【簡単】Googleサイトで社内ポータルサイトを作成する方法とは?

コロナ禍の影響もあり、働き方改革が加速化しています。リモートワーク促進の流れを受け、どこからでも会社の情報にアクセスできる社内ポータルサイトの立ち上げを検討している企業も多いのではないでしょうか。

今回は、社内ポータルサイトの作成におすすめの「Googleサイト」をご紹介します。Googleサイトで社内ポータルサイトを作るメリットや方法、スムーズに運用するポイント、一緒に使うと便利なチャットツールまで解説しますので、ご参考にしていただけると幸いです。

この記事の目次

    「Googleサイト」とは?

    Googleサイトは、Googleが提供するホームページ作成ツールです。テンプレートが豊富に用意されているので、プログラミングなどの専門知識がなくても、クリックとドラッグ&ドロップだけで誰でも簡単に見栄えのいいホームページを作成できます。

    Google Workspaceと連携し、コンテンツなどを自由に配置できることから、高機能なホームページに仕上げられることもポイントです。さらに共有設定でアクセスを制御できるので、特定のユーザーのみを対象としたサイトを作成したいときにも向いています。

    「社内ポータルサイト」とは?

    前章ではGoogleサイトについて説明しました。本記事では、Googleサイトで社内ポータルサイトを作成する方法をご紹介するわけですが、作成方法などの説明に入る前に、そもそも社内ポータルサイトとはどのようなものなのかを確認しておきましょう。

    社内ポータルサイトとは、社内のさまざまな情報を一元化し、簡単に検索できるようにする、社内でのみ利用するサイトを指します。社内ポータルサイトの「ポータル」が、「門」や「入り口」を意味するように、自社が保有する情報にアクセスする入り口として機能します。

    かつては社内ポータルサイトは社内のイントラネット上のみで閲覧・利用できるものでしたが、最近は利便性を高めるために、インターネット上にサイトを構築するのが一般的になりました。

    働き方改革、リモートワークの促進などを受け、時間や場所を問わずに社内の情報にアクセスできる社内ポータルサイトの必要性が、近年急速に高まってきています。

    Googleサイトで社内ポータルサイトを作成するメリット

    ここからは、Googleサイトで社内ポータルサイトを作成するメリットをご紹介します。

    コストが発生しない

    Googleサイトは、Googleアカウントを持っていれば無料で社内ポータルサイトを作成できるのがメリットです。

    通常Webサイトを作成するときには、独自ドメインを取得する、サーバーをレンタルするといった基本的な初期費用が月に数千円発生します。業者にサイト作成を依頼すれば、制作費だけで数十万円、月々の維持管理費に数万円かかることも少なくありません。

    一方Googleサイトは無料で利用できるうえ、ドメインやサーバーも必要ないため初期コストがかかりません。テンプレートを活用すれば、専門知識がなくても直感的に高品質な社内ポータルサイトを簡単に作成できます。

    初めて社内ポータルサイトを持つときに、スモールスタートしたい企業におすすめです。

    スマホから閲覧しやすい

    Googleサイトで作るホームページは、「レスポンシブ対応」されているのが特徴です。

    レスポンシブとは、閲覧者の環境にあわせてサイトを表示することをいいます。パソコンならモニターのサイズにあわせた大画面で、タブレットやスマホならそれぞれのディスプレイサイズにあわせ、適切なサイズで表示してくれます。

    営業で外出する、リモートワークで自宅で作業するなど、社員が働く環境は多様化しています。スマホからも閲覧できるようにしておけば、高度な作業はできなくても、メールへの返信をする、必要な情報を確認できるので利便性が高まります。

    Googleサービスと連携できる

    GoogleサイトはGoogleが提供しているサービスなので、GmailやGoogleカレンダー、Googleドキュメント、Googleスプレッドシートなどとの連携をスムーズにおこなえます。

    たとえばチームメンバー全員のスケジュールを同じカレンダーで管理したり、スプレッドシートを共有したりするのも社内ポータルサイトだけで完結できます。企業が必要なサービスはほぼ揃っているといえ、それぞれにソフトやアプリを用意して使い分ける必要がないことがメリットです。

    閲覧制限をかけることができる

    Googleサイトでは、インターネット上に広く公開する「一般公開」以外にも、特定の相手にだけ限定公開する機能も備わっています。ただし相手はGmailアドレスを持った相手だけに限定されます。

    一方Googleのビジネス向けのG SuiteやGoogle Workspaceを利用すれば、柔軟な閲覧制限が可能です。たとえば公開設定オプションで、「リンクを知っている全員」に設定すれば、サイトアドレスを通知した相手ならGmailアドレスの有無に関係なくサイトを閲覧できるようになります。

    ほかにも部署ごと、グループごとに閲覧制限をかけられるので、柔軟な閲覧制限設定をしたい場合には、ビジネスプランの利用を検討するといいでしょう。

    同時に編集できる

    Googleサイトは、複数人が同時に編集できることもメリットです。管理者から編集者の権限を付与された人は、GoogleドキュメントやGoogleスプレッドシートのように同時に編集を進めることが可能です。一人の作業が終わるのを待つ必要がなくなるので、ポータルサイトを管理・運用していく際の作業効率が上がります。

    Googleサイトで社内ポータルサイトを作成する方法

    続けて、Googleサイトで社内ポータルサイトを作成する方法を、順番に解説していきます。

    Googleサイトにアクセス

    Googleサイトの利用には、Googleアカウントが必要です。所有していない場合は、アカウント作成から始めてください。

    Googleアカウントのある方は、Googleサイトにアクセスし、Googleアカウントでログインします。

    テンプレートの選択

    ページ上部に表示されているテンプレートから、使用するテンプレートを選びます。パーソナル、仕事、小規模ビジネス、教育と、カテゴライズされたなかから目的にあったものを選びます。

    テーマとレイアウトを選ぶ

    右のメニューの「テーマ」タブから、社内ポータルサイトのテーマを決めます。色やフォントを変更できるので、好みのデザインに設定しましょう。

    続けて「挿入」タブ内の「レイアウト」の項目の中から、ページの目的にあったレイアウトを選びます。

    必要情報の入力

    テーマとレイアウトを選んだら、それぞれの入力箇所に必要な情報を入力していきます。

    テンプレートには基本的に、すべてのページに以下のような情報を入力できるようになっています。

    • 企業名
    • 企業ロゴ
    • ページタイトル

    まずは社内ポータルサイトにアクセスして最初に表示される「トップページ」から制作し、順番に必要なページを追加していくといいでしょう。

    セクションの中身を挿入していく

    メインコンテンツの部分には、右側の「導入」タブから選択することで、必要なセクションを追加できます。おもな追加出来る要素をご紹介します。

    テキストボックス

    テキストを自由に入力できるセクションを追加できます。

    画像

    画像のセクションを追加できます。画像はローカルデータをアップロードする以外に、Googleドライブにアップロード済みの画像から選ぶこともできます。

    埋め込む

    URLを入力することでYouTubeの動画など任意のコンテンツを埋め込むことができます。また、埋め込み用のコードを入力することも可能です。

    ドライブ

    Googleドライブ上にある文書やスライドなど各種データを埋め込むことができます。

    このほか、「挿入」タブの下方には、目次や分割線、ボタン、地図などさまざまな要素を挿入するための選択肢があります。

    フッターの設定

    ページの下部までスクロールし、最下部の要素にマウスを乗せると、「フッターを編集」というボタンが表示されます。全ページの下部に設置しておきたい要素を、ここで編集することが可能です。

    サイト全体の要素を一覧にまとめた「サイトマップ」を設置するなど、利便性が高められるような工夫をするとよいでしょう。

    下層ページを作成する

    トップページを作成したら、必要な下層ページを作っていきましょう。右のメニューから「ページ」を選び、画面下に表示される「+」ボタンをクリックすると「新しいページ」と表示されます。ページの名前を入力し、完了をクリックすると作成したページが表示されます。

    あとはトップページと同様に、内容を決めて制作を続けます。

    公開

    右上に表示されている青い「公開」ボタンをクリックし、「ウェブアドレス」内に「toppage」など、アドレスとして表示したいテキストを入力します。

    サイトの公開範囲を管理したい場合は、「サイトを閲覧できるユーザー」で「管理」を選択して設定しましょう。

    設定が終了したら、ポップアップの右下に表示されている青い「公開」ボタンをクリックすると、インターネット上にサイトが公開されます。

    社内ポータルの運用ポイント

    ここからは、社内ポータルサイトをスムーズに運用するためのポイントを3つご紹介します。

    使いやすいUIを追求する

    社内ポータルサイトでは、社員が使いやすいUI(User Interface)を追求することが大切です。UIとは、ユーザーがポータルサイトにアクセスしたときに、画面に表示される構成要素すべてを指します。UIではメニューが使いやすいか、フォントの大きさは適切か、ボタンの色はハッキリと分かりやすいかなど、デザイン性の高さよりも使いやすさを意識しましょう。

    どれだけおしゃれで高機能なポータルサイトを作っても、社員が使いにくいと感じれば使ってもらえることはありません。たとえば小さなフォントはおしゃれに見えますが、実際に業務で利用するには不便です。社内ポータルサイトは対外的なものではなく、あくまで社員が利用するものなので、デザイン性よりも利便性を高めることを追求しましょう。

    常に最新の情報に更新する

    社内ポータルサイトは、常に最新の情報に更新し続けることが必須です。社内ポータルで情報を検索したのに、1年以上も更新されていなければ、その情報が最新のものか分かりません。最新の情報だと信じてそれをもとに業務を進めてしまうと、場合によっては大きなトラブルに発展することもあるでしょう。

    その結果、「社内ポータルサイトでは最新情報が得られない」と社員に思われてしまい、使用されなくなる可能性があるため注意が必要です。

    チャットボットの設置も効果的

    社内ポータルサイトには、チャットボットを設置するのも効果的です。

    社内ポータルサイトの情報量が増えてくると、社員は情報を探し出すのが難しくなります。サイトによってはトップページから階層がどんどん深くなる形でページが追加され続け、必要な情報にたどり着くのに3ページも4ページもリンクを踏むはめにもなりかねません。またそもそもページが増えると、メニュー自体も複雑になりリンクすら辿れなくなることもあるでしょう。

    そんなときに役立つのがチャットボットです。チャットボットは「チャット」と「ロボット」を組み合わせた造語で、「自動回答システム」を指します。ECサイトなどで画面の隅に、「ご質問はありますか」と小さなチャットウィンドウが開いているのを見たことがないでしょうか。

    チャットボットを設置しておけば、社員は使い慣れたチャット形式で簡単に情報にたどり着けます。必要な情報を手間をかけずに入手できると社員に認知されると、社内ポータルサイトの利用率向上も期待できます。

    Googleサイトにも設置可能!「チャットディーラーAI」

    チャットディーラーAI

    Googleサイトで作成した社内ポータルサイトにチャットボットを設置するなら、社内利用専用に開発された「チャットディーラーAI」がおすすめです。

    チャットボットには、ユーザーがチャットボットに表示された選択肢を選ぶことで、あらかじめ設定されたシナリオに沿って回答にたどり着く「シナリオ型」と、ユーザーが自由入力したテキストから質問内容をAIが分析し、最適な回答を表示する「AI型」があります。

    チャットディーラーAIは「AI型」のチャットボットで、以下のような特徴があります。

    • 400種類以上用意された社内用テンプレートの質問に回答するだけなので質問の洗い出しにかける時間を節約できる
    • 学習済みAIのため、AIに学習データを蓄積させる時間が不要
    • 一つの契約で情シスや労務、経理など、複数の部署を横断して管理・運用できる
    • 画像やマニュアルなどのファイル添付も可能

    導入に際しては、専属のコンサルサポートがついて運用が軌道に乗るまで徹底的に支援してくれるので安心です。社内ポータルサイトの制作時には、検索性を高めるために、チャットボットの導入もぜひ検討してみてくださいね。

    チャットディーラーAIの詳細はこちら

    まとめ

    コロナ禍の影響で働き方改革が進み、リモートワークが当たり前になった今、社内・社外を問わずに必要な情報にアクセスできる社内ポータルサイトの必要性は高まるばかりです。

    社内ポータルサイトは、Googleサイトを活用することで、コストをかけずに作成できます。あわせてチャットボットを設置すれば検索性が高まって、社員の積極的な活用が期待できるようになるでしょう。

    チャットボットを導入するなら、チャットディーラーAIがおすすめです。「導入方法を知りたい」「導入事例が気になる」などございましたら、お気軽にお問い合わせください。

    • 執筆者:ボットマガジン編集部
    • この記事を書いた人

      ボットマガジン編集部

      ボットマガジン編集部です!チャットボットについて、タイムリーでお役立ちな情報をお届けします。

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