「ひとり情シス」が抱えるリスクとは?おすすめ対策方法を紹介

「ひとり情シス」が抱えるリスクとは?おすすめ対策方法を紹介

情報システム部門こと「情シス」は、コストはかかるものの売上を生み出さないことから、人的・金銭的リソースの投入を控える企業が少なくありません。そのため情シス部門が実質ひとりしかいない、「ひとり情シス」であることも多いのが現状です。

しかしひとり情シスは、多くの課題が発生するといわれています。企業のIT化の要ともいえる情シスの負担を減らす手だてはあるのでしょうか?

そこで今回は、ひとり情シスが増える原因と抱える問題を解説したあとに、課題解決につながる対策や役立つツールをご紹介します。

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この記事の目次

    情シスは幅広い業務を担当している

    情シスとは「情報システム部門」の略で、企業のITインフラ・ITシステムの管理やサポートを行う部門のことです。

    主な業務内容は社内で利用しているインフラ・システムの導入・保守・管理・運用ですが、他にもセキュリティ対策・社内ヘルプデスク・IT機器や端末の管理・アカウント管理なども行います。

    多くの企業の情シスは本来の業務以外にも幅広い業務を担当しており、実質的に社内の「ITなんでも屋」となっているのが現状です。

    その業務範囲の広さから過剰な業務量を抱えていることが多いのですが、その反面当記事のテーマでもあるように1人もしくは極端な少人数で運営されていることが問題となっています。

    ひとり情シスとは?

    ひとり情シスとは

    ひとり情シスとは、情報システムの担当者が社内に1人しかいない状態を表す言葉です。情報システムは、社内システムの保守・管理や、社内インフラの構築・運用を担う重要な役割を担っているにも関わらず、なぜひとりだけしか担当者がいない状況に陥るのでしょうか?

    まずは、実際の企業が抱える情シス部門の現状と、ひとり情シス状態に陥ってしまう原因について見ていきましょう。

    ひとり情シスの現状

    ひとり情シスの現状を把握するために、DELL(デル)株式会社が2018年からの1年間に渡って中堅企業868社を対象としたIT投資動向調査を見ていきましょう。

    同調査によると、中堅企業の情シスの現状は以下の通りとなっています。

    • 情シス担当者が1人以下の企業
      ⇒約40%
    • 情シス担当者が0人の企業
      ⇒約20%

    中堅規模の企業でさえ、全体の半数以上がひとり情シスもしくはゼロ情シスであるという厳しい現状が明らかとなっています。

    スタートアップ企業・小規模企業・零細企業など人員が不足しがちな企業においては、さらに厳しい状況下にあることが容易に予想できます。

    コロナ禍が長期化した現在においては、テレワーク・リモートワーク需要から情シスを増員する企業が増えるなどの変化がみられるようになりました。しかし、あくまで情シスの業務が追い付かなくなったことに起因する増員であるため、情シスが多くの負担を抱えている状況は継続している傾向にあります。

    なお、増員が行われずにひとり情シス状態のままテレワーク・リモートワーク対応に迫られている企業も多く存在しています。

    ひとり情シスが増える原因とは

    ひとり情シスが増えつつある原因はいくつかありますが、多くの企業が直面している主な原因は、以下の4つが挙げられます。

    • 情シス担当者の離職
    • 経営者の情シスに対する理解が乏しい
    • 人材確保の難しさ
    • クラウドサービスの浸透

    ここでは、これらの原因について、それぞれ詳細を解説していきます。

    情シス担当者の離職

    情シス担当者は多くの業務を抱えており、心身共に負担が大きいポジションであるため、離職率が高い傾向にあります。中規模企業の情シスの離職率は20%を超えると言われており、およそ5人に1人が離職してしまっているのが実状です。

    担当者を増やそうと企業側が努力したとしても、負担の大きさやストレスに疲弊して担当者が離職してしまうことが、情シス部門がひとり情シス状態になってしまう大きな理由となっています。

    また、残された情シス担当者は更に大きな負担を抱えることとなるため、ひとり情シス状態の担当者が離職してしまうと、最悪の場合情シス不在のゼロ情シスとなってしまうリスクもあります。

    経営陣の情シスに対する理解が乏しい

    情シス部門は企業にセールス・マーケティング・商品開発生産部門のように直接利益を生むわけではないため、多くの企業で後回しにされがちです。結果として予算・人材も割り当てられず、ひとり情シス状態に陥っているケースは多くあります。

    また、近年ではIT技術の高度化・複雑化により情シスの業務範囲・業務量は増えつつありますが、従来は一人でも対応できたことからそのままの状態が継続しているケースもあります。

    特に、経営陣にITの知識や理解が乏しい場合にはこのような状態に陥りやすく、改善も期待できないというのが実状です。

    人材確保の難しさ

    情シスの重要性について理解がある企業においても、近年では労働者人口の減少からIT人材を確保する難易度は年々高まり続けています。応募者側であるIT人材も情シスが置かれている厳しい現状について把握しており、優先的には選択しないポジションとなっています。

    このような事情から、情シスの採用意欲はあるものの人材の確保ができず、ひとり情シス状態が改善できないという企業は多くあります。苦労して確保した人材も、情シス部門の業務負荷の高さから早期に離職してしまうケースも多く、ひとり情シスが慢性化する原因となっています。

    クラウドサービスの浸透

    近年では、業務用のシステム・ツールなどはクラウドで提供されるのが当たり前となってきており、さまざまなクラウドサービスが普及・浸透してきています。

    従来はオンプレミス環境・パッケージソフトで利用していたシステムをクラウド化することで、インフラの保守管理に要するリソースは低減できるため、情シスに対する人員・リソースの割り当ては削減されがちとなったことも、ひとり情シスが増加した要因となっています。

    しかし、次々に新しいサービスがリリースされており、企業は時流やトレンドに追いつこうとこれらの導入を次々に進めるため、ひとり情シス状態の担当者は導入の対応に追われ、結果として負担はさほど低減されていないケースも多く見られます。

    最近では「ゼロ情シス」も増えている

    最近では、ひとり情シスどころか情シス専任の担当者が存在しない「ゼロ情シス」も増えつつあると言われています。ゼロ情シスの状態に陥る原因としては、主に情シスに割くコスト・リソースの削減が挙げられます。予算の確保が難しい中小規模の企業や業績が悪化した企業に多く見られ、総務部・経理部といった他部署のITに詳しい人材が情シス業務を兼任したり、情シス不在のまま社内ITを運用したりしているケースが多く見られます。

    ゼロ情シス状態となると、社内インフラ・システムの適切な保守・管理・運用が難しくなり、組織全体でIT機能を十分に活用できなくなったり、トラブルが発生しても解決できなかったりといった問題が生じます。

    また、他部署が情シスを兼任する場合は、通常の業務に加えて情シスの仕事もこなす必要があるため、いずれかの業務が滞ったり、過剰な業務負担から離職を招いたりといった別の問題が発生してしまう恐れもあります。

    企業にとって、ゼロ情シスの状態はひとり情シスを大きく上回るリスクとなるため、経営陣が安易に情シスのコスト・リソースを削減しないことや、情シスの重要性を理解して状況改善の対策を講じることが重要となってきます。

    ひとり情シスの抱える課題点とは?

    ひとり情シスの抱える課題点とは

    ひとり情シスの課題解決を図るためには、まずはどのような課題があるのかを把握しておくことが重要です。

    株式会社メタップスが実施した、企業の情報システム部門に勤務している人材を対象とした調査によると、1人で情シスを担当している方の約半数が課題を感じています。

    Q:1人でITインフラを担当している中で課題を感じることはありますか?

    • かなりある:16.9%
    • 少しある:28.8%
    • あまりない:15.3%
    • ほとんどない:39.9%

    また、回答を行ったひとり情シスの方は、具体的に次のような部分に課題を感じています。

    Q:1人でITインフラを担当している中でどのような課題を感じますか?

    • セキュリティ面への不安:59.3%
    • 業務の負荷が大きく、手が回らない:51.9%
    • 前任者の引き継ぎがなされていない・うまくできていない:48.1%
    • 業務が属人的になり引き継ぎに不安:29.6%
    • 相談できる人がいない:22.2%

    以上の調査結果を踏まえて、それぞれの課題について具体的に解説していきます。

    セキュリティ対策が行き届かない

    ひとり情シスとなり担当者に負荷がかかることで発生する課題で、深刻になりがちなのはセキュリティの問題です。

    現状のセキュリティ状況を把握し、常に最新の状態に保つのは情シスの重要な役目です。しかし新型コロナウイルス感染症の影響などにより、テレワークを導入する企業が増えたことで、社内だけではなく社外から社員がアクセスすることを前提としたセキュリティ対策も求められるようになりました。

    情報漏洩が発生すると、企業は致命傷を負いかねません。しかしその責を負う情シスの体制が脆弱で、十分な対策を取れないでいるケースも少なくないのです。

    ヘルプデスク対応などの業務負荷が大きい

    情シスの本来の役割は、社内システムの保守・管理や、社内インフラの構築・運用です。しかしそれらに加えて、社内問い合わせへの対応を求められるケースが少なくありません。

    基幹システムにトラブルが発生した、通信インフラがストップしたといった深刻な問題に対応する合間に、社員個人から寄せられる「パスワードを紛失した」「パソコンがフリーズした」といった小さな問題の解決にも日々奔走するのが情シスです。

    社員が快適に仕事をできることを優先するあまり、データ分析など急ぎではない、しかし必要な業務は後回しになってしまい、残業や休日出勤が続くなど、業務負担が大きくなってしまうのです。

    前任者からの引き継ぎ不足

    ひとり情シスは業務負荷の大きさから離職を招きやすいポジションです。離職が発生した際にも業務範囲の広さ・煩雑さから十分な引き継ぎが行われないケースも多く、後任の担当者が業務に支障をきたすという問題も発生しています。

    業務負荷の大きさに加えて業務を十分に進められない状況に陥ると、後任の担当者も大きなストレスと負担を感じてさらなる離職を招く恐れがあります。

    ひとり情シスが慢性化している企業では、引き継ぎ不足からの離職を繰り返しているケースも多く、ひとり情シスが抱える課題を解決するにはこのような悪循環をいかに断ち切るかが重要な対策となります。

    スキルアップができない

    IT技術の進歩は目覚ましく、常に最新情報を入手して知識をアップデートしなければ、時代についていけなくなります。しかしスキルアップしようと思っても、ひとり情シスは業務が過重であることから時間が取れず、難しいのが現実です。

    同じ情シスでも先輩社員がいる環境であれば、自分にはまだ身に付いていない技術を教えてもらったり、アドバイスをもらったりもできますが、ひとり情シスではそういったこともありません。

    自分のスキルを向上できない手詰まり感や焦りを覚えることも、ひとり情シスのデメリットです。

    業務が属人化しリスクが高い

    ひとり情シスでは業務が属人化しやすいことから、企業全体としてのリスクが高くなるのも問題です。

    たとえば情シスがひとりしかいなければ、その人が休んだときには最悪業務を進められなくなることも考えられます。自社の問題だけで済めばいいものの、場合によっては取引先に迷惑をかけることもあるでしょう。

    またひとり情シスの担当者が、負荷が重すぎるのに耐えられず退職してしまうと、会社の業務が行き詰まってしまうことすら考えられます。そのようなリスクを軽減するためにも、ひとり情シスの体制改善は急務です。

    IT戦略を進められない

    政府が先導してデジタル・トランスフォーメーション(DX)を推進している今、IT戦略は企業の生き残りには欠かせなくなっています。各種システムやツールをクラウドサービスへ移行したり、社内に分散しているデータを集約・分析したりすることは、もはやすべての企業にとって急務といえます。

    しかしひとり情シスは日常的にトラブル対応に追われていることが多く、先々を見越した取り組みに割く時間がないケースがほとんどです。ひとり情シスの負担軽減を真剣に検討しなければ、企業の成長は望めなくなってしまうでしょう。

    テレワークの実施に壁

    現在ではコロナ禍の長期化により、企業はテレワークへの対応はもはや当たり前となっており、更にテレワーク環境下で企業間競争における優位性を発揮しなければならない状況です。

    デジタルツールを導入したり業務のデジタル化を推進したりといった対応が必要となりますが、ひとり情シス状態だと平常時でも業務が飽和しているため、十分なテレワークの実施・推進がままならないという課題が発生しています。

    このような状況下でも環境構築・問い合わせ対応等の業務を強行突破で進めなければならないため、ひとり情シスの負担は非常に高くなっています。

    トラブル対応に不安がある

    ひとり情シスは、業務負荷・セキュリティ対策に対する課題以外にも、トラブル発生時の対応に不安を感じている方が多いという課題もあります。ひとり情シスは相談相手もおらず文字通り1人であらゆる対応を行っており、不安やプレッシャーを感じたり自信を無くしたりしやすい状況下にあるためです。リソースも乏しく、トラブルへの対応に時間がかかることもひとり情シスの不安やプレッシャーを増長させる要因となっています。

    過大な不安・プレッシャーは疲労やストレスの原因ともなるため、情シスが無理なく業務を行うためには、外部の相談会やセミナーを利用するなど心理的・精神的負担を軽減する対策を講じることも重要となってきます。

    ひとり情シスの問題を改善するためには?

    ひとり情シスの抱える課題点とは

    ひとり情シスでは、多くの問題を抱えていることが分かりました。紹介したような問題を解消するためには、以下のような対策が考えられます。

    1. 業務効率を高めるツールを導入
    2. 対応や作業を自動化するツールの導入
    3. アウトソーシングやコンサルティングの活用
    4. 外部の勉強会などへの参加

    それぞれ詳しく解説します。

    業務効率を高めるツールを導入

    情シスの負担を軽減するための方法として、業務効率を高めるツールの導入が考えられます。ここでは導入を検討したいツールを4つ紹介します。

    コミュニケーションツール・チャットツール

    社員が簡単に連絡を取りあえる、SlackやChatworkといった、コミュニケーションツールやチャットツールを導入するのも方法のひとつです。

    社員が質問や疑問があるときに、電話やメールを使っているとどうしても解決までのスピードに欠けてしまいます。電話で話を聞くだけでは状況が見えづらく、またメールではタイトルをつけたり冒頭のあいさつなどの形式を整えたりする時間が必要です。

    その点コミュニケーションツールやチャットツールであれば、問題の箇所の写真を添付したり、面倒なあいさつ抜きでそのまま問題について話を進めたりが可能です。わずかな時間に思えますが、毎日のやり取りの多さを考えると、長い目で見ると大きな時間削減につながります。

    IT資産管理ツール

    情シスの負担軽減には、IT資産管理ツールの導入も有効です。

    IT資産管理ツールとは、企業内のハードウェアやソフトウェアなどのIT資産を管理するツールを指します。具体的には、社内のIT機器から、インストールされているOSやソフトウェアの情報、ファイル操作やアクセスログの収集などを自動でおこないます。

    ツールに情報が集約されているので、なにかトラブルがあったときにいちいち個別の機器を見に行かなくてよくなる、ログが確認できるので問題の原因を突き止めやすくなるなど、情シスの業務の効率化を図れることが、IT資産管理ツールを導入するメリットです。

    情報管理・共有ツール

    情報管理・共有ツールも、情シスの業務効率化の推進に役立ちます。

    情報管理・共有ツールとは、ファイルや文書を複数人で共有・管理できるGoogleドライブやDropboxなどのストレージサービスや、社員が自ら質問に対する回答を引き出せるFAQシステムなどを指します。

    必要な情報が1箇所に集約され、どこからでもアクセスできるため、トラブル解決に必要なデータの受け渡しをスムーズにおこなったり、情シスが関与しなくても社員が問題を自己解決したりできるようになります。

    FAQツール

    情シスに寄せられる問い合わせを低減するためには、社内FAQを充実させて社員が疑問・問題を自己解決できる比率を高めることが重要となります。しかし、業務に忙殺されている情シスは、社内FAQを整備する時間・リソースの確保が難しいのが実状です。

    FAQツールとは、効率的に問い合わせを収集・抽出したり簡便な操作でFAQを追加したりできるツールのことです。手動でFAQを整備するよりも大幅に時間・リソースを削減することができます。

    社内FAQの整備は情シスの負担軽減に大きく寄与してくれるため、問い合わせ対応の多さが問題となっている場合はぜひ導入しておきたいツールです。

    業務範囲の明確化

    ひとり情シスに業務負荷が集中する大きな原因は、業務範囲が広すぎることです。社内のインフラやシステムの保守・運用・管理に加え、新規導入の打ち合わせ・導入作業・導入後のサポート、社内ヘルプデスクや障害対応までひとりで行うとなると、長年の経験を持つIT人材でも満足に業務を行うことは不可能でしょう。

    このように社内のITなんでも屋となっていては、ひとり情シスの状況はいつまでたっても改善されません。そのため、具体的な対策として、情シスが担当する現実的な業務範囲を明確に定め、意図的に業務負荷をセーブすることが必要となってきます。

    情シスひとりの力では過酷な状況の改善は見込めないため、決済権を持つ者が情シスに対する理解を深め、積極的に介入を行うことが重要となります。

    対応や作業を自動化するツールの導入

    情シスの問い合わせ対応や作業を自動化する以下のようなツールを導入するのも、ひとり情シスの負担軽減に役立ちます。

    チャットボット

    チャットボットを導入すると、社内問い合わせの対応を自動化できるので、情シスの対応業務削減につながります。

    チャットボットとは、会話を意味するチャット(chat)とロボット(robot)からできた言葉で、質問に自動応答するシステムを指します。チャットボットには、チャットウィンドウに表示された選択肢を選ぶことで分岐し回答を引き出す「シナリオ型」と、自由に入力したテキストからキーワードを拾い出して回答を提示する「AI型」の2種類があります。

    情シスに寄せられる「マニュアルやFAQを見れば分かる」ような問い合わせへの一次対応をチャットボットに任せれば、業務負担を大きく減らすことが可能です。

    RPAツール

    RPAツールを導入し、ひとり情シス担当者がおこなっている定型業務を任せるのも、負担を減らす方法のひとつです。RPAとは、Robotic Process Automationを略した言葉で、人間が主にコンピューター上でおこなっている業務を自動化するツールを指します。

    たとえば情シス担当者が、毎月決まったデータを抽出して分析するといった定型業務を1日かけておこなっている場合、RPAツールを活用すれば、その負担がなくなります。そういった業務が複数あるならツールに任せてしまうことで時間に余裕ができ、取り組めずにいたDX戦略などにリソースを割けるようになるでしょう。

    アウトソーシングやコンサルティングの活用

    情シスの業務は、ツールに代替させるだけでなく、外部の企業にアウトソーシングするという方法もあります。

    近年では情シス業務のアウトソーシングに対するニーズの高まりから業務請負を行っている業者も増えてきており、依頼できる業務の範囲も拡がっています。システムやインフラの保守運用・新規システムの開発・ヘルプデスクなど、必要に応じてアウトソーシングを行うことで、ひとり情シスのリソース不足を解消することが可能です。

    アウトソーシング業者以外にも、専門性の高い業務や難易度の高い業務については、ITコンサルタント等の専門家に任せることでリソースを開放するという方法もあります。

    外部の勉強会などへの参加

    社内でのスキルアップが難しい問題に関しては、外部の勉強会に参加することで解決が可能です。

    情シスがスキルアップできないのは、社内にとどまっている間は常に業務に追われてしまうことが大きな理由です。情シスをスキルアップさせたいのであれば、業務の一部として外部の勉強会に強制的に参加させるのが得策です。

    情シスの知見や技術力の向上は、企業の発展を考えると後押しするべき課題であると、経営側が認識することが大切です。

    ヘルプデスク対応に追われるひとり情シスにおすすめのツール

    チャットディーラーAI

    多くの業務を抱える情シスの状況を改善するには、デジタルツールの活用により各種業務をできるだけ自動化することが効果的な対策となります。ヘルプデスク対応に追われている状況に置かれている場合は、チャットボットを導入して対応を代替させてみてはいかがでしょうか。

    以下に、情シスのヘルプデスク対応の業務効率化・業務負荷軽減におすすめのチャットボットツールをご紹介します。

    手軽に導入!「チャットディーラーAI」

    チャットディーラーAIは、社内用途に特化したAI搭載型チャットボットです。製品の特徴について、ひとり情シスへのおすすめポイントも踏まえてご紹介します。

    • 400種類以上の社内用テンプレートと学習済AI搭載ですぐに導入が可能
    • 普段利用しているビジネスチャットと連携し利便性と利用率を向上
    • 聞き返し機能・ファイル添付など問い合わせの自己解決率を高める機能が充実
    • 専属コンサルが導入・課題解決・目標達成まで徹底サポート

    チャットディーラーAIであれば、ひとり情シスが抱える多くの課題を解決可能であり、短期間での状況改善を図ることが可能です。他のAI搭載型チャットボットよりもリーズナブルで導入のハードルも低い製品となっていますので、ひとり情シスのヘルプデスク対応を効率化したい方は、ぜひご検討下さい。

    まとめ

    ひとり情シスは、ヘルプデスク対応などの業務負荷が多い、スキルアップができないなどの多くの問題を抱えています。セキュリティ対策が行き届かない、業務が属人化しやすいことなどは、企業としての危機にも直結する問題で、早期の課題解決が必要です。

    ひとり情シスの業務負担を軽減するには、コミュニケーションツールやIT資産管理ツールなどのテクノロジーを活用するのがおすすめです。なかでもチャットディーラーAIは、社内問い合わせに特化していることから、ひとり情シスでも負担なく導入できます。興味を持たれた方は、ぜひ以下から資料のダウンロードをご検討ください。

    社内専用AIチャットボット チャットディーラーAI
    • 執筆者:ボットマガジン編集部
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      ボットマガジン編集部

      ボットマガジン編集部です!チャットボットについて、タイムリーでお役立ちな情報をお届けします。

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