チャットボットをMicrosoft Teamsと連携させた事例と連携方法について徹底解説

Microsoft Teamsとは

Microsoft Teamsとは、Microsoft365で提供されているグループウェアのことです。一般的なグループウェアと同じく、チームでの情報共有・共同作業・コミュニケーションを効率化するためのさまざまな機能が搭載されています。

代表的な機能には、以下のようなものが挙げられます。

• チャット機能
• 情報共有機能
• 通話・ビデオ会議機能
• 各種Microsoft365のアプリケーションとの連携

もともとビジネスチャットとして開発されたツールですが、現在ではアップデートが繰り返されたことにより、チームでの業務に必要となるあらゆる機能をTeams上に集約することが可能なワークスペースツールへと進化しています。

使い方も簡単で、プラットフォーム上からいつでも必要な情報・機能へアクセスすることができるため、業務効率化・生産性向上を実現したい数多くの企業で活用されています。

Microsoft Teamsとチャットボットを連携させるメリット

チャットボットとは、チャットを使った自動対話プログラムのことで、利用者の質問に対してコンピューターが回答を行うものです。有人対応から乗り換えることで、担当者の負担軽減につながるなどのメリットがあります。

このチャットボットをMicrosoft Teamsと連携させることで、さまざまメリットを得ることができます。

この章では具体的な得られるメリットについて解説します。

社内ヘルプデスクの負担軽減

Microsoft Teamsには、組織内の情報共有やコミュニケーションを一元化する機能が備わっているため、社内ヘルプデスクをプラットフォーム上で効率的に行うことが可能です。

ただ、この対応を人力で行う場合、いくらTeams上で対応が集約できて効率的とはいえ、対応そのものの負荷が減るわけではないため、問い合わせ件数が多いと大きな負担となる場合もありました。

Microsoft Teamsとチャットボットを連携させれば、Teams上での問い合わせ対応をチャットボットに代替させることが可能になります。一部チャットボットが対応できなかった問い合わせのみを有人対応するようにすれば、社内ヘルプデスク担当の対応が必要な問い合わせ件数を大幅に削減することができます。結果としてオペレーターの負担を軽減することができ、業務改善につながります。

回答を標準化できる

有人による社内問い合わせは、対応品質や対応効率が担当者の知識・スキル・経験に依存するため、担当者による回答のバラつきや属人化といった問題が生じます。都度回答の内容や質が異なると、利用者はスムーズに問題や疑問を解決できず、業務が停滞したり不満を抱えたりする原因となります。

チャットボットであれば、FAQの整備やチューニングをきめ細かく実施しておけば、常に同じ品質の回答をスピーディーに返すことができるため、回答の質を標準化することが可能。Microsoft Teamsと連携させておくことで、利用者が常時スムーズに課題を解決できる環境を実現することができます。

Microsoft365と連携できる

Microsoft Teamsとチャットボットを連携すれば、Microsoft365（旧：Office365）で提供されているさまざまなアプリケーションとの連携を行うことができます。

これにより例えば、社内の会議室の空き状況についてチャットボットに聞いて確認したり、予約を行ったりといったことも自動化することができます。

このほかにもチャットボットとの連携が可能な機能を使うことで、日々のちょっとした業務の手間を省くことができます。

ログから社内の問題を可視化できる

チャットボットは、問い合わせの内容・履歴といったデータをログとして自動で蓄積することが可能です。Microsoft Teamsとチャットボットを連携させておけば、社内で発生する問い合わせのニーズはチャットボットに集約されるため、ログを分析することで社内の業務上の課題や問題を可視化することができます。

ログの分析から得られた課題や問題を細かく検証することで、チャットボットのチューニングはもちろん社内の業務体制・業務方式・業務フローの改善にも活かすことが可能となります。

Microsoft Teamsとチャットボットを連携させた事例

Microsoft Teamsとチャットボットの連携がどのような効果を生むか、実際の事例をもとにご紹介します。

導入企業：株式会社きらぼしコンサルティング

コンサルティング・セミナー・講演・情報提供等のサービスにより、企業の成長をサポートする経営コンサルティング企業

導入前の課題

事業拡大・社員数の増加に伴い、社内の管理業務を包括的に担う総務ユニットへの問い合わせ対応が増加。その結果、十分な問い合わせ対応ができないことや、コア業務に時間を割けないという課題が浮上しました。

解決策

問い合わせ件数の削減を目的にAIチャットボットを導入し、問い合わせ対応の自動化を進めます。このとき、すでに社内の業務支援システムとして利用していたMicrosoft Teamsとの連携をおこない、問い合わせ対応の効率化・利便化を図りました。

導入・設定

コスト・機能・導入時の負担において要件を満たせるツールとして、チャットディーラーAIを選定。あらかじめ用意されたテンプレートを駆使することで1.5ヶ月という短期間で初期導入を完了しました。

導入後の効果

FAQを公開したカテゴリーにおいて問い合わせ件数の半減、一部カテゴリーにおいては問い合わせ件数がゼロになりました。
これはチャットボットの設置場所として、社員誰もが日常的に利用しているグループウェアであるMicrosoft Teamsを選択したことで、社内への浸透や利用率向上がスムーズに進んだことも要因の一つといえます。
結果として総務ユニットの有人対応時間の削減、担当者の心理的負担の解消にもつながっています。
導入後も継続的に改善を続けており、今後さらなるFAQ充足を進め、より高い成果を得られるよう取り組んでいます。

Microsoft Teamsとチャットボットを連携させる方法

ここでは、Microsoft Teamsとチャットボットを連携させる方法について解説します。連携方法について知りたい方は、ぜひご参考下さい。

Teams Botを利用する

Teams Botとは、Microsoft Teamsで活用することができるボットのことです。ストアでは数多くのボットが提供されており、目的や用途に合ったボットを利用することで、作業の自動化や効率化を図ることができます。

Teams Botを活用すれば、例えば以下のようなことを実現することができます。

• タスクの通知・リマインド
• 質問に対しての自動対応
• メッセージの自動投稿
• 会議予約・時間調整
• スケジュール管理・調整

Teams Botの多くは無料で提供されているため、コストをかけずにMicrosoft Teamsのカスタマイズを行えます。機能性に優れたBotの場合は有料で提供されているものもあります。また、独自に開発したTeams BotをMicrosoft Teamsへ組み込むことも可能です。

外部チャットボットツールを利用する

Microsoft Teamsでは、各ベンダーが提供する外部チャットボットツールを連携させることも可能となっています。

Microsoft Teamsは非常にシェアの高いグループウェアであるため、多くの外部チャットボットツールが連携に対応しています。

外部チャットボットツールはイニシャルコスト・ランニングコストが必要となりますが、その反面機能・性能に優れた製品が多く、豊富な選択肢の中から自社の業務効率化や生産性向上に適した製品を選択することができます。

Teams Botより外部チャットボットツールを使うべき？

上述の通り、Teams Botと外部チャットボットツールのどちらを利用しても、Microsoft Teamsへチャットボットを実装することは可能です。

しかし、両者を比較したとき、外部チャットボットツールに比べてTeams Botは以下のような点にデメリットがあります。

• 問い合わせ対応に活用するにはFAQの登録や設定に手間がかかる
• メンテナンスの工数も多く必要
• 表記ゆれの吸収に対応しておらず、検索性が低い
• 十分な機能・性能を持たせるには専門的な知識・スキルが必要

無料で提供されており、独自に構築を行うこともできるのがTeams Botの利点ですが、本格的な問い合わせ対応やナレッジマネジメントに活用するのであれば、機能・性能・利便性・操作性等の観点から、外部チャットボットツールに軍配が上がります。

Microsoft Teamsと連携可能な「チャットディーラーAI」

Microsoft Teamsと連携可能なチャットボットツールをお探しの方には、社内向けAIチャットボット「チャットディーラーAI」がおすすめです。

主な製品の特徴について、以下にポイントをピックアップしてご紹介します。

• 総務・経理・人事・情シス等社内のあらゆる部署での横断的な利用が可能
• 豊富なテンプレートを駆使してスムーズにFAQを整備可能
• 社内問い合わせ・ナレッジ共有・FAQシステムへの誘導等に活用できる
• 誰でも会話を通じて簡単に回答を得られるため、利用率・満足度も向上
• データ蓄積・分析・改善のためのレポーティング・分析機能が充実
• カスタマイズ性に優れており便利な機能も充実しているため、独自の環境を構築可能

チャットディーラーAIは、コストパフォーマンスにも優れており、サポートも充実しているおすすめのAIチャットボットツールです。初めての方から成果重視の方まで幅広くおすすめできる優秀なツールであるため、Microsoft Teamsと連携させるチャットボットをお探しの方は、ぜひチャットディーラーAIをご検討下さい。

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まとめ

Microsoft Teamsとチャットボットを連携させた事例から、連携させるメリット、連携の方法までを解説してきました。

Microsoft Teamsは、チームでの業務の効率化や生産性向上に大きく貢献してくれる優れたツールですが、チャットボットを連携させることで更にパフォーマンスを向上させることが可能となります。

より高い利便性や効率性を求める方や、問い合わせ対応に課題を抱えている方は、ぜひ連携を検討してみることをおすすめします。