【カスタマー担当必見！】メールや電話の問い合わせを減らしたいならチャットボット！

チャットボットでどうやって問い合わせ件数が減るのか

誤解することがないようにお伝えしますと、チャットボットを導入することで問い合わせ自体の件数が減るのではなく、“スタッフ対応の件数が減る”というのが正しい表現です。
なぜ対応件数が減るかというと、チャットボットがスタッフに代わって自動回答してくれるからです。

人の代わりに対応してくれるから効率化できる

よくある質問と回答をまとめたFAQを用意して、問い合わせ件数を減らす方法があります。
しかし、せっかく用意しても利用されなければ、 “絵に描いた餅”になってしまいます。
結局、社内外からの問い合わせメールや電話は一向に減らず、スタッフが毎回同じ質問に回答するという非効率な業務にリソースを割くことになります。

そこで活躍するのが「チャットボット」です。
チャットボットが自動で問い合わせに回答するので、スタッフが対応する必要がなくなります。
お客様は疑問や悩みを自己解決できるため、同じような質問が毎日届くこともありません。
結果、スタッフのリソースに余裕が生まれるので、売上に直接関連するコア業務に着手できるようになります。

導入効果の明確化をすることが必須！

重要なポイントは、要件定義をして導入効果を明確化することです。

課題を洗い出し、「誰が」「どんな状況で」「どんなことを知りたい」を具体的にすることがスタートラインです。
この導入効果があやふやな状況でチャットボットを導入しても、上記のようにお客様に使ってもらえない可能性があります。

問い合わせ件数を減らした事例を大公開

チャットボットの活用により問い合わせ件数を削減した事例をご紹介します。

【導入事例1】よくある質問は50％減！

業種：
ゲームサイト／コミュニティーサイトの開発・運営

課題：
同じような質問が毎日届き、その都度テンプレートメールなどで対応していた。
FAQページを用意しても問い合わせが減らなかった。

【導入事例2】問い合わせ対応件数は40％減！

業種：
オークションの相場検索サイトの運営

課題：
会員登録など定型の問い合わせが多数殺到し、対応するスタッフの負担が大きかった。
FAQページの有効的な活用方法を模索していた。

【導入事例3】繁忙期の残業時間が70時間減った！

業種：
飲食店の経営やオンラインショップの運営

課題：
次々と寄せられる質問に対応する中で、仕事の抜けや漏れが発生。
FAQページを見てもらえず同じ質問ばかりが増えてしまった。

メールや電話の対応件数を減らして生産性を向上

チャットボットで、どのようにメールや電話の問い合わせ対応を効率化できるかをご紹介してきました。

増え続ける問い合わせへの対応は、現状のマンパワーだけでは限界があります。
FAQページへ誘導し、お客様の自己解決率を高めるためにも、ツールを活用して自動化できるところはすぐにでも取り組みましょう。
メールや電話の問い合わせ対応から解放されれば、スタッフはコア業務にリソースを当てることができて、生産性を向上させることができます。

自社の課題解決に適したチャットボットをお探しなら「チャットディーラー」

チャットボットを導入する際、導入事例や機能、サポート面などを検討して、自社の課題解決を実現してくれるサービスを導入しましょう。

問い合わせ対応の負担を削減してくれる「チャットディーラー」 には、以下のような強みがあります。

導入後のサポートも充実しているので、初めてチャットボットを導入する企業も安心です。
導入企業の事例についてもっと詳細を知りたい方、自社の課題に対し、チャットボットがどう役立つのかをもっと知りたい方は、お気軽に資料をご請求ください。