共有メールアドレスとは？複数人でメールアドレスを共有するメリット・デメリット

共有メールアドレスとは

共有メールアドレスとは、その名の通り複数人のメンバーで共有できるメールアドレスのことです。同一のメールアドレスの閲覧・送信・受信等を複数の担当者で行うことができるため、業務効率化・負担の分散・情報の共有の促進などの効果があります。

共有メールアドレスはこのような特性を活かして、会社の代表アドレス・カスタマーサポート（社外問い合わせ対応）のアドレス・社内ヘルプデスク（社内問い合わせ対応）のアドレス等に活用されています。

共有メールアドレスのメリット

共有メールアドレスを導入すれば、メールを活用した業務においてさまざまなメリットを得ることができます。
ここでは、共有メールアドレスの主なメリットについて解説します。

対応スピードの向上と効率化

共有メールアドレスを利用する代表的なメリットが、業務効率化と対応スピードの向上です。

社内ヘルプデスク用アドレスなど、共用メールアドレスの対応を特定の担当者のみが行っている場合、その担当者が多忙である場合や離席している場合は、返信を行うことができません。 共有メールアドレスを導入しておけば、複数の担当者によって代表メールアドレスに届いたメールの対応が行えるため、特定の担当者の状況や事情に依存せず迅速で効率的なメール対応を行うことができます。

メール業務の非効率性や対応のレスポンスに課題を抱えている場合は、共有メールアドレスの導入を検討してみるのがおすすめです。

属人化の防止

属人化とは、特定の社員でなければ業務の内容・状況・進捗を把握できない状態のことで、生産性や業務効率の低下を招く大きな原因となります。

社内問い合わせなど特定社員でなくても対応できるものでも、もし各社員が個別のメールアドレスで問い合わせを受け付けて対応してしまっていると、他の社員は対応内容などを把握できず、業務属人化が発生しやすくなります。

共有メールアドレスを利用すれば、複数の担当者がメールの内容・対応状況・進捗を共有できるため、メール業務の属人化解消につながります。必要に応じてカバーやフォローを行うことが可能となります。

知識や情報の共有によるスキル向上

共用メールアドレスを導入すれば、日常的なメール業務を通じて、他の担当者と情報・ナレッジ・ノウハウを自然と共有することができます。情報共有のための仕組みを別途設けたり、スキルアップのための研修や勉強会を実施したりしなくても、担当者全員の対応品質向上につなげられます。

時間や労力をかけず、無理なくメール業務に従事するチームのスキルをベースアップできることも、共有メールアドレスを利用する大きなメリットです。

働き方改革につながる

近年では政府主導で働き方改革が推進されており、企業はテレワーク・リモートワークをはじめとしたさまざまな働き方の導入を行うことが求められています。多様で柔軟な働き方を実現するには、働きやすいIT環境をいかに整備するかが重要なポイントとなります。

共有メールアドレスを導入すれば、在宅・多拠点・時間差勤務など、社員のさまざまな勤務形態においても、複数のメンバーでメールの対応や管理を協業することが可能です。働き方改革に必要となる環境の構築を大きく前進させることができます。

共有メールアドレスのデメリット

共有メールアドレスには多くのメリットがありますが、デメリットとなる側面もあるため、業務利用するのであればデメリット面についても把握しておくことが重要です。

以下に解説していますので、ぜひご参考下さい。

対応漏れや二重対応が発生する可能性がある

共有メールアドレスを利用する場合、複数人でメールの対応や管理を行うため、担当者一人ひとりの当事者意識が薄れて対応漏れが発生したり、他の担当者の対応状況が分からず二重対応を行ったりしてしまう可能性があります。

複数人でメール対応ができることは業務効率の向上に貢献するものの、管理ルールを整備しておかなければ裏目に出てしまう可能性もあるため注意が必要です。

受信したメールに誰が対応するか、対応中のメールのステータスをどのように管理するかなど、ミスが生まれないような仕組みを構築することがポイントとなります。

引き継ぎミスが発生する恐れがある

共有メールアドレスを利用していると、複数メンバーで業務を行っているという安心感から、業務の引き継ぎのミスや漏れが生じる恐れがあります。

例えばある人が対応していたメールについて、別の人に対応を引き継いでもらう場合。メールがすべて共有されているから大丈夫だろうと過信し、引継ぎ時の情報共有をおろそかにすると、思いもよらないミスにつながる可能性があります。

メール共有体制があるからといって引継ぎを簡単に済ませることのないよう注意しましょう。

設定の手間がかかる

共有メールアドレスを利用する場合、最初の設定に手間がかかることもデメリットです。

単にメールアドレスの共有設定を行うだけでなく、共有メールアドレスを利用可能な最適なソフトウェア・サービスの選定、メールの運用体制の構築、業務フローの再考なども検討する必要があります。

さほど負担の大きな作業ではありませんが、企業規模やメールの用途次第では、多くの時間と労力がかかる場合もあります。

共有メールアドレスの設定方法・手順

ここでは、共有メールアドレスの設定方法・設定手順について解説します。これから共有メールアドレスの設定を行おうと考えている方は、ぜひ参考にしてみて下さい。

Gmailでの設定方法・手順

Gmailは、ビジネスで利用している企業も多いWebメールサービスです。以下の方法と手順にて、共有メールアドレスを設定することができます。

■共同トレイを活用する方法
Googleグループで提供されている共同トレイ機能を活用することで、メールアドレスを共有する方法です。

1. Googleグループへアクセス
2. 「グループ作成」をクリック
3. グループ情報・詳細情報・プライバシー設定等を入力
4. 設定したいグループを選択して「グループ設定」をクリック
5. 共同トレイ機能を有効化

共同トレイを設定することで、グループアドレスで受信したメールを複数人で共有したり、ステータス管理を行ったりすることが可能となります。

■メールの委任設定を行う方法
共有したいメールアドレスに他のユーザーのアクセスを許可することで、メールアドレス共有を実現する方法です。

1. 共有したいメールアドレスのアカウントにて、設定（歯車マーク）をクリックして設定画面を開く
2. 「アカウントとインポート」タブから、「別のアカウントを追加」をクリック
3. アクセスを付与するユーザーのメールアドレスを入力
4. 「メールを送信してアクセスを許可」をクリック
5. アクセスを付与するユーザーが承認用リンクを確認すれば共有が完了

アクセス権を付与されたユーザーは、共有されたメールアドレスに対して閲覧・送受信等の各種操作を行うことが可能となります。

outlookでの設定方法・手順

続いて、Microsoftのメールソフトウェアであるoutlookで共有メールアドレスを設定する方法です。

設定したい方は、以下の手順に沿って操作を行ってください。

1. 管理者権限でログイン
2. 「チームとグループ」＞「共有メールボックス」の順に選択
3. 「共有メールボックスの追加」を選択して「変更を保存」をクリック
4. 「メンバーの追加」からメールアドレスを共有するメンバーを選択して追加
5. 「ユーザー」＞「アクティブユーザー」の順に選択してプロパティを開く
6. メールタブより「メールボックスへのアクセス許可の管理」を選択
7. 「編集」＞「アクセス許可を追加する」を選択、「追加」をクリック

以上でoutlookでの共有メールアドレスの設定は完了です。共有メンバーに追加されたユーザーは、共有メールボックスの内容を見ることができ、返信なども行えます。

メールアドレスの共有と一緒に検討すべきこと

メールの運用について改善を図りたいのであれば、メールアドレスの共有と同時に検討した方がよい施策もあります。

ここでは、メールアドレスの共有と一緒に検討すべき施策について解説します。

そもそもメールの数自体を減らせないか

メール業務の効率性を高めるには、不要なメールの削除・問い合わせメールのツールへの代替・情報共有手段の見直しといったさまざまな施策を実施して、まずは日々寄せられるメールの件数を削減することが重要となります。

メールアドレスを共有すれば業務効率を高めることはできますが、対応が必要なメール件数が多いままだと効果的に業務効率を高めることができませんし、仕組みを構築する際にも無駄が生じます。

最適化されたメール環境を構築するためにも、メールアドレスの共有を実施する前に、可能な限りメール件数の削減を実施しておくようにしましょう。

メール数を減らすなら「チャットディーラーAI」

さまざまなメールの中でも特に削減しやすく効果が期待できるのが、社員から各部署へ寄せられる「問い合わせメール」の削減です。

チャットボットを導入すれば、ボットに問い合わせ対応を代替させることで、担当者が対応を行わなければならないメールの件数を大幅に削減することが可能となります。

チャットディーラーAIは、

• 総務・経理・人事・労務・情シス等社内のあらゆる部署での利用・横断的な利用が可能
• 学習済AIとテンプレートを駆使することでスムーズに導入できる
• 機能性・操作性・利便性に優れており、利用促進・回答率向上を実現しやすい
• 問い合わせ管理機能が充実しており、必要に応じて有人対応との併用も可能
• 便利機能やカスタマイズ機能も充実しており、環境に合わせて導入できる

などの特徴をもつチャットボットです。コストパフォーマンスに優れており、汎用性が高く環境に合わせて柔軟に運用できるため、社内の問い合わせメール削減に大きな効果を発揮するでしょう。

チャットボットを活用してメール件数の削減を図りたい方は、ぜひチャットディーラーAIをご検討下さい。

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まとめ

共有メールアドレスの概要・メリット・設定方法・ポイントについて解説してきました。共有メールアドレスは、同一のメールアドレスを複数の担当者でシェアすることができる便利な仕組みです。メール対応業務や管理の効率化をはじめとしたさまざまなメリットを得られるため、担当者個別のメールアドレス運用において課題を抱えている場合には、ぜひ導入してみることをおすすめします。

共有メールアドレスの導入を考えている方は、ぜひ当記事も参考にして、自社に最適な業務や管理の体制を検討してみて下さい。