Teamsとの連携が便利なチャットボットツールおすすめ4選

Teamsとは

Teamsとは、Microsoft社が提供しているコラボレーションプラットフォームのことです。チャット・ビデオ会議・ファイル管理・スケジュール管理など、チームでの活動に必要な機能がオールインワンで提供されており、広義でいうグループウェアに該当するツールとなっています。

Teamsの主な特徴やメリットについては以下の通りです。

• チームでの活動に関するさまざまな機能が集約されており、必要な情報に素早くアクセスできる
• 豊富な機能を活用してあらゆる業務や用途をカバーすることができる
• UIが分かりやすく誰でも簡単に利用することができる

生産性向上や業務効率化に役立つことから、Teamsの導入を行う企業は増え続けています。

チャットボットとは

チャットボットとは、チャットとボットを組み合わせた用語で、ユーザーとの会話を自動で行うことができるプログラムのことです。社内外からの問い合わせ対応での活用を目的とした製品が数多くリリースされています。

導入を行うことでさまざまなメリットが得られることから、チャットボットはDX化推進の代表的なツールとして多くの企業に導入されています。

チャットボットを利用するメリット

チャットボットを利用することで得られる主なメリットについて見ていきましょう。

業務効率の向上

チャットボットは、会話形式で簡単かつスピーディーに回答を提供できるのが特徴です。問い合わせ対応を行う部署は、流入する問い合わせの大半をチャットボットが自動で対応を行ってくれるため、重要な問い合わせのみに集中することが可能となり、業務効率化や負荷軽減を図ることができます。

利用者側においても、業務上の問題や疑問が生じた際にいつでも即座に解決を図ることができるため、業務効率を向上させられることが可能となります。問い合わせに対する心理的障壁も少ないため、誰でも気軽に利用できることも、業務効率向上に貢献できる大きな要因となります。

このように、対応側・利用者側双方の業務効率化を実現できることが、チャットボットを導入する最大のメリットです。

場所や時間を問わず利用できる

チャットボットを導入しておけば、いつでも利用者に対して自動で回答を提供することができるため、利用者は場所や時間を問わず利用できることが大きなメリットです。特に近年は働き方改革やテレワークの普及によりさまざまな環境で仕事を行う人々が増えたため、時間や場所を問わず回答を得て業務を遂行できることは、企業活動において非常に大きなアドバンテージとなります。

業務で疑問が発生しやすいポイントがわかる

チャットボットは、利用者から寄せられる問い合わせの内容や問い合わせの解決率といったデータを日々自動で蓄積することができます。データの分析を行うことで、業務で問題や疑問が発生しやすいポイントを可視化することが可能となり、チャットボットの改善に活かすことでパフォーマンスの向上を図ることが可能です。

データを用いてロジカルにPDCAを回すことで、確実にビジネスの推進に繋げていけることも、チャットボットを活用する大きなメリットとなります。

Teamsでチャットボットを活用する方法

Teamsとチャットボットを組み合わせて活用することでより高い利便性やパフォーマンスを発揮することができます。

ここでは、Teamsでチャットボットを活用する具体的な方法について解説します。

Teams Botの利用

Teams Botとは、Teams上で特定のタスクを自動実行することができるアプリケーションのことです。ストアで提供されているアプリケーションを利用したり、独自にアプリケーションを開発したりといった方法で、Teamsへ目的や用途に応じたチャットボットを導入することが可能です。

Teams上に導入されたTeams Botは、社内全体・チーム全体で利用することができます。業務の状況や環境に合わせてTeams Botを導入することで、Teamsでの業務や作業をより便利に効率的に行うことが可能となります。

Teams Botでできることとは？

Teams Botを活用すれば、例えば以下のような処理を実行することが可能となります。

• 定型的な問い合わせに対して自動で対応
• 解決不可能な問い合わせを担当者へ繋ぐ
• 会議室・設備等の予約対応・予約管理
• 書類提出・会議参加・タスク実行等のリマインドを送信

問い合わせ対応・業務連絡・業務の調整等を自動化することができるため、業務効率化や負荷軽減など、社内での業務上のさまざまな課題解決に役立てることができます。

外部のチャットボットツールとの連携

Teamsでは、外部の各ベンダーが提供しているチャットボットツールを連携させることもできます。Teamsは数多くの企業で活用されているシェアの高いツールであるため、Teamsとの連携が可能なチャットボット製品も多数存在しているのが利点です。

目的・用途・ニーズに合わせた外部チャットボットツールを連携させることで、高いパフォーマンスを発揮することができます。

高い性能を求めるなら「外部チャットボットツール」がおすすめ

Teamsでチャットボットを活用するには、上述の通りTeams Botを利用するか外部チャットボットツールを利用するかのいずれかの方法を選択することとなります。目的や用途を達成できるのであればどちらを選択しても問題ありませんが、機能・性能を求めるのであれば以下の理由により後者の外部チャットボットツールを利用するのがおすすめです。

• Teams Botは細かい表記ゆれや曖昧な表現への対応ができない
• 初期設定やメンテナンスの工数は外部チャットボットの方が少なくて済む
• ツールの機能や性能自体が単純に外部チャットボットツールの方が優れている

外部チャットボットツールの導入と運用にはより多くのコストが必要となりますが、ツール選びさえ間違わなければコストに見合うだけのリターンを得ることは十分に可能です。

Teamsとチャットボットを連携させるメリット

続いて、Teamsとチャットボットを連携させることで得られるメリットについて詳しく見ていきましょう。

使い慣れたTeams上でチャットボットを利用できる

Teamsとチャットボットの連携を行えば、日常的に使い慣れたTeamsのプラットフォーム上でチャットボットを利用することができます。ツールや画面の切り替えを行わずにシームレスな利用が可能です。

利便性が高いというだけでなく、チャットボットの利用率を向上させ「導入しても使われない」といった事態を避けることにもつながります。

問い合わせ対応の負荷を軽減できる

Teamsとチャットボットの連携を行えば、Teams上での有人の問い合わせ対応をチャットボットへ代替させることが可能となります。本来であればチャット機能を用いて行っていた時間と労力のかかる問い合わせ対応を自動化することができるため、有人の問い合わせ対応の負荷を大幅に軽減できることがメリットです。

担当者は自動での対応が難しい問い合わせのみに集中して対応を行うことが可能となり、他の重要な業務にリソースを割くことも可能となります。

業務効率の向上

Teamsとチャットボットを連携させれば、業務上の疑問や問題が生じた時にいつでも素早く回答を得ることができるため、業務の効率やスピードを向上させられることもメリットです。

Teams単体で利用する場合においてもチャットボットを単体で利用する場合においても業務効率を向上させることはできますが、両者を連携させることで相乗効果を発揮して、より高い効率性を発揮することが可能となります。

業務ノウハウの属人化を防止

Teamsとチャットボットを連携させれば、業務ノウハウを効率的に参照することが可能となるため、ノウハウの活用が活発になり、業務ノウハウの属人化を防止できることもメリットです。

Teams単体でも業務ノウハウの共有を行うことはできますが、チャットボット導入時ほど探しやすくはありません。チャットボットを連携させておけば、会話を通じて必要なノウハウを簡単に取り出すことが可能となり、誰もが簡単にノウハウを参照しやすいという利点もあります。

社員が抱える問題を把握できる

チャットボットは、問い合わせの内容や履歴といったデータを自動で蓄積することができるため、データを分析することで、社員がどのような問題を抱えているのかを把握することができます。

Teamsの利用データを分析することでもある程度の傾向は把握できますが、チャットボットへの問い合わせデータにはダイレクトに解決したい課題や問題が反映されるため、より精度の高い分析を行うことが可能です。

定期的にデータを確認して改善施策を施すことで、社員がより働きやすい業務環境を構築することができます。

Teamsとチャットボットのおすすめ利用方法

Teamsとチャットボットを連携させれば、工夫次第でさまざまな運用を行うことができます。ここでは、おすすめの利用方法をご紹介します。

社内手続きに関する問い合わせ対応

多くの企業では、書類申請・経費精算・備品の持ち出しなど、さまざまな社内手続きに対する対応をヘルプデスクや総務・経理等のバックオフィス部門が担当しています。

Teamsを導入すればこれらの問い合わせ対応を効率化することが可能となりますが、チャットボットを連携させておけば、よくある問い合わせや簡単な問い合わせは代替させることが可能です。

自動で対応できない社内手続きのみに注力することが可能となり、担当者の負荷軽減や業務効率化を図ることができます。

勤怠管理

Teamsとチャットボットを連携させれば、勤怠管理ツールとして運用することも可能です。運用方法は以下の通りです。

1. チャットボットから始業・就業のタイミングでメッセージを自動送信
2. 社員がメッセージへ返信することでタイムカード打刻の代替とする

一般的な打刻以外にも、法定時間超過前のタイミングでメッセージを送信して残業の可否を問うなど、工夫次第で柔軟な運用を行うことができます。

会議室の使用状況の管理

タスクの実行が可能なチャットボットであれば、Teamsと連携させることで、以下のような会議室の使用状況の管理を自動で行うこともできます。

• 会議室の利用状況の確認を自動化
• 会議室予約を自動受付
• 予約をTeamsのスケジュールへ自動反映

会議室の予約とスケジュール管理を同一プラットフォーム上で実現することが可能となり、正確で効率的な管理業務を行うことが可能となります。

就業規則の周知

近年では、働き方の多様化が進んでいることもあり、企業が就業規則を見直す機会も増えつつあります。就業規則の見直しは社員全員に関係してくるため、見直しを行ってしばらくの間は就業規則に関する問い合わせが増加する傾向にあります。

Teamsとチャットボットを活用すれば、Teamsで就業規則に追加された項目や改善を行った項目を周知すると同時に、就業規則に関するよくある質問や問い合わせをチャットボットで対応するといったことが可能です。担当部署へ負荷が集中するのを回避しつつ、社内への変化に対応することが可能となります。

新規導入ツールに関する問い合わせ対応

チャットボットは、社員からの問い合わせに対応するのは得意中の得意とする分野であるため、社内に新規ツールや新規システムを導入した際の問い合わせ対応を代替させることができます。

Teamsにチャットボットを連携させておけば、操作方法やトラブルに関する問い合わせに対して自動で対応させることが可能。自動対応できない難易度の高い問い合わせのみ担当者が対応することで、新規ツール・システム導入時の問い合わせ過多の状況に対しても、スムーズに対応することが可能となります。

Teamsと連携できるおすすめのチャットボットツール

ここでは、Teamsと連携可能なおすすめのチャットボットツールについてご紹介します。導入を検討している方は、ぜひご参考下さい。

チャットディーラーAI

チャットディーラーAIは、低価格で機能性に優れた社内向けAI搭載型チャットボットツールです。Teamsとの親和性も高く扱いやすいため、Teamsとの連携が可能なチャットボットの有力な選択肢としておすすめです。

主な製品の特徴について以下に解説します。

• 総務・経理・情シスなど、社内の複数部門での活用や部署を跨いでの活用が可能
• 高品質な社内用テンプレートが400種類以上、簡単なカスタムですぐにFAQを整備できる
• データ一括登録・ファイル添付など便利機能も充実
• 操作性や利便性に優れており、回答率や解決率も向上させやすい

導入から目標達成まで充実したサポートが無償で付随していますので、初めてチャットボットを利用する方からパフォーマンスを重視したい方まで幅広くおすすめです。

チャットディーラーAIの詳細はこちら

• ＜出典＞チャットディーラーAI

HiTTO

HiTTOは、社内向けAIチャットボットでトップクラスのシェアを誇るチャットボットツールです。社内DX特化型でハイパフォーマンスであることから、大手企業の管理部門を中心に多数導入されています。製品の主な特徴は以下の通りです。

• 国内企業の問い合わせを体系化して学習済の共通AIを搭載
• 独自の業務やルール等も自動化可能なハイブリッドAIを搭載
• 問い合わせ内容をリアルタイムで可視化！素早くPDCAを回せる
• キャラクター設定・AI自動レコメンドなど利用を促進する機能も充実
• 専任のチームがAIチャットボットの導入から運用定着までを支援

大規模な管理部門をチャットボットで効率化したい場合や、本格的なDXを推進したい場合にはおすすめです。

• ＜出典＞HiTTO

ObotAI 365Biz

ObotAI 365Bizは、Microsoft365のユーザーサポートを行うためのAIチャットボットです。Microsoft365は多機能で汎用性や有用性に優れているものの、ユーザーサポートの負担が大きいという顧客の声から生まれた製品となります。

主な特徴について以下に解説します。

• Microsoft365で提供されている各種サービスでの利用が可能
• 500以上のQ&AからAIが最適な答えを選定
• 最新の更新情報や仕様変更にも即時に対応可能
• 6種類の多言語に対応
• 強固なセキュリティーを備えており安心して利用できる

Microsoft365のユーザーサポートで負担や課題を抱えている方は、ぜひ導入を検討してみることをおすすめします。

• ＜出典＞ObotAI 365Biz

AI-FAQボット

AI-FAQボットとは、総務・人事・情シスの問い合わせ件数の削減におすすめのAI搭載型チャットボットです。問い合わせ件数の削減や導入のしやすさについて高い評価を得ており、さまざまな業種の企業に活用されています。

製品の主な特徴については以下の通りです。

• 事前学習不要！FAQを入力したExcelファイルを用意するだけで導入可能
• 社内で利用している既存のビジネスチャット・グループウェアと連携することが可能
• 表記ゆれを自動学習することで、次回以降は内容に沿った回答を導き出せる
• 問い合わせから申し込みまでを自動化できる受付機能を搭載
• 直感的な操作で誰でも簡単に利用できる

30日間100問までの無料トライアルを実施することが可能であるため、総務人事の問い合わせ件数削減を図りたい方は、ぜひ試してみることをおすすめします。

• ＜出典＞AI-FAQボット

ChatPlus

ChatPlusは、導入企業数10,000社以上、業界トップクラスの導入実績を誇るチャットボットツールです。主な特徴は以下の通りです。

• 70％以上の社内問い合わせへの対応が見込める
• 業界・業種を問わず導入することが可能
• 豊富なノウハウ・エビデンスから最適な導入・運用を行うことが可能
• 機能が充実しており、新機能も常時アップデートで追加
• 全てのプランでプロフェッショナルのサポートを受けることが可能

汎用性・機能性に優れたチャットボットをお求めの方におすすめです。

• ＜出典＞ChatPlus

PKSHA Chatbot

PKSHA Chatbotは、金融系企業を中心に多数の企業に導入されている高性能なチャットボットツールです。主な特徴は以下の通りです。

• 圧倒的に優れた日本語の回答精度を誇るAI対話エンジンを搭載
• ビッグデータ辞書搭載によりローコード・ローメンテナンスでハイパフォーマンスを発揮
• 誰でも簡単に操作やチューニングを行えるダッシュボードを搭載
• TeamsはもちろんRPAやSlack等どの連携も可能
• 複数インターフェースへの同時実装も可能

チャットボットの運用に工数をかけたくないけれども高いパフォーマンスを求める方には最適なチャットボットツールです。

• ＜出典＞PKSHA Chatbot

SupportChatbot

SupportChatbotは、高性能な会話エンジンを搭載することで高い回答率を実現できるチャットボットです。主な特徴は以下の通りです。

• テキスト解析ノウハウが詰まった独自AIにより高い回答精度を実現
• シナリオ型・フリーワード型のどちらにも対応可能なUIを搭載
• ファイルの添付・管理・全文検索が可能
• サポート・カスタマイズ・外部連携も料金の範囲内で利用可能
• 必要に応じて有人チャットとの連携も可能

最短1ヶ月と短期間の公開が可能であるため、すぐにでもTeamsにチャットボットを設置したい方にはおすすめです。

• ＜出典＞SupportChatbot

まとめ

Teamsとチャットボットの連携について、具体的な方法や手順から連携させるメリットについてご紹介してきました。

Teamsにチャットボットを連携させれば、問い合わせ対応やナレッジ共有の自動化を図ることが可能となり、Teamsの有用性や利便性をより向上させることができるためおすすめです。

連携を行うのであれば、より高いパフォーマンスを発揮するために、外部ベンダーが提供するチャットボットツールを選ぶことや、製品選びに妥協しないことが重要なポイントとなります。

現在Teamsを活用している方や、これから活用を予定している方は、ぜひ当記事も参考にしてチャットボットとの連携も検討してみて下さい。