無料FAQシステムの導入前に確認しておきたいポイントとは?

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問い合わせ件数の削減に役立つものとして「FAQシステム」が挙げられます。FAQシステムは問い合わせ件数を減らして業務効率化を図るだけでなく、顧客満足度の向上や売上拡大、製品・サービス改善にも寄与するでしょう。

とはいえ、FAQシステムについて、その重要性を知りながらも導入を進めていない企業や、実際のところは概要をよく知らない方も多いのではないでしょうか。また、FAQシステムの導入を検討しているものの、大きな予算を確保することが難しいというケースもあるかもしれません。

そこでこの記事では、FAQシステムの概要を説明すると共に、無料で活用することができるFAQシステムをピックアップしてご紹介します。FAQシステムの導入を検討されている方や、FAQシステムについて詳しく知りたいという方は、ぜひご参考ください。

この記事の目次

  1. FAQシステムとは?
  2. <無料プランあり>FAQシステム
    • helpfan
    • Tayori
    • HubSpot
  3. <無料トライアルあり>FAQシステム
    • チャットディーラー
    • OKBIZ. for FAQ
    • OfficeBot
  4. 無料FAQシステムの課題
    • 機能や利用ユーザー数に限りがある
    • 専門知識が必要な場合がある
  5. FAQシステムの無料トライアルは必ず利用すべき?
  6. FAQの無料トライアルで確認すべきポイント
    • 搭載機能
    • 操作のしやすさ
  7. まとめ

FAQシステムとは?

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システムの解説をする前に、まずはFAQについておさらいしておきましょう。

FAQは「Frequently Asked Questions」の略称で、直訳すると「頻繁に尋ねられる質問」を意味します。つまり簡単にいえば、よくある質問と回答を集めたものがFAQです。

Webサイトの中で「よくあるご質問(FAQ)」という形で、質問と回答がセットで掲載されているページを見たことがある方も多いでしょう。顧客からよく尋ねられる質問をホームページに掲載しておくことで、自己解決を促し、問題の早期解決や問い合わせ件数の削減が実現できるのです。

そんなFAQの作成や管理を効率化し、検索性を高めることができるのが「FAQシステム」です。システムを活用することで、専門知識がなくても、FAQの追加・変更を簡単に行うことができるようになります。また、提供されるサービスにもよりますが、質問内容の分析ができるような機能を搭載したものもあり、サービスや商品の改善にも活用することができるのです。

次章からは、無料で使うことができるFAQをピックアップしてご紹介していきます。

FAQの課題をFAQチャットボットで解決!

<無料プランあり>FAQシステム

無料プランが用意されているFAQシステムはいくつかありますが、ここでは「helpfan」「Tayori」「HubSpot」の3つをピックアップしてご紹介します。

では、サービス毎に詳しく確認してみましょう。

helpfan

helpfan

helpfanの特徴は、まず何といっても一切無料で活用できることが挙げられます。利用料はもちろん、初期費用や更新費用が一切かからないため、無料でFAQを構築することができます。

helpfanでは、標準機能として検索機能が搭載されています。また、管理画面も直観的に扱えるように設計されているため、使い勝手も抜群です。個人や法人どちらでも使用することができ、もちろん商用でも使用することができます。ログインできる数やコンテンツ数、容量の制限もないので安心して利用できるでしょう。

ただ、ログインアカウントは一つのみで、電話サポートが無いFAQシステムなので、その点には注意が必要です。

Tayori

Tayori

Tayoriは、30,000アカウント以上が導入するカスタマーサポート・業務サポートツールです。お問い合わせ・申し込みフォーム・チャット・FAQ・アンケートを簡単に作成・設置し、カスタマーサポート業務やその他、社内業務をサポートしてくれます。操作方法も非常に手軽で、ドラック&ドロップなどの直感的な操作で簡単にFAQの作成が可能です。また、画像や動画をFAQに差し込むことができ、分かりやすく疑問を解決することができます。

さらに、FAQページにパスワードやIP制限をかけることもできるため、会員限定のECサイトや社内向けのナレッジ共有に利用することが可能です。

無料プランの場合、ユーザーの人数が1人で、iframe形式で設置することになり、html形式なら有料となります。また、1ページ辺りのQA数やアンケート項目は無制限ですが、FAQページやアンケートフォームの数は無料の場合は1つとなっています。そして、入力内容確認画面や自動応答メール設定、チャット機能などは有料のサービスとなっています。

HubSpot

HubSpot

HubSpotは、「Marketing Hub」「Sales Hub」「Service Hub」「CMS Hub」の4つのHubからなる、総合的にビジネスをサポートするソフトとなっています。FAQの機能はService Hubの中に搭載されており、特にナレッジベース機能は、顧客自身で問題を解決するように後押しすることができ、問い合わせの件数の削減が期待できるでしょう。

また、無料のプランではウェブチャットのほか、顧客からの問い合わせをチケットとして管理する「チケット管理機能」があります。このチケット管理機能を使えば、担当者への割当を自由に行ったり、整理や優先順位の設定・追跡といった一元管理ができたりします。

さらに、チームの共有アドレスがあり、各自の受信トレイにも接続できます。Eメールをチケットに変えたり、共有受信トレイに直接送信したりすることができるので、質問を取りこぼすことがなくなるでしょう。

<無料トライアルあり>FAQシステム

次に、無料のトライアルがあるFAQシステムを3つピックアップしてご紹介します。

今回は、「チャットディーラー」「OKBIZ. for FAQ」「OfficeBot」について、ひとつずつ解説していきます。いずれのシステムも一定期間無料で使えるので、導入前に試してみることがおすすめです。

チャットディーラー

チャットディーラー

チャットディーラーは、チャットボット型のFAQシステムです。

顧客に対してはチャットボットによる自動対応や集積したデータからユーザーニーズを抽出したりして、業務改善が図れます。継続的に活用することで、ノウハウが蓄積・共有されるため、社内教育にまつわる業務コストが削減できることも利点のひとつでしょう。

その他にも、導入・運用がしやすい簡単な操作性や分析レポート機能、専任担当者によるコンサルティングサポートなど、機能面からサポート面まで充実していることが特徴です。有人・無人のチャット対応切り替えもできるので、問い合わせ内容に応じて柔軟に使い分けることもできます。まだ導入したことがない企業はもちろん、着実に効果を実感したい方にはおすすめのFAQシステムだといえるでしょう。

チャットディーラーでは、無料のトライアルを提供しています。気になる方はぜひ試してみましょう。制限なしですべての機能を試すことができるほか、自動で有料版に移行することはないため、安心して使うことができるでしょう。

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OKBIZ. for FAQ

OKBIZ. for FAQ

国内最大級の質問サイト、「OKWAVE」の運営で培ったノウハウをシステムに導入しているOKBIZ. for FAQは、日本語検索に特化した検索エンジンを搭載したFAQシステムです。

FAQページに特化した分析機能を活用でき、改善ポイントを可視化することができます。さらに、導入から公開時や公開後まで、利用レベルに合わせた活用支援サポートを受けることも可能です。

無料トライアルは14日間で、一度使用感を試してみても良いかもしれません。

OfficeBot

OfficeBot

OfficeBotは、導入フローが非常にシンプルなFAQシステムです。FAQを登録するだけで、登録されたFAQデータをもとにシナリオ自動作成してくれます。

また、仮にユーザーの質問の情報量が少なかったとしても、ロボットは関連情報を聞き返して、適切な回答へと誘導してくれます。さらに日本語でFAQを登録すれば、主要な言語(英語・簡体中国語・繁体中国語・韓国語)での自動応答も行ってくれます。

そんなOfficeBotですが、無料でデモ利用することができます。

無料FAQシステムの課題

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続いて、無料のFAQシステムにありがちな課題についてご紹介します。一つずつ確認していきましょう。

機能や利用ユーザー数に限りがある

無料のFAQシステムの場合、機能や利用ユーザー数に限りがあるケースがほとんどです。

機能については必要最低限なものだけで、追加のオプションで料金が発生する形態が一般的です。また、無料の場合は利用ユーザー数が1名に限られることが多く、複数のユーザーで使いたい場合は、1つのアカウントを使い回すか、有料のプランに切り替える必要があります。

専門知識が必要な場合がある

FAQシステムによっては、質問の追加・修正をする際に専門的な知識が必要になるツールも少なくありません。HTMLやCSS、JavaScriptといったフロントサイドで稼働する言語だけでなく、条件分岐の設定やデータベース管理にPHP・MySQLといったバックエンドに関わる言語知識が求められるケースもあります。

こうしたツールに対応するためには、どうしても社内に専門知識を持った人材が欠かせません。エンジニアなどのノウハウを有した人材が不十分な企業では、使いこなすのは困難でしょう。

FAQチャットボットで解決

FAQシステムの無料トライアルは必ず利用すべき?

先ほど、無料トライアル期間が設けられているFAQシステムをご紹介しましたが、導入前には必ず無料トライアルを実施して使用感を確かめることがおすすめです。

というのも、使用感を確かめずに導入し、後から使いづらさが判明してからでは遅いからです。そうなると、費用が無駄になるばかりか、データを再度インポートする手間なども発生してしまいます。場合によってはツールの使用法も、現場の社員が新たに覚えなおさなきゃいけなくなる可能性もあるでしょう。

そのため、FAQシステムを導入する際には必ず無料トライアル期間を経て、使用感を確かめてから決めることをおすすめします。ちなみに、FAQシステムの導入にあたっては導入の目的やKPIをきちんと設定しておくことも重要です。

まずは自社の課題を洗い出し、どのような改善が必要なのか、改善のためにはどのような機能が欲しいのかを明確にして、そのうえでツールを選びましょう。

FAQの無料トライアルで確認すべきポイント

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FAQの無料トライアルで確認すべきポイントは搭載されている機能と操作性の2点です。

この2つを確認しておけば、後から「使いづらい」とシステムを変更することはほぼ無くなるでしょう。

搭載機能

はじめに、無料トライアルで搭載されている機能を確認しましょう。

自社に必要な機能はしっかり搭載されているのか、機能の性能はどうかなど、しっかり確認してください。しかし、使わない機能が多く搭載されているFAQシステムには注意が必要です。

確かに多くの機能が搭載されていることに申し分はありませんが、あまりに機能が多すぎると使いこなせなかったり、一つひとつの機能が簡易な作りになりがちだったりします。この後にご紹介する「操作性」にも関連しますが、あくまで自社に必要な機能が搭載されているかを確認するようにしましょう。

そのためには、事前に自社の課題と必要な機能をしっかり洗い出しておく必要があります。

操作のしやすさ

次に、操作のしやすさも確認しておきましょう。

FAQシステムを活用するスタッフ、ユーザーは、必ずしもITツールの扱いに慣れているとは限りません。そのため、誰でも直感的に操作できるFAQシステムを選ぶことをおすすめします。

いくら機能性に優れていたとしても、スタッフやユーザーが使いこなせないFAQシステムを導入しても、期待する効果は見込めないでしょう。操作性の高いシステムを選ぶことで、スムーズに導入が進みます。

まとめ

今回は、無料FAQシステムをテーマに、導入前に確認しておきたいポイントなどをご紹介しました。

最近は無料で提供されているFAQシステムもありますが、記事内でも触れた通り、サービスによっては利用範囲に制限があることも多いです。もし現実的にFAQシステムの導入を考えているのであれば、有料のツールを試してみることをおすすめします。有料システムを導入する場合は、しっかり無料トライアルを試してみてから導入することがおすすめです。

今回ご紹介したツールの中でも、チャットディーラーは機能も操作性にも優れたツールです。問い合わせ業務に課題を感じている方はぜひ一度お試しください。

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FAQチャットボットで問い合わせ対応をラクに。
  • 執筆者:ボットマガジン編集部
  • この記事を書いた人

    FAQマガジン編集部

    FAQマガジン編集部です!FAQ(よくある質問)について、便利で役に立つ情報をお届けします。

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