社内wikiはナレッジ共有に効果的！導入メリット・事例・ツール解説

社内wikiとは？

社内wikiとは、社内のさまざまな情報を蓄積し、情報共有やコミュニケーションに活用するツールです。多くの人がコンテンツを持ち寄って作られたインターネット百科事典「Wikipedia（ウィキペディア）」の企業版をイメージしてもらうとよいかもしれません。手軽に企業内のナレッジの投稿・蓄積・共有・管理を行うための機能が搭載されており、Wikipediaと同じような使用感でナレッジマネジメントを実現できるのが特徴です。

他のナレッジマネジメントツールよりも操作性・利便性に優れており、誰でも手軽に活用できることから、近年多くの企業に導入されている人気の高いツールとなります。

社内wikiを導入するメリット

社内wikiは、現在多くの企業から注目されており、積極的に導入が進められているツールとなります。その理由は、社内wikiの導入により多くのメリットが期待できるためです。

ここでは、社内wikiを導入する主なメリットについて解説します。

ナレッジの集約

社内wikiを導入すれば、社内に散在しているあらゆるナレッジを一ヶ所に集約して、一元的に管理運用することが可能となります。企業は一般的に多くの有益なナレッジを保有していますが、もしそれらが各所に散らばって整理されていなければ、効率的にナレッジを活用することも困難です。古くなったナレッジのメンテナンスを行うことも難しくなるでしょう。

ナレッジを集約してナレッジマネジメントの土台を構築できることが、社内wikiを導入する最大のメリットです。

ナレッジ活用の促進

ナレッジを集約するだけではあまり実用面での意味はありませんが、社内wikiにはナレッジを有効活用するための機能が充実しています。閲覧しやすいように整理分類したり、必要なナレッジをスムーズに探せる高度な検索機能を利用したりすることができるため、社内でのナレッジ活用を促進することができます。

社内でのナレッジ活用を促進するためには、ユーザーが利用しやすいように利便性や効率性を提供することが重要なポイント。ナレッジの管理と同時にスムーズにナレッジ活用を行える環境を実現できることは、社内wikiを導入する大きなメリットです。

教育コスト・引継ぎコストの削減

社内wikiを運用していれば、新たに採用した人材や配置変換等で新しく配属されてきた担当者は、自身で業務に必要な情報を確認したり学習を行ったりすることができるため、教育コスト・引き継ぎコストを削減することができます。

人材育成や引き継ぎに従事する人材の労力や負担も軽減できるため、より生産性の高い重要な業務を担当させることも可能となります。

人材の育成・教育・引き継ぎは必ず発生する業務であり、円滑な企業活動を行うためには非常に重要な業務でもあるため、コスト削減や効率化を図れることは大きなメリットと言えるでしょう。

属人化の防止

属人化とは、業務の方法・流れ・進捗といった情報が周囲に共有されず、特定の人物に偏っている状態のことです。企業の生産性低下や離脱によるノウハウ消失やブラックボックス化を招くため、企業活動を大きく阻害する要因となります。

社内wikiを導入すれば、企業が保有する業務に必要なナレッジやノウハウを、必要な時にいつでも手軽に閲覧することが可能となるため、属人化の防止や解消に役立てることが可能です。

属人化の解消に役立つツールは複数の種類がありますが、社内wikiは操作性や利便性の高さから、特に有用性や効果性が期待できるおすすめのツールとなります。

社内wiki導入にあたって注意すべき点とは

社内wikiの導入を成功させるには、いくつか注意すべき点があります。漠然と導入を行っても仕組みが上手く機能しないケースが多く見られるため、導入前には注意点を把握しておくことが重要です。

以下に解説していますので、ぜひご参考下さい。

社内で活用されるための工夫が必要

社内wikiを単に導入するだけでは、社内での情報共有は活性化されないため、以下のようにツールが社内で活用されるための工夫を行うことが重要となります。

• 社内wikiの有用性や効果性を社内に周知する
• 社内wikiの活用方法について研修やサポートを行う
• リーダーシップを発揮できる人物が積極的に活用して周囲を牽引する

社内wikiは社内での活用が一般化して定着してこそ、企業活動や生産性へのベネフィットといった成果を得ることができるため、社内での活用を積極的に推進していく必要があります。

組織をつくり運用・管理する

社内wikiを組織内で上手く機能させるには、ユーザーが利用しやすいように仕組み作り・仕組みの改善・トラブルや問題へ対処を継続的に行っていく必要があります。そのためには、社内wikiの運用・管理を専門的に担当するチームを作り、担当者・運用フロー・スケジュール等の決定も行い、十分な運用・管理を行える体制を構築しておくことが重要なポイントとなります。

運用や管理の体制が曖昧だと十分な手入れが行われず、社内wikiの活用も停滞してしまう場合があるため、導入と同時に専任チームの構成も必ず行っておきましょう。

ナレッジを蓄積する際のルールを作る

社内wikiはナレッジの蓄積性に優れていることが大きな特徴となっており、いかに多くのナレッジを蓄積できるかが運用パフォーマンスに大きく影響します。ところが、社内にナレッジ共有を周知しても、ナレッジの活用には比較的多くのメンバーが協力してくれますが、ナレッジの投稿に関しては時間と手間がかかることからなかなか協力を得ることができません。

そこでおすすめとなるのが、ナレッジの作成から投稿までの手順をルール化するという方法です。定型的に投稿を行える環境を構築することで、ナレッジ投稿までの負担と心理的な障壁をできるだけ取り除くことが可能となり、社内wikiへのナレッジ蓄積が推進されやすくなります。

また、投稿者に対する評価やインセンティブ等を設け、ナレッジ投稿に対するモチベーションを高める工夫を行うことも重要となります。

おすすめの社内wikiツール5選

社内wikiの導入にあたっては、自社に適したツールを選定することが非常に重要です。しかし、どのようなツールを選べばよいか分からない方もいるのではないでしょうか。

ここでは、多くのシェアを獲得している実績のあるおすすめのツールを5つ厳選してご紹介します。

NotePM

NotePMは、7,000社以上に導入されている国内トップクラスのシェアを誇る社内wikiツールです。主なツールの機能や特徴について以下にご紹介します。

• 分かりやすく操作性に優れたシンプルなツールであるため、手軽にナレッジの投稿や活用を行うことが可能
• 高機能エディタとテンプレートを駆使することで、統一されたフォーマットのナレッジを効率的に蓄積できる
• 強力な全文検索機能により欲しい情報を速やかに探すことが可能
• 社内マニュアル・議事録・FAQ・ノウハウ・社内報などあらゆる情報を集約・管理できる
• 複合的なセキュリティ対策によりセキュアな環境で利用できる

NotePMは、さまざまな業界・業種・規模に活用されている実績のある社内wikiツールです。汎用性・機能性・利便性に優れており人気のあるツールであるため、ツール選びで迷っている方から社内wikiの導入で失敗したくない方まで、幅広くおすすめです。

Notion

Notionは、社内wikiに加えてチームでの業務に適したさまざまな機能が集約されたオールインワンの多機能ツールです。ツールの主な特徴や機能についてご紹介します。

• 情報共有を行いながらドキュメント作成・タスク管理・ワークフローなど、さまざまな業務を行うことが可能
• 汎用性・機能性に優れており、幅広い業界・業種で活用することができる
• 社内だけでなく社外への情報発信や情報提供にも利用することが可能
• 情報を体系的に整理分類できるため、社内wikiとしても優秀
• カスタマイズ性に優れており、自社の望み通りにツールを機能させることが可能

企業が社内wikiを導入する目的は、情報共有による生産性向上や業務効率化です。情報共有と同時にこれらもまとめて推進したい方は、ぜひNotionを検討してみることをおすすめします。

Kibela

Kibelaは、個人が保有するナレッジやノウハウの情報資産化に適した情報共有ツールです。主なツールの特徴や機能は以下の通りです。

• 複数名の情報共有に適した社内wiki・個人投稿に適したブログ形式の両方を利用可能
• 個人の意見・アイデア・ナレッジ等を発信しやすい機能が充実
• 収集した情報の整理から活用までをスムーズに行うことが可能
• 安心して利用できる高度なセキュリティを搭載
• ITリテラシーを問わず利用できるシンプルなUI

Kibelaを活用することで、個人の有益なナレッジ・ノウハウ・アイデアを効率的に活用することが可能に。組織内に埋もれている情報の発掘を行いたい場合にはおすすめです。

Qiita:Team

Qiita:Teamは、さまざまな業界・業種の企業の5,000以上のチームに愛用されている社内wikiツールです。ツールの主な機能や特徴について以下にご紹介します。

• シンプルで操作性に優れており、誰でも簡単にナレッジ共有に参加できる
• テンプレート・入力アシストなど投稿を簡単に行う機能が充実
• コメント・フィードバック・編集リクエストなどコミュニケーション活性化の機能も充実
• 外部サービス連携で業務効率化や生産性向上を図れる
• セキュアな環境で情報共有を実現できる高度なセキュリティ機能を搭載

Qiita:Teamはナレッジ蓄積のハードルが極力下げられているツールであるため、スピーディーに多くのナレッジを蓄積したい場合には非常におすすめです。

esa.io

esa.ioは、有力企業をはじめ3,000以上の企業・団体に導入されている、ナレッジを育てることをコンセプトに掲げた社内wikiツールです。

主なツールの特徴や機能について以下にご紹介します。

• ナレッジの蓄積から育成までを楽しく取り組めるツール設計
• 同時編集エディタ・入力補助機能等を駆使して手軽にナレッジの作成を行うことが可能
• バージョン管理・ロールバック・WIP・カテゴライズといった情報整理のための機能も充実
• 汎用性が高くさまざまな業界・業種・用途に利用することが可能
• 外部連携性に優れており、社内で利用している既存のツールとの連携が可能

頻繁にナレッジの更新を行う必要のある企業やナレッジの育成を重視したい方には、非常におすすめの社内wikiツールです。

実際に社内wikiを活用する事例を紹介！

社内wikiの活用を検討しているのであれば、実際の事例から活用のポイントや導入により得られる効果を学ぶのがおすすめです。

ここでは、実際に社内wikiを活用した企業の事例をご紹介します。

株式会社OKANの活用事例

株式会社OKANは、個人向け宅食サービスや組織課題解決サービスなど、革新的なアイデアをカタチにしているスタートアップ企業。同社では、自律的なチームを機能させるために、社内wikiタイプの情報共有ツールを活用することで、以下のように社内に存在するさまざまな情報を有効活用しています。

• ミーティングの議事録を全社的に共有することで事業への理解を向上
• 全社員がプロフィールを公開することで、相互理解やコミュニケーションを促進
• 企業の成長のため、業務上のナレッジやノウハウをマニュアル化して全社的に共有
• 社員の日報だけでなく経営者も週報を共有することで、社内の一体感や連帯感を強化

一般的に見られる業務上のナレッジやノウハウに留まらず、さまざまな情報を共有することで組織の活性化や企業の成長に役立てています。

• 出典：おかんの給湯室「活用例！株式会社OKANの社内wiki」

株式会社エブリーの活用事例

株式会社エブリーは、マーケティング・リテールソリューションの提供やコンシューマ事業を手掛ける企業。同社では、社内での情報格差をゼロにすることをテーマに掲げており、ナレッジやノウハウの共有を徹底しているのが特徴。

従来はSlackとGoogleドライブでの情報共有を実践していましたが、過去の情報が流れることや情報の検索性が低いということが課題に。課題を解決してより適切で効率的な情報共有を実現するために、社内wikiタイプの情報共有ツール「Confluence」を採用しました。

日常的なコミュニケーションはSlackで共有を行い、Slackで流れてしまう情報は社内wikiへとストックすることで、再利用の必要がある情報も有効活用することが可能に。全従業員が手軽に投稿や閲覧を行えるというツールの特性を活かし、情報共有を活性化して同社のテーマ通りの理想的な情報共有の体制を実現しています。

• 出典：every.thing「情報共有を徹底し、社内の情報格差をゼロに。エブリーの社内wikiの中身をちら見せ」

社内wikiと組み合わせて効果的なツール「チャットボット」

チャットボットとは、会話を通じてユーザーの問い合わせに自動で対応することができるツールのことです。ビジネスシーンにおいては、主に社内外の問い合わせ対応の自動化や、情報共有のサポートといった場面で活用が進められているツールとなります。

社内wikiは単体でも社内での情報共有やコミュニケーションの効率化や活性化を実現することができますが、チャットボットを併用することで、以下のように更にパフォーマンスを高めることができます。

• 会話を通じて必要な情報に辿り着けるため、検索の利便性や効率性が向上
• スムーズに情報を取得することで、業務効率化や生産性向上を実現
• ITリテラシーに左右されずナレッジの検索や活用ができる
• チャットボット上で問い合わせ対応を併用できるため、担当部署の負担を軽減

生産性向上や業務効率化を目的として社内wikiを導入するのであれば、チャットボットを併用することで目的を達成しやすくなるためおすすめです。

社内問い合わせ対応を効率化できる「チャットディーラーAI」がおすすめ

社内wikiに設置するチャットボットをお探しの方は、社内向けAI搭載型チャットボットツール「チャットディーラーAI」がおすすめです。

製品の主な特徴と社内wikiとの併用がおすすめである理由について、以下に解説します。

• 会話を通じて社内wiki上のナレッジをスムーズに探すことができる
• 操作性・利便性に優れており、誰でも簡単に利用することが可能
• 社内wikiの窓口としても社内問い合わせ対応の自動化としても活用することが可能
• 社内問い合わせ対応を代替させることで、担当部署の負担を軽減
• テンプレートと学習済みAIによりスムーズに導入をスタートできる
• 機能性・カスタマイズ性に優れており、自社に最適な運用体制を構築することが可能

チャットディーラーAIは、他のAIチャットボットよりもリーズナブルで機能や性能にも優れているおすすめの製品。導入から目標達成まできめ細かなサポートも無償で付随しているため、初めてチャットボットを導入する方も安心して利用することができます。

社内wikiのパフォーマンス向上や社内問い合わせ対応の効率化を実現したい方は、ぜひチャットディーラーAIの無料トライアルをお試し下さい。

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まとめ

社内wikiは、Wikipediaのような使用感で誰でも簡単にナレッジの投稿や活用を行うことができる優れたツールです。社内でのナレッジ共有を活性化して、業務効率化や生産性向上を実現したい場合には非常におすすめです。

社内wikiを導入する際には、ツールの機能や特性について比較検討を行い、自社の目的や用途を達成するのに適したツールを選ぶのが重要なポイント。チャットボットとの併用を検討しているのであれば、連携可能な製品についても併せて確認しておくことが重要です。

これから社内wikiを導入して活用していきたい方は、ぜひ当記事も参考にして、自社に最適な情報共有の体制を構築してみて下さい。