依頼管理は重要？社内の依頼をスムーズに進めるためのポイント

依頼管理の必要性

企業活動においては、さまざまな部署・人員が連携を取りながら業務を進めているため、他部署や他者への作業依頼をスムーズに行えれば、業務全体の正確性や効率性が向上します。このとき重要となるのが当記事のテーマである依頼管理です。

ここでは、依頼管理の必要性について解説していきます。

対応忘れを防ぐため

さまざまな部署や担当者がスムーズに連携するためには、依頼を受けた各部署や担当者が確実に対応を行うことが重要となります。しかし、会社組織では日々多くの依頼が飛び交っているため、厳密な管理を行っていないと対応漏れや対応忘れが発生してしまうケースもあります。

依頼管理を行っておけば、いつ誰がどこへどのような依頼を行ったのかが明確となるため、依頼を受けた側も確実にタスクを実行することが可能となります。

会社組織内で日々発生する依頼が確実に実行されるためにも、依頼管理は厳密に行っておくことが重要です。

作業進捗を把握するため

組織を円滑に機能させるには、各部署や担当者が取り組んでいる業務や作業の進捗を把握して、必要に応じて管理や調整を行わなければなりません。しかし、多くの部署や担当者が複雑に絡み合っている場合においては、業務や作業の進捗を細かく把握することは困難であったり、また多大な労力がかかったりします。

依頼管理を取り入れることで、タスク単位で業務や作業の進捗を把握することが可能になります。これによりスムーズな進捗管理ができ、組織全体の業務遂行をスムーズにする効果が生まれるでしょう。

各自の負担を把握するため

社内で取り組んでいるプロジェクトにおいても、日々のルーティンワークにおいても、スムーズに業務や作業を進めるためには、各メンバーに適切な仕事量を割り振ることが重要となります。

依頼管理を行えば、誰がどのような業務をどの程度の量で担当しているのかが明確化されるため、各メンバーの負担を把握することができます。

特定のメンバーに業務が集中しないためにも、反対にリソースを余らせたりしないためにも、依頼管理は的確に行うことが必要です。

過去の依頼内容を記録するため

依頼管理では、過去に行った作業依頼の内容を記録して残しておくことができます。

過去に作業をどのように依頼したかを振り返り、次回の依頼に役立てることができたり、過去の依頼作業が原因で起きた問題を解決するために当時の依頼内容を確認したりといった活用方法があり得るでしょう。

過去の依頼を確認する頻度はあまり高くありませんが、いざというときに振り返って確認できることは重要です。

社内からの依頼管理におけるポイント

社内管理を行うにあたっては、社内からの依頼にスムーズに対応することが重要です。ここでは、依頼管理を行う際に押さえておくべきポイントについて解説します。

依頼のフォーマットを決める

依頼の際に各々が自由なフォーマットを使用していると、依頼作成や管理の効率性も悪くなりますし、依頼の授受にも齟齬が生じやすくなります。

そのため依頼管理においては、依頼の作成や管理を効率的に行うためにも、依頼の授受を行うメンバーが混乱しないためにも、統一されたフォーマットを使用することが重要なポイントとなります。

一度作成したフォーマットは長期的に使用していくため、現在社内で行われている依頼の状況について把握を行い、どのようなフォーマットを使用すれば効率的な依頼管理を行えるのかを検討しましょう。

依頼のルールを定める

依頼フォーマットの整備を行っていたとしても、各々が自分のやり方で依頼をしてしまうと、適切な管理が行えず齟齬や間違いも生じやすくなります。

そのため、依頼管理のルールを定め、関係者全員に周知して遵守させることも重要なポイントとなります。例えば、以下のようなルールが考えられます。

• 口頭での依頼は禁止

  依頼の事実や内容が曖昧になりやすいため

• 納期に余裕をもたせる

  タイトな納期は依頼の遂行が難しくなり相手方の業務を阻害するため

• 記録を付ける

  問題や間違いが生じた際に確認や調整を行えるようにするため

依頼管理のリリース後も、状況に応じてルールの加除修正を行うことも重要です。

依頼に対応する担当者・部署を明確にする

依頼管理をスムーズに実施するには、依頼に対応する部署や担当者を明確化しておくことも重要なポイントです。

数多くの社員が働き数多くの依頼が飛び交う会社組織においては、不慣れな社員が別の部署や担当者に依頼を行ったり、依頼先が分からず確認に時間がかかったりする場合があります。そのため、このような当たり前のように感じることであっても、ロスやミスを防ぐために明確な仕組みを構築しておくことが重要です。

依頼者が迷うことなく迅速に依頼を行うことができるように、依頼先については必ず明確化しておくようにしましょう。

依頼管理にはツールの活用がおすすめ

依頼管理を人の手で行うと大きな労力が必要となるため、ツールを活用するのがおすすめです。ここでは、依頼管理に活用できるツールとツールの選び方について解説します。

チケット管理やタスク管理ツールが活用できる

依頼管理には、主に以下のようなツールを活用することができます。

• チケット管理ツール

  取り組むべき業務や作業をチケットで管理するツール。タスク単位でチケットを発行するため、チケットを確認することでタスクの詳細・タスク数・処理数を細かく把握できる。

• タスク管理ツール

  チーム・個人が取り組むタスクを管理して、複数のメンバーが携わるプロジェクトの進行や管理をスムーズに実施するためのツール。

• 業務管理ツール

  プロジェクト・個人に関する業務の状況や進捗を可視化して、スムーズな管理を行うためのツール。

依頼管理を行えるツールには、さまざまな製品がリリースされていますので、自社の依頼管理の状況に合わせて選択することが可能です。

依頼管理に使うツールの選び方

依頼管理に使えるツールは種類も数も豊富であるため、どのようなツールを選べばよいか分からない方もいるのではないでしょうか。ここでは、具体的なツールの選び方について解説します。

目的や用途に合ったツールを選択する

製品によって搭載されている機能は異なるため、目的や用途に合ったツールを選択することが重要です。

操作性・使用感に優れている

日常的に活用するツールとなるため、操作性や使用感はとくに重要です。誰もがスムーズに扱えるツールを選びましょう。

外部連携性

依頼管理ツールはグループウェアやビジネスチャット等のツールと連携させることで、より便利に活用できます。既に使っているツールとの連携が可能かどうかチェックしておきましょう。

業務効率化・自動化の機能が充実している

依頼管理に工数が掛かり過ぎてはツールの導入が逆効果となるため、業務を効率化・自動化できるツールを選ぶのがポイントです。

イニシャルコスト・ランニングコストをチェック

基本的に有料のツールとなるため、投資対効果が得られるようにコストパフォーマンスに優れたツールを選ぶことや、プランを慎重に検討することが重要です。

サポート体制が充実している

依頼管理ツールのポテンシャルを最大限発揮するためにも、問題が生じた際に速やかに解決するためにも、サポート体制が充実したツールを選びましょう。

社内依頼に伴う問い合わせは「チャットボット」で解決

依頼管理の必要性が生じる場合には、社内で非常に多くの依頼が発生している状況にあると言えます。このような状況下では、社内依頼に関する問い合わせが多く発生する可能性があるため、スムーズに対応を行うためにもチャットボットを導入しておくことがおすすめです。

ここでは、チャットボットにできること、チャットボットの選び方について解説します。

チャットボットでできることとは？

チャットボットとは、会話を通じて問い合わせに自動で対応できるツールのことです。社内での問い合わせ対応やヘルプデスク対応を自動化することができます。具体的には以下のようなメリットが得られます。

• 自動回答により社内依頼の疑問や質問の自己解決
• 時間や曜日に関わらずいつでも問い合わせが可能となる
• 問い合わせ担当者の負担を軽減できる
• 依頼管理の効率化・迅速化

煩雑で手間のかかる問い合わせを代替させることで、このようにさまざまなメリットを得ることができます。

チャットボットの選び方

チャットボットは機能・性能・適した用途等が製品により大きく異なるため、依頼管理に活用するのであれば、選び方にもコツが必要となります。ここでは、依頼管理に活用するチャットボットの選び方について解説します。

汎用性が高い製品を選ぶ

依頼管理は会社組織全体の依頼を管理する業務であるため、社内のあらゆる部署で利用できる汎用性の高い製品を選びましょう。

操作性に優れた製品を選ぶ

誰もが依頼管理に関する問い合わせをスムーズに解決できるように、操作性に優れた製品を選びましょう。使い心地をあらかじめ無料トライアルなどで試せるとベストです。

AI搭載型の製品を選ぶ

より多くの質問や疑問に柔軟に対処できるようにするためには、AI搭載型のチャットボットがおすすめです。

導入や運用の負担が少ない製品を選ぶ

チャットボットは依頼管理の効率化や負荷軽減のために導入するため、導入や運用の負荷が少ない製品を選ぶとよいでしょう。サポート体制の手厚さも併せて確認しておくことがおすすめです。

上記要件を満たした製品をピックアップして、機能・性能・コストを比較していくのがおすすめです。

社内問い合わせ対応におすすめ「チャットディーラーAI」

依頼管理に活用するためのチャットボット選びに迷ったら、社内向けAIチャットボットツール「チャットディーラーAI」がおすすめです。

以下に、製品の概要と依頼管理におすすめの理由についてご紹介します。

• 総務・経理・人事・労務・情シスなど社内のあらゆる部署での横断的な利用が可能
• 400種類以上の社内用テンプレートを駆使してスムーズにFAQの整備ができる
• 学習済AIとテンプレートを活用して短期間で導入できる
• 対応ステータスの管理や有人対応への切り替えも可能

チャットディーラーAIはコストパフォーマンスに優れており、導入から目標達成まできめ細かなサポートが無償で付帯しているため、初めての方から成果重視の方まで幅広くおすすめできる製品です。依頼管理をチャットボットで効率化したい方は、ぜひチャットディーラーAIをご検討下さい。

チャットディーラーAIの詳細はこちら

まとめ

依頼管理の必要性やポイントからおすすめのツールまでをご紹介してきました。

会社組織では常時数多くの依頼が飛び交っているため、ミスや抜け漏れを防いでスムーズに依頼が行われる体制を構築することが重要です。依頼管理を適切に実施することで、部署や担当者の間での依頼がスムーズに行われるようになり、企業活動の円滑化やビジネスの加速に繋げることができます。

現在社内での依頼に課題を感じている方や、より良い管理の方法をお探しの方は、ぜひこの機会に自社に最適な依頼管理の方法を検討してみて下さい。