社内ポータルサイトとは?主な機能や導入メリット、運用ポイントまで徹底解説

社内ポータルサイトという言葉を聞いたことがあっても、どのような機能があるのか正確には知らないという方が多いのではないでしょうか。

導入を検討するうえで気になるのが、社内ポータルサイトのメリットや運用のポイントですよね。この記事では、社内ポータルサイトの定義、類似のサービスとの違いから見る機能の特徴、運用するうえで抑えておきたいポイントまでをわかりやすく解説しています。

社内ポータルサイトについて知りたい、運用に失敗したくないという方は、ぜひこの記事を参考にしてみてください。

この記事の目次

    社内ポータルサイトとは?

    社内ポータルサイトとは、自社での情報共有や社内用の機能にアクセスするための入り口となるサイトのことです。

    文字通り社内でのみ利用するもので、サイト内には社内のスケジュール管理やコミュニケーションツールなどの機能が搭載されているのが通常です。

    社内ポータルサイトは、社内向けの情報共有や連携をスムーズに行うために必要不可欠なものといえるでしょう。

    ポータルサイトとの違い

    最も大きな違いは、「利用者が誰か」という点です。一般的なポータルサイトは、GoogleやYahoo!のような誰でもアクセスできる検索エンジンのことを指しますので、利用者はインターネット接続できる人ならば「誰でも」ということになります。

    一方、社内ポータルサイトはこのような不特定多数での利用は想定していません。その名の通り「その企業に属する人だけ」が利用できるサービスです。

    このように利用者が限定されないオープンなものが「ポータルサイト」、利用者を社内に限定した非オープンなものが社内ポータルサイトと呼ばれています。

    混同されやすい類似サービスとの違い

    社内ポータルサイトと混同されやすい類似サービスもいくつか存在します。

    それぞれの違いを詳しく見ていきましょう。

    グループウェア

    グループウェアは、スケジュール管理やタスクの共有を目的としたサービスです。それらに付随してWeb会議やファイル共有をする機能が搭載されているものもあります。

    一方の社内ポータルサイトでは、グループウェアと同様の機能を使えるだけでなく、後述する社内SNSや掲示板といったコミュニケーションツールも含まれているという点に違いがあるといえるでしょう。

    社内SNS

    社内SNSとは、SNSを社内専用のコミュニケーションツールとして利用することを言います。社内の人同士でTwitterやLINE、FacebookといったSNSを通じて気軽にやりとりすることができるものをイメージするとよいでしょう。

    社内ポータルサイトとの違いとしては、社内SNSがあくまでコミュニケーションをとることまでが目的とされている一方で、社内ポータルサイトでは過去にやりとりした内容の検索や情報の管理ができる点が挙げられます。

    社内掲示板

    社内で情報共有やコミュニケーションをとるために活用される掲示板で、ジャンルやトピックごとに別のスレッドを用意してやりとりをします。

    近年では「掲示板」を通じたコミュニケーションは減りつつありますが、社内だけの情報共有の場として、かつては利用していたという企業も多いかもしれません。

    社内ポータルサイトでは社内掲示板のような機能だけではなく、先にご説明したグループウェアや社内SNSといった様々なコミュニケーションツールを利用できるため、様々な情報を一元的かつ効率的に管理できる点で大きな違いがあるといえそうです。

    社内ポータルサイトの機能は?

    社内ポータルサイトには、いくつもの便利な機能が搭載されていますが、具体的にはどのような機能が搭載されているのでしょうか。

    ここからは社内ポータルサイトで利用できる機能について、一つ一つ詳しく見ていきましょう。

    ナレッジ共有機能

    ナレッジ機能とは、社内に周知しておくべき決定事項を始めとして、さまざまな情報をスムーズに共有できる機能です。

    社内ポータルサイトの中で共有することによるメリットとして、一度に多数の人に対して簡単に情報を伝達できる点があります。わざわざ口頭で伝える手間や、一人ひとりにメール送信をするといった必要がなくなるからです。

    過去の共有されたナレッジが社内ポータルサイト内に蓄積されていくことで、共有される側にとっても検索しやすく、目当ての情報を簡単に探せるようになるでしょう。

    コミュニケーション機能

    個人間、または複数人でのグループで円滑にコミュニケーションができるようになります。

    チャット形式という慣れ親しんだ方法で、気軽にやりとりができるようになるため、自然と活発なコミュニケーションが生まれることが期待できるでしょう。

    わざわざ口頭やメールで伝えるまでもないと思うような些細な話題や小さな気付きも、社内ポータルサイトのコミュニケーション機能を使うことで積極的に共有していく姿勢を身に着けていくこともできます。

    申請機能

    書類を使っていた申請も、社内ポータルサイトならペーパーレスで簡単に申請できるようになります。

    経費や休暇の申請や社内稟議など、自社で必要なワークフローに合った申請機能を活用することで、申請から承認までをスムーズに進めることができるようになります。

    申請結果や過去の履歴も社内ポータルサイト内で一元管理できるようになるため、効率的に事務処理を進められるようになるでしょう。

    ストレージ機能

    ストレージ機能を利用することで、これまで紙で手渡していた資料や、メール添付で送信していた書類も、データを電子化することにより社内ポータルサイト内で一括共有できるようになります。

    時には、ファイルサイズが大きすぎてメールでは送信できない大容量のデータや動画データを共有したい場合もあるでしょう。そのような時でも社内ポータルサイトであれば簡単にアップロードできて、共有相手にもファイルの保管場所をチャットで知らせるだけで誰でも簡単にファイルにアクセスできるようになります。

    データの送受信や検索の手間が減り、誰でも必要なデータにアクセスしやすい環境を整えられるでしょう。

    スケジュール管理機能

    業務スケジュールの管理機能を使えば、口頭やチャットで確認しなくても、いつでも社内の人の予定を瞬時に把握できるようになります。

    複数人でのアポイントや会議のスケジュール調整の際に、あらかじめ社内ポータルサイトで関係者のスケジュールを確認しておけば、円滑に日時の調整ができるようになるでしょう。

    社内ポータルサイトを導入するメリットは?

    ご紹介してきたように便利な機能が搭載されている社内ポータルサイトですが、導入することでどのようなメリットを得られるのでしょうか?

    考えられる効果を挙げながら、一つ一つを詳しく説明していきます。

    社内情報の一元化

    社内の情報を一元管理できるようになるため、情報の管理や検索がしやすくなるというメリットがあります。

    情報やファイルの共有方法が、口頭やメール、SNSや掲示板といったように複数の場所にまたがっていると、後から情報が必要になったときに、それぞれの場所で探すことになり手間も増えてしまうでしょう。

    それを社内ポータルサイト内で統一することができれば、常に社内ポータルサイト内に情報があるという安心感につながり、実際に情報を得たい時にもスムーズに目的の情報にたどり着けるのです。

    スムーズな情報共有

    社内の情報を一元管理できることは前述したとおりですが、それに加えて社員への情報共有や伝達がスムーズになるという点も見逃せません。

    社内ポータルサイト内への投稿は、メール送信での共有に比べて、一度で多数の人に対して共有できる点で効率化できるといえるでしょう。また、口頭での共有では情報が文字として残らないため後から情報を探すことができなくなってしまいます。そのような問題も、社内ポータルサイトで共有することで解決できるようになるでしょう。

    スムーズに情報共有をするために、社内ポータルサイトの活用は必要不可欠です。

    コスト削減につながる

    情報共有やファイル管理を社内ポータルサイト内で徹底することで、これまで紙で共有や提出していた業務を減らすことができ、ペーパーレス化の推進にもつながります。

    ペーパーレス化は業務の簡略化につながるだけではなく、コスト削減の効果ももたらします。例えば紙に印刷して保管する場合は、用紙の購入や印刷にコストがかかるだけでなく、保管のために場所をとるというコストも発生するかもしれません。管理の手間もなくなり、まさに一石二鳥といえます。

    これまで紙で共有していたファイルは電子データとして社内ポータルサイトにアップロードしたり、専用の用紙を使って申請していたワークフローは社内ポータルサイト内の申請機能を使うことで、コ効率化しながらコスト削減の効果も得られるでしょう。

    バックオフィス担当者の負担軽減

    情報の保管場所が社内ポータルサイト内に統一されることは、バックオフィス担当者の負担を軽減することにもつながります。

    社内ポータルサイト内で自ら簡単に情報を得られるようになることで、バックオフィスの担当者に寄せられる社内問い合わせの削減が見込めるでしょう。「情報はあるのに、それがどこにあるのかわかりづらい」という状況では、どうしても人に聞くしかなくなるでしょう。その原因となっている情報の置き場を改善することで、誰もが情報を活用して業務にあたることができるようになるのです。

    不要な問い合わせを減らすことは、バックオフィスの本来の業務に集中してもらう環境を整える効果もあるでしょう。

    コミュニケーションが活性化する

    手軽に情報を投稿できるようになるため、社内でのコミュニケーションが活発になることが考えられます。

    メールを送ったり直接合って話すほどでもない情報でも、社内ポータルサイト内でのチャットであれば気軽に投稿できるようになるでしょう。必要な情報を適切に共有することや、社員同士の関係を良好に保つことは、より良い組織を作っていくうえでは欠かせないポイントとなります。

    社内の全員にとって気軽にコミュニケーションをとれる場ができること、そして会話をする感覚でやりとりすることは、社内の良い雰囲気づくりにも役立つでしょう。

    社内ポータルサイトを導入するときのポイント

    これまで社内ポータルサイトの機能やメリットを見てきましたが、実際に導入する際に気をつけるべきポイントにはどのような点があるのでしょうか。

    社内ポータルサイトは一つにまとめる

    導入する社内ポータルサイトは、必ず一つだけにしましょう。複数のサイトを用意してしまうと情報の一元管理ができなくなるため、本来の目的を果たせなくなるおそれがあります。

    それを防ぐためにも、一つの社内ポータルサイト内で、情報共有に必要な機能を使えるようにするとよいでしょう。

    そのサイト内ですべての情報共有をすることを前提に、サイトの構成を検討するとよいかもしれませんね。

    UIを重視する

    社内ポータルサイトは社内の誰もが利用するものです。自社にあったUIの社内ポータルサイトを構築するように意識しましょう。

    見た目やメニュー構成、検索のしやすさなど、利用者が迷わない使いやすいサイトになるようにすることが求められます。

    UIがわかりづらく使いにくい社内ポータルサイトは、それだけで利用を敬遠されてしまいがちになります。そういった事態を避けて広く活用してもらうためにも、UIにはこだわることをおすすめします。

    セキュリティ対策を徹底する

    これまでご説明してきたとおり、社内ポータルサイトのポイントは「一元管理」できることです。つまり、社外秘のデータも含め、さまざまな情報が社内ポータルサイトに蓄積されていくことになります。

    大切なデータを守るためにも、社内ポータルサイトにおけるセキュリティ対策の徹底は非常に重要です。システムのログインURLやログイン時のアカウント情報などが外部に漏洩することがないように、適切な対策を講じるようにしましょう。

    社内ポータルサイトとあわせて活用!「チャットディーラーAI」

    チャットディーラーAI

    これまでご紹介してきた社内ポータルサイトと、あわせて活用できるチャットボットのツール「チャットディーラーAI」をご紹介します。

    チャットディーラーAIとは?

    AIが搭載された社内専用のチャットボットツールで、チャットウインドウから質問を投げかけることで、適切な回答を返してくれるシステムです。

    チャットディーラーAIでは、社内のいわゆるバックオフィスと呼ばれる部署が担う業務について、はじめから400以上の社内向けの情報テンプレートが用意されているため、導入の手間を最小限にできます。

    学習済みAIなので時間と手間がかかるデータの整備も不要で、導入から短期間で運用の開始ができる点が、チャットディーラーAIの大きな特徴です。

    バックオフィスの複数部署を横断した運用が可能なため、幅広く運用ができるうえに、データも一元的に蓄積させていくことができます。

    社内ポータルサイト×チャットディーラーAI?

    社内ポータルサイトでチャットディーラーAIを活用すると、どのようなメリットがあるのでしょうか。

    まず質問者側にとっては、必要な情報にすぐにアクセスできるというメリットがあります。

    社内の様々な疑問は、誰が答えを持っているのか、またはどこに答えとなる情報が保存されているのか、わからないこともしばしばあります。そのようなケースでも、闇雲に質問したり調べたりする前にチャットボットに尋ねられる環境があれば、素早く解決方法を得ることができます。

    また、バックオフィス担当者側にとっては、問い合わせ対応にかかる時間を削減できるメリットがあります。

    社内ポータルサイト内にチャットディーラーAIを組み込むことで、自分たちへの問い合わせの前に、まずはチャットボットへ質問するよう社員へ促すことができます。チャットを通じて社員が問題を自己解決できれば、バックオフィス担当者は問い合わせ対応に時間を割く場面を減らせるでしょう。

    チャットディーラーAIについて詳しくはこちら

    まとめ

    社内ポータルサイトは、従来のグループウェアや社内SNSなどの役割を含む、総合的な社内の情報共有やコミュニケーションのためのツールといえます。

    分散しがちな情報を社内ポータルという一つの決まった場所で共有して集約し、蓄積したデータを有効活用することで、より社内における連携がスムーズになるでしょう。利便性が高くなることはもちろん、社内のコミュニケーションツールとして果たす役割も大きく、社内の円滑なやりとりも期待できます。

    社内の膨大な情報の一元管理や、情報共有の方法に課題を抱えているケースでは、社内ポータルサイトの導入が業務効率化の第一歩になるかもしれません。

    • 執筆者:ボットマガジン編集部
    • この記事を書いた人

      ボットマガジン編集部

      ボットマガジン編集部です!チャットボットについて、タイムリーでお役立ちな情報をお届けします。

    関連する記事