社内マニュアルの公開なら「チャットボット」が便利！メリットを解説

マニュアルは業務の標準化に有効

マニュアルとは、業務や作業の全体の概要・ノウハウ・進行方法・ルールなどをまとめたドキュメントのことです。業務方法の明確化と標準化を図ることを主な目的として作成されます。

マニュアルを作成することで、具体的に以下のようなメリットを得ることができます。

• 全ての従業員が一定の業務パフォーマンスを発揮できる
• 常に業務における一定の成果を得ることができる
• 指導者が不在でも自律的に業務の推進が可能な体制を構築できる
• 属人化の解消を図れる
• 人材教育・人材育成のコストやリソースを削減できる

このように多くのメリットを得ることができるのがマニュアルの特徴ですが、有用性の高いマニュアルを作成するには時間と労力が必要となり、また社内で活用されなければ意味をなさないため公開方法についても工夫を行う必要があります。

マニュアルを公開する方法は？

社内マニュアルの有用性や効果性を発揮するには、作成方法だけでなく公開方法についても留意しておく必要があります。

ここでは、マニュアルの公開方法とそのポイントについて解説します。

マニュアル作成ツールを使う方法

マニュアル作成ツールとは、マニュアルの作成から管理運用までを効率的に行うことができるツールのことです。作成したマニュアルは、主にクラウド上で公開される専用サイトから閲覧を行うことが可能。カテゴライズや検索機能といったマニュアルの活用に便利な機能が搭載されており、利用しやすい形で社内に公開することができます。

オンラインストレージ等を用いてのアナログな方法での公開と比べて、管理者側も利用者側も便利な形でマニュアルを公開できるのが、マニュアル作成ツールの特徴です。

マニュアル作成ツールのメリットと課題点

マニュアル作成ツールを活用してマニュアルの作成と公開を行えば、以下のようなメリットを得ることができます。

• 豊富なフォーマットを用いて効率的にマニュアルの作成を行うことが可能
• マニュアルの書式の統一や品質向上が可能
• 管理・更新・共有をスムーズに行うことができる
• マニュアルの作成・運用のリソースを削減できる
• 検索性・閲覧性に優れておりマニュアル活用を推進しやすい

このように多くのメリットがあるマニュアル作成ツールですが、マニュアルの公開に関してはデメリット面もあります。それは、利用者が自身で必要なマニュアルを探して閲覧を行う必要があるため、リテラシーが低めの利用者にはやや難しい場合がある点です。

状況によっては、情報の検索に時間がかかったり、上手く情報を見つけられず問題や疑問を解決できなかったりといった懸念が生じます。

このような課題を解決するには、以下にご紹介するチャットボットを活用したマニュアルの公開がおすすめです。

チャットボットを使ったマニュアル公開が便利

チャットボットとは、チャット形式の会話を通じてユーザーからの問い合わせに自動で回答を行うことができるプログラムのことです。ビジネスにおいては社内問い合わせやナレッジ共有といった用途で活用が進められています。

マニュアルの公開にチャットボットを活用すれば、上記でご紹介したマニュアル作成ツールの弱点やデメリットをカバーすることが可能です。マニュアル検索の窓口としてチャットボットを活用することで、会話を通じて必要なマニュアルをスムーズに提示することができるようになります。

チャットボットでマニュアルを公開する具体的なメリットについて、以下にて解説していきます。

チャットボットでマニュアルを公開するメリット

チャットボットでマニュアルの公開を行えば、オンラインストレージやマニュアル作成ツールを用いてのアナログな方法でのマニュアル公開と比べても、社内でのマニュアル活用におけるパフォーマンスを全体的に向上できるというメリットがあります。

具体的なメリットについて、以下に詳細をご紹介します。

必要な情報へと到達しやすくなる

マニュアルは、情報の網羅性が高いことやナレッジやノウハウについて詳細な解説が行われていることが利点となりますが、その反面、全体の情報量が多くなるため、必要な情報を見つけるのが難しくなりやすいという特性を持ちます。詳しい情報が記載されているにもかかわらず、上手く情報に辿り着けずその情報を活かせないというケースも起こりがちです。

マニュアルの公開にチャットボットを活用すれば、ユーザーは会話形式で必要な情報へと到達することができるため、検索利便性や情報への到達率を向上することが可能になります。情報を探す際の時間や労力も削減できます。

このようにマニュアルにありがちな情報検索性の課題を解決できるのが、チャットボットを活用してマニュアルを公開するメリットです。

使われやすい場所に設置できる

現在の多くのチャットボット製品は、ビジネスチャット・グループウェア・社内ポータルなど、さまざまなプラットフォームへの設置が可能となっています。自社の社員誰もが日常的に活用しているプラットフォームへチャットボットを設置しておくことで、マニュアルを参照するニーズが発生した際にいつでも手軽に情報を検索することが可能となり、速やかに情報を得ることができます。

このように使われやすい場所へ設置することで利用率を高め、マニュアル活用を促進できることも、チャットボットでマニュアルを公開するメリットです。

誰もが使いやすい

チャットボットは、PC・スマホなどデバイスに左右されず利用することが可能であり、ボットと会話を行うだけで必要な情報へとたどり着くことが可能です。ITリテラシーに左右されず誰もが利用しやすいため、情報検索等の特別なテクニックは必要がありません。

従来のマニュアル公開とは異なり、誰でも使いやすく情報に辿り着きやすいことも大きなメリットです。

詳細なマニュアルを公開しているにも関わらず利用率が上がらない場合や、社員のリテラシーに懸念がある場合には、チャットボットによるマニュアル公開が有力な解決策となります。

チャットボットの導入により期待できる効果とは？

社内マニュアルの公開にあたってチャットボットを導入すれば、メリットがあるだけでなくさまざまな効果を得ることが期待できます。

ここでは、具体的にどのような導入効果が得られるのかをご紹介していきます。

社内問い合わせ数の減少

チャットボットは、利用データを参考にチューニングを繰り返すことで、回答精度や解決率を高めていくことができるツールです。社内マニュアルの窓口として活用している場合においても同様であるため、改善を繰り返していくうちにマニュアルの情報が活用される比率も向上。マニュアルによる自己解決から漏れて対応窓口に寄せられる問い合わせの件数も削減していくことができます。

マニュアル・FAQ・社内wikiといった情報共有ツールを整備しても、上手く機能しなければ社内問い合わせの件数を減らすことは困難です。これらのツールの情報の活用をサポートして問い合わせ件数の削減に貢献できることは、チャットボットを導入することで得られる大きな成果と言えます。

質問対応の質の均一化ができる

社内問い合わせに対して有人対応を行っている場合、担当者のスキルや経験により対応品質のバラつきが生じ、スムーズに回答を得られない場合や、対応時にミスが発生する可能性もあります。

一方、チャットボットであれば、あらかじめ設定された回答の中から適切なものを選んで提示するため、常に同じ品質で対応し続けることが可能です。そのため、いついかなる時でも質問対応の品質は一定となるのです。

マニュアルと組み合わせて使うチャットボットの選び方

マニュアルの運用にチャットボットを活用するのであれば、マニュアルとの組み合わせに適している製品を選ぶことが重要なポイントとなります。

ここでは、マニュアルと組み合わせて使うチャットボットを選ぶ具体的な方法について解説します。

AIが搭載されたものを選ぶ

チャットボットは、大きく分けてAI搭載型とAI非搭載型の製品に分類されます。マニュアルのような膨大な情報量を扱うのであれば、AI非搭載型では十分なパフォーマンスを発揮することができないため、AIが搭載された製品を選ぶのがおすすめです。

AI搭載型であれば、自然言語処理により表記ゆれも吸収することが可能であり、多くの情報のなかからでも適切な情報を抽出することが可能です。マニュアルを参照するユーザーに対して十分な利便性を提供することができます。

登録する回答の件数をもとに選ぶ

AI搭載型のチャットボット製品も、製品により推奨される取り扱いFAQ数は異なります。そのため、公開したいマニュアルのボリュームに合わせて、チャットボットに登録を行う回答の件数を導き出し、用途に適した件数を扱えるチャットボット製品を選ぶことが重要となります。

推奨されるFAQの件数は各ベンダーのWebサイトにて公開されていることが多いですが、マニュアルの公開を目的とする場合はFAQ件数の見積もりが難しい場合もあるため、ベンダー側に問い合わせを行って検討するのがおすすめです。

サポートの体制をもとに選ぶ

チャットボットの導入や運用には、専門的な知識やスキルが必要となるシーンが多いため、導入を成功させるためにはサポートを上手く利用することが重要となります。特に、AI搭載型のチャットボットにおいてはその傾向も顕著となります。

そのため、マニュアル公開のためのチャットボット製品を選ぶ際には、サポート体制が充実したベンダーを選ぶことが重要です。国産のチャットボットの多くはきめ細やかなサポート体制が提供されているケースが多くありますが、海外産のチャットボットは日本語でのサポートが提供されていなかったり不十分であったりするケースが見られるため注意が必要です。

チャットボット導入の成否はサポート次第であるとも言われているため、細かく比較検討を行い、導入から目標達成まで十分なサポートが期待できる製品を選ぶようにしましょう。

マニュアル公開におすすめなチャットボット「チャットディーラーAI」

チャットボットを活用したマニュアル公開を行うのであれば、社内問い合わせ用のAIチャットボットツール「チャットディーラーAI」がおすすめです。

チャットディーラーAIの特徴と、マニュアル公開に適している理由をまとめました。

• マニュアルの公開や運用に便利な学習済みの賢いAIを搭載
• 連携・設置可能なプラットフォームが多く、パフォーマンス発揮に最適な場所でのマニュアル公開が可能
• 検索性・利便性に優れており、必要なマニュアルへとスムーズに誘導できる
• マニュアル公開だけでなく社内問い合わせ対応やナレッジ共有にも適している
• 機能性・柔軟性・カスタマイズ性に優れており、自社に適した体制を構築できる

チャットディーラーAIは、コストパフォーマンスに優れており、短期間で導入を完了することができるため、これからマニュアル公開のための手段として導入する方には非常におすすめです。導入から目標達成まで専任担当者によるきめ細やかなサポートが無償で付随していますので、初めての方から成果重視の方まで幅広くおすすめできるツールとなっています。

マニュアル公開の手段としてチャットボットを検討している方は、ぜひチャットディーラーAIの無料トライアルをご検討下さい。

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まとめ

社内マニュアルの概要や公開方法から、チャットボットを活用するメリットや効果についてご紹介してきました。

詳細な情報を記載できる社内マニュアルは、業務に必要な情報を社内で共有するのに効果的なビジネスツール。マニュアルの活用が活性化されれば、組織全体のパフォーマンス向上や業務の標準化を実現して、企業の生産性向上に繋げることができます。

チャットボットを活用したマニュアルの公開を行えば、利用者の利便性向上や社内問い合わせ対応の業務改善を図れるため非常におすすめ。これから社内マニュアルの整備や公開を予定している方は、ぜひ当記事も参考にして、自社にとって有益な方法を検討してみて下さい。