メール管理はなぜ必要？メール管理のポイントと社内メールを減らす方法

社内メール管理が行き届いていないとこんな問題が

社内メール管理が行き届いていないと、さまざまな問題を招く要因となります。

ここでは、管理の不行き届きにより生じる主な問題について解説します。

対応漏れ

対応漏れとは、顧客対応・社内問い合わせ対応・業務連絡など、メールを返信する必要があるにもかかわらず対応が漏れてしまうことを言います。

メール管理が行き届いていないと、メールボックス内にさまざまなメールが混在してしまい、必要なメールが埋もれてしまったり探し出すのが難しくなってしまったりするため注意が必要です。

返信の必要がある重要なメールを見落とさないためにも、適切なメール管理を行いメールボックス内の整理をしておくことが重要となります。

二重対応

二重対応とは、同じメールに重複して対応を行ってしまうことです。対応が漏れてしまうよりはダメージは少ない傾向にありますが、返信を受けた相手に管理が杜撰な印象を与えたり、単純に無駄なメールを書く時間をロスしてしまったりといったリスクが生じます。

メール管理が適切に行われていないと、返信済みのメールと未対応のメールが混在してしまうため、こういった状況が二重対応の原因となります。

返信を済ませたメールはフォルダやアーカイブへ移動させるなど、対応ステータスが明確になるようなメール管理を行うことが重要です。

業務効率の低下

メールの管理が十分に行き届いていない場合は、対応漏れや二重対応が生じやすくなるだけでなく、メールのチェックや返信の効率も悪くなります。メールボックスが乱雑となることにより、埋もれているメールを探したり返信の有無を判断したりといったことに余計な時間と手間がかかるようになるためです。メールを主体とした業務を行っているのであれば、連絡をスムーズに行えないことにより仕事の効率も非常に悪くなってしまうでしょう。

このようにメール管理の不行き届きはミスを招くだけでなく効率性の低下も招くため、常にメール管理は適切に行っておく必要があります。

メール管理の方法・ポイント

メール管理のノウハウはある程度確立されており、さまざまな方法を駆使することで社内メール管理を最適化することが可能です。

ここでは、代表的なメール管理の方法とそのポイントについて解説します。

フォルダ分けを設定する

メール管理の最も基本となるテクニックが、フォルダ分けを行いメールの整理をするという方法です。フォルダ分けには、大きく分けて以下3種類の方法があります。

• 差出人別で分類

  取引先・顧客・上司・部署・チームなど、差出人別で分類する方法。差出人毎にまとめてメールをチェックできるため、特定の差出人とのやり取りが多い場合におすすめ。

• 対応状況で分類

  未対応・対応中・対応済・確認中・対応不要といったメール対応のステータスごとに分類する方法。メールを移動させる手間は増えますが、的確なメール対応を行うことができる。

• 案件ごとに分類

  プロジェクト別にメールを分類する方法。同一プロジェクトのメールを集約できるため、複数のプロジェクトを同時に抱えている場合や進捗状況を把握したい場合におすすめ。

• ジャンルごとに分類

  業務連絡・顧客対応・ツールの通知・メールマガジン・社内報など、ジャンルごとに分類する方法。さまざまな種類のメールを管理している場合の整理分類におすすめ。

取り扱っているメールの状況に応じてどのようなフォルダ分けを行うのかが、フォルダ設定によるメール管理のポイントです。

有害なメールはブロックする

業務にメールを使用していると、徐々に必要なメールに交じって以下のような有害なメールが交じるようになってきます。

• 広告メール
• スパムメール
• 詐欺メール
• ウイルスメール

このようなメールは文字通り有害でしかなく、特に業務用のメールアドレスの場合は件数が増えてくるとメールボックスを占有してメール処理を行う際に非常に邪魔な存在となります。

もし誤って開封してしまうと使用されているメールアドレスであると認識されて一気に有害メールが増えたり、ウイルス感染や詐欺の被害に遭ったりする可能性もあります。

そのため、上記のような有害メールはこまめにブロックを行い、メールボックスを常にクリーンな状態に保つこともメール管理においては重要です。

メールチェック時間を決めておく

業務に占めるメールチェックの頻度は高く、日本ビジネスメール協会によるとメールのチェックやメールを読む時間を合算すると、相当な時間をメールに奪われていることがわかります。

■仕事でメールを確認する頻度

• 1日10回以上：51.16％
• 1日4～9回：35.51％

■メールを読むのにかかる時間

• 66分/日（1分.19秒/通）

■メールを書くのにかかる時間

• 82分57秒/日（5分54秒/通）

＜出典＞日本ビジネスメール協会｜ビジネスメール実態調査2020

1日のうち何度もメールチェックや送受信を行っていると、都度メールに意識が向けられて業務効率や生産性が低下してしまいます。そのため、メールチェックの時間は固定化してまとめてチェックや送受信を行うことが効率的なメール管理を行うための重要なポイントとなります。

未読メールを0にする

メール管理においては、未読のメールをゼロにすることも重要な考え方となります。

全てのメールに一度目を通すことで、タスクの優先順位付け・メールの必要や不必要・メール整理の方法などを思考することができるため、その後のメール管理の方向性を見いだすことが可能となります。また、未読メールを残さないことで情報の伝達漏れやタスクの漏れを防ぐことにも繋がります。

必要のないメールは削除したり、業務への関連度の低いメールはフォルダ分けを行ったりするなどの対策を行うことはメール管理の基本です。当然、メールを読まずに的確な判断を行うことは困難です。原則として常に未読メールがゼロの状態を目指してメールの管理・運用を行っていきましょう。

アーカイブを活用する

メール管理においては、返信を行って終わりではなく、後で見直す可能性のあるメールや記録を残しておく必要のあるメールも多く含まれます。このようなメールは、アーカイブ機能を利用して保管しておくことも、効率的なメール管理を行うための重要なポイントです。

アーカイブとは、受信トレイにメールを表示させずにメールのデータを保管しておく機能のことです。同機能を活用することで、データ自体を保持しながら受信トレイの整理整頓を行うことができます。

不要なメールは削除する

メールボックスには、有害メール以外にも以下のような不要なメールが徐々に蓄積されてきます。

• 解約したサービスのインフォメーション
• 読まなくなったメールマガジン
• 雑談等の業務と関係のないメール
• 社内のイベント等の案内メール

このようなメールも、件数が増えてくると徐々にメールボックスを占有して業務効率を下げる原因となるため、メールの削除を行っておきましょう。

インフォメーションやメールマガジンは削除しても再び新しいメールが送付されてくるため、削除前にメールの受信を解除するかブロックをしておくことが重要です。

すぐに返信する

受信したメールのなかで返信を行う必要があるものは、メールチェックの過程で見つけ次第すぐに返信することも、効率的なメール管理を行ううえでの重要なポイントです。

理由としては、返信を後回しにするとメールボックスを完全に整理できず、返信が必要なメールとそうではないメールの判別が難しくなるためです。重要なメールが埋もれてしまい、返信漏れが生じてしまうリスクもあります。

そのため、返信が必要であるメールはなるべく即座に返信を行い、どうしてもその場で返信することが難しい場合には目印を付けたり、返信の期限を設けたりしておくようにしましょう。

受け取った添付ファイルはすぐに保存する

業務で活用するメールには、画像・文書・資料等のファイルを添付するケースが非常に多くあります。受け取った添付ファイルを毎回メールボックスから検索するのは手間と時間がかかるため、受け取った時点ですぐに保存しておくことが効率的な管理を行うためのポイント。

添付ファイルを保存する専用のフォルダの作成を行い、種類別に整理しておくと、必要なファイルをいつでも素早く取り出すことができるためおすすめです。

わかりやすい件名にする

メールの件名は、メールを活用した業務やメール管理の効率性に大きく影響する重要な要素です。

メールに分かりやすい件名が付与されていることで、メールの受け手はそのメールがどのようなメールであるのかを瞬時に判断することが可能となり、素早く的確に処理することが可能となるためです。

具体的には、以下の要素を網羅した件名を付与しておくことがポイントです。

• いつのメールであるのか
• どのような要件であるのか
• どのような概要であるのか

件名に関するルールを設け全員に徹底させることで、メール業務やメール管理に従事するメンバー全員がスムーズにメールを処理することができます。

テンプレートを用意しておく

先にご紹介した通り、ビジネスメールを活用している企業では、日々多くの時間をメール業務に費やしている傾向にあります。なかでも多くの時間を要するのは、チェックする時間でも読む時間でもなく、メールを書く時間です。そのため、できるだけ少ない時間と負荷でメールを書くことができるように、テンプレートを用意しておくことも重要なポイントです。

使用頻度の高い文面のテンプレートを複数用意しておくことで、メールを書く効率を大幅に向上させることができます。

メールを社内共有する

顧客対応・社内問い合わせ対応にメールを活用している場合は、メールを社内共有することも効率的なメール管理を行うためのポイントです。
共有メールアドレス・メーリングリスト等を設け、該当するメンバーでメールを共有しておくことで、問い合わせの内容を共有してチームで対応を行うことが可能となります。

対応状況を正確に把握して、二重対応や対応漏れを防ぎたい場合は、専用のメール管理システムを導入することでより効率的な管理が可能となるためおすすめです。

社内メールの数を減らす

社内でやりとりされるメールには、業務連絡や顧客対応に関するもののほか、社内問い合わせメールなど、さまざまな種類のメールが含まれています。

無意識にメールでのやりとりを多用していると、どんどんメールの種類や量が増えてしまうものです。この場合、業務プロセス・業務フロー・情報伝達方法を工夫して、できるだけ社内メールの全体量を減らす工夫を行うことが重要です。

意識的にメールの種類や数を減らすことで、メールボックスが整理され効率的なメール管理を行うことが可能となります。

メールアプリ別おすすめ管理機能

現在多くのシェアを持つメールアプリでは、デフォルトでメール管理機能が備わっており、これらの機能を上手く活用していくことが、スムーズなメール管理を実現するためのポイントです。

ここでは、おすすめのメール管理機能をアプリ別にご紹介します。

Gmailのおすすめメール管理機能

GoogleのクラウドメールサービスであるGmailは、機能性や利便性に優れていることから、ビジネス目的の利用においても高いシェアを誇っています。メール管理におすすめの機能について以下にご紹介します。

• ラベル機能

  メールにラベルを付与してカテゴリ別で分類できる機能。ラベルの名称だけでなくカラーも変更することができるため、非常に分かりやすくメールを分類できることが特徴。

• フィルタ機能

  あらかじめメールの振り分け先となるラベルを指定しておくことで、受信したメールを自動で振り分ける機能。メール管理の効率性を向上させることが可能。

• アーカイブ機能

  受信フォルダのメールを別の場所へ保管しておく機能。メール一覧を整理したい場合や、後で読み返すメールをまとめて保管しておきたい場合におすすめ。

• スター機能

  重要度の高いメールや確認頻度が高いメールに星型のマークを付与できる機能。一覧表示された際に目立たせることができるため、メールの確認漏れを防いだり効率的に整理したい場合に便利。

Outlookのおすすめメール管理機能

Outlookは、Microsoftが提供するメールソフトウェアです。高機能でOfficeツールとセットで販売されていることから、多くの企業で活用されています。Outlookでメール管理を行うのにおすすめの機能について以下にご紹介します。

• 自動振り分け機能

  あらかじめメール振り分けのルールの設定を行っておくことで、受信したメールを自動でフォルダに振り分けることが可能。メール管理の効率化や負担の軽減におすすめ。

• フラグ機能

  重要度の高いメール・確認が必須のメール等にフラグを付けることができる機能。目印として利用するだけでなく、期限を設定してタスク管理を行ったり、フィルタ機能で絞り込みを行ったりといった活用も可能。

• 古いアイテムの整理機能

  指定した期限を経過したメールを自動的にアーカイブしたり削除したりできる機能。メール管理の効率化やメールボックスの容量を開放するのに便利。

社内問い合わせメールの数を減らすにはチャットボットがおすすめ

業務プロセスやフローを見直すことで社内メールの量を減らすことができるとお伝えしましたが、社内メールの中でも数が多く対応に時間がかかるのが「社内問い合わせ」のメールです。

この社内問い合わせ目的でのメールの件数を減らしたい場合は、チャットボットの活用がおすすめです。

ここでは、チャットボットの概要とメリットについて解説します。

チャットボットとは

チャットボットとは、チャットとボットを組み合わせた造語で、ユーザーからの問い合わせに対してチャット形式の会話を自動で行い、適切な回答を提示できるツールです。

問い合わせ対応を自動化することが可能で、社内ヘルプデスク・ナレッジマネジメントなど、ビジネスにおいてさまざまなシーンで活用されているツールとなります。

近年ではDX化推進による業務効率化や生産性向上を実現したい企業や働き方改革を実現したい企業が積極的にチャットボットの導入を進めています。

チャットボットを社内利用するメリット

チャットボットを社内で利用すれば、以下のようなメリットを得ることができます。

• 社内問い合わせ対応を自動化できるため、対応部署の負荷軽減ができる
• 問題や疑問を抱える社員の自己解決を促進できる
• 24時間365日問い合わせ対応が可能
• 社内でのナレッジ・ノウハウ活用の促進につながる
• コア業務へ注力する時間やリソースの増加

このように、社内問い合わせ用にチャットボットを利用すれば、さまざまなメリットを得ることができます。メールで社内問い合わせ対応を行っている場合は、対応が必要なメールの件数を大幅に削減することが可能となるため、メール管理のシンプル化・効率化・負荷軽減を実現したい場合にもおすすめです。

社内メールを減らすためのチャットボットなら「チャットディーラーAI」

社内問い合わせメールの件数削減のためにチャットボットの導入を検討しているのであれば、株式会社ラクスの社内向けAIチャットボットツール「チャットディーラーAI」がおすすめです。

主な製品の特徴と社内メール件数削減に役立つポイントについて、以下にご紹介します。

• 総務・経理・人事・労務・情シスといった社内のさまざまな部署で活用できる
• 豊富なテンプレートと学習済みAIにより、自社環境に合った初期設定をスムーズに完了できる
• 社内ポータルやチャットツールなど利用されやすい場所に設置可能
• 問い合わせ管理機能が充実しており、必要に応じて有人対応との併用も簡単に行える
• 分析・レポート機能が充実しており、データをもとにしたツールのメンテナンスや業務改善を行いやすい

チャットディーラーAIを導入することで、これまで社内メールで対応していた問い合わせ対応・ナレッジ参照等を自動化することが可能となり、メール件数の削減やメール対応負荷の軽減を図ることが可能です。

コストパフォーマンスにも優れており、無料サポートも充実しているツールであるため、社内メール対応の負荷に課題を抱えている方は、ぜひチャットディーラーAIを検討してみることをおすすめします。

チャットディーラーAIの詳細はこちら

まとめ

社内でのビジネスメール管理に伴う問題から、メール管理の方法とポイント、社内メール件数削減におすすめのチャットボットツールについて解説してきました。

さまざまな情報共有ツールやコミュニケーションツールが普及してきた現代においても、メールはいまだ重要度の高いビジネスツールのひとつです。メール管理の不行き届きによりミスや効率の低下といった課題が生じているのであれば、現在のメール管理方法の見直しを行って改善を図るべきでしょう。メール管理の方法を改善することで、メールによるコミュニケーションだけでなく業務全体の効率化や生産性向上にも繋がります。

現在社内メールの管理について課題を抱えている方は、ぜひ当記事も参考にして管理方法の見直しに取り組んでみて下さい。