ここ数年、良く耳にするようになったキーワードとして｢生産性」があげられます。

あなたは、仕事を行う中で、この「生産性」を意識されていますか。この言葉は一見すると、分かりやすい言葉に感じるでしょう。しかし、実際にはどのような意味で、具体的にどのように実践して行けばよいのか、正しくその定義をご存知でしょうか。

この記事では生産性について詳しく解説するとともに、生産性を向上するのに役立つツールについてご紹介します。

生産性向上について

まず、「生産性」というキーワードの意味と、その「生産性」を向上すべき理由についてご紹介します。
さらに、似ているようで異なる「業務効率化」との違いも、解説していきます。

"生産性"とは？

生産性とは、企業が製品やサービスを生産するために投入した経営資源（インプット）に対し、どれだけの成果（アウトプット）を生み出せたかという割合のことを指します。

つまり、「生産性＝生み出された成果（インプット）／投入資源（アウトプット）」の計算式で表示される数値です。投入資源に対し、生み出された成果の割合が大きいほど生産性が高く、小さいほど低くなります。生産性を正確に測定するためには、単位を可視化し、明確にしておく必要があります。

また、公益財団法人日本生産性本部のページによると、生産性の定義とは「生産諸要素の有効利用の度合い」とも表現されます。製品でもサービスでも、生産活動をするときには、機械設備や土地、建物、原材料、エネルギー、さらに労働力などの投入資源（生産諸要素）を必要とします。生産性が高ければ、より少ない投入コストで生産ができ、利益を上げることが可能になるため競争力も上がるということです。

またそれは、労働者のオフの時間を増やすことにもつながるため、そういう意味でも労働者への利益の還元が期待できるということでしょう。

生産性向上と業務効率化の違い

生産性向上とは、投入した生産資源に対してどれだけの成果を出せたのかという割合を示す、定量的な数値指標「生産性＝アウトプット／インプット」を可能な限り最大化することです。

一方、業務効率化とは、有限である経営・生産資源を、効率的・効果的に投下して活用するためのアクションのことをいいます。すなわち、業務の無理・無駄・無益な作業工程をどのように削減するかを考えて、時間的・費用的なコストを減らし、生産資源の投入量（インプット）を下げる活動です。

そのため、業務効率化はインプットを最小限にして生産性を高める1つの手法と定義することができます。

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生産性向上をすべき理由

近年、生産性向上が重視されている背景には、日本の労働人口の減少や日本人の1人当たり労働時間の減少、日本の労働生産性が世界と比較して低いこと、といった理由が挙げられます。
それぞれの理由について詳しく解説します。

人手不足の影響

「将来推移人口」（国立社会保障・人口問題研究所、2019）によると、 2015年の日本の総人口は1 億2,709 万人でしたが、2065年には 8,808 万人になると推計されています。また、生産年齢人口（15～64 歳）は最盛期の1995年には8,726 万人でしたが、2015年国勢調査では 7,728万人へと減少し、2065年には 4,529 万人となるとの推計もあります。

さらに、2017年のみずほ総合研究所の発表によると、2016年の労働力人口は6,648万人でしたが、2065年には4,000万人弱と、4割程度減少する見込みとされています。また、2016年の労働力率（15歳以上の国民のうち、何らかの労働に従事している人の割合）は60%であったのに対し、2065年の労働力率は50%程度まで低下する予測です。

これからの日本は、働き手が大幅に少なくなり、人手不足の状態になる可能性が濃厚です。つまり、これまで以上に働く人たちの生産性の向上が求められるようになると考えられるのです。

働き方改革の影響

日本では、長年の社会慣習となっていた長時間労働の是正のため、2017年に働き方改革として、労働関連法の改正案が作成されました。改正では、労働基準法第36条に基づく労使協定でも超えることができない、罰則付きの時間外労働の限度を規定しています。

また、2019年4月からすべての使用者に対して「年5日の年次有給休暇の確実な取得」が義務付けられています。さらには、2020年4月から罰則付きの労働時間規制が中小企業にも適用されるため、早急な労働力不足対策が必要となります。

働き方改革が進められる状況下で企業が会社組織を正常に回していくためには、社員1人当たりの生産性を向上させて、残業時間の削減などを行う必要が急務となっているのです。

国際競争の激化

「労働生産性の国際比較（2019年）」の情報によると、日本の時間当たり労働生産性はOECD（経済協力開発機構、Organisation for Economic Co-operation and Development）加盟国の36ヶ国中20位でした。日本の1人当たりの労働生産性は、OECD加盟の36ヶ国中21位で、また日本の製造業の労働生産性はOECDに加盟する主要31ヶ国中15位という結果です。

データから見る限り、日本の労働生産性はOECD加盟国の中でも遅れを取っているといわざるを得ません。残念ながら、これは先進主要7カ国の中で最低レベルの数字です。

また、電子商取引によって国境を簡単に超えてビジネスできる時代になったことで、海外進出するために現地法人を設置する必要はなくなりました。したがって、海外企業との激しい生存競争の波の中で、日本企業が自然淘汰されずに生き残るためには、もっと強い危機感が必要です。生産性の問題の根本的な解決を先送りしたまま現状をだらだらと続けてしまうと、日本は市場を海外の企業にさらわれてしまうでしょう。

生産性向上を図る方法

日本の企業が生き残るためには、生産性の向上は必要かつ不可欠だと言えることが分かりました。ではそのためには、具体的にどのようにすれば良いのでしょうか。ここでは3つの方法をご紹介します。

課題を明確にして具体的な目標を立てる

まずやるべきことは、普段の業務の課題を発見して、改善するための具体的な目標を立案することです。何気なくやっている仕事の中に潜む、無駄・非効率を発見して削減する必要があります。そのためには、業務の全体像や流れを正確に把握することが大切でしょう。

改善のイメージが掴めたら、目標となる数値を立てて、配置する人員や資金などの投入資源の量を決定します。投入資源の必要量や必要になる時期を、できるだけ具体的に計画として立ててみましょう。

また、問題点を発見するだけではなく、どう解決していくかが重要です。作業工程の中で自動化できる箇所が分かかれば能率が上がり、クリエイティブなコア業務に集中する経営資源をさらに増やせます。これによって、生産性も向上するでしょう。

さらに、従業員のモチベーションを高い状態に保つ継続的な努力も肝要です。モチベーションが低い状態では、集中力に欠けてしまい、仕事遂行の効率や品質が悪化してしまいます。つまりモチベーションの低下は、生産性を低下させる1つの原因になるのです。

逆にモチベーションを高いレベルのままで維持・向上できれば、果たすべき仕事への集中力を高めて能率が向上します。モチベーションの上昇は、時間当たり・1人当たりの生産性向上につながるため、決して無視できない重要な要素なのです。

タレントマネジメントを実施する

能率的に組織を回していくためには、適切な人材を適所に配置する経営手腕が必要となります。そのためには、従業員個々の具体的な能力を把握することが重要となります。

人の手による業務の生産性を上げるには、個々の従業員のスキルを磨いていくことが鍵です。個々の労働者のスキルが向上することによって、時間あたり・1人当たりの生産性の向上に結びつきます。

そのため、社員が意欲をもってスキルアップを図れるような研修や制度を確立するようにしましょう。

業務を可視化する

生産性を向上させるには、まずは業務を可視化する必要があります。各従業員がどのようなプロセスを踏んで業務を行っているか分からない状態では、何から改善すれば良いか分からず、効果的な改善が行えません。

また、業務を可視化することで、属人化してしまっている業務を洗い出すことができます。属人化している業務があると、人事異動の際にスムーズに業務が引継げない、ノウハウが共有されていないために社員のスキルに偏りが生じてしまうといった状況を生んでしまいます。さらに業務を可視化する際は、業務フローを可視化することも重要ですが、それぞれの従業員がどの程度業務をかかえているのか、バラつきも把握するようにしましょう。

可視化は、まずは最小単位となる日常業務を定量化することから始めます。現場にヒアリングしながら業務を洗い出し、フローチャート化すると、複雑な業務でも分かりやすくなります。ここまで可視化できれば、無駄なく適切なリソース配分が可能となるので、生産性は大きく向上することでしょう。

業務を均一化する

事業所や作業者ごとのムラやバラつきをなくし、より効率的に業務を遂行することも力を注ぐべき点です。業務の均一化を図る際は、無駄を省くことを意識して進めると良いでしょう。工程そのものをなくす、処理する回数を減らす、やり方を変えるなど、アプローチの仕方はさまざまです。そして、小さな取組みから開始して均一化のノウハウを蓄積し、一定の効果が得られたら全体に適用してきましょう。

また、1人で複数の業務を同時並行に進めるマルチタスキングは、実際には生産性を低下させることが科学的に明らかになっています。生産性が低下するだけではなく、ミスにつながる可能性を大きくする危険もあるため、本当に生産性を向上させるためには、推奨されない方法です。業務の均一化を図る際は、自社の業務にマルチタスクが発生していないかどうかも併せてチェックしておきましょう。

マルチタスクを避ける

マルチタスクを避けることも生産性を上げるためには必要です。一見するとマルチタスクで仕事をこなすことは、生産性が上がるように感じる方も多いでしょう。しかし、生産性を向上させるうえで、実際にはマルチタスクが非効率な方法であるという研究結果があります。

スタンフォード大学の神経科学者エヤル・オフィル博士は、マルチタスクというものは存在せず、実際にはタスクの切り替えをしているだけだという見解を提唱しています。また、マルチタスクに適正のある人は2％程度で、多くの人はマルチタスクに不向きで生産性が落ちてしまうというデータもあります。

そのため、生産性を向上させるという見方をするならマルチタスクは避ける方がベターでしょう。一度に多くのことをこなすため、ヒューマンエラーが起こりやすいことも生産性を下げる要因になります。また、マルチタスクで仕事をこなすと、労働負荷が大きくなりやすいこともマイナスです。

生産性を上げることを優先的に考えるのであれば、優先順位を決めてシングルタスクで進めましょう。

無駄な業務を洗い出す

無駄な業務が多いと生産性は上がりません。まずは自分が着手している日頃の業務の中から、無駄なものを洗い出し、削減や効率化を図れる方法がないか徹底的に考察してみましょう。

毎日行う業務の中には、効率性の観点を度外視して習慣化してしまっている作業もあるはずです。しかし、毎日行っている慣習の中にこそ省ける無駄は多く、見直すことで大きな改善につながります。まずは習慣になっている仕事への取り組み方を今一度考え直すところから始めてみましょう。

ちなみに、業務における無駄なもの代表例としては、印刷やメール確認、間延びした会議などが挙げられます。印刷業務に関して、印刷そのもののスピードを上げることはなかなか難しいため、ワンクリックでPDFファイルを作成するショートカットの作成、印刷設定のフォーマットを決めておくことで作業を短縮することができます。また、Excelを使ったレポート業務や貼り付けのような作業は、ワンクリックで済むようにマクロを組んでおくのもおすすめです。

他にも、メール確認は時間を決めてまとめて確認するようにしたり、会議をする際には事前にアジェンダと制限時間を決めて間延びしないよう工夫したりするなど、対策方法はいくつかあります。

なんとなく日々の仕事をこなすのではなく、常日頃から「この工程はもっと効率的に行えるのではないか」と考えるようにして、改善の糸口を探していくことが重要なのです。

ITツールの活用

情報化が進んだ現在では、企業の生産性を向上させるために、IT技術を積極的に活用することが最も有効です。市場には、生産性向上のためのさまざまなITツールが登場しています。今回は、その一例として、問い合わせ対応の一部を自動化できる「チャットボット」をご紹介します。

チャットボットとは、人間同士が会話（チャット）するように、人間とコンピュータの対話を実現する技術です。これをWebサイトや社内ポータルなどに実装することによって、よくある問い合わせに対して、人的労働力を費やさないでも自動で回答が可能となり、有人対応が必要な問い合わせに労力を割くことができるようになります。よって、大幅な業務効率化が実現し、生産性向上が期待できるのです。

また、チャットボットは24時間365日対応できるため、顧客を待たせることなくリアルタイムに応答させることができ、顧客満足度向上の効果も期待できるでしょう。

生産性向上のために補助金・助成金を活用

生産性は工夫次第で改善できる場合もありますが、スキルアップや設備投資がなければ改善が難しい場合もあるでしょう。しかし、スキルアップも設備投資もある程度の資金が必要なため、なかなか実施できない企業は国の補助金・助成金の活用をおすすめします。

生産性の向上は、企業だけでなく国にとっても重要な課題であるため、企業の生産性向上を積極的に支援する枠組みがいくつか用意されています。支援の1つに、国からの補助金や助成金の支給があります。補助金・助成金の中で特に生産性に直結するのが「業務改善助成金」と「人材開発支援助成金」の2つです。 「業務改善助成金」は設備投資などを行って生産性が向上し、従業員の最低賃金を引き上げた際に支給される助成金です。

「人材開発支援助成金」は、労働者のキャリア形成の促進を目的とした助成金を指します。企業が従業員に対して職務に関わる専門的知識や技能獲得のための研修や訓練を計画・実施した場合や、育成に向けた制度導入を行った場合に助成金が支給されます。

これらの助成金によって、無理なく事業を拡大したり、教育コストを軽減できたりする効果が期待できます。国からの補助金や助成金をうまく活用して、生産性の向上を図りましょう。

生産性向上で注意すべきこと

生産性を向上させるうえで、注意を払うべきポイントがいくつかあります。なぜなら、ただ闇雲に業務改善の施策を行っても、場合によっては逆効果になってしまうケースもあるためです。
生産性の向上は、ここでご紹介するポイントに留意して取り組むよう気を付けてみましょう。

ワークライフバランスを考える

ワークライフバランスに配慮して従業員が働きやすい環境作りをすることは、結果的に高い生産性につながります。しかし、目先の生産性の向上を目指したり、売上の目標達成を優先したりして、社員に無理な業務を強いる企業も少なくありません。

たしかに、長時間労働で従業員を酷使すれば、一時的に生産性が向上するかもしれません。しかし、無理な仕事を与え続ければ従業員は疲弊してしまい、離職につながる可能性もあります。従業員が身体を壊してしまうようなことがあれば、生産性は急激に悪化するでしょう。

そのため、生産性の向上は長期的なスパンで捉えて、健全な仕組み作りに沿って達成することが大切です。ワークバランスを考えて適材適所で人員を配置し、業務の振り分けをうまくコントロールするよう気を付けましょう。

社内全体で取り組む

生産性の向上を目指すには、企業が一丸となって取り組む必要があります。なぜなら、社内の限られた人員だけが努力をしても、全体の生産性の向上にはつながりにくいためです。

特に、生産性を高めるために経営陣が独断でルールなどを決めてしまうのは、あまりおすすめできません。経営陣は従業員に比べ裁量が大きいため、生産性を向上させるための指針を打ち出しやすいです。しかし、現場の業務内容や実際の作業をよく把握せずに指針を打ち出しても、効果は表れにくいでしょう。

また、現場への理解不足から社員の不満を買ってしまったり、人材流出を起こしてしまったりするリスクもあります。そのため、まずは経営層と現場社員がよく話合い、生産性向上についてどこかボトルネックになっているのか、共通認識を持つことが大切です。

経営陣の視点で最善の施策を講じても、実地に沿わなければ生産性は上がりません。経営陣、従業員の双方が生産性の向上に努め、社内全体で取り組むようにしましょう。

効果検証を行う

生産性の向上のために実施した施策が成果を上げているか、定期的に検証しましょう。そのためには、生産性を数字で表して小まめに比較することが大切です。

策を講じる前と比べて、どのような違いがあるのかが示せれば、改善点も見えてくるはずです。PDCAを繰り返し行うことで効果検証の精度も着実に上がり、さらなる気付きにつながります。長期的なスパンでの目標だけでなく、逆算して考えた小さな目標も同時に立てると、振り返りやすいでしょう。

まとめ

本記事では、生産性の向上について言及しました。
労働人口の減少や働き方改革の影響から、社員一人ひとりの生産性向上は急務とされています。
競争の激しい環境の中、生き残るために、ぜひ今回ご紹介した方法を実践し生産性向上を目指してください。