バックオフィスのDX化にチャットボットが最適な理由とは?DX化の必要性・メリットも解説

現代の企業は、企業の競争力強化・生産性向上や働き方改革への対応のため、DX化が強く求められています。企業の根幹を支えるバックオフィス部門においては、DX化を推進する重要性・必要性が特に強く叫ばれています。

当記事では、バックオフィス・DXの概要から、バックオフィスをDX化する必要性、DX化がもたらすメリット、DX化の推進方法、バックオフィスのDXにチャットボットがおすすめである理由までを解説します。

バックオフィスのDX化を検討している方や推進中の方は、ぜひ参考にしてみて下さい。

この記事の目次

    バックオフィスのDXとは

    バックオフィスのDXとは、総務・経理・人事といったバックオフィス業務に対して、デジタル技術を用いることで大幅な変革・革新をもたらし、企業の生産性・競争力を強化することを言います。

    多くの企業のバックオフィス部門では、前時代的なアナログ処理や旧式のシステムを用いた業務が行われているため、これらを刷新して最新のデジタル技術によるIT化・合理化を取り入れることで、非常に高い効果が得られると期待されています。

    バックオフィスのDXについて詳しく理解するために、バックオフィス・DXそれぞれの概要について以下に解説します。

    バックオフィスとは

    バックオフィスとは、企業に直接的に利益をもたらす営業・マーケティング・商品開発等を担当するフロントオフィスを後方から支援する役割を担い、間接的に利益を生み出す組織機能のことです。

    バックオフィスを担当する部門はバックオフィス部門と呼ばれており、総務・経理・人事・財務・情シスなどが同部門に該当します。

    バックオフィス部門が高いレベルで機能することにより、フロントオフィス部門はスムーズにビジネスを推進することが可能となるため、現代では同部門の強化が重要視されています。

    DXとは

    DX(Digital Transformation:デジタルトランスフォーメーション)とは、デジタル技術を活用することで、人々の生活やビジネスがより良い方向へ変革・変容していくという概念のことです。2004年にスウェーデンのウメオ大学教授であるエリック・ストルターマン氏が提唱したと言われています。

    主にデジタル技術やIT技術を活用した施策が行われるため、デジタル化・IT化のことを指すと思われがちですが、DXは単にそれだけを行うのではありません。実際にビジネス・サービス等に変革・変容をもたらしてこそDXと呼べる点が非常に重要なポイントとなります。

    なぜバックオフィスにDX化が必要なのか

    バックオフィスのDXは、現代の企業においてもはや必須の施策であるとも言われています。では、なぜバックオフィスのDXがそこまで必要とされているのでしょうか。

    ここでは、その具体的な理由について解説します。

    テレワークに対応するため

    バックオフィスのDX化は以前から重要視されている課題となりますが、現在多くの企業が導入を求められているテレワークに対応することも、DX化が必要である大きな理由のひとつです。

    コロナ禍は既に長期化しており、企業はテレワークに対応しているのがもはや一般的。今後もテレワークに対するニーズは継続すると考えられるため、場当たり的なテレワーク環境の導入ではなく、同環境下でも効率性・生産性を追求することも重要となってきています。

    テレワーク環境下においても、オフィスワークと遜色ない組織機能を維持・発揮するためにも、企業はDX化によるクラウドツールの活用・業務のデジタル化を実施することが求められています。

    2025年の崖に備えるため

    「2025年の崖」とは、2018年に経済産業省が発表したDXレポートに記載されている以下の内容を指します。

    2025年の崖

    多くの経営者が、将来の成長、競争力強化のために、新たなデジタル技術を活用して新たなビジネス・モデルを創出・柔軟に改変するデジタル・トランスフォーメーション(=DX)の必要性について理解しているが・・・

    • 既存システムが、事業部門ごとに構築されて、全社横断的なデータ活用ができなかったり、過剰なカスタマイズがなされているなどにより、複雑化・ブラックボックス化
    • 経営者がDXを望んでも、データ活用のために上記のような既存システムの問題を解決し、そのためには業務自体の見直しも求められる中(=経営改革そのもの)、現場サイドの抵抗も大きく、いかにこれを実行するかが課題となっている

    ⇒この課題を克服できない場合、DXが実現できないのみでなく、2025年以降、最大12兆円/年(現在の約3倍)の経済損失が生じる可能性(2025年の崖)。

    つまり、老朽化・陳腐化したレガシーシステムの問題を解決しない限り、企業ならびに社会全体で大きな損失が生じる可能性があるということを示唆しています。

    「2025年の崖」は、DX化により解決すべき課題であると同時にDX化を阻害する要因でもあるため、バックオフィスのDX化を考えるにあたっては強く意識しておく必要があります。

    ミスを減らすため

    バックオフィスのDX化は、テレワーク対応や2025年の崖問題のような明確なインシデントに対応するだけでなく、業務上のミス低減という目的も含まれています。

    前者と比べると一見地味な目的となりますが、バックオフィス部門は決済や契約など緻密さ・正確さが求められる業務も多く含まれており、少しのミスが企業の信用や評判を大きく低下させてしまうリスクを孕んでいます。

    従来のバックオフィス部門は、煩雑で非効率なアナログ業務を行っていることから、人為的なミスが起こりやすい事情もあるため、効率性・正確性を高めるためにも、DXの推進が強く求められています。

    バックオフィスのDX化がもたらすメリット

    バックオフィスのDX化が成功すれば、企業は多くのメリットを得ることができます。ここでは、バックオフィスのDX化がもたらすメリットについて解説します。

    業務効率の向上

    バックオフィスのDX化を行う代表的なメリットが、各業務の業務効率を向上できることです。

    バックオフィス業務は煩雑で人の手で行うと時間や労力がかかる業務が多くあります。そこで、ITツールの導入により業務をデジタル化することで、大幅に業務効率を向上させることが可能です。人手不足の解消や業務負荷の軽減も実現することができるほか、解放されたリソースをより重要な業務に振り向けることもできるでしょう。

    企業活動を根底から支えるバックオフィスの業務効率は、企業全体の生産性にも大きく影響するため、DX化により効率化を図るメリットは大きなものとなります。

    業務の属人化を防ぐ

    バックオフィスのDX化を実現すれば、業務の属人化を防ぎ業務効率や生産性を向上できることも大きなメリットです。

    バックオフィス業務は企業活動に欠かせない重要な業務も多く含まれているため、属人化が発生してしまうと、担当者の欠勤・休職・退職等が起こった際に業務がストップしてしまう恐れがあります。また、特定の担当者に負荷が偏ると、部署全体の業務効率も著しく低下します。

    DX化を実現すれば、業務に必要なナレッジ・ノウハウ、業務上の情報、タスクを集約してスムーズな共有を行うことができるため、属人化の解消につながります。新人が入社した場合や欠員が出た場合にも、スムーズに教育や引き継ぎを行うことも可能となります。

    働き方改革への対応

    働き方改革への対応は企業に求められている大きな課題ですが、DX化を実現すれば、働き方改革の推進・実現に大きく貢献することもできます。

    企業全体の生産性や業務効率が向上すれば、従業員のワークライフバランスも充実させやすくなりますし、業務のデジタル化により多様な働き方への対応も行いやすくなるためです。反対に、DXを実現することなしに働き方改革への対応を行おうとしても、思うように推進することは難しいでしょう。

    働き方改革という現代企業が抱える課題の解決に役立つことも、DX化を実現する大きなメリットです。

    バックオフィスのDX化を推進する方法

    バックオフィスのDX化を推進するには、さまざまな方法があります。ここでは、バックオフィスのDX化を推進する具体的な方法についてご紹介します。

    これからDXの推進を考えている方や、DXを推進する方法が分からない方は、ぜひご参考下さい。

    ペーパーレス化

    バックオフィスのDX化においてまず優先的に取り組む施策が、業務のペーパーレス化です。ペーパーレス化とは、書類のデジタル化等により紙の使用を無くしたり大幅に削減したりする施策のことで、業務や管理の効率化・シンプル化やコスト削減といったさまざまな効果が期待できます。

    バックオフィス部門は数多くの社内資料・社内文書・社内書類を活用しているため、ペーパーレス化を実施することで高い効果を得ることが可能です。これによりDXの実現に大きく近づくことができます。

    ペーパーレス化を疎かにして他の施策を推し進めても、DX推進の効率が非常に悪くなるため、ペーパーレス化は最優先で取り組むようにしましょう。

    RPAの活用

    RPA(Robotic Process Automation:ロボティック・プロセス・オートメーション)とは、パソコン上で行われる作業を自動化する技術のことです。

    データの入力・システム管理・アプリ操作・情報収集といった定型作業の自動化を得意としており、作業内容に合わせたロボットを作成することで、さまざまな業務を代替させることが可能になります。バックオフィス部分は定型業務が占める割合が非常に多いため、多くの作業をRPAに代替させることで、大幅な業務効率化・生産性向上を実現することが可能です。

    RPAはバックオフィス部門のDX化に非常に適しているため、積極的に活用していきたいツールとなります。

    クラウドツールの活用

    クラウドツールは、クラウド上に情報やタスクを集約することが可能であり、時間や場所を問わず利用できるため、情報の確認・共有・業務効率向上に非常に適しているツールです。

    現在では勤怠管理ツール・請求書作成ツール・経費精算ツール・契約書管理ツールなど、バックオフィス業務の効率化・生産性向上に役立つツールが数多くリリースされているため、導入することでDX化を大幅に推進することができます。

    テレワークや多様な働き方の実現にも大きく寄与してくれるため、バックオフィスのDXを推進するのであれば必ず検討すべきツールとなります。

    バックオフィスのDXに「チャットボット」が最適な理由

    チャットボットは、そのパフォーマンスの高さや汎用性の高さから、現在多くの分野で活用されている注目のツールです。バックオフィスのDXにも最適で、非常に高い有用性を発揮することができます。

    ここでは、バックオフィスのDXにチャットボットが最適である理由について解説します。

    チャットボットははじめやすい

    チャットボットは、バックオフィスのDX化に活用するにあたって、以下のような理由から始めやすいという利点があります。

    • 各ベンダーから多種多様な製品がリリースされている
    • DX化の状況・環境に合わせて製品を導入できる
    • 普及してから一定の期間が経過しているため、導入・運用のノウハウが出揃っている
    • ベンダー間でサービス競争が起こっているため、サービスやサポートに期待できる
    • 導入・保守・管理が簡便化された製品も増えてきている

    バックオフィスのDXにチャットボットを活用したいのであれば、現代の環境は非常に恵まれていると言えるでしょう。

    以上のような理由から、初めてでも導入に踏み切る企業も増加傾向にあります。

    チャットボットは効果がすぐに出やすい

    人材の採用や育成・業務フローの見直し等によりバックオフィスの業務改善・業務効率化を試みた場合は、結果を得るまでに膨大な時間・コスト・労力が必要となります。

    一方で、チャットボットであれば、導入後は問い合わせ件数や社員の人数等に関わらずチャットボットに対応を代替させることができるため、短期間で効果を得ることができます。また、メンテナンスを繰り返すことにより、パフォーマンスを向上させていくことも可能です。

    導入時の設定・セットアップにはある程度のリソースが必要となりますが、短期間でバックオフィス部門の大幅な業務改善を図りたいのであれば、チャットボットの活用が非常におすすめとなります。

    バックオフィスのDXにおすすめ「チャットディーラーAI」

    チャットディーラーAI

    バックオフィスのDXにチャットボットを活用したい方は、弊社の社内用AIチャットボット「チャットディーラーAI」がおすすめです。

    バックオフィスのDXにおすすめである理由について以下にご紹介します。

    • 総務・経理・情シス等、社内の各部門を横断した利用が可能
    • 400種類以上の充実したテンプレートによりFAQをスムーズに作成できる
    • 賢い学習済AIにより短期間での導入・設定が可能
    • インポート一括登録やファイル添付などバックオフィス業務に最適な便利機能が充実
    • 問い合わせ対応・ナレッジ共有・社内DX推進まで幅広いニーズに対応できる

    チャットディーラーAIは、高機能・低価格なコストパフォーマンスに優れた製品です。導入から目標達成まで専任担当者が徹底サポートを行っていますので、初めての方も安心して導入することができます。

    バックオフィスのDXにチャットボットを活用したい方は、ぜひご検討下さい。

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    まとめ

    企業のバックオフィス部門は、直接的な利益は生まないものの、企業活動を支える土台となる業務を数多く担っているため、DX化を実現することで同部門はもちろん企業全体にも多くのメリットをもたらします。

    企業によってバックオフィス部門が抱えている課題は異なるため、効果的なDX化を実現するには、自社の状況・環境に合わせた施策を実施することが重要なポイントです。

    これからバックオフィスのDX化を検討している方は、ぜひ当記事も参考にして、企業の成長・発展に繋がるDX化実現を目指してみて下さい。

    • 執筆者:ボットマガジン編集部
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      ボットマガジン編集部

      ボットマガジン編集部です!チャットボットについて、タイムリーでお役立ちな情報をお届けします。

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