情シスでテレワークの導入はできる?メリットや課題、解決策を解説

情シスでテレワークの導入はできる?メリットや課題、解決策を解説

情報システム部門こと「情シス」は、社内システムの保守・管理や、社内インフラの構築・運用を担う重要な役割があります。社内の「IT専門家」として、さまざまな部署で発生する多くのトラブルに対応する情シスは、果たしてテレワークが可能なのでしょうか?

今回は、情シスでテレワークを導入できるのかを検討し、導入するメリットや課題、そして解決策まで解説します。

この記事の目次

    テレワークとは?

    テレワークとは

    テレワークとは、「tele=離れた所」と「work=働く」をあわせた造語で、情報通信技術を活用した「場所や時間にとらわれない柔軟な働き方」を指します。2020年に新型コロナウイルス感染症が世界中で拡大し、日本でも緊急事態宣言が出されたことを受け、多くの企業がテレワークを導入しました。

    テレワークは在宅勤務と同義語と捉える方が少なくありませんが、電車や新幹線の中、喫茶店やサテライトオフィス、コワーキングスペースで行うものも含まれます。リゾート地でバケーションを楽しみながら働くワーケーションも、テレワークの一種です。

    情シスの業務はテレワークができる?

    情シスの業務はテレワークができる

    テレワークは全ての職種に対応できるわけではありません。向いている仕事内容と不向きな業務があるのです。

    情シスはテレワークが可能なのでしょうか。

    情シスの主な業務内容

    情シスでテレワークが可能かを考えるために、主な業務内容を確認しておきましょう。

    情シスは、企業が事業をスムーズに行うための社内システムの開発や構築、運用、保守などが主な仕事です。あわせてサーバーの設置・保守管理や社内のインターネット環境の構築・保守も行います。企業を情報漏洩やハッキングなどの危機から守るためのセキュリティ対策も、情シスの重要な役目です。

    さらに社内にある多くのIT機器にトラブルが発生したときも、対処する必要があります。社員が使用しているパソコンやシステムに問題が起こったときの問い合わせにも、情シスが対応します。

    このように情シスは、社内のIT関連の業務を一手に担っているのです。

    情シスの業務は基本的にテレワークが可能

    情シスは、各部署とのコミュニケーションが取れる環境にあるなら、テレワークできる業務が少なくありません。

    たとえばシステムの企画や開発は、パソコンさえあればどこでも行える業務です。サーバーの保守管理やセキュリティ対策などに関しても、オンライン上で実行できます。社内にあるIT機器に発生したトラブルも、管理システムにアクセスできれば解決できる場合が多いでしょう。社員が使用しているパソコンに問題が発生しても、遠隔で操作して解消できます。

    このように、オンラインでアクセスできる環境が整っていればできる業務に関しては、情シスもテレワークが可能です。

    物理的な作業が必要な業務はテレワーク不可

    情シスの業務のなかで、物理的な作業が必要なものに関しては、テレワークはできません。

    たとえば実際にシステムや機器本体を操作するメンテナンス業務や、LANケーブルの接続などは、出社しなければ対応が困難です。

    情シスでテレワークを導入するメリット

    情シスでテレワークを導入するメリット

    情シスの多くの業務はテレワークで対応できるとわかりました。実際に導入すると、以下のメリットが得られます。

    • 自宅にいながらトラブル対応ができる
    • 社員のサポートを柔軟に行える
    • 優秀な人材が確保できる
    • コスト削減につながる

    それぞれどのような内容なのかを解説します。

    自宅にいながらトラブル対応ができる

    情シスにテレワークを導入すると、自宅にいながら社内で発生したトラブルに対応できるようになります。

    たとえばシステムのトラブルは、平日出社しているときに起こるとは限りません。深夜や休日に発生し、緊急対応が必要になることもあります。そんなときでもテレワークが導入され、自宅などの外部から安全にシステムにアクセスできる環境が整っていれば、トラブルに対応するために深夜や休日に会社へかけつける必要がなくなります。

    移動時間が不要になるため、迅速なトラブル対応が実現できるのです。

    社員のサポートを柔軟に行える

    情シスがテレワークを導入すると、社員のサポートを柔軟に行えるようになります。

    リモートワークを導入している企業では、情シスだけではなくほか多くの社員が自宅で業務に取り組んでいることが想定されます。テレワーク中の社員が使用しているパソコンなどの端末にトラブルが発生したときも、外部から遠隔で操作できるよう設定しておけば、場所や時間に関係なく対応が可能です。

    優秀な人材が確保できる

    優秀な人材確保につながることもメリットです。

    テレワークは働く場所を問わないため、通勤エリアにこだわらずに人材を探すことが可能です。地方に住む優秀な人材の採用も実現できます。

    さまざまな働き方を望む労働者にとっても、テレワークを導入している企業は魅力的に映るでしょう。情シスは業務負担が重く人材不足が深刻ですが、テレワークを導入することで優秀な人材の応募が増えるかもしれません。

    コスト削減につながる

    情シスにテレワークを導入すると、コスト削減にもつながります。

    出社する人数が減るのにあわせて小さなオフィスに移転すれば、賃料はもちろんイスや机といったオフィスにかかるコストを削減できます。さらに社員の通勤手当も不要になるので、人件費を抑えることも可能です。

    情シスでテレワークを導入する際の課題

    情シスでテレワークを導入する際の課題

    情シスでテレワークを導入する場合、以下のような課題が発生する可能性があります。

    • サポートに時間がかかり多忙になる
    • セキュリティ管理が難しい
    • ひとり情シスの生産性の低下や業務の停滞

    どのような内容なのか、順番に解説します。

    サポートに時間がかかり多忙になる

    企業内で情シスだけにテレワークを導入するとは考えにくく、同じタイミングでほかの部署のテレワークも同時に導入を進めることがほとんどです。その場合情シス部門は、テレワーク環境を整える準備や、社員の対応に追われてしまいます。

    テレワークはノートパソコンがあればいいといった単純なものではありません。Web会議システムが使えるように社員一人ひとりの端末にインストールしたり、ファイル共有システムを整えたり、社内だけでもさまざまな準備が必要です。

    さらに社員の自宅のインターネット環境がどうなっているのかを調べ、対応する必要があります。最近はスマホだけで済ませるが多いことから、自宅にインターネット回線を引いていない人も少なくありません。このようにテレワークを導入するためには、情シスは多くの課題を解決する必要があるのです。

    セキュリティ管理が難しい

    情シスがテレワークを導入するには万全のセキュリティ対策を施す必要があり、その対策にも追われることになります。

    テレワークをするとなると、社内ネットワークでは対応できないことから外部からのアクセスが必要になります。しかしそれには情報漏洩の危険がつきまとうことが課題です。そのため情シスには、強固なネットワークセキュリティの構築が求められます。セキュリティが脆弱だと、ウイルス感染や不正アクセスのリスクに常にさらされることになり、安心して業務に取り組めません。

    外部からのアクセスの安全性を確保するには、プライベートネットワークに接続して暗号化通信を行うシステムを導入する、公衆wi-fiの使用を禁止し通信キャリアが提供するモバイルルーターの利用を義務づけるなどの対策が必要です。

    ひとり情シスの生産性の低下や業務の停滞

    ひとり情シスとは、少人数もしくは一人で情シス部門を担当している状態を指す言葉です。情シスは直接の利益を生み出さないコストセンターとみなされやすいことから、人員の増強に積極的ではない企業が多く、とくに中小企業では一人情シスは珍しくありません。

    そんなひとり情シスがテレワーク導入を進めるとなると、ただでさえ業務量が多いのにさらに増えることにで生産性が低下します。ほかの社員のテレワーク対応に追われ、自身の業務が停滞してしまう可能性があるのです。

    情シスのテレワーク導入でよくある課題の解決策

    情シスのテレワーク導入でよくある課題の解決策

    情シスでテレワークを導入するときには、多くの課題があります。それらを解決するために考えられる対策は、以下の3つです。

    • クラウドツールの活用を推進
    • 業務をアウトソーシングする
    • チャットボットでテレワークの生産性を高める

    それぞれどのような内容かを解説します。

    クラウドツールの活用を推進

    情シスでテレワークを導入するときには、クラウドツールの活用を促進しましょう。インターネットがつながれば、場所を選ばず同じ環境で作業ができるようになるため、テレワークに最適です。

    ひと昔前にオンプレミスで導入しているようなツールも、今ではクラウド型のサービスを提供しているケースが少なくありません。そういったものは可能な限りクラウドツールに移行して、リモートワークでもオンラインで作業できる環境を整えましょう。

    業務をアウトソーシングする

    情シスの業務自体をアウトソーシングすることを検討してもいいでしょう。

    テレワークを導入するときには、社員のパソコンの設定やソフトウェアのインストール、クラウドサービスの活用など一気に業務負担が増えます。またテレワークを始めた社員からの問い合わせも増え、すべてに手が回らなくなる可能性があるのです。

    そのためパソコンの設定や社内問い合わせといった比較的重要度の低い業務に関しては、アウトソーシングすることで負担が軽減されます。そういった業務はテレワーク導入に際して一時的に増えるものの、軌道に乗ってしまえば落ち着くため、期間限定でアウトソーシングするといいでしょう。

    チャットボットでテレワークの生産性を高める

    チャットボットの導入で、テレワークの生産性を高めましょう。

    テレワークを導入すると、社員は対面でのコミュニケーションをとれなくなるため、これまで部署内で起きていた疑問やトラブルを解決できなくなります。そのため情シスへの問い合わせが増え、業務効率が低下しがちです。

    そういった問い合わせ対応に、チャットボットが効果的です。チャットボットとは、チャット(chat)とロボット(robot)を組み合わせた言葉で、自動応答システムを指します。チャットボットを導入すると、社員がチャットウィンドウに表示された選択肢を選んだり、自分で質問を入力したりすることで、求める情報や回答を引き出せるようになります。

    情シスはチャットボットが回答できないような、難易度の高い質問にだけ対応すればよくなり、業務負担を大きく軽減できるのです。

    情シスのテレワーク導入で使いたい「チャットボット」

    チャットディーラーAI

    情シスのテレワークでの生産性を高めたいなら、チャットボットの導入を検討するのがおすすめです。

    チャットボットを導入すれば、よくある問い合わせに自動回答してくれるので、対応負担を大幅に削減して業務の効率化を図れます。会話形式で疑問をくみ取って、回答ページに誘導するため社員の自己解決を促せるのです。

    働き方改革が進み、いろいろな場所で、好きな時間にテレワークするようになっても、チャットボットなら24時間365日いつでも対応できるので、社員の満足度も高まります。

    おすすめチャットボット「チャットディーラーAI」

    情シスにチャットボットを導入するなら、「チャットディーラーAI」がおすすめです。

    チャットディーラーAIは、社内対応に特化して開発されたチャットボットで、あらかじめ400種類以上もの社内用テンプレートが搭載されています。用意された質問に回答を登録すれば、AIはすでに学習済みなので、データ整備に手間と時間をかけることなくすぐに使い始められるのです。

    専属担当がつき、追加費用の負担不要で初期導入から効果検証まで徹底的に支援してくれるため、テレワークの準備で多忙な情シスでも負担なく導入できます。

    チャットディーラーAIの詳細はこちら

    まとめ

    情シスは社内システムの開発や構築と保守・管理、社内インフラの構築・運用といった重要な業務を担当しますが、物理的な作業以外はテレワークでも可能です。情シスがテレワークを導入するときには、全社的に対応する必要があると想定されることから、情シスの業務負担は過重になります。

    テレワーク導入に際しての情シスの負担を減らすためには、クラウドツールの活用や業務のアウトソーシング、チャットボットの導入といった対策を行ってください。チャットボットを検討するときは、社内問い合わせ対応に特化したチャットディーラーAIがおすすめです。

    チャットディーラーAIの詳細はこちら

    • 執筆者:ボットマガジン編集部
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      ボットマガジン編集部

      ボットマガジン編集部です!チャットボットについて、タイムリーでお役立ちな情報をお届けします。

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