまざまな情報をスムーズに共有できる機能です。

    社内ポータルサイトの中で共有することによるメリットとして、一度に多数の人に対して簡単に情報を伝達できる点があります。わざわざ口頭で伝える手間や、一人ひとりにメール送信をするといった必要がなくなるからです。

    過去の共有されたナレッジが社内ポータルサイト内に蓄積されていくことで、共有される側にとっても検索しやすく、目当ての情報を簡単に探せるようになるでしょう。

    Q&A機能

    社内ポータルサイトにはQ&A機能が搭載されており、サイト内で質問・回答を集約することが可能です。Q&A機能を活用することで、利用者全員が疑問点・不明点をいつでも解決できるため、業務効率の向上・ミスや抜け漏れの低減・コミュニケーションコストの削減といったさまざまなメリットを得ることができます。

    Q&A機能は社内ポータルサイトでのナレッジ・ノウハウ共有機能やコミュニケーション機能とも親和性が高く、ポータル内で併用することで相乗効果を発揮して業務効率化に大きく寄与してくれます。

    コミュニケーション機能

    個人間、または複数人でのグループで円滑にコミュニケーションができるようになります。

    チャット形式という慣れ親しんだ方法で、気軽にやりとりができるようになるため、自然と活発なコミュニケーションが生まれることが期待できるでしょう。

    わざわざ口頭やメールで伝えるまでもないと思うような些細な話題や小さな気付きも、社内ポータルサイトのコミュニケーション機能を使うことで積極的に共有していく姿勢を身に着けていくこともできます。

    申請機能

    書類を使っていた申請も、社内ポータルサイトならペーパーレスで簡単に申請できるようになります。

    経費や休暇の申請や社内稟議など、自社で必要なワークフローに合った申請機能を活用することで、申請から承認までをスムーズに進めることができるようになります。

    申請結果や過去の履歴も社内ポータルサイト内で一元管理できるようになるため、効率的に事務処理を進められるようになるでしょう。

    ストレージ機能

    ストレージ機能を利用することで、これまで紙で手渡していた資料や、メール添付で送信していた書類も、データを電子化することにより社内ポータルサイト内で一括共有できるようになります。

    時には、ファイルサイズが大きすぎてメールでは送信できない大容量のデータや動画データを共有したい場合もあるでしょう。そのような時でも社内ポータルサイトであれば簡単にアップロードできて、共有相手にもファイルの保管場所をチャットで知らせるだけで誰でも簡単にファイルにアクセスできるようになります。

    データの送受信や検索の手間が減り、誰でも必要なデータにアクセスしやすい環境を整えられるでしょう。

    スケジュール管理機能

    業務スケジュールの管理機能を使えば、口頭やチャットで確認しなくても、いつでも社内の人の予定を瞬時に把握できるようになります。

    複数人でのアポイントや会議のスケジュール調整の際に、あらかじめ社内ポータルサイトで関係者のスケジュールを確認しておけば、円滑に日時の調整ができるようになるでしょう。

    レポート機能

    社内ポータルサイトには、蓄積したデータを集計したりグラフを作成したりといったレポート機能も搭載されています。自動でデータをまとめることができるため、営業資料・プレゼン資料・報告書等も素早くスムーズに作成することができます。

    情報の蓄積・共有だけでなくアウトプットにも優れていることは、社内ポータルサイトを利用する大きなメリットと言えるでしょう。

    勤怠管理機能

    社内ポータルサイトには、社員の出退勤・残業・有給といった勤怠管理機能も備わっています。社員は社内ポータルサイト上で勤怠の申請・連絡を完結することが可能となり、管理側である人事部も同様にオンライン上で勤怠管理を完結することが可能です。

    社内ポータルサイトで勤怠管理を行うことで、タイムカード・管理ツール・申請書等を別途用意する必要が無くなるため、勤怠を申請する社員も管理側である人事部も手間と時間を削減することができます。

    また、集計機能や入力支援機能といった便利な機能も搭載されているため、人事部の業務負荷を軽減することも可能です。

    プロジェクト管理機能

    プロジェクト管理機能とは、社内で進行しているプロジェクトの状況把握・進捗管理・情報共有等を社内ポータル上で一元管理できる機能です。

    社内ポータル上にプロジェクトの情報を集約して管理することができるため、関係者間での共有漏れも無くスムーズにプロジェクトを進行することが可能となります。

    プロジェクト別に管理を行うことも可能であるため、複数のプロジェクトを並行して立ち上げた場合においてもスムーズな管理・進行が可能です。

    掲示板機能

    掲示板機能とは、社内ポータル上で利用できる社内用の掲示板機能のことです。社内ポータルに参加しているメンバーであれば誰でも書き込みが可能で、テーマ・ジャンルごとにスレッドを分けることも可能。業務上のナレッジ・ノウハウ・質疑応答を行う場として手軽に活用することができます。

    社内報・お知らせを掲示するなど、リアルタイムで全社的な情報共有・情報周知を図りたい場合にもおすすめの機能となります。

    他社サービスとの連携機能

    社内ポータルサイトには、社内SNS・チャット・業務系ASPといった外部サービスとの連携機能が搭載されており、連携を行うことで社内ポータルサイト内に情報を蓄積・共有することができます。

    社内ポータルサイトは単体でも有用性・利便性があるものですが、自社で使用している外部サービスを必要に応じて連携することで更に有用性・利便性を高めることが可能です。

    ナレッジ・ノウハウの蓄積・共有・活用を促進することができるため、社内ポータルサイト導入時には外部連携も積極的に検討しましょう。

    社内ポータルサイトを導入するメリットは?

    ご紹介してきたように便利な機能が搭載されている社内ポータルサイトですが、導入することでどのようなメリットを得られるのでしょうか?

    考えられる効果を挙げながら、一つ一つを詳しく説明していきます。

    社内情報の一元化

    社内ポータルを導入する最大のメリットは、社内のあらゆる情報をサイト上に集約して一元管理できることです。

    一般的な情報共有・連絡の手段にはメール・口頭伝達・SNS・チャット等のさまざまな手段がありますが、複数の場所に情報が散在していると情報を探す際に手間が時間が多くかかり非効率です。

    一方で社内ポータルであればメンバー誰もがサイトへアクセスするだけで必要な情報を得ることができるため、情報共有や業務の効率を飛躍的に高めることができます。また、共有したい情報があれば社内ポータル上に投稿するだけで手軽に情報共有を行うことが可能です。

    社内の情報管理・情報共有・情報伝達に課題を抱えているほど、社内ポータル導入により大きなメリットを得ることができるでしょう。

    スムーズな情報共有

    社内の情報を一元管理できることは前述したとおりですが、それに加えて社員への情報共有や伝達がスムーズになるという点も見逃せません。

    社内ポータルサイト内への投稿は、メール送信での共有に比べて、一度で多数の人に対して共有できる点で効率化できるといえるでしょう。また、口頭での共有では情報が文字として残らないため後から情報を探すことができなくなってしまいます。そのような問題も、社内ポータルサイトで共有することで解決できるようになるでしょう。

    スムーズに情報共有をするために、社内ポータルサイトの活用は必要不可欠です。

    コスト削減につながる

    情報共有やファイル管理を社内ポータルサイト内で徹底することで、これまで紙で共有や提出していた業務を減らすことができ、ペーパーレス化の推進にもつながります。

    ペーパーレス化は業務の簡略化につながるだけではなく、コスト削減の効果ももたらします。例えば紙に印刷して保管する場合は、用紙の購入や印刷にコストがかかるだけでなく、保管のために場所をとるというコストも発生するかもしれません。管理の手間もなくなり、まさに一石二鳥といえます。

    これまで紙で共有していたファイルは電子データとして社内ポータルサイトにアップロードしたり、専用の用紙を使って申請していたワークフローは社内ポータルサイト内の申請機能を使うことで、コ効率化しながらコスト削減の効果も得られるでしょう。

    社内問い合わせ対応の削減

    社内ポータルにはFAQを設置してさまざまな問題・疑問に対する回答を掲載することができます。基本的な問い合わせやよくある質問をあらかじめ社内ポータル上に掲載しておけば、バックオフィス部門が行う社内問い合わせ対応の負担を軽減することが可能です。

    FAQを社内で上手く機能させるには、社員がFAQを利用して問題・疑問を自己解決する文化を根付かせる必要がありますが、容易には実現できないという課題があります。

    そんな中でも、毎日のように利用する社内ポータル上にFAQを設置すれば、利用率を高めることも容易であり、問題・疑問の自己解決を促進して社内問い合わせ削減をスムーズに推進することが可能です。

    社内問い合わせ対応によりバックオフィス部門の負荷が高まっている場合や本来の業務を圧迫している場合においては、社内ポータルでFAQを機能させるメリットは大きいでしょう。

    コミュニケーションが活性化する

    手軽に情報を投稿できるようになるため、社内でのコミュニケーションが活発になることが考えられます。

    メールを送ったり直接合って話すほどでもない情報でも、社内ポータルサイト内でのチャットであれば気軽に投稿できるようになるでしょう。必要な情報を適切に共有することや、社員同士の関係を良好に保つことは、より良い組織を作っていくうえでは欠かせないポイントとなります。

    社内の全員にとって気軽にコミュニケーションをとれる場ができること、そして会話をする感覚でやりとりすることは、社内の良い雰囲気づくりにも役立つでしょう。

    部署間の連携が取りやすくなる

    社内ポータルサイトは社内のあらゆる情報が集約されており、コミュニケーションツール機能も搭載されているため、部署間との連携・連絡も円滑かつスムーズに行えることがメリットです。

    情報の共有もコミュニケーションも同じオンライン上のポータルサイト内で行えるため、形式的なコミュニケーションや煩雑な確認行為といった連携を阻害する要因も省くことができます。

    社内ポータルサイトで部門間の連携を強化・円滑化することで、全社的な効率化・生産性も大幅に向上させることができるでしょう。

    テレワーク推進につながる

    社内ポータルサイトが持つ情報一元化・情報共有といった機能は、テレワークの推進に非常に適していることも大きなメリットです。

    テレワーク環境下では同僚や上司と気軽に情報・意見を交換することが難しいですが、社内ポータルサイトを導入することでこのようなテレワーク特有の課題をまとめて解決することが可能です。

    オフィスワークで使用していた紙の書類や資料等も、デジタル化して社内ポータル上で管理・共有することができるため、テレワークの必須要件であるペーパーレス化の推進にも役立てることができます。

    充実した社内ポータルサイトを構築すれば、テレワーク環境下でも情報共有・コミュニケーションに不自由することなく、スムーズに業務を行えるでしょう。

    社内ポータルサイトを導入するときのポイント

    これまで社内ポータルサイトの機能やメリットを見てきましたが、実際に導入する際に気をつけるべきポイントにはどのような点があるのでしょうか。

    運用責任者を決める

    社内ポータルサイトが効果を発揮するためには、目指すべきゴール(理想の状態)の設定を行い、必要な機能・コンテンツの充足を行ったり繰り返し改善を重ねたりといったことが重要となってきます。

    漠然と運用していたのではなかなか成果に結びつかないため、社内ポータルサイトを運用する際には明確な運用・管理責任者を決めておくことがポイントです。責任者がサイトのパフォーマンスに責任を持ちリーダーシップを発揮することで、社内ポータルサイトの有用性・効果性を着実かつスムーズに向上させていくことができます。

    社内ポータルの構築目的を明確にする

    社内ポータルを導入する際は、導入・構築の目的を明確化しておくことが非常に重要です。どのような業務上の課題があるのか、社内ポータルでどのような課題を解決したいのか、どのような状況を実現したいのかを明確化しておくことで、有用性・効果性の高い社内ポータルを構築することができます。

    反対に、目的が曖昧なまま導入を進めてしまうと、何にどのように活用して良いかが分からない社内ポータルができあがってしまい、業務に役立てることも難しくなってしまいます。

    社内ポータルは情報共有や業務効率の向上により業務上の課題を解決するために導入するものであるため、パフォーマンスを発揮するためにも目的の明確化は必ず行っておきましょう。

    社内ポータルサイトは一つにまとめる

    社内ポータルサイトを部署・プロジェクトごとに別々に導入するケースが見られますが、情報が分散して利便性が損なわれますし、管理・運用の労力やコストも増すためおすすめできません。

    社内ポータルサイトの最大のメリットは、あらゆる情報を集約して一元管理できる点にあります。サイト内で部署・プロジェクトごとに情報を切り分けて利用する機能も搭載されているため、社内ポータルサイトを導入する際には一つにまとめるようにしましょう。

    UIを重視する

    社内ポータルサイトは社内の誰もが利用するものです。操作性や使い勝手が悪かったり目的の情報が得られなかったりすると徐々に利用されなくなってしまうため、自社の状況を加味したUIを設計することが重要となります。

    メニュー構成・見やすさ・分かりやすさ・使いやすさ・検索性といった各項目について、ITリテラシーの高低に関わらず社内の利用者誰もがスムーズに扱えるUIを設計することがポイントです。

    いくら役立つ情報を多数蓄積・共有していても、分かりにくく使いにくい社内ポータルサイトは利用を敬遠されてしまいがちになります。このような事態を避けて社内ポータルサイトの利用促進・パフォーマンスの発揮を図るためにも、UIの設計には徹底的にこだわることをおすすめします。

    必要な情報を見つけやすくする

    毎日の業務で社内メンバー誰もが利用する社内ポータルは、情報や機能を充実させるだけでなく、必要な情報をすぐに見つけられるように操作性・利便性・検索性を高めておくことも重要です。

    サイト内の導線やカテゴライズを工夫して操作性に優れたUIを設計することはもちろん、サイト内検索ツールやチャットボットの設置を行い、より手軽に素早く情報を見つけられるようにしておくことがポイントとなります。

    情報の見つけやすさは、業務効率の向上だけでなく社内ポータルの利用率向上にも重要であるため、ぜひ意識しておきましょう。

    最新情報への更新を欠かさない

    社内ポータルサイトは情報が集約されており利便性が高い反面、誤った情報や古い情報が掲載されている場合の影響範囲も大きく、リスクとなって返ってきます。そのため、社内ポータルサイトを運用するにあたっては、常に情報を更新して情報鮮度を保つことや、情報の整理整頓・取捨選択を行うことが非常に重要です。

    情報の更新・チェックは失念したり疎かになったりしやすい性質を持つため、情報更新・情報チェックをスケジューリングするなど、常に情報鮮度・情報の質を良好に保てるような仕組みを社内でセットしておきましょう。

    テンプレートを活用する

    社内ポータルサイトでは既存の情報を共有するだけでなく、利用者が次々に役立つ情報を投稿して、サイト内の情報を充実させていくことが重要となります。しかし、情報を共有したいけれども投稿方法が分からず、良い情報があるのに投稿されないというケースが発生する場合もあります。

    そこで重要となるのが、投稿用テンプレートの活用です。利用者はテンプレートで示された項目を埋めるだけで、迷わずスムーズに投稿できるようになるため、不慣れな人でもスムーズに投稿を行えるようになります。

    利用者のITリテラシーはさまざまであるため、上記のテンプレートのように情報の投稿・共有・活用のハードルを下げて利用を促進する仕組みを構築することも、社内ポータルサイト運用上の重要なポイントです。

    セキュリティ対策を徹底する

    これまでご説明してきたとおり、社内ポータルサイトのポイントは「一元管理」できることです。つまり、社外秘のデータも含め、さまざまな情報が社内ポータルサイトに蓄積されていくことになります。

    大切なデータを守るためにも、社内ポータルサイトにおけるセキュリティ対策の徹底は非常に重要です。システムのログインURLやログイン時のアカウント情報などが外部に漏洩することがないように、適切な対策を講じるようにしましょう。

    社内ポータルサイトとあわせて活用!「チャットディーラーAI」

    チャットディーラーAI

    これまでご紹介してきた社内ポータルサイトと、あわせて活用できるチャットボットのツール「チャットディーラーAI」をご紹介します。

    チャットディーラーAIとは?

    AIが搭載された社内専用のチャットボットツールで、チャットウインドウから質問を投げかけることで、適切な回答を返してくれるシステムです。

    チャットディーラーAIでは、社内のいわゆるバックオフィスと呼ばれる部署が担う業務について、はじめから400以上の社内向けの情報テンプレートが用意されているため、導入の手間を最小限にできます。

    学習済みAIなので時間と手間がかかるデータの整備も不要で、導入から短期間で運用の開始ができる点が、チャットディーラーAIの大きな特徴です。

    バックオフィスの複数部署を横断した運用が可能なため、幅広く運用ができるうえに、データも一元的に蓄積させていくことができます。

    社内ポータルサイト×チャットディーラーAI?

    社内ポータルサイトでチャットディーラーAIを活用すると、どのようなメリットがあるのでしょうか。

    まず質問者側にとっては、必要な情報にすぐにアクセスできるというメリットがあります。

    社内の様々な疑問は、誰が答えを持っているのか、またはどこに答えとなる情報が保存されているのか、わからないこともしばしばあります。そのようなケースでも、闇雲に質問したり調べたりする前にチャットボットに尋ねられる環境があれば、素早く解決方法を得ることができます。

    また、バックオフィス担当者側にとっては、問い合わせ対応にかかる時間を削減できるメリットがあります。

    社内ポータルサイト内にチャットディーラーAIを組み込むことで、自分たちへの問い合わせの前に、まずはチャットボットへ質問するよう社員へ促すことができます。チャットを通じて社員が問題を自己解決できれば、バックオフィス担当者は問い合わせ対応に時間を割く場面を減らせるでしょう。

    チャットディーラーAIについて詳しくはこちら

    まとめ

    社内ポータルサイトは、従来のグループウェアや社内SNSなどの役割を含む、総合的な社内の情報共有やコミュニケーションのためのツールといえます。

    分散しがちな情報を社内ポータルという一つの決まった場所で共有して集約し、蓄積したデータを有効活用することで、より社内における連携がスムーズになるでしょう。利便性が高くなることはもちろん、社内のコミュニケーションツールとして果たす役割も大きく、社内の円滑なやりとりも期待できます。

    社内の膨大な情報の一元管理や、情報共有の方法に課題を抱えているケースでは、社内ポータルサイトの導入が業務効率化の第一歩になるかもしれません。

    • 執筆者:ボットマガジン編集部
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      ボットマガジン編集部

      ボットマガジン編集部です!チャットボットについて、タイムリーでお役立ちな情報をお届けします。

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