社内イントラネットとは?メリットや導入成功事例を紹介

社内イントラネットとは?メリットや導入成功事例を紹介

企業が生産性向上や業務効率化を実現するには、社内に存在する情報資産を有効活用することが重要となります。情報を蓄積・共有して効率的に活用するための仕組みはいくつかの種類がありますが、社内専用ネットワークである社内イントラネットもそのひとつです。

当記事では、社内イントラネットの概要・仕組み・主な機能から、社内イントラネットの役割の変化、導入するメリット、導入のポイント、実際の導入事例までを解説しています。

社内イントラネットについて理解を深めたい方や、これから導入を行おうと考えている方は、ぜひ参考にしてみて下さい。

この記事の目次

    社内イントラネットとは

    社内イントラネットとは

    イントラネットとは、企業・団体・学校といった組織内に限定されたネットワークのことです。社内イントラネットとは、企業内での利用に限定されたネットワークということとなります。

    社内イントラネットを構築する主な目的は、企業の生産性向上や業務効率化の実現です。構築したネットワークに対してグループウェア・社内ポータルサイト・社内wikiといった社内専用のシステムの導入を行い、情報共有・コミュニケーション・共同作業の効率化や活性化を図ることで、業務効率化や生産性向上に役立てます。

    社内イントラネットの仕組み

    社内イントラネットは、インターネットと同じ通信プロトコルであるTCP/IPを使用して、社内専用のネットワークを構築する仕組みとなっています。

    主な構築手順については以下の通りです。

    1. 社内にイントラサーバーを設置
    2. イントラネットを利用するための専用サイトであるイントラサイト(グループウェアのように情報共有や業務用アプリケーションを搭載したグループウェアのようなサイト)を制作。
    3. 同じ建物内にあるイントラネットは有線もしくは無線のLANを利用してネットワークを構築
    4. 距離間ではWANを利用してネットワーク同士の接続を行う

    社内ポータルとの違い

    社内イントラネットと類似した仕組みには、社内ポータルもあります。両者では目的や役割などが異なるため、違いを理解しておくことが重要です。

    両者の主な目的は以下の通りです。

    • 社内イントラネット

      データ・ファイル・ドキュメント等を保管・管理するのが主な目的。

    • 社内ポータル

      データの保管だけでなく、情報共有・コミュニケーション・共同作業などさまざまな目的と役割を持つ。

    データの保管や管理を行う点では共通していますが、後者の方がより多くの目的や役割を持つ点に違いがあります。

    時代とともに変化した「社内イントラネット」の役割

    時代とともに変化した「社内イントラネット」の役割

    社内イントラネットの活用は近年に始まったことではなく、旧来からさまざまな業界・業種・規模の企業で活用されてきた歴史があります。しかし、近年ではその在り方も変化してきており、社内イントラネットと呼称されること自体が減ってきている傾向にあります。

    ここでは、時代とともに変化した社内イントラネットの過去と現在の目的や役割について解説します。

    • 以前の社内イントラネットの目的や役割

      情報の保存・管理を行うことが主な目的となっており、社内イントラネットは情報の保管場所としての役割を担っていた。

    • 現在の社内イントラネットの目的や役割

      クラウドサービスの台頭により、専用ネットワークを構築せずとも情報の蓄積・管理・共有が可能に。導入や管理も容易となり、コミュニケーションや業務アプリの使用などもサービス上で行われることが一般的となる。

    このような変化から、現在社内イントラネットの代替として活用されているサービスは、ナレッジ共有ツール・社内SNS・社内wiki・グループウェア等、その呼称も変化していきました。

    社内イントラネットのおもな機能

    社内イントラネットのおもな機能

    現代の社内イントラネットでは、情報共有に限らず社内業務に役立つ以下のような機能が搭載されているのが一般的です。

    • コミュニケーション機能

      社内専用のSNS・チャットといった効率的かつ円滑にコミュニケーションを図る機能

    • 検索機能

      イントラネット内に格納されている情報を全体的・横断的に検索して素早く取り出す機能

    • パーソナライズ機能

      社内メンバーが利用しやすいように、自身の目的・用途にあわせてカスタマイズを行ったり、個人に最適化された情報を表示したりする機能

    • 情報発信機能

      テキストに限らず、画像・動画・スライドなどさまざまな媒体を活用した情報発信を可能とする機能

    • CMS機能

      イントラネット内で共有・管理されるコンテンツをノーコードでスムーズに作成するための機能

    • マルチデバイス機能

      パソコン・スマホ・タブレットなどさまざまな端末からイントラネットを利用できる機能

    • 分析機能

      社内イントラネットの利用状況やメンバーの活動状況を可視化・分析、最適な業務方式の考案やイントラネット自体の改善に役立てる機能

    このように、社内イントラネットの役割の変化に伴い、活用できる機能についても進化が見られます。

    社内イントラネットを導入するメリット

    社内イントラネットは、過去から現在に至るまで多くの企業に活用されている仕組みです。その理由は、導入により企業活動に数多くのメリットをもたらすためです。

    ここでは、社内イントラネットを導入することで得られる主なメリットについて解説します。

    • 情報共有の効率化・活性化

      社内イントラネット本来のメリット。社内専用ネットワークで情報を共有することで、情報共有の効率化・活性化を実現。

    • コミュニケーションの効率化・活性化

      社内イントラネット内でチャットや掲示板等を用いることで、効率的でスピーディーなコミュニケーションを可能に。組織内の意思伝達やコミュニケーションも活性化。

    • 業務効率化・生産性向上

      社内イントラネット上で情報共有やコミュニケーションが効率化・活性化されることにより、組織全体の業務効率や生産性も向上。

    このように社内の状況や環境に最適化された専用ネットワークを活用することで、多くのメリットを得られるのが社内イントラネットの特徴です。

    社内イントラネットを導入する際のポイント

    社内イントラネットを導入する際のポイント

    社内イントラネットを導入すればさまざまなメリットを得ることができますが、漠然と導入を進めても効果を十分に発揮することが難しくなります。

    ここでは、社内イントラネットを導入する際に押さえておくべきポイントについて解説します。導入を成功させるためにも、ぜひご参考下さい。

    導入目的の明確化

    社内イントラネットの導入を行うにあたっては、他のツール・サービス・仕組み等を導入する時と同様に、導入目的を明確化することがまずは重要となります。

    以下のように、できるだけ詳しく具体的な導入目的を社内で検討しましょう。

    • 社内イントラネットをどのように活用したいのか
    • 社内イントラネットでどのような課題を解決したいのか
    • 社内イントラネットを活用してどのような成果を得たいのか

    具体的な導入目的を洗い出すことで、最適なツール選びや必要な機能も明らかとなり、導入の成功確度も高めることが可能となります。

    用途に見合ったツールを利用する

    社内イントラネットには、グループウェア・社内wiki・社内SNSなどさまざまな機能を持つツールを搭載することが可能です。上記の手順で明確化した目的や用途を達成するのに最適なツールを選び、社内イントラネットへの搭載を行います。

    ツールを選ぶ際には、まずはアバウトで構わないので自社が求める要件を満たしたツールのピックアップを行い、比較検討を行いながら最終的に導入するツールを絞り込む方法がおすすめです。

    自社独自のネットワークの構築が難しい場合や、クラウドで提供されるツールでも同様の要件を満たせる場合には、クラウドツールで社内イントラネットの代替とする方法もおすすめです。

    運用体制の整備

    社内イントラネットの導入効果を発揮するには、導入の完了をゴールとせず、ビジネスの変化や利用状況に合わせて改善を繰り返しながら運用を行っていく必要があります。

    そのため、導入にあたっては事前に十分な運用体制を構築しておくことが重要なポイントです。運用メンバー・担当の振り分け・分析や改善を実施するスケジュール・社内への周知・利用者のサポートなど、詳細な運用体制を整備しておき、本運用をスムーズに行えるように準備しておきましょう。

    社内イントラネットの活用事例

    社内イントラネットについて理解を深めたい方や、これから導入を考えている方は、実際の企業の活用事例を参考にするのがおすすめです。導入や活用についてのポイントやコツを数多く学ぶことができます。

    ここでは、社内イントラネットの活用事例を厳選して3つご紹介します。

    社内Wiki ヤフー株式会社の事例

    ヤフー株式会社は、日本国内を代表するインターネット企業。グループ含め1万人以上の従業員を抱えており、スムーズな情報共有を推進するために社内wikiタイプのツール「Confluence」を2007年に導入。

    社内に乱立していた社内wikiや各種情報をConfluenceへと集約化していくことで、情報の運用や管理の工数を削減すると同時に、情報へのアクセス制限を厳密化。日常的に社内全体のメンバーが情報共有やコミュニケーションにConfluenceを活用する体制を実現しました。

    導入から10年が経過した現在においても、社内での情報共有やコミュニケーションの効率化や活性化に貢献しており、同社の企業活動に欠かせないツールとして重宝されています。

    社内SNS シチズン時計株式会社の事例

    シチズンは、世界的にも認められている日本の時計・精密機械企業。社内での情報共有と技術継承を推進するために、社内SNSツール「SKIP」を導入して社内ネットワークの構築を行いました。

    導入当初は、特定の部門内の30人規模にて、スモールスタートから運用を開始。情報共有やコミュニケーションへの有用性を確認した後、シチズン時計の製造開発部門150名にて自由参加性のSNSとして運用をスタート。

    最終的には、企業全体へ日常的な利用の義務付けを行い、1400名が効率的な情報共有・コミュニケーションを図るために活用を行っています。

    時間のかかるメールの作成・閲覧を大幅に減らし、業務上の無駄な時間も削減するなど、シチズン社内での情報共有・情報警鐘の仕組みは大幅に進化。効果測定を行いながら着実に社内での運用成果を向上させています。

    社内ポータルサイト ゼブラ株式会社の事例

    国内大手筆記具メーカーのゼブラ株式会社では、社内イントラネットとしてIBMのNotesを20年間運用していたが、老朽化に伴う利便性の悪化や運用コストの増大などさまざまな課題が発生。クラウドベースで動作するグループウェアのクラウド版Garoonへと移行しました。

    最新のグループウェアであるGaroonへの移行後は、情報共有・情報の確認・会議室予約などNotesで抱えていた課題を解消して大幅な効率化を実現。Notesでは実施できなかったワークフローの電子化も行うことが可能となり、ペーパーレスや処理の高速化を実現することもできました。

    働き方改革やテレワークへの対応にもパフォーマンスを発揮することができており、IT環境の整備や改善を行いながら、運用を継続しています。

    まとめ

    現代における社内イントラネットは、情報の保管や管理に留まらず、情報共有・コミュニケーション・共同作業などさまざまな用途に活用されており、企業の生産性向上や業務効率化に貢献している仕組みとなっています。近年ではクラウドツールでイントラネットと同様の環境を構築することも可能となっており、導入や運用のハードルも低くなっているため、これから社内イントラネットの活用を始める方には大きなチャンスであると言えます。

    社内イントラネットを活用して企業活動に役立てたい方は、ぜひ当記事も参考にして、自社に最適な仕組みを検討してみて下さい。

    • 執筆者:ボットマガジン編集部
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