サイボウズ製品とチャットボットの連携は必須？連携のメリットとは

サイボウズとは

サイボウズは、サイボウズOffice等のグループウェアを提供するベンダーです。製品名と会社名が共通しているため、両者の通称として「サイボウズ」と呼称されています。

一般的には、サイボウズOffice・サイボウズGaroonなどの製品のことを指すケースが多くあります。

ではまず、企業の概要と提供しているおもな製品について見ていきましょう。

サイボウズ株式会社とは

サイボウズ株式会社とは、1997年に創業されたグループウェアの開発と販売を主力事業とするソフトウェア開発会社です。ITツールの活用により生産性と幸福度を両立したチームワークを実現することをミッションとして、機能・性能・利便性に優れたハイクオリティな製品をシリーズとして展開しています。

現在では、サイボウズ製品は国内外に1,100万人以上のユーザーを有しており、世界トップシェアのグループウェアメーカーを目指して事業展開の強化に努めています。

代表的な製品

サイボウズの代表的な製品には、以下のようなものがあります。

• サイボウズGaroon

  中規模～大規模の企業や組織を対象としたグループウェア。

• サイボウズOffice

  中小企業を対象とした機能性・利便性・操作性に優れたグループウェア。

• Kintone

  簡単な操作で自由に業務アプリを作成できるアプリ構築プラットフォーム。

など

企業規模・用途別に異なる特徴と役割を持つ製品が提供されており、自社に適した製品を選択することでさまざまなニーズをカバーすることが可能となっています。

サイボウズ製品はチャットボットと連携させよう

サイボウズ製品は、チャットボットとの連携が可能となっており、連携させることでさまざまなメリットを得ることができます。

ここでは、チャットボットの概要と連携して活用するメリットについて解説します。

チャットボットとは

チャットボットとは、チャットとロボットを組み合わせたもので、チャット形式の会話を通じてユーザーからの問い合わせに自動で対応できるプログラムのことです。

チャットボットはさまざまな分野で活用が進められており、ビジネスにおいてはカスタマーサポート・Web接客等の顧客に対する対応や、社内ヘルプデスク等の社内問い合わせ対応などに活用されています。

チャットボットの種類は大きく分けてふたつあり、一定のルールに従って回答を行うルールベース型と、AIによる高度な会話が可能なAI搭載型があります。最近では高いパフォーマンスが発揮できることや汎用性が高いことから、後者のAI搭載型チャットボットが主流となりつつあります。

チャットボットのメリット

チャットボットは、さまざまな導入メリットがあることから、現在急速にシェアを拡大しているツールです。ここでは、チャットボット導入により得られるおもなメリットについて解説します。

DX化・テレワーク推進の環境構築に最適

問い合わせ対応の自動化ができるため、有人対応が必要なケースを減らすことにつながります。これはDX化の推進や、テレワークの推進の取り組みとしても効果的です。

多様なITツールの中でもチャットボットは導入しやすく、シンプルな設計で利用者も使いやすいため、DX化の第一歩として最初に導入するデジタルツールとしての人気も高いです。

利用者の利便性・満足度向上

社内問い合わせの有人対応の場合、勤務時間外や土日などに疑問が発生したとしても、対応時間外で質問できないケースがあります。

一方チャットボットの場合はシステムなので、勤務時間の概念がありません。24時間365日、いつでもどこでも問い合わせをすることができるため、利用者の利便性・満足度を向上させることにつながります。

リソース不足・人材不足を解消

社内・社外からの問い合わせ対応を自動化できることから、担当部署の業務負担の軽減につながります。問い合わせ対応以外の業務に取り組む時間が十分に確保できるようになれば、担当部署の人材不足・リソース不足の問題解消につながります。

外部連携によるパフォーマンス向上が可能。

グループウェア・ビジネスチャット・社内ポータルなどさまざまな場所に設置できるのもチャットボットの特徴です。普段使うツール上で気軽にチャットボットに質問できることで、利用率の向上に貢献し、「導入したもののなかなか使われない」といった問題を回避することができます。

このなかでも特に、社内問い合わせ対応に活用する場合、グループウェアや社内ポータルとの連携を図ることが、チャットボット活用のトレンドとなりつつあります。

サイボウズ製品とチャットボットを連携させるメリット

チャットボット自体のメリットについてご紹介しましたが、続いてはサイボウズ製品とチャットボットを連携させることで得られるメリットについて解説します。

連携が容易

サイボウズ製品はチャットボットとの連携を想定して設計されているため、連携が容易であることがメリットです。チャットボットで生成したスクリプトをサイボウズ製品に貼り付けるだけで、短時間で手軽に連携を行うことが可能です。

任意の場所への設置・シングルサインオン機能・チャットボット経由でのツールの操作など、さまざまな連携方法にも対応しており、用途に合わせた最適な環境を構築してパフォーマンスを発揮することができます。

さらなる業務効率化が可能

サイボウズ製品は、単体でも十分な業務効率化や生産性を実現できる優れた製品ですが、チャットボットを連携させれば、以下のようにさらなるパフォーマンスや利便性の向上が可能となります。

• グループウェア上での問い合わせ対応をチャットボットへ代替できる
• 会議室や設備の予約状況の照会、予約手続きをチャットボットで対応できる
• 業務に関する情報がチャットボットに集約され、ナレッジマネジメントの効率化につながる

サイボウズ製品とチャットボットを連携させれば、グループウェア上の機能を活用して手作業で行っていたコミュニケーションや作業を自動化することが可能となり、また同一プラットフォーム上で利用することができるため、大幅な業務効率化・生産性向上を図ることができます。

サイボウズ製品のメリットを最大限引き出せる

サイボウズ製品は、チームでの情報共有・共同作業・コミュニケーションを効率化する機能が充実しているのが大きな特徴です。これにチャットボットを連携させれば、以下のような機能を一元的に活用することが可能となるため、サイボウズ製品のメリットを最大限発揮することが可能となります。

• チャットボットの利用状況レポートを参考にナレッジマネジメントに活用できる
• メール・チャットのアプリとチャットボットを連携してコミュニケーションを一元管理できる
• カレンダーアプリ・スケジューラーとチャットボットを連携して管理を効率化できる

このように、チャットボットが得意とするデータの自動蓄積・自動問い合わせ対応・タスク自動実行といった機能を上手く組み込むことで、サイボウズ製品のパフォーマンスを最大限引き出すことができます。

サイボウズ製品と連携できる「チャットディーラーAI」

サイボウズ製品と連携するチャットボットツールをお探しの方は、社内用AI搭載型チャットボット「チャットディーラーAI」がおすすめです。

チャットディーラーAIの特徴についてピックアップして以下にまとめましたので。

• 総務・経理・人事・労務・情シスなど社内のあらゆる部署での利用や横断的利用が可能
• 400種類以上の社内用テンプレートを駆使して質の良いFAQを簡単に作成
• 学習済の賢いAIにより、設定・学習の手間を省いて高精度の回答が可能
• さまざまなサイボウズ製品との連携が可能
• 問い合わせ対応・ナレッジ共有・有人対応などさまざまな用途に利用可能
• 充実したレポーティング機能により、チューニングやメンテナンスもスムーズに実施

このように、チャットディーラーAIは短期間でスムーズに導入することが可能なチャットボットツールです。業務ですぐに活用できるように設計されているなど、準備にかかる負担を抑える工夫もなされています。

料金設定もリーズナブルで、導入から目標達成まで専任担当者の無償サポートも付随しています。

チャットディーラーAIの詳細はこちら

また、各種サイボウズ製品とチャットボットの連携については、それぞれ特集した記事にてさらに詳しくご紹介しています。

チャットボットとの連携を検討しているサイボウズ製品が明確に決まっている場合は、ぜひこちらの記事もあわせてご覧ください。

まとめ

サイボウズ製品とチャットボットの概要から、サイボウズ製品とチャットボットと連携させることで得られるメリットについてご紹介してきました。

グループウェアに代表されるサイボウズ製品は、情報共有・コミュニケーション・タスク管理など、チームでの業務を効率的かつ円滑に進めるための機能が充実しているのが特徴です。業務体制や業務環境に合わせて、チャットボットが持つ自動化機能を上手く組み合わせることで、より高いパフォーマンスを発揮することが可能となります。

サイボウズ製品をこれから導入する方や、現在すでに利用している方は、ぜひ当記事も参考にして、チャットボットとの連携を検討してみて下さい。