SharePointで問い合わせフォームを作成する方法とチャットボットと組み合わせるメリットとは？

SharePointとは

SharePointとは、Microsoftが提供するファイル共有・コラボレーションを実現するためのサービスのことです。類似したサービスにはOne Driveがありますが、両者では以下のような違いがあります。

• SharePoint

  企業・組織向けのサービス。ファイル共有以外の機能も充実。

• One Drive

  個人向けサービス。ファイル共有が主な目的・用途。

どちらもクラウドストレージを利用できるサービスという点では共通していますが、SharePointは企業・組織を対象としている点や、ポータルサイト作成などより多くの機能を搭載している点に違いがあります。

実際にSharePointはビジネスの現場で幅広く活用されており、非常に高いシェアを誇っています。

SharePointで実現できること

SharePointでは、以下のようにさまざまなことを実現できます。

• 社内ポータルの作成

  SharePointの代表的な機能。チームサイトと呼ばれる社内用のポータルサイトを、チーム・部署・プロジェクトごとに作成することが可能。サイト上で情報共有や共同作業をおこなうことができる。

• ファイル管理・共有

  社内ポータル上にて、クラウドストレージとしてドキュメント・画像といったさまざまなファイルの管理・共有が可能。セキュリティ対策にも優れている。

• ワークフロー

  業務フローを自動化することができるワークフローの利用が可能。業務効率化や誤操作の防止を図ることができる。

• モバイルからのアクセス

  アプリをインストールすることで、時間や場所を選ばずスマホから社内ポータルの情報へアクセスすることが可能。

SharePointならではのメリット

SharePoint以外にもコラボレーションツールは数多く存在していますが、SharePointが高いシェアを獲得しているのは、以下のような特有のメリットがあるためです。

Office365アプリケーションとの連携が可能

SharePointは、同じMicrosoftが提供するOffice365の各種アプリケーションとの親和性が高く、スムーズな連携が可能となっています。実現したいことに合わせて適宜連携をおこなうことで、より効率的な情報共有や共同作業の体制を構築することができます。

バージョン管理が可能

SharePointでは、保存しているドキュメントのバージョン管理を自動でおこなうことが可能。変更や修正が行われるたびに記録が行われるため、誤って上書きしたり削除したりしても、履歴から元の状態に復元することができます。

セキュリティが強固

SharePointは、不正アクセス対策・サイバー攻撃対策・データ漏洩対策といったさまざまなリスクに対してMicrosoftが万全のセキュリティ対策を行っているため、安心して利用できます。アクセス権を付与して内部に対するセキュリティ対策を実施することも可能です。

SharePointは問い合わせフォームを作成できる！

Office365ではMicrosoft Formsと呼ばれるアンケートフォーム作成用のアプリケーションが提供されており、こちらを利用することでSharePointに問い合わせフォームを実装することが可能です。

ここでは、SharePointに問い合わせフォームを作成するメリットと、Formsを活用して問い合わせフォームを作成する方法について解説します。

社内向けに問い合わせフォームを作るメリット

社内ポータル内に、社内問い合わせ用の問い合わせフォームを設置することにはどのようなメリットがあるのでしょうか。いくつか例を紹介します。

• 業務や会社に対する意見や要望を集める
• 現在進めているビジネスの不足している情報を集める
• 業務上の質問・疑問・問題に対してスムーズに対処をおこなう
• 誤った情報や古くなった情報についての指摘を集める
• 社員と管理者の情報交換をスムーズにおこなう

SharePointを活用する際に社内問い合わせフォームを設置することは必須ではありませんが、作成しておくことで、上記のような組織の運営においてもビジネスの推進においてもさまざまなメリットを得ることができます。

SharePointに設置する社内向け問い合わせフォームの作り方

SharePointへの社内向け問い合わせフォームの設置は、Microsoft365で提供されているFormsを活用することで簡単におこなうことが可能です。以下に、その手順について解説します。

1. Formsを立ち上げ「新しいフォーム」を選択
2. フォームのタイトルと説明文を設定
3. 「新規追加」から、質問形式・回答形式を選択
4. 問い合わせ内容・問い合わせフォーム・入力必須の有無を設定
5. 「共有」ボタンを押してURLをコピー
6. SharePointの画面の空いたスペースにWebパーツとしてFormsを埋め込む
7. ページ編集を開始して「既存のフォームを追加」を選択
8. さきほどコピーしたフォームのURLを入力欄へ貼り付け
9. 「返信の収集」を選択して「OK」を押せば埋め込みは完了
10. ページを保存して問い合わせフォームを発行

SharePointから実際に社内問い合わせフォームを使用してみて、正しく動作するかテストを行っておきましょう。

SharePoint上での社内問い合わせ対応を実現するなら「チャットボット」もおすすめ

SharePoint上で社内問い合わせ対応を実施したいのであれば、チャットボットを設置する方法もおすすめです。

チャットボットとは、ユーザーからの問い合わせに対し、チャット形式の会話を通じて自動で対応をおこなうことができるプログラムのことです。ビジネスにおいては、社外ではカスタマーサポートやWeb接客、社内ではヘルプデスクや問い合わせ対応部署等で活用されています。

Webサイト・グループウェア・社内システムなどさまざまな場所へ設置することができるため、従業員が必ず使うポータルサイトなど、多くの人の目に触れやすい設置して利用されやすくするなどの工夫もできます。

では、SharePointへチャットボットを設置するとどのようなメリットがあるのでしょうか。以下にて詳しく見ていきましょう。

SharePoint上にチャットボットを設置するメリット

SharePoint上にチャットボットを設置すれば、社内問い合わせ対応において以下のようなメリットがあります。

チャットボットに対応を代替させることができる

SharePointにチャットボットを設置しておくことで、問い合わせの多くを代替させることが可能。対応部署への問い合わせ流入件数を削減して業務負荷を軽減できます。

時間・場所に関わらずいつでも対応できる

有人の問い合わせ対応であれば営業時間内でしか対応をおこなうことができません。一方、チャットボットであれば時間を問わず問い合わせができるほか、チャットで打ち込むだけで質問できるため、外出中にスマートフォンから質問するといったことも可能です。

社員が問題や疑問を自己解決できる

SharePointにチャットボットを設置しておくことで、社員は問題や疑問を手軽かつ速やかに自己解決することができるようになります。

情報の検索性が向上する

チャットボットは対話形式で話しながら質問者を適切な回答へと導くため、社員はスムーズに必要な情報を得ることができます。これは一般的なFAQシステムの検索ボックスでの問い合わせに比べても検索性が高いと言えます。そのため、SharePoint上に蓄積したFAQ等の情報の検索窓口としても便利です。

問い合わせデータを蓄積できる

チャットボットは会話の履歴や内容を自動で蓄積するため、そのデータを分析することで、チャットボットならびに業務フローの回線に役立てることができます。

このように、SharePointにチャットボットを設置すると、問い合わせる側の社員も対応や管理をおこなう担当者もさまざまなメリットを得ることができます。

SharePointに設置するなら「チャットディーラーAI」

SharePointに設置するチャットボットをお探しの方は、社内向けAIチャットボットツール「チャットディーラーAI」がおすすめです。チャットディーラーAIは導入の手軽さやサポートの手厚さに特長があります。

＜チャットディーラーAIのおもな特長＞

• 総務・経理・人事・労務・情シスなど社内のあらゆる部署での利用が可能
• 豊富なテンプレートを活用してスムーズに質の良いFAQを整備することが可能
• 学習済AIとテンプレートを利用して短期間で導入することができる
• フォーム作成機能・有人対応への切り替え機能・問い合わせ管理機能も搭載
• 導入から運用まで充実したサポートを無償で利用することが可能

さらに、チャットディーラーAIは独自のフォーム作成機能・問い合わせ管理機能を搭載しているため、チャットボットによる自動対応だけでなく、有人対応が必要な問い合わせの管理も可能です。前述したFormsを使ったフォーム作成が必要ない上に、Formsではできない問い合わせの管理までもがひとつのツールで実現できます。

チャットディーラーAIなら、これひとつで社内問い合わせ対応におけるさまざまな役割を担うことができます。SharePointで問い合わせ管理を実現したい方には非常におすすめの製品となっていますので、ぜひご検討ください。

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まとめ

SharePointは、自社の業務状況や業務環境に合わせた社内ポータルを手軽に作成できることから、多くの企業に導入されている人気のサービスです。

社内での問い合わせ管理体制を構築したい場合は、同じMicrosoftのアプリケーションであるFormsを活用することで、SharePoint上に問い合わせフォームを設置することが可能です。

一方、SharePoint上にチャットボットを設置して、問い合わせ対応を自動化するという方法もあります。対応にかかる負荷を軽減できるなど多くのメリットがあります。中でもチャットディーラーAIなら、チャットボットによる対応の自動化や、問い合わせの収集・管理をひとつのツールで実現可能です。

当記事を参考に、自社に適したツールの導入をぜひ検討してみて下さい。