Teamsにチャットボットを設置するメリットとおすすめ5選

Teamsにチャットボットを設置するメリットとおすすめ5選

テレワークを導入する企業が増えたことから、Teamsを使いオンラインで社員同士の業務を遂行する機会が多いのではないでしょうか?しかしオフィス出社の減少により、これまでのように上司や先輩へ気軽に相談できず、解決につながらなかったとの声も聞こえてきます。

そんなときにはチャットボットを導入し、Teamsと連携するのがおすすめです 。今回はTeamsとチャットボットを連携するとどういった点で効果的なのかを解説します。Teamsと簡単に連携して使えるチャットボットも併せて紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

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この記事の目次

    Teamsとは?

    Teamsとは

    Teamsとは、Microsoft社が提供しているチャットをベースにしたコラボレーションプラットフォームです。

    さまざまな業務を複数人が共同で遂行するために、チャットや通話、ビデオ会議、ファイル共有システムなど便利な機能が搭載されています。ビジネスには欠かせないWordやExcelなどOffice系アプリケーションとシームレスに連携し、共同作業を行うことも可能です。

    一部の機能制限はありますが、メールアドレスさえあれば誰でも無料で利用できるため、多くの企業が導入しています。

    チャットボットとは?

    チャットボットとは

    チャットボットとは、チャット(chat=会話)とロボット(robot)が組み合わされた言葉で、自動的に会話を行うプログラムを指します。人工知能が発展したことで、さまざまなチャットボットが登場し、ビジネスの現場で導入されることも増えてきました。

    チャットボットは、人工知能の有無によって以下の2種類に分かれます。

    • シナリオ型(ルールベース型)
    • AI(FAQ)型

    それぞれどのような特徴があるのか解説します。

    シナリオ型(ルールベース型)

    シナリオ型チャットボットは、ウィンドウに提示された選択肢をユーザーが選ぶことで回答が分岐し、あらかじめ設定されたシナリオに沿って回答へと導くタイプです。ルールに従い分岐を繰り返すことから、ルールベース型とも呼ばれます。

    シナリオ型チャットボットは「有給の取得方法を知りたい」「経費精算の期日を教えてほしい」といった、繰り返し寄せられる定型的な質問に対応させるのに向いています。

    <シナリオ型のメリット>

    シナリオ型チャットボットのメリットは、すでに社内でFAQが作成されてデータがある場合、設定が容易であることです。シナリオの内容どおりに回答するので、間違った内容を返すことがありません。AI型のチャットボットより、比較的安価に導入できます。

    <シナリオ型のデメリット>

    シナリオ型のチャットボットは、設定されたシナリオどおりの回答しかできず、イレギュラーな質問に対応できません。少しでもルールを外れると的外れな回答をしたり、同じ質問を繰り返したりすることがあります。そのためチャットボットが回答できなくなると担当者の切り替え対応が必要です。

    AI(FAQ)型

    AI型チャットボットは、ユーザーが自由に入力したテキストのなかから必要なキーワードを拾い出し、統計的に最も適切な回答をするのが特徴です。設定されたシナリオどおりにしか回答できないシナリオ型に比べて、柔軟な対応ができます。

    <AI型のメリット>

    AI型チャットボットのメリットは、複雑な質問に回答できることです。広範囲の質問に答えられるので、人間が対応する時間を大幅に削減できます。質問と回答のデータが蓄積され、AIが学習することによって回答精度が向上していくのもAI型の特徴です。

    <AI型のデメリット>

    AI型は回答精度を上げるためには大量の学習データが必要です。そのためデータのボリュームが少ない運用初期は、回答精度が低いケースがあります。運用開始後に回答内容が正しいかチェックし、チューニングする必要もあるので、AI型を導入する場合はサポート体制がしっかりしたサービスを選ぶことが大切です。

    Teamsでチャットボットを活用した効果的事例

    Teamsでチャットボットを活用した効果的事例

    ここからは、Teamsでチャットボットを活用した効果的な事例を紹介します。

    社内メール・内線への対応が削減

    社内トラブルの発生時や、社員が質問したいときは、担当部署に社内メールを送ったり、内線電話で問い合わせします。

    情シスや総務、経理といった社内の問い合わせが多い部署では、その都度対応を求められます。問い合わせ対応が他の業務を圧迫し、生産性が落ちてしまうことも少なくありません。

    そういった課題を抱えている企業はチャットボットを導入し、問い合わせ対応を任せることで、状況が改善できます。社員から寄せられる問い合わせのうち「有給休暇の申請方法を知りたい」「表示されているエラー番号の内容を知りたい」といった「調べればわかる」ものについては、チャットボットが回答できるのです。

    問い合わせ先の社員はチャットボットが回答できないような、イレギュラーな質問にだけ対応すればよくなるので、業務の効率化ができます。

    また、問い合わせる社員側も「今は忙しい時間なのでは」「何度も質問して申し訳ない」といった気遣いが不要になり、ちょっとした問題は自己解決できるようになるのです。「問い合わせたのに返事がない」といった不満がなくなり、社員満足度の向上にもつながります。

    Teamsとの連携で利用者のハードルが下がる

    「チャットボットを導入したのになかなか使ってもらえない」と悩む企業は少なくありません。チャットボットを使うためにわざわざアプリを立ち上げる必要があると、利用促進が難しいです。

    しかしTeamsとチャットボットを連携すると、Teamsのチャット画面上でチャットボットが使えます。別のウィンドウを立ち上げる必要がなく、普段使っているTeamsのインターフェースからそのままチャットボットに質問可能です。このように利用するハードルを下げることで、多くの社員に気軽に利用してもらえるようになります。

    チャットボットの利用率が上がればその分社内の問い合わせが減り、情シスや総務などの業務負担が軽減され、企業全体の生産性の向上が期待できるのです。

    24時間365日問い合わせに対応できる

    チャットボットをTeamsに連携させると、インターネットにアクセスできる環境であれば、24時間365日問い合わせに対応できます。

    以前のように毎日社員が同じ時間に出社し、同じ時間まで働いている状況だと、勤務時間内に問題解決できることがほとんどでした。

    しかしテレワークが増えている現在、フレックスタイム制や勤務時間も自由に設定できる裁量労働制を採用している企業では、社員の働く時間がバラバラです。そのため質問があるときにすぐ必要な回答を得られないのです。担当社員が出社するまで待たなければならないようだと、生産性は上がりません。

    Teamsとチャットボットが連携されていれば、社員はいつでも必要な回答を引き出せます。問い合わせを受ける側も、緊急対応するために夜間や休日に連絡を受けることがなくなるのです。

    ログから社内の課題の可視化が可能

    チャットボットを導入すると、社内の課題が可視化できるようになります。

    チャットボットでは、質問と回答の履歴が残り、データが集積されていくのが特徴です。データは閲覧・分析できるようになっていて、「よく見られている質問ランキング」や「よく検索されるキーワード」といったデータを入手できます。

    社員がよく質問することは、業務のボトルネックによる課題と捉えていいでしょう。社内問題をチャットボットをとおして可視化できれば、対策を検討して改善を進めていけるのです。

    Teamsと連携して使えるおすすめのチャットボット

    Teamsと連携して使えるおすすめのチャットボット

    Teamsと連携して使えるおすすめのチャットボットは下記5つです。

    • チャットディーラーAI
    • ObotAI 365Biz(オーボットエーアイ サンロクゴビズ)
    • SYNCPIT(シンクピット)
    • Benefitter(ベネフィッター)
    • hitTO(ヒット)

    それぞれの概要と特徴を紹介します。

    社内問い合わせ対応に特化した「チャットディーラーAI」がいち押し!

    チャットディーラーAI

    チャットディーラーAI」は、社内問い合わせ対応に特化して開発されたAI型のチャットボットです。

    Teamsと簡単に連携して使用できるように設計されています。普段使っているインターフェース上で特別な操作をすることなく利用することが可能です。Teamsから離れて別のウィンドウを開いたり、アプリを立ち上げたりする必要がないので、多くの社員の利用が見込めます。

    チャットディーラーAIを導入することで、情シスや総務など問い合わせ対応に追われる部署の業務負担を軽減できます。空いた時間はコア業務に集中して取り組めるようになるため、企業全体の生産性の向上が実現できるのです。

    またチャットディーラーAIは、400種類以上の社内用テンプレートと学習済みAIが搭載されています。用意された質問への回答を登録すればすぐに利用できるのもポイントです。AI型チャットボットであるにも関わらず、Teamsと無料で連携でき、月々の利用料金もわずか数万円とお手頃です。

    導入時には選任のサポート担当がアサインされて運用後の改善提案までサポートしてくれるので、導入企業の負担が軽くなります。

    チャットディーラーAIの詳細はこちら

    ObotAI 365Biz(オーボットエーアイ サンロクゴビズ)

    ObotAI 365Bizは、社内から多く寄せられた「Microsoft 365の使い方への疑問に回答する負担が重い」という声をもとにして開発されたAI型チャットボットです。マニュアルが分厚くて読むのが大変、アップデートが多くて使い方がわからないなどの問題解決に役立ちます。

    日本語以外に英語や中国語(簡体字・繁体字)・韓国語・タイ語・ロシア語・ベトナム語の合計8言語に対応していることも、ObotAI 365Bizの特徴です。

    https://obot-ai.com/obotai365biz/

    SYNCPIT(シンクピット)

    SYNCPITは、Teamsとアカウント連携するだけで簡単に導入できるFAQチャットボットです。普段使っているTeamsのチャット画面でそのままFAQを利用できるので、社員がとまどうことがありません。

    「よくあるお問い合わせ」が150種類以上用意されているため、設定に時間をかけずに使い始められます。定期的な業務連絡を自動化する通知ボットが搭載されているのも、SYNCPITの特徴です。

    https://www.syncpit.com/

    Benefitter(ベネフィッター)

    Benefitterは、高度なAIボットを短期間で作成できる、チャットボット開発プラットフォームです。管理画面からExcelファイルをアップロードするだけでFAQのデータ更新ができるので、作業負担を増やさずにチャットボットの運用を始められます。

    Office365や社内のプリケーションシステムと接続すれば、決済や申請書の事務処理支援、会議室予約などにも対応できるので、社内業務の最適化にも役立ちます。

    https://benefitter.ai/

    HiTTO(ヒット)

    HiTTOは、社内の情報を体系化し、適切なタイミングで社員に届く仕組みを作り、組織全体の生産性を向上させる社内向けのAIチャットボットです。

    人事・労務・総務領域のナレッジを体系化し、質問パターンを学習させた「人事/労務AI」を搭載しているのもHiTTOの特徴です。問い合わせ対応工数を削減し、社員が気軽に質問できる環境作りに貢献します。

    https://hitto.jp/

    まとめ

    Teamsとチャットボットを連携させると、普段使用しているチャット画面からチャットボットを利用できるため、高い利用率が期待できます。社内問い合わせ対応業務を削減すれば、情シスや総務、人事といったバックオフィス部門の生産性が高まります。

    Teamsと連携できるチャットボットのなかでも、チャットディーラーAIは、社内問い合わせに特化して開発されているためスムーズに利用開始が可能です。興味を持たれた方は、資料のダウンロードをご検討いただけると幸いです。

    チャットディーラーAIの詳細はこちら

    • 執筆者:ボットマガジン編集部
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      ボットマガジン編集部

      ボットマガジン編集部です!チャットボットについて、タイムリーでお役立ちな情報をお届けします。

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