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ジャマしないで!バックオフィスの効率化を妨げる“アイツ”の撃退法

ジャマしないで!バックオフィスの効率化を妨げる“アイツ”の撃退法

2019/5/8

人事や経理、法務など、日々バックオフィス業務に従事している方は、自身のデスクワークに集中できているでしょうか?
一般的に人事や労務担当はつねに忙しく「本来やりたい業務に時間を割けられていない」という方がほとんどかと思います。

本業に集中できないのは、やっかいな“アイツ”の存在のせい……。
それは、「社内問い合わせ」のことです。

本業に集中しているときや忙しくて時間がないときに限って、社内からの問い合わせ電話やメールなどがやってくるため、その都度業務を中断せざるを得ません。

今回は、忙しいときの社内問い合わせに思わずイラッとしてしまった経験がある経理や総務の方に向けた、バックオフィス業務を効率化するためのヒントについてご紹介します。

バックオフィスが抱える課題

まずはバックオフィス業務がコストセンターと呼ばれる理由、そして課題についてみていきます。

バックオフィス業務がコストセンターと呼ばれる理由

人事や採用、経理、法務など会社を運営するために必要な管理業務全般がバックオフィス業務です。営業部門のように売上に直結する仕事ではないため間接部門とも呼ばれます。

企業にとって欠かせない存在であるにもかかわらず、直接的な利益を生まないことからバックオフィスは、しばしば「コストセンター」と見られがち。「勤怠管理」や「人材採用」、「給与管理」「経費生産」「会計・経理」といった経営・情報管理に携わる部門だけにいかにコスト削減をしてパフォーマンスを向上させるか、業務を効率化させられるかが求められます。
コストセンターに対して、プロフィットセンターという考え方がありますが、2つには次のような違いがあります。

◆コストセンター

企業において利益を生まない部門のこと。
企業の業績に直接関与はしないが、企業経営においては欠かせない。
総務、人事、経理、研究開発部門といったバックオフィス業務がこれに当たる

◆プロフィットセンター

企業の中で利益を生む部門のこと。
利益を最大化することが目標であり、営業や販売部門などが代表として挙げられる

バックオフィスが抱える課題とは?

管理部門は通常業務だけでなく、日々社内からの突発的な問い合わせやトラブルの対応が求められ、常に多数のタスクを抱えています。
そのため、都度業務が中断され、常に「目の前のタスク」に追われるという状態が日常化しているという課題があります。
バックオフィス業務をアウトソーシングするサービスもありますが、コストをかけられないため、内製で対応せざるをえない企業も少なくありません。

バックオフィス業務を改善する対策として、問い合わせ件数を減らすためにFAQページを作成するケースがあります。
しかし、せっかく用意したFAQページが社員に利用されず、結局は同じ内容の問い合わせが日々大量に寄せられてしまい、対応業務が減らないという声もよく耳にします。

根本的な解決に至らないまま、負のスパイラルに陥って「効率化なんて無理だ……」と嘆く担当者が後を絶ちません。

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バックオフィスを効率化する「チャットボット」とは?

バックオフィスの本業に集中する環境を整えるための取り組みとして、システムやツールの導入が注目されています。
うまく活用することで、それまで多くの時間とコストをかけていた業務上の課題を改善し、ガラリと効率性を高めることができるからです。

業務効率化ツールは、どの業務の効率性を高めたいのかを見極め、目標を設定したうえで導入することが不可欠です。

バックオフィスにとって大きな課題となる「社内問い合わせ」を効率化させたいときに検討すべきツールが、「チャットボット」です。
チャットボットの導入によって、社内問い合わせの対応から解放され、メイン業務に集中できるようになります。

社内問い合わせをチャットボットが代行することによる効果

チャットボットは、利用者からの問い合わせに自動で応答するプログラムです。
つまり、社員からの問い合わせに“無人”で回答できる強みを持っています。

チャットボットを活用することにより、同じような質問に都度回答する必要がなくなるため、大切な時間を奪われずに済むようになります。
結果、管理部門の担当者はメイン業務に集中する時間を確保し、バックオフィス業務の効率化を実現できます。

チャットボット導入は社員側にもメリットあり!

社内問い合わせの対応をチャットボットに代行させるメリットは、問い合わせをする社員側にもあります。

すぐに解決したい質問を送っても管理部門の担当者が忙しい場合はすぐに回答が得られず、ストレスを感じることもあるでしょう。

しかし、チャットボットを使えば24時間365日いつでも問い合わせできるため、必要なときに必要な答えをスピーディーに得ることができます。
自分だけですぐに問題を解決できるため、業務の生産性が上がり、業績アップや働き方改善にもつながるという大きなメリットがあります。

チャットボットで効率化の一歩を踏み出そう

コストセンターと見られがちなバックオフィス業務では思い通りに予算を確保することが難しいという企業も多いことでしょう。
まして、他の部門から見て何にコストをかけているか分からない場合はなおさらです。

チャットボットは他部門の社員が利用するツールであり、社内のコミュニケーションを円滑に、そしてコスト削減と効率化を実現できるメリットがあるので社内理解も得やすいはずです。
バックオフィスのやっかいごとだった「社内問い合わせ」を効率化する一歩を、チャットボットの導入から初めてみてはいかがでしょうか?

「自社で利用してみたい」「もっと機能について詳しく知りたい」とお考えでしたら、ぜひお気軽にご相談ください。
御社の課題状況をお伺いしながら最適なチャットボットの活用方法をご紹介いたします。

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