社内チャットが多い！ムダなチャットを減らす方法とは？

社内チャットが多いことで生じる問題

チャット疲れを起こす

社内チャットが多いことで生じる代表的な問題が、メッセージの確認・作成・送信に追われてチャット疲れを起こしてしまうことです。

本来は業務上のコミュニケーションを効率的に行うツールであるにもかかわらず、チャットの対応に追われて業務を進めるリソースが奪われてしまうのが最大の問題です。酷い場合はほぼ一日中チャットの対応に追われる状況に陥っているケースもあります。

社員のコミュニケーションの効率化・利便化を図るはずのツールが負担になっている場合には、早急にチャット運用の方法や体制を見直す必要があると言えるでしょう。

流れが速く情報を見落とす

ビジネスチャットは新しいメッセージを受信するたびに、古いメッセージは次々に流されて行ってしまう特性を持ちます。そのため、社内チャットでムダなメッセージが多いと、メッセージが流れて行ってしまうスピードも早まり、重要な情報を見落としやすくなるという懸念があります。

ビジネスチャットでは重要度の高いメッセージも雑談のようなメッセージも等しく流れて行ってしまいます。話題によって投稿先を分けたり、重要な情報はタスク化したりといった対策を行うことが必要です。

個人チャットが多いと業務の偏りや属人化が起こる

社内チャットでは、プロジェクトやチームごとに複数のメンバーがやり取りを行うグループチャットとは別に、メンバー同士がマンツーマンでやり取りを行う個人チャットを利用することもできます。

個人チャットは周囲に相談しづらい問題や悩みを気軽にやり取りできるのが利点ですが、利用頻度が高くなると業務の偏りや属人化を招く原因となります。上司から送信されてくる個人チャットを安易に無視できずストレスを感じたり、部下の相談に追われて負担となったりといったケースも見られます。

このような問題を解消するためには、業務上のやり取りは原則グループチャットで行うなど、個人チャットの利用には一定のルールを設けておくことが重要です。

ムダな社内チャットを減らす方法

ここでは、多すぎる社内チャットを減らす方法について解説します。現在社内チャットにムダが多く、改善を行いたいという方は、ぜひ参考にしてみて下さい。

結論を先に述べ、簡潔にまとめる

まず、重要な要件の場合にメッセージの記述方法を工夫してみましょう。

各社員が自分の用件を思い思いの書き方で入力していると、言葉足らずになったり伝わりにくかったりといった理由により、聞き返しが発生してどうしてもチャットのやりとりが増えてしまいます。

そこで、以下のようなメッセージルールを設け、各社員に守ってもらいましょう。

• 原則として結論ファーストのメッセージを送る
• 長文は箇条書きに分けてシンプルにまとめる
• 相手の負担を減らすように、リンクや引用を用いる工夫を行う

このようなポイントを押さえることで、社員同士のコミュニケーションも円滑に行われるようになり、聞き返しなどムダなメッセージを減らすことが可能となります。

関係のない話題を挟まない

ビジネスチャットの利用にあたっては、気軽にコミュニケーションを図れる雰囲気を作るため、そして交流や信頼関係を生むためにも、ある程度の雑談は許可するのが望ましいとされています。

ただし、ビジネスチャットはあくまで業務上のコミュニケーションを行うツールであるため、過剰に雑談が行われると、チャットの件数が増加します。過度なコミュニケーションにストレスを感じる社員もあらわれるため、バランスを図ることが重要です。

業務上の報告や連絡のみに用途を限定する必要はありませんが、雑談は適度に留めることを周知したり、業務連絡と交流用のチャットグループを分けたりするなど、ムダなチャットが増えない工夫を行うことが重要となります。

営業時間外のチャットを控える

ビジネスチャットは、端末さえあればいつでもどこでも確認できるため、社内外問わずコミュニケーションを図ることができるのがメリットです。

しかし、その反面、営業時間外であっても業務連絡や雑談などのメッセージが飛び交い、チャットの件数が増加してしまう懸念があるのがデメリットです。社員のプライベートの時間を奪い、負担やストレスの原因にもなります。

そのため、不要なチャット件数を減らすためにも、重要な連絡や緊急時の連絡を除き、営業時間外のチャットを控えるようにするのがおすすめです。時間的な制限をかけることで、営業時間内・営業時間外のメリハリも付きやすくなるため、より効率的で合理的なチャット運用が行われるようになります。

社内問い合わせには自己解決の仕組みを用意しておく

業務上の問題や疑問を解決するための社内問い合わせは、チャット件数を増加させる大きな原因です。会社や状況によっては、業務連絡や報告のチャットよりも問い合わせのチャットが大きく上回っており、スムーズなチャットの運用を阻害する要因となっています。

そのため、全体のチャット件数を減らすのであれば、社員ができるだけ問題や疑問を自己解決できる仕組みを整備して、社内問い合わせチャットの件数を減らすことが重要です。

自己解決の仕組みを構築するには、ナレッジ共有ツール・FAQシステム・チャットボット等のツールを活用するのがおすすめです。問い合わせの状況やメンバーのリテラシーを考慮して、自社に合ったツールを導入してみましょう。

社内チャットを見直す上でのポイント

社内チャットの見直しを行う場合、押さえておくべきポイントがあります。以下にて紹介しますので、的確な見直しを実施するためにも、ぜひ参考にしてみて下さい。

チャットを用いるのが最適な内容か考える

社内コミュニケーションを効率化するツールには、大きく分けて「ビジネスチャットツール」「情報共有ツール」「ミーティングツール」の3種類があります。効率的で合理的なコミュニケーションを実現するには、これらのツールをバランスよく使い分けることが重要なポイントです。

現在社内チャットの運用に課題を抱えているのであれば、情報共有ツールやミーティングツールで行うべき内容までチャットで行っていないかを確認してみるのがおすすめです。

チャットは汎用性が高くさまざまなコミュニケーションを集約することができますが、チャット以外のツールを活用した方が良いケースも少なくありません。各社員のチャットの利用方法をチェックして、チャットを用いるのが最適な内容であるのかを検討してみましょう。

社内チャットツールを見直す

近年ではビジネスチャットツールに対するニーズの高まりから、機能や性能が異なるさまざまなツールがリリースされています。大まかに分類を行うと、以下4つのタイプに分けることができます。

• 基本機能を備えた定番ツール

  導入実績・シェアが豊富な人気のツール。Chatwork・Slack・LINE WORKSなど

• グループウェアとして利用可能なツール

  Google Workspace・Lark・NI Collabo 360など

• 社内SNSとして利用可能なツール

  Talknote・WowTalkなど

• 手軽に利用できるツール

  TAGS・OfficeManager・ChatCo!など

ツールの設定や運用方法を見直しても、ツールが持つ機能・性能の限界により実現できないケースもあります。そのため、現在利用しているツールで課題を抱えているのであれば、より自社の業務環境に合ったツールへの代替も検討してみるのがおすすめです。

チャットの設定を見直す

ビジネスチャットの活用においては、自社の業務環境に合わせてツールの機能を使いこなすことが重要です。まだ利用できていない機能があったり、より良い設定方法があったりする場合もあるため、社内チャットに課題を抱えている場合は、チャットの機能や設定を見直してみるのも効果的です。

例えば、以下のような機能・設定は見落されがちであるため、チェックしてみましょう。

• 太字・コードブロック・絵文字・引用等の書式設定を活用して可読性を高める
• リンク機能を活用して可読性と効率性を高める
• スレッド機能を上手く活用して要件別にメッセージを管理する
• 不要な通知が来ないようにグループ・スレッドの設定を見直す

いずれも簡単な機能や設定ですが、上手く活用するとチャットの運用効率や正確性を大幅に高めることができるため、ぜひ実践してみることをおすすめします。

社内問い合わせに対応するなら「チャットディーラーAI」

先にご紹介した通り、社内チャットの件数を削減するには、自己解決の仕組みを作るのが非常に効果的です。特におすすめとなるのが、チャットボットツールを導入して社内問い合わせ対応を代替させる方法です。

ここでは、株式会社ラクスの社内用AIチャットボットツール「チャットディーラーAI」の特徴についてご紹介します。

• 総務・経理・人事・労務・情シス等、あらゆる部署での利用、横断的な利用が可能
• さまざまなビジネスチャットツールとの連携や、チャット画面上への設置が可能
• 汎用的で質の高いテンプレートが充実しており、スムーズにFAQを整備できる
• 学習済AIとテンプレートを活用することで、一般的なツールの半分の期間で導入可能
• 問い合わせ管理機能が充実しており、有人対応との併用や切り替えも可能
• 導入や運用面でのサポートを無料で受けられる

チャットディーラーAIは、コストパフォーマンスに優れており、手軽に導入や運用を行えるおすすめのチャットボットツールです。
これからチャットボットを活用して社内チャットの課題を解決したい方は、ぜひ導入をご検討下さい。

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まとめ

社内チャットの件数が多いことで生じる問題から対処法までをご紹介してきました。

ビジネスチャットを導入すれば、社内でのコミュニケーションの効率化や合理化といった多くのメリットを得ることができます。しかし、運用方法を誤るとムダなチャットが増えてさまざまな弊害を招くため、社内コミュニケーションや実際の業務に役立つように、適切な運用を心掛けることが重要です。

現在社内チャットの件数の多さに課題を感じている方は、ぜひこの機会にチャット件数の削減や運用体制の見直しを検討してみて下さい。