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チャットボットで働き方改革?大学職員の時短ワザ

チャットボットで働き方改革?大学職員の時短ワザ

2020/3/10

大学生のキャンパスライフを陰で支える大学職員。そのお仕事は受験生の入試や入学手続きに履修登録のサポート、卒業の手続きなどなど…数え上げたらキリがないですよね。
そんな中でも少子化による生徒の減少を見込み、大学も多くの企業と同じく経費の削減が叫ばれていることと思います。
そのように厳しい時世だからこそ、おススメしたい対策方法をお届けします!

大学で「チャットボット」が利用され始めている?

入試から卒業までさまざまな事務手続きが必要な大学職員。
繁忙期になると限られた人員で業務をこなすことはなかなか難しいですよね…
そこで業務の負担軽減策として、受験生や在学生向けにサイト上で利用できる「チャットボット」が注目を集め始めています。

【チャットボットとは?】

そもそもチャットボットとは、よくある質問とその回答や、さまざまなシナリオをあらかじめ取り込んでおき、チャット形式で瞬時に自動回答させるシステムのことです。
問い合わせに対して自動で24時間対応できるため、人件費削減などに期待されています。

さて、具体的にはどのような利用方法があるのでしょうか?
詳しく見ていきましょう♪

大学でのチャットボットの利用例

入試情報ページへの導入

入学への道を左右する大学の入試情報はきめ細かい情報を求められるため、いかに見やすいページであるかが肝心です。
あくまで入学志望者へのサービスの一環として甘く見ていると、求めている情報が手に入らなかった受験生に「この大学を受験するのはなんだか不安だな…」なんて思われてしまう可能性もあります。

そのような事態を避ける対策として、サイトにチャットボットを設置する大学が増え始めています。
サイト閲覧時に募集要項や試験日、会場へのアクセスなど、入試に関する疑問をチャットボットで自動回答することで、受験生の大学へのイメージをアップさせるだけでなく、大学職員の事務対応稼働を削減することができます。

在学生向けのホームページへの導入

近年は在学生向けのコンテンツ上にもチャットボットが導入され始めています。
例としては大学のホームページなどです。
大学のホームページに載せている、課外活動や施設の利用状況などについても、学生課の職員に直接問い合わせが来ることが多いものです。
そんなときはホームページにチャットボットを設置して、その場で解決させることで、窓口での対応や電話やメールでの対応を減らすことができます。

チャットボットを利用するとこんな効果が

以上のように、入試情報サイトや在学生向けのコンテンツでの問い合わせ対応をチャットボットに自動で応答させることによって、忙しい職員の手間を省き、人件費の削減にもつながります。
また、「わからないことがあるけど、わざわざ窓口で聞くのも面倒…」などと感じたときにチャットボットで気軽に問い合わせてすぐに解決できれば、「うちの大学のサイトは便利だな!」と自ずと大学自体の印象も良くなることでしょう。

設置する際にはこんなところに要注意

チャットボットの設置において注意点を挙げるならば、パソコンだけでなくスマホでも表示をさせることが重要です。
近年の若者はパソコン離れが進み、ネットの閲覧やさまざまな手続きをスマホで全て完結させることが一般的です。
せっかくチャットボットを設置してもスマホ表示ができないとなると、その効果も大幅減となってしまうのでご注意ください。
逆に言えば、「LINE」などの利用でチャットに対する敷居が低くなっている若者にとって、チャットボットはうってつけのシステムです!

chat_homepage

職員は人件費削減、学生はサイト利用の効率化でWin-Winに♪

大学にとって、入学前には良い印象を、入学後は愛校心を持ってもらうことがとても重要です。
チャットボットを利用すれば、職員の手間と人件費の削減が可能です。
また、受験生にはスムーズに受験をしてもらい、大学生活でも在学生向けのサイトを便利に利用でき、卒業するときには良い学生生活だったと思ってもらえるような手助けができるかもしれません。
株式会社ラクスが提供する「チャットディーラー」は、導入が簡単でサポート体制も手厚いチャットボットです。
ご興味のある方はお気軽にお問い合わせください♪

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  • チャットディーラー編集部 M・H
  • この記事を書いた人

    チャットディーラー編集部 M・H

法人向けクラウドサービスの製品プロモーション・営業支援アシスタント。東京都出身(23区外)
趣味:音楽・映画鑑賞。好きなもの:動物全般

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