ドキュメント管理ツールとは？利便性や活用法を徹底紹介

ドキュメント管理ツールとは？

ドキュメント管理ツールとは、企業が活用する各種ドキュメント（文書）を電子化して一元管理できるツールのことです。ドキュメントの作成・管理・保管・共有・活用・廃棄といった一連のサイクルをツール一つで行うことが可能となるため、ドキュメントの取り扱いの効率性・利便性を大幅に向上させることができます。

ドキュメント管理ツールを導入することで、ドキュメントを積極的に取り扱うバックオフィス部門をはじめ、企業全体の業務効率・生産性を向上できることから、現在多くの企業が導入・活用を進めています。

ドキュメント管理ツールが解決する課題

ドキュメント管理ツールは、企業が活用するドキュメントを電子化して一元管理することで、ドキュメントに関するさまざまな課題を解決することが可能です。

ここでは、ドキュメント管理ツールが解決できる主な課題について解説します。導入・活用を検討している方は、ドキュメント管理ツールがどのような課題解決に役立つのかを把握しておきましょう。

文書を探す手間を減らせる

ドキュメント管理ツールでは、膨大な文書を電子化して一元管理することで、必要な文書をいつでも速やかに取り出すことが可能です。検索機能も充実しているため、紙の文書のように探す手間がかかったり文書が埋もれてしまったりすることもなく、スムーズに必要な文書を見つけ出すことができます。

文書・書類を多く扱う部門・部署の文書管理・文書検索の課題解決に寄与することができます。

文書の紛失や漏洩リスクを減らせる

紙の文書管理を行っている場合は、各所に散在したり複製が容易であったりすることから、文書の紛失・情報漏洩等のリスクが常につきまといます。

一方でドキュメント管理ツールでは、文書を一元管理するだけでなく、アクセス権限・編集権限の付与や履歴を記録することも可能であるため、文書管理のセキュリティを大幅に強化することが可能。文書の取り扱いを厳格化することで、個人情報・機密情報等を記載された文書に関しても、情報漏洩・情報漏洩のリスクを回避して安全に管理することができます。

ペーパーレス化によりコストを削減できる

紙の文書を管理・活用する場合には、紙代・印刷代・保管場所・保管用の備品に要するコストに加えて管理に要する人的コストまで、さまざまなコストが必要となります。

ドキュメント管理システムを導入すれば、ペーパーレス化によりこれらのコストは全て不要となるため、文書管理・活用に要するコストを大幅に削減することが可能です。

ペーパーレス化を完全に実現すれば、それまで紙の文書に発生していたコストは永続的に不要となるため、コストメリットは非常に大きなものとなります。

文書の共有が手軽にできる

紙の文書を社内で共有するには、文書のコピー・配布を行わなければならないため、多くの手間・時間・コストが必要となります。文書を共有する対象となる人数が多ければ、それだけ煩雑さも増します。

ドキュメント管理ツールは文書を電子化することができるため、対象となる文章の検索・複製・共有・配布も短時間で手軽に行うことが可能です。不要な手間や時間を削減してスムーズに情報共有を行うことができるため、ビジネスのスピード・パフォーマンスの向上にも繋がります。

ドキュメント管理ツールのおもな機能

ドキュメント管理ツールの導入を検討している方は、どのような機能が搭載されているのかが気になるのではないでしょうか。ここでは、同ツールの主な機能とその特徴について解説します。

• 文書登録機能

  文書を作成してツールに登録する機能。

• 検索機能

  全文検索・タグ検索・あいまい検索等さまざまな検索手法で必要な文書を探し出す機能。

• バージョン管理機能

  文書の変更・更新に合わせて旧版・新版といったバージョンを管理する機能。

• セキュリティ機能

  データ暗号化・アクセス制限・閲覧履歴の記録など、安全に文書を取り扱うための機能。

• ライフサイクル管理

  文書の作成・保管・管理・活用・共有・廃棄という一連のライフサイクルをシステム上で適切に管理する機能。

• ワークフロー機能

  申請・承認等のワークフローが必要な文書に対して、システム上そのプロセスを支援・管理する機能。

• 保管期限・更新日の管理機能

  期限・更新が必要となる文書に対して、その日付を自動で通知する機能。

ドキュメント管理ツールの利用タイプ

ドキュメント管理ツールは、管理の対象・管理の目的によって、大きく分けて3つのタイプに分けられます。

ここでは、ドキュメント管理ツールの利用タイプについて解説します。導入・活用を検討している方は、どのようなタイプがあるのかを確認しておきましょう。

契約書の保管や作成

契約書の作成・保管・更新に特化したタイプのドキュメント管理ツールです。ビジネスにおける重要な約束事が記載された契約書は、紛失・漏洩はもちろん更新期限の見落とし等でも多大なリスクを招く可能性があるため、最も厳格な管理が求められる文書。

こちらのタイプのツールでは、テンプレート等を活用した契約書支援機能・プロセス管理機能・承認機能・セキュリティ機能・更新期限の通知機能など、契約関連の業務を確実かつスムーズに遂行するための機能が搭載されています。

社内文書の保管や作成

社内で活用する文書の作成・管理・共有に特化したタイプのドキュメント管理ツールです。業務マニュアル・社内資料・ナレッジ・報告書・稟議書・仕様書・設計書などの多種多様なテンプレートと作成支援機能を搭載しており、社内での文書作成・管理を効率化することが可能。文書分類機能・検索機能・チャット機能といった各文書の活用を支援する機能も搭載されているため、文書活用もスムーズに行うことができます。

社内外での文書共有

社内だけでなく社外とも文章を共有したい場合に活用されるタイプのドキュメント管理ツールです。基本的にクラウドファイルサーバーで提供されるツールとなっており、オンライン上にて社内外のメンバー同士でさまざまなファイル・情報の共有を行うことが可能。他のクラウドサービスとの連携性にも優れており、文書共有だけでなくさまざまな業務の効率化を図ることが可能です。

社外の企業・メンバーとの共同プロジェクトを実施する場合や特定の業務を協業する場合等に活用できます。

社内のナレッジ共有は文書管理ツールでは不十分？

ドキュメント管理ツールは、名称の通りドキュメントの管理・共有をサポートするためのツールであるため、近年重要視されているナレッジマネジメントにも活用できると考える方は多いでしょう。

確かに、ナレッジ共有・活用も電子化されたドキュメントを用いるケースが一般的であり、ナレッジマネジメントのための機能が実装されたドキュメント管理ツールもリリースされています。

しかし、ナレッジマネジメントに特化したツールではないため、ナレッジの作成・蓄積に手間がかかったり、FAQ化されていないため検索・参照に不便だったりと、社内でナレッジ共有・活用を定着させるには不向きであるケースも多くあります。

副次的にナレッジマネジメントを行うのであればドキュメント管理ツールでもその役目を果たすことは可能ですが、ナレッジマネジメント自体を目的とするのであれば、別の専用ツールを活用するのがベターでしょう。

ナレッジ共有には「チャットボット」の活用がおすすめ

社内でナレッジ共有・活用を活性化したいのであれば、チャットボットを活用することがおすすめです。チャットボットとは、会話形式で知りたい情報に手軽にアクセスできる自動対応ツールのことで、以下のような観点からナレッジマネジメントに非常に適しています。

• 対話を通じて必要なナレッジに素早く手軽に辿り着くことができる
• 誰でも簡単に利用できるため、社内でのナレッジ共有・活用を浸透させやすい
• 自己解決率が高まることにより、業務効率・生産性が向上
• 問い合わせ対応や人材育成のリソースを低減して人的コストを削減できる
• 時間・日付に関わらずいつでも利用できる

ナレッジの共有・活用には、共有用のナレッジを蓄積・整備することも重要ですが、利用者が参照・活用しやすいことも同じく重要となります。チャットボットであれば、両方の課題を解決することができるため、ナレッジマネジメントを推進したいのであればおすすめです。

ドキュメント管理ツールとチャットボットのおすすめ使い分け

ナレッジマネジメントといっても、自社がどのようなシーンでどのようにナレッジを共有・活用したいかによって、適しているツールも異なってきます。

ここでは、ドキュメント管理ツールとチャットボットの両ツールをどのように活用すれば良いのか、おすすめの使い分け方法についてご紹介します。

文書の保管や共有がしたい

頻繁に情報を参照する必要がなく、作成したナレッジをドキュメントとして保管・管理することを目的としている場合は、ドキュメント管理ツールが適しています。

ストックしたドキュメントに関しても、検索機能を活用することで容易に閲覧・参照することも可能です。

ナレッジの蓄積に使いたい

ナレッジの蓄積を重視したいのであれば、一般的なドキュメント管理ツールよりもQ&A形式のフォーマットでナレッジを作成・蓄積できるFAQシステムがおすすめです。FAQを一覧でまとめて表示することが可能であり、情報の整理・分類にも適しています。

チャットボットを併用することで、FAQ活用の効率性・利便性も向上させることが可能です。

業務に必要な情報をすぐに見つけたい

業務上のノウハウやトラブルシューティングといった、頻繁に参照したいナレッジや素早く参照したいナレッジを扱う場合は、利便性・情報の抽出性・即時性に優れたチャットボットが断然おすすめです。

ドキュメント管理ツールよりも手軽にスピーディーにナレッジを参照できるため、業務を中断することもなく効率化を図ることができます。

おすすめのチャットボットサービス「チャットディーラーAI」

チャットボットを活用してナレッジマネジメントを推進したのであれば、弊社が提供する社内用AIチャットボット「チャットディーラーAI」がおすすめです。さまざまなシステム・ツールに連携が可能であるため、チャットボット単体でもドキュメント管理ツールや社内FAQとの併用でも、スムーズなナレッジマネジメントを実現することができます。

チャットディーラーAIがナレッジマネジメントの推進におすすめである理由は以下の通りです。

• ナレッジを蓄積・一元管理することでスムーズに共有・活用できる
• 質問を行うだけで必要なナレッジをすぐに探せる
• 誰にでも扱いやすいため自己解決率・利用率・満足度を向上させやすい
• 外部のシステムや社内FAQへの誘導もスムーズ
• ナレッジ作成に役立つエディタ・インポート機能・カスタマイズ機能等も充実

チャットディーラーAIは、豊富なテンプレート・学習済みの賢いAIにより、一般的なAIチャットボットの約半分の期間・労力で導入が可能。短期間でスムーズにナレッジマネジメントを開始することができます。

月額利用料もリーズナブルで専任担当者による手厚いサポートも提供しているため、これからチャットボットによるナレッジマネジメントに取り組みたい方には非常におすすめ。この機会にぜひご検討下さい。

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まとめ

ドキュメント管理ツールの概要や活用方法についてご紹介してきました。社内で活用するドキュメント（文書）は数が膨大で管理も難しいため、紙の文書のまま業務を行っていては企業全体の業務効率・生産性を向上させることも困難です。ドキュメント管理ツールを導入すれば、各種文書を電子化することで管理も活用も大幅に効率化。ペーパーレスの実現により不要なスペースやコストも削減することができます。

ドキュメントは企業活動に必須のものであるため、企業の成長・発展を目指すのであれば、DXの一環としてドキュメント管理ツールの導入を検討してみてはいかがでしょうか。